Hướng dẫn xây dựng phòng Marketing in-house hiệu quả cho doanh nghiệp

Xây dựng phòng Marketing in-house là cách tốt nhất để tối đa hóa hiệu quả Marketing theo đúng mục tiêu của công ty. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách xây dựng phòng Marketing hiệu quả cho doanh nghiệp.

Team Marketing in-house và Agency: Lựa chọn nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

In-house Marketing có nghĩa là mọi hoạt động marketing của doanh nghiệp đều được thực hiện bởi bộ phận Marketing của chính doanh nghiệp đó, từ khâu lên ý tưởng, kế hoạch cho tới thực thi và đánh giá hiệu quả mà không, hoặc rất ít nhờ hỗ trợ từ bên ngoài. Khác với Marketing in-house, Agency là các công ty dịch vụ truyền thông quảng cáo cung cấp dịch vụ tiếp thị quảng cáo cho các công ty khác.

Các công ty nên tự xây dựng cho mình một đội ngũ Marketing in-house hay tìm kiếm một Agency có chuyên môn từ bên ngoài?

Đây là câu hỏi muôn thuở mà sớm muộn gì những nhà quản lý/chủ doanh nghiệp cũng phải đối mặt và đưa ra câu trả lời. Trong bài viết này, chúng tôi đưa ra một bản tóm tắt nhanh những lợi ích của cả hai hình thức trên, cùng một vài gợi ý để nhà quản lý cân nhắc trước khi đưa ra quyết định lựa chọn.

Team Marketing in-house: Cỗ máy tạo ra doanh thu vô cùng hiệu quả

Agency: Chuyên gia linh hoạt trong ngành

• Chất lượng nhân sự: Thuê ngoài một Agency là cách nhanh nhất để có được những chuyên gia đã qua đào tạo bài bản hỗ trợ quản lý các dự án quảng cáo của công ty. Doanh nghiệp có thể tận dụng được những tài năng “thiện chiến” mà Agency sở hữu cũng như kinh nghiệm của họ qua rất nhiều dự án tương tự.
• Tiết kiệm được thời gian: Hoạt động kinh doanh cốt lõi của các Agency phụ thuộc vào trình độ chuyên môn của nhân viên. Vì vậy, nếu lựa chọn thuê Agency, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức để tuyển dụng người phù hợp. 
• Sáng tạo và cập nhật xu hướng mới: Chỉ tập trung vào một dự án duy nhất có thể làm giảm đi tính sáng tạo. Nhưng đối với các Agency, kinh nghiệm làm việc cho nhiều khách hàng, nhiều dự án khác nhau chính là lợi thế cho đội ngũ sáng tạo của Agency luôn được duy trì cảm hứng, đưa ra ý tưởng và cập nhật những điều mới mẻ

Có thể thấy, xây dựng phòng Marketing in-house hay thuê ngoài Agency, mỗi lựa chọn đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Thực tế không có câu trả lời nào có thể đáp ứng mọi trường hợp. Theo BrandsVietnam, để giải quyết đắn đo này chúng ta nên nghiêm túc đặt cả 2 phương án lên bàn cân. Hãy lần lượt đánh giá các tiêu chí: Quản lý ngân sách, Quản lý nhân sự, Quản lý chiến dịch, Tính cam kết và Tính bảo mật.

Nhìn chung, với các doanh nghiệp có ngân sách Marketing tỉ lệ thuận với mục tiêu tăng trưởng (chiếm tỷ lệ từ 10-25% doanh thu), việc xây dựng phòng Marketing in-house bài bản để triển khai những chiến dịch Marketing mang tính xuyên suốt sẽ là lựa chọn phù hợp. Bên cạnh đó, với những chiến dịch ngắn hạn và đòi hỏi sự “bùng nổ” về doanh số hay nhận diện thương hiệu mạnh mẽ thì nên kết hợp với Agency. Học hỏi từ các ý tưởng, xu hướng mới từ đối tác Agency cũng là một lựa chọn hay với “team trong nhà”.

Cơ cấu nhân sự của phòng Marketing in-house

Tùy thuộc vào ngành nghề và quy mô mà mỗi doanh nghiệp sẽ có lựa chọn khác nhau trong việc tổ chức và xây dựng phòng Marketing. Nhưng nhìn chung theo xu hướng hiện nay, phòng Marketing sẽ thường bao gồm các vị trí nòng cốt sau:

• Thứ nhất là Trưởng phòng Marketing hoặc Leader, cấp cao hơn sẽ có Giám đốc Marketing/CMO: Đây là vị trí quan trọng, quyết định hướng đi của các chiến dịch Marketing. Đồng thời cũng chịu trách nhiệm trực tiếp cho sự thành bại của các chiến dịch. Những người lên kế hoạch này tốt nhất nên là người am hiểu về ngành, đã từng trải qua hoặc có kinh nghiệm với các vị trí khác trong team. Khi đó, họ sẽ có khả năng phối hợp với bộ phận nhân sự để tuyển dụng các vị trí trong team, và biết cách từng vị trí nên phối hợp thế nào để tạo nên một team Marketing thiện chiến nhất.
• Thứ hai là nhóm đảm nhận vai trò sáng tạo nội dung (content): Một trong những sai lầm phổ biến ở Việt Nam là “gắn mác” cho Content là người viết bài. Tuy nhiên, để sản xuất nội dung với nhiều dạng content khác nhau, phòng Marketing sẽ cần có vị trí Copywriter, Designer và Video Editor.
• Thứ ba là nhóm quản lý kỹ thuật (technique): Nhóm này thường gồm các vị trí SEO, Ads, CRM, Email Marketing, Coder…
• Thứ tư là nhóm booking, event: Bộ phận chuyên phụ trách công việc liên hệ với các đối tác truyền thông, đặt bài PR trên báo, làm việc với bên tổ chức sự kiện,… Nếu khối lượng công việc không lớn thì CMO sẽ đảm nhận luôn phần công việc này. Với những công ty thường xuyên tổ chức sự kiện thì phải có một người hay nhóm chuyên tổ chức các event này.

4 tips để xây dựng phòng Marketing nội bộ hiệu quả

1. Dành thời gian xác định khối lượng công việc hiện tại

Để có phương án xây dựng đội ngũ Marketing chuyên nghiệp, nhà quản lý cần hoạch định kế hoạch phát triển của doanh nghiệp theo lộ trình dài hạn từ 3-5 năm và xem xét các dự án, chiến dịch Marketing ngắn hạn với thời gian 3-6 tháng mà doanh nghiệp cần thực hiện.

Việc xác định được khối lượng công việc sẽ giúp các doanh nghiệp có kế hoạch tuyển dụng hợp lý, tránh lãng phí nhân sự cũng như thiếu nhân lực khi cần.

2. Tuyển dụng đúng người

Phòng Marketing cần đến nhiều vị trí với các công việc khác nhau. Vì vậy, để xây dựng phòng marketing thành công, điều quan trọng là bạn phải tuyển dụng đúng người cho từng vị trí trong team. Không những chú trọng vào kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, nhà tuyển dụng cũng cần có sự chọn lọc kỹ lưỡng để đảm bảo ứng viên có sự phù hợp về văn hóa doanh nghiệp và khả năng làm việc nhóm để có thể phối hợp tốt với nhau hoàn thành nhiệm vụ chung.

3. Đầu tư cho đào tạo

Với các doanh nghiệp mới bắt đầu xây dựng phòng Marketing, việc đào tạo một đội ngũ nhân sự thiện chiến và có chuyên môn cao là một nhiệm vụ không hề dễ dàng. Thông thường các doanh nghiệp SME mất từ 6 tháng đến 1 năm cho việc đào tạo một hoặc một nhóm nhân viên tại phòng Marketing. Do vậy, bạn cần đảm bảo doanh nghiệp có đủ thời gian, nhân lực và ngân sách để đào tạo và huấn luyện họ đúng cách. 

4. Chia nhỏ thành các nhóm làm việc chuyên môn

Tùy thuộc vào quy mô, khối lượng công việc của phòng Marketing tại các doanh nghiệp mà nhà quản lý có thể xem xét phân chia thành các nhóm làm việc nhỏ. Công việc của mỗi nhóm sẽ được phân chia rõ ràng và có sự liên kết, hỗ trợ lẫn nhau. Điều này giúp tăng tính trách nhiệm cho từng nhóm cũng như giúp tăng hiệu quả xử lý và hoàn thành công việc.

Khi bạn đặt các thành viên phòng Marketing nội bộ của bạn thành các nhóm nhỏ, họ có xu hướng làm việc tốt hơn vì họ tập trung vào một khía cạnh thay vì tổng thể lớn. Các trưởng nhóm nhỏ sẽ là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và giám sát nhóm hoạt động, đồng thời là người liên kết với các nhóm khác cũng như Giám đốc phòng Marketing. 

Đi tìm nhân sự Marketing cho doanh nghiệp

1. Ứng dụng tư duy Marketing & Sales trong tuyển dụng

Bản chất của Tuyển dụng là quá trình Marketing & Sales, do vậy cần áp dụng tư duy, phương pháp Marketing & Sales vào quá trình tuyển dụng. Đây cũng là xu hướng nổi bật trong tuyển dụng và quản trị nhân sự hiện đại với tên gọi Recruitment Marketing.

Dưới góc nhìn của Recruitment Marketing, toàn bộ quá trình tuyển dụng sẽ được mô hình hóa dưới dạng Hiring Funnel – tương tự phễu Bán hàng trong Marketing. Và công việc của nhà tuyển dụng sẽ là chuyển đổi ứng viên tiềm năng thành nhân sự chính thức, giống như cách Marketing & Sales chuyển đổi các khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự.

Để tìm hiểu chi tiết về xu hướng này, bạn có thể tham khảo tài liệu Chiến lược tuyển dụng Marketing & Sales trong thời đại số và Xây dựng Hiring Funnel hiệu quả cho doanh nghiệp do TopCV tổng hợp và biên soạn.

2. Phân tích vị trí cần tuyển dụng

Việc đầu tiên trước khi bắt đầu tuyển dụng nhân sự Marketing cũng như các vị trí khác là bạn cần xác định rõ:

• Vị trí nào đang cần tuyển dụng, số lượng bao nhiêu?
• Mô tả chi tiết công việc cho vị trí đó là gì?
• Vị trí này có phù hợp với giai đoạn phát triển hiện nay của công ty hay không và sẽ có vai trò, đóng góp gì trong cấu trúc team?
• Vị này cần tuyển người có yêu cầu như thế nào: cần có kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức như thế nào, đặc điểm tính cách ra sao?
• Về phía doanh nghiệp có lợi thế gì để cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng tuyển dụng: lương thưởng cao hơn, môi trường tốt hơn hay có mentor giỏi?

Khi bạn càng xác định rõ ràng, phân tích chi tiết vị trí tuyển dụng, khả năng tìm được đúng ứng viên của bạn càng tăng. 

Ngành Marketing là ngành tương đối rộng lại phân mảnh ra nhiều vị trí nhỏ và ở mỗi lĩnh vực khác nhau lại có đặc thù rất riêng biệt. Chính vì thế, khi viết mô tả công việc (JD) cho các vị trí Marketing, bạn cần tránh viết những JD chung chung, hay những JD dành cho “siêu nhân” khi một người phải kiêm nhiệm công việc của cả phòng Marketing.

Theo một bài viết chia sẻ nhận được nhiều sự đồng tình trong group chuyên về Marketing, một trong những yêu cầu hàng đầu của việc tuyển dụng Marketing là mô tả công việc phải chính xác. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay viết JD một cách hời hợt, dài dòng, không tập trung, yêu cầu đòi hỏi quá nhiều trong khi thiếu các quyền lợi cạnh tranh cho ứng viên, thậm chí là copy từ nhiều bên khác mà không chỉnh sửa. Hệ quả là doanh nghiệp đăng tuyển liên tục trong nhiều tháng mà vẫn chưa tuyển được người, thậm chí không có hồ sơ ứng tuyển.

Để đưa được bản mô tả công việc chuẩn xác nhất, người làm nhân sự phải ngồi lại với quản lý/giám đốc Marketing để làm rõ yêu cầu về nhân sự cần tuyển. JD cần hạn chế sử dụng các từ khóa không rõ ràng: “lương thương lượng”, “lương theo năng lực”, “chế độ hấp dẫn”, “môi trường năng động”,… Nêu cụ thể hóa bằng con số, hình ảnh và tùy từng đối tượng ứng viên mà nhà tuyển dụng sẽ có cách tiếp cận khác nhau dựa trên mối quan tâm của họ:

3. Thu hút nguồn ứng viên Marketing

Nhiều chuyên gia nhân sự khuyên rằng, để đảm bảo hiệu quả của chiến dịch tuyển dụng, nhà quản lý nên sử dụng công thức 10-3-1. Tức là tuyển 1 vị trí tối thiểu cần có được 10 CV ứng tuyển, phỏng vấn tối thiểu 3 ứng viên và offer 1 bạn. Điều này giúp bạn có những so sánh khách quan hơn và tìm được ứng viên tốt nhất trong những người phù hợp nhất. Câu hỏi đặt ra là: “Làm thế nào để nhà tuyển dụng có được (tối thiểu) 10 CV phù hợp cho 1 vị trí và từ đó xây dựng phòng Marketing thiện chiến nhất?”

Khác với các ngành nghề khác, ví dụ như Lập trình viên có thể “nhìn cái nhận ra luôn”, thì “dân Marketing” lại muôn màu muôn vẻ, đa dạng và ở khắp mọi nơi. Tuy nhiên, họ chỉ thực sự “ra mặt” ở những “sân chơi” dành riêng cho họ. Dưới đây là một số gợi ý từ các chuyên gia nhân sự hàng đầu.

Liên kết với các trường đào tạo

Có thể nói, việc liên kết với các trường đại học/cao đẳng có đào tạo ngành Marketing hoặc khối ngành Kinh tế nói chung là cách tuyển dụng nhân sự Marketing nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí nhất.  Những ứng viên đến từ nguồn này hiểu rõ vị trí mà bạn đang tuyển dụng cần người như thế nào, từ đó nhanh chóng thích nghi với công việc. Chưa kể, bạn còn có thể quảng bá, giới thiệu được công ty của mình đến các sinh viên – nguồn nhân lực tương lai. 

Tuyển dụng qua referral

Là hình thức tuyển dụng qua hình thức giới thiệu người dựa vào các mối quan hệ xã hội, cộng đồng, bạn bè hoặc đồng nghiệp. Phương thức này có ưu điểm tìm được người đúng yêu cầu, tin tưởng, tiết kiệm chi phí, phù hợp với tuyển dụng số lượng ít, có thể áp dụng với việc tuyển dụng các nhân sự cấp cao.

Khi các nhân sự của công ty đăng tin tuyển dụng hoặc giới thiệu bạn bè ứng tuyển thì thường sẽ có độ tin tưởng hơn nhiều, so với một 1 nhân viên HR “đi lang thang” tìm kiếm ứng viên. Tuy nhiên, để áp dụng hình thức “toàn dân tuyển dụng” này thì cần phải có sự phát động của những người có vị trí cao, sức ảnh hưởng trong doanh nghiệp, cũng như sự yêu mến của nhân sự với công ty. Đây chính là điều tỷ lệ thuận với việc tuyển dụng thành công cho mọi vị trí, không chỉ là tuyển dụng nhân sự Marketing.

→ Tham khảo Ưu điểm của việc tuyển dụng ứng viên do nhân viên giới thiệu (Talent Referral)

Diễn đàn, sự kiện

Trước khi mạng xã hội “đổ bộ” và tạo sức ảnh hưởng như bây giờ, các diễn đàn chính là địa chỉ được nhiều người tìm đến để tìm câu trả lời cho mọi vấn đề từ công việc tới đời sống. Thời điểm hiện tại, trong khi nhiều diễn đàn đã tự động bị đào thải do không chuyển mình 

Theo dòng chảy công nghệ, thì vẫn còn tồn tại rất nhiều cộng đồng với sức mạnh bền bỉ, nổi bật là các cộng đồng, diễn đàn dành cho dân Marketing, đặc biệt là SEOers, có thể kể tới như orum.vietmoz.net hay seomxh.com/forums hoặc forum.digimarkvn.com. Theo kinh nghiệm, những shares trên các diễn đàn này hầu hết đều là “những tay máu mặt” trong làng SEO, hoặc ít nhất là Content Writer nhưng nhiều kinh nghiệm. Thông qua các diễn đàn này, bạn có thể gián tiếp tiếp xúc với họ. Nếu đang tìm kiếm ứng viên cho vị trí SEO leader, thì chắc chắn đây là một phương án không tồi, mặc dù sẽ tốn chút thời gian.

Sự kiện chưa bao giờ là một phương án quá cũ, đặc biệt, đây lại là nơi hội tụ của các anh tài, và cả những ứng viên không kinh nghiệm nhưng có ý chí phấn đấu. Một vài sự kiện, cuộc thi có thể tìm kiếm được nhân tài Marketer có thể kể đến như Young Marketer tổ chức hàng năm tại Hà Nội hay Bản lĩnh Marketer của CLB Marketing FTU, hoặc Vietnam Young Lions với quy mô tầm quốc tế, tập trung vào ngành Quảng cáo, thành phố Hồ Chí Minh thì có CMO Think and Action hoặc Marketing Challengers với quy mô toàn quốc. Ngoài ra, các sự kiện tuyển dụng cũng là phương án khả thi, giúp bạn vừa tìm kiếm được ứng viên trực tiếp tại boot vừa góp phần nâng cao thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp.

Mạng xã hội

Mạng xã hội ở đây không thể không kể đến Facebook. Mặc dù chúng ta đã đi qua thời kỳ hoàng kim của Facebook dành cho việc tuyển dụng. Tuy nhiên, điều này chỉ bất lợi với việc tuyển dụng trực tiếp như đăng bài tuyển dụng và chờ đợi ứng viên tới apply. Còn rất nhiều cách khác để khai thác nguồn ứng viên Marketing trên mạng xã hội này.

Thứ nhất là các group tuyển dụng. Có 2 loại group là group dành cho tuyển dụng nói chung và group chuyên môn Marketing (Digital Marketing, Content Marketing, SEO,…). Hãy đọc kỹ nội quy group trước khi đăng, đăng bài đúng format để tránh bị block tài khoản.

Thứ hai, về các page chuyên môn Marketing. Đây là nguồn tài nguyên lớn nhưng thường bị nhiều nhà tuyển dụng lãng quên. Các page mang tính giải trí như Deadline trong ngày hay Chiếc Brief Nhỏ Xinh hoặc Cảnh sát chính tả đều là nơi tập trung của các Marketer từ công ty tư nhân, công ty đa quốc gia, tới các agency lớn nhỏ. Các page này tiếp tục có các group để thành viên chia sẻ, tâm sự, và cũng chính là một nguồn khai thác ứng viên tiềm năng.

Ngoài ra còn các page, hội nhóm như Review công ty, Hội review Công ty có tâm, đây là nơi có rất nhiều ứng viên muốn tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp mới.

Với Linkedin, đây là mạng xã hội chuyên việc làm. Các thiết lập của Linkedin đều phục vụ cho việc quản lý tuyển dụng và tuyển dụng nhân sự. Nhà tuyển dụng có thể sử dụng mạng xã hội này để tìm kiếm các ứng viên marketing chuyên nghiệp, cấp quản lý trở lên.

Website tuyển dụng

Với lượng ứng viên dồi dào cùng hàng triệu lượt truy cập mỗi tháng, các nền tảng tuyển dụng trực tuyến đã góp phần không nhỏ làm thay đổi cách thức tuyển dụng truyền thống. Hiện nay tại Việt Nam, có nhiều website tuyển dụng khác nhau hỗ trợ nhà quản lý tìm kiếm nhân sự Marketing hiệu quả như: TopCV, VietnamWorks, CareerBuilder,…

Bên cạnh hình thức đăng tin tuyển dụng truyền thống và chờ đợi ứng viên ứng tuyển, doanh nghiệp có thể chủ động tìm kiếm hồ sơ ứng viên và trực tiếp liên hệ để mở rộng nguồn ứng viên. Thực tế cho thấy, rất nhiều doanh nghiệp vẫn chưa khai thác triệt để hiệu quả của các kênh tuyển dụng, đồng thời bỏ lỡ không ít ứng viên chất lượng cao từ nhóm Passive Candidates (những người không chủ động tìm kiếm một công việc mới nhưng vẫn sẵn sàng trao đổi về cơ hội).

Headhunter

Là hình thức thuê các đơn vị săn đầu người, đây là hình thức phổ biến với các doanh nghiệp cần nhân sự cho các vị trí quản lý, khi mà đã sử dụng tất cả các phương thức khác nhau nhưng vẫn chưa tìm được ứng viên. Với phương thức tuyển dụng này, các công ty không phải lo nghĩ nhiều vì đã có công ty headhunter lo việc tuyển dụng rồi. Tuy nhiên ở phương thức này chi phí rất tốn kém, có thể lên tới 50% lương của vị trí tuyển dụng. Phương thức sử dụng Headhunter phù hợp với các doanh nghiệp có nguồn lực tài chính mạnh.

Tùy thuộc vào đặc điểm của vị trí mà nhà tuyển dụng có thể lựa chọn các kênh tuyển dụng phù hợp

• Tuyển dụng Fresher, Junior: Trường Đại học, Đăng tin trong các website tuyển dụng, Group Facebook
• Tuyển Senior, Leader: Đăng tin & Tìm hồ sơ trên các website tuyển dụng, Linkedin
• Tuyển Manager hoặc cao hơn: Headhunt, Giới thiệu

Đối với các vị trí cấp cao thường cách đăng tin tuyển dụng truyền thống sẽ không đem lại hiệu quả bằng các kênh network hoặc giới thiệu từ người trong ngành. Nếu có điều kiện hơn bạn có thể sử dụng dịch vụ của các công ty headhunter chuyên nghiệp, sẽ giúp bạn nhanh chóng tiếp cận được các ứng viên chất lượng hơn. Tuy nhiên, các dịch vụ headhunter hiện nay có chi phí khá đắt đỏ là một rào cản khiến phòng Marketing trong nhiều doanh nghiệp còn khuyết thiếu các vị trí chủ chốt như Marketing Manager hay Senior Digital Marketing,…

Thấu hiểu được vấn đề này, TopCV đã nghiên cứu và phát triển CV Scout – một giải pháp hoàn toàn mới giúp doanh nghiệp tuyển dụng hiệu quả hơn. CV Scout ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo Toppy AI được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư AI tài năng của TopCV với sự hỗ trợ của các chuyên gia hàng đầu về AI của Google. Với việc ứng dụng sâu công nghệ Toppy AI, CV Scout sẽ tiến hành phân tích hồ sơ công ty, lịch sử tuyển dụng, quá trình đánh giá ứng viên để xác định trên hệ thống database tiêu chí cho từng vị trí tuyển dụng. Từ đó, CV Scout tự động “săn” và gợi ý đề xuất những CV phù hợp nhất giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian tuyển dụng.

Theo đó, doanh nghiệp có thể sử dụng CV Scout để đa dạng hóa nguồn hồ sơ ứng viên mà không cần mất công tìm kiếm với tỷ lệ chuyển đổi về hồ sơ phù hợp lên đến 40%. Với chất lượng tiệm cận dịch vụ headhunt với chi phí chỉ bằng 1/5, CV Scout được 1000+ khách hàng sử dụng và 5000+ hồ sơ phù hợp mỗi ngày.

Lời kết

Xây dựng phòng Marketing in-house là một hành trình không hề dễ dàng. Tuy nhiên khi đã có một đội ngũ vững mạnh, kết quả mang lại sẽ rất tuyệt vời. Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết trên, bạn có thể sớm xây dựng thành công đội ngũ Marketing thiện chiến trong doanh nghiệp mình.

Tổng hợp