Mẫu email mời phỏng vấn giúp tăng tỷ lệ apply 50%

Sau vòng sàng lọc hồ sơ, bạn có thể sẽ muốn trao đổi thêm với một số ứng viên tiềm năng qua điện thoại / Skype hay gặp mặt trực tiếp. Một email mời tham gia phỏng vấn là không thể thiếu ở giai đoạn này. Thế nhưng viết email như thế nào để tăng tỉ lệ mở mail, tăng tỷ lệ phản hồi, thậm chí tỷ lệ chuyển đổi cao hơn mong đợi?

1. Ai nên là người gửi thư mời phỏng vấn

Có thể là bạn – nhà quản lý tuyển dụng hoặc nhân sự trực tiếp tuyển dụng. Không quan trọng là người nào gửi, chỉ cần email có nội dung liên quan và có tính cá nhân hoá.

Tuy nhiên, khách quan mà nói thì các bạn nhân sự tuyển dụng sẽ biết cách quảng cáo vị trí tuyển dụng khôn khéo và ấn tượng, trong khi đó nhà quản lý tuyển dụng có thể đánh giá đối tượng nào phù hợp với yêu cầu công việc. Vậy nên mẫu email mời phỏng vấn hoàn hảo nhất là khi có được sự phối hợp của cả hai người này.

2. Lưu ý khi gửi email phỏng vấn

Nhiều bạn làm nhân sự thường chủ quan trong việc viết email mời phỏng vấn. Có thể do quản lý tuyển dụng không sát sao trong việc đo lường hiệu quả công tác tuyển dụng, cũng có thể do các bạn chưa có nhiều kinh nghiệm. Dưới đây là những checklist cơ bản của mẫu email mời phỏng vấn:

Tiêu đề email: Chính xác, đặc biệt khi bạn sử dụng template email cho sẵn. Những trường hợp gửi nhầm người hoặc sai tiêu đề sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt ứng viên rất nhiều. Đồng thời phải thể hiện rõ ràng ý muốn mời tham gia phỏng vấn (nếu không có thể ứng viên sẽ vẽ ra những kịch bản xấu và không muốn mở email).

Nội dung email: Ngắn gọn và rõ ràng. Số lượng chữ chỉ nên dao động từ 200 đến 250 từ. Tối thiểu cần phải có lời cảm ơn ứng viên đã quan tâm (hoặc nộp hồ sơ), Mục đích của buổi phỏng vấn, Thời gian và địa điểm phỏng vấn, cách thức phỏng vấn (phỏng vấn qua điện thoại hoặc Skype, bạn sẽ phải cung cấp trước cho ứng viên số điện thoại hoặc tài khoản Skype cho họ), Thông tin người liên lạc và nhắc nhở.

Cuối thư: Đính kèm các thông tin liên quan đến doanh nghiệp như website, fanpage,… để tăng độ tin cậy cũng như nhận diện thương hiệu cho đơn vị.

Lưu ý:

• Văn phong nghiêm túc và đúng đắn: Tránh sử dụng emoji, từ lóng hoặc viết tắt.
• Lịch sự: Nên tránh gửi mail sau giờ làm việc và vào ngày cuối tuần. Nếu bạn và ứng viên không ở cùng múi giờ, hãy chọn những lúc hai bên cùng làm việc để quá trình trao đổi thuận tiện hơn.
• Lịch thiệp: Một điều tối kị là không nên gửi mail vào tài khoản công ty của ứng viên. Thay vào đó, bạn nên gửi vào email cá nhân hoặc liên lạc qua Facebook, zalo…

Sau khi gửi thư mời phỏng vấn từ 2 – 6 giờ, hãy gọi điện thoại xác nhận xem ứng viên đã đọc hay chưa. Đây cũng là cách để bạn kiểm tra cách ứng xử xã hội của ứng viên để có những ấn tượng và đánh giá đầu tiên.

3. Mẫu thư mời phỏng vấn

Mẫu email dưới đây hoàn toàn mang tính tham khảo, bạn có thể thay đổi ngôn từ, văn phong trong đó để phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp.

Tiêu đề email:

Thư mời tham gia phỏng vấn – [Tên_công_ty] / Thư mời phỏng vấn (qua điện thoại / Skype…) với [Tên_công_ty] cho vị trí [Tên_vị_trí]

Nội dung email:

[Tên_ứng_viên] thân mến,

Trước hết, chúng tôi rất cám ơn sự quan tâm bạn đã dành cho công ty của chúng tôi.

Tên tôi là [Tên_của_bạn] và tôi là Trưởng bộ phận tuyển dụng của công ty. Qua hồ sơ của bạn, chúng tôi nhận thấy bạn có những tiềm năng để trở thành một phần của công ty chúng tôi.

Chúng tôi rất hy vọng có thể trao đổi thêm với bạn trong một buổi phỏng vấn ngắn qua điện thoại / Skype / tại [thời_gian, địa_điểm]. Đây là một bước cần thiết trong quá trình tuyển dụng để chúng tôi có thể hiểu hơn về bạn cũng như được chia sẻ với bạn nhiều hơn về câu chuyện của chúng tôi.

Bạn vui lòng trả lời lại email này trước [thời gian] để xác nhận khả năng tham gia buổi phỏng vấn. Nếu có bất kì điều gì bất tiện, bạn có thể liên hệ ngay qua email này hoặc qua [số_điện_thoại].

Chúng tôi rất mong sớm được gặp và trò chuyện với bạn.

Trân trọng,

[Tên]

[Chữ ký]

4. Với một vị trí khó tuyển nên gửi mail cho bao nhiêu ứng viên?

Khi tìm kiếm ứng viên cho những vị trí khó tuyển (ví dụ như Trưởng phòng Marketing, Giám đốc Sáng tạo… thậm chí là Manager, Senior), bạn nên tập trung vào chất lượng của email. Thay vì gửi hàng loạt mail với nội dung chung chung, bạn chỉ cần viết hai hoặc ba email dạng cá nhân hoá cho những ứng viên thực sự tiềm năng và họ có sự quan tâm đến công việc.

Có thể tìm thấy những ứng viên này trên LinkedIn – một trong những mạng xã hội nghề nghiệp chất lượng nhất ở Việt Nam, TopCV – Trang tuyển dụng hiệu quả cho những vị trí đòi hỏi từ 2-5 năm kinh nghiệm.

Thêm một phương án nữa là nhờ đồng nghiệp, bạn bè giới thiệu vị trí này cho người quen. Khi đã nhắm được đối tượng mục tiêu, nên đầu tư thời gian để hoàn chỉnh một email mời phỏng vấn thật lịch sự. Tuy nhiên, cần lưu ý đến khoảng thời gian tuyển dụng cho mỗi vị trí để xác định số lượng ứng viên bạn cần gửi mail.

KẾT

Tiến hành gửi thư mời phỏng vấn chỉ khi bạn có trong tay danh sách ứng viên tiềm năng đã được chắt lọc. Đừng gửi một cách ồ ạt nếu không muốn ứng viên vừa bị bạn đánh trượt tuần trước lại nhận được mail mời phỏng vấn.

Nếu data ứng viên còn khiêm tốn, hãy chủ động tìm kiếm các hồ sơ ứng viên khác trên các kênh tuyển dụng online như TopCV để tăng tỷ lệ CV chất lượng gửi về cũng như tránh tình trạng thiếu hụt nhân lực, nhất là giai đoạn sau Tết. Thời điểm này các đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng cũng đang có nhiều gói ưu đãi rất có lợi cho Doanh nghiệp.

Liên hệ hotline 098 423 4396 – Ms. Linh để nắm rõ hơn những gói ưu đãi đó!