Steve Glaveski là CEO và nhà đồng sáng lập của Collective Campus – doanh nghiệp cách tân và tăng tốc khởi nghiệp, đặt tại Melbourne, Australia, luôn trăn trở tìm cách mở khóa, đào tạo những tài năng tiềm ẩn của các công ty, doanh nghiệp nhằm tạo ra sức ảnh hưởng cho nhân loại và thúc đẩy cuộc sống trở nên trọn vẹn hơn.
Steve cũng là tác giả của rất nhiều cuốn sách, mới nhất là cuốn “Employee to Entrepreneur” thuộc nhà xuất bản Wiley, hiện đang có mặt tại tất cả các tiệm sách trên toàn cầu. Với suy nghĩ luôn muốn khám phá hết tiềm năng của nhân viên trong các công ty, ông Steve Glaveski đã chỉ ra những sai lầm mà các công ty thường mắc phải trong chương trình đào tạo và phát triển nhân viên ngay trong bài viết dưới đây.
++ Tham khảo Tri thức quản trị 2019
Theo một thống kê toàn cầu vào năm 2016, các doanh nghiệp trên toàn thế nào đã chi tiêu 359 triệu đô la Mỹ cho việc đào tạo và phát triển nhân viên. Liệu chi phí khổng lồ mà các công ty, tổ chức đang bỏ ra cho các chương trình Phát triển và Đào tạo nhân viên có mang về những kết quả tương xứng?
Câu trả lời có thể sẽ khiến bạn bất ngờ nếu đọc qua những con số cực kỳ “ấn tượng” sau:
- 75% trong số 1500 các nhà quản lý từ 150 tổ chức khác nhau cho rằng họ cảm thấy không hài lòng với chiến lược Đào tạo & Phát triển của công ty
- 70% nhân viên cho biết rằng, họ không có đủ thành thạo trong các kỹ năng cần cho công việc của mình.
- Chỉ 12% nhân viên có thể áp dụng những kỹ năng mới sau khi học hỏi từ chương trình Đào tạo & Phát triển của công ty cho công việc của họ.
- Chỉ 25% người tham gia trong một cuộc khảo sát tại McKinsey gần đây tin rằng, việc đào tạo thật sự cải thiện hiệu suất trong công việc của họ.
Sai lầm không chỉ là do các chương trình đào tạo hiện nay thiếu hiệu quả, mà cả mục đích, thời gian và nội dung chương trình đào tạo cũng có rất nhiều thiếu sót.
Các chương trình đào tạo sai mục đích
Bryan Caplan, giáo sư kinh tế học tại trường Đại học George Mason (George Mason University) và là tác giả của The Case Against Education, đã viết trong cuốn sách của mình rằng: “Giáo dục thường không mang lại nhiều kỹ năng thực sự hữu ích cho công việc mai này của học sinh, sinh viên; mà là dạy cho người ta cách thể hiện và khoe khoang năng lực của bản thân và “ra tín hiệu” với nhau nhiều hơn.”
Đa số các ứng viên sẽ gây ấn tượng với quản lý của họ thông qua bằng cấp hoặc những chứng chỉ chuyên môn để từ đó có thể đủ điều kiện ứng tuyển các vị trí công việc mà họ mong muốn hoặc để được thăng chức. Tuy nhiên, việc một nhân viên tham gia đầy đủ các chương trình trong công ty; có bằng cấp chứng chỉ ra sao và việc họ đóng góp cho công ty như thế nào, hiệu quả công việc, chất lượng dịch vụ không đi liền với nhau.
Thời điểm không đúng
Con người tiếp thu kiến thức tốt nhất khi họ thật sự nhận thấy bản thân phải học. Áp dụng những gì đã được học vào công việc thực tế sẽ giúp củng cố sự tập trung và gia tăng động lực cho người học. Trong giả thuyết về động lực của mình vào năm 1968, nhà tâm lý học Edwin Locke cho thấy các chương trình đào tạo cho nhân viên thường không có tính ứng dụng nhiều.
Ngày nay, các khóa học dành cho nhân viên thường mang tính đại trà, áp dụng cho toàn thể nhân viên, tổ chức vào một thời điểm giống nhau, mà khi đó có thể chẳng liên quan gì đến công việc của người học, người học không có nhu cầu – và kết cục chính là quá trình học trở nên vô cùng lãng phí.
Học sai nội dung cần học
Bạn có muốn đôi mắt của mình trông thật đờ đẫn ngay cả trước khi đọc hết câu này không? Nhiều chỉ thị bắt những người nhân viên bận rộn phải tham gia các khóa học “kỹ năng viết trong doanh nghiệp” hay “các cách giải quyết xung đột”, hay ti tỉ những thứ khác tương tự như vậy mà không hề đáp ứng được nhu cầu của nhân viên một chút nào.
Được đào tạo nhưng nhanh quên
Có khảo sát cho thấy sinh viên năm nhất thường quên 60% những gì họ được học ở trung học phổ thông, những việc học chỉ để đơn thuần lấy được tín chỉ giáo dục chuyên môn thường xuyên cho thấy rằng nhân viên cũng sẽ nhanh chóng quên đi những gì họ đã được học.
Nhà tâm lý học người Đức Hermann Ebbinghaus đã tiên phong trong việc thử nghiệm trí nhớ khi học vào cuối thế kỷ 19, đã đi đến kết luận với sự khám phá của mình trong cuốn The Forgetting Curve:
Ông tìm ra rằng, những kiến thức mới học được nếu không được áp dụng, chúng ta sẽ quên đi gần như 75% chỉ sau sáu ngày.
Một là áp dụng kiến thức, hai là đánh mất nó mãi mãi
Mọi người có thể đổ lỗi cho sinh học khi con người luôn muốn tiến hóa để sinh tồn và rất dễ đưa những gì đã học vào dĩ vãng. Ông Matthieu Boisgontier thuộc phòng thí nghiệm hành vi con người tại trường Đại học British Colombia cho biết:
“Năng lượng bảo tồn chính là nhiên liệu cho sự tồn tại của con người, vì chúng cho phép chúng ta đủ năng lực để tìm được thức ăn và chỗ ở, tranh giành bạn tình, và tránh kẻ thù”.
Kết quả là, não của chúng ta nhanh chóng lãng quên đi cái mà chúng ta không sử dụng. Kết hợp những gì đã được học vào công việc chính là cách để ta lưu giữ kiến thức.
++ Tham khảo Cẩm nang tuyển dụng 2019
Phương pháp lặp đi lặp lại ngắt quãng chính là phần còn lại. Được khởi xướng đầu tiên từ nhà tâm lý học Cecil Alec Mace vào năm 1932, phương pháp này cho phép trải dài việc học theo từng giai đoạn, bài học nên được ôn lại theo khoảng thời gian tăng dần đều từ một ngày, hai ngày, bốn ngày, tám ngày,…).
Phương pháp này vận dụng hiệu ứng “giãn thời gian” trong tâm lý học, trí nhớ đạt hiệu quả cao hơn khi việc ghi nhớ và lưu trữ thông tin được thực hiện theo chu kỳ.
Nhiều cuộc khảo sát cũng chỉ ra rằng, với phương pháp lặp đi lặp lại ngắt quãng, chúng ta có thể ghi nhớ khoảng 80% những gì chúng ta đã học sau 60 ngày – đây thật sự là một sự cải thiện vượt bậc.
Đáng buồn thay, nhiều chương trình Đào tạo & Phát triển lại đang bỏ qua thực tế sinh học này, và tiêu tốn hàng tỷ đô la cho phần lớn những thông tin không sớm thì muộn cũng sẽ bị lãng quên mà thôi.
Học như thế nào để thực sự hiệu quả?
Với bức tranh doanh nghiệp mỗi ngày một đổi thay như hiện nay, cũng chính là lời kêu gọi các tổ chức và nhân lực của mình nhanh chóng thích nghi với môi trường mới, và luôn luôn phấn đấu học hỏi. Giống như nhà đồng sáng lập Wired, Kevin Kelly, cũng đã phát biểu:
“Hãy đón nhận mọi thứ với tinh thần của người mới bắt đầu, hãy cứ mạnh dạn hỏi những câu hỏi nghe có vẻ ngốc nghếch, phạm sai lầm, và cho người khác biết bạn đã học được gì từ những vấp ngã ấy”.
Quá trình học một cách tinh gọn, với sự tôn kính bắt nguồn từ hệ thống sản xuất tinh gọn của Toyota, nhấn mạnh việc chỉ ra tay gắng sức làm gì đó khi cần thiết, cải thiện đầu ra, và cắt giảm sự lãng phí. Việc này được thực hiện một cách ngắn gọn, ít tốn kém, đồng thời cung cấp cho nhân viên cũng như tổ chức công ty những tính năng được cập nhật nhanh nhất.
Việc học tinh gọn bao gồm:
- Học những gì cốt lõi nhất
- Áp dụng vào tình huống thực tế ngay
- Nhận những phản hồi tức thì và tinh lọc sự hiểu biết
- Lặp lại vòng tuần hoàn
Cũng giống như sản xuất tinh gọn và khởi nghiệp tinh gọn đã làm trước đó, việc học tinh gọn cũng cung cấp những khả năng thích nghi, giúp tổ chức công ty có những lợi thế cạnh tranh tốt nhất trên thị trường ngày nay.
Học tinh gọn được áp dụng như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất?
Nghĩ 80/20
Tác giả cuốn sách “The Four Hour Book” – Tim Ferriss là người đi đầu chọn phương pháp học tinh gọn này. Ông khuyên rằng chúng ta nên tập trung vào những đơn vị nhỏ nhất có thể học được và áp dụng nó vào nguyên lý Pareto.
Nếu bạn muốn học tiếng Nhật, hãy tập trung vào 20% từ vựng hay cụm từ mà xuất hiện 80% lần. Sau đó, áp dụng những gì bạn học được vào các cuộc đối thoại đời thường với người Nhật bản xứ càng nhiều càng tốt.
Áp dụng kiến thức đã học vào công việc thực tế
Ông Steve Glaveski chia sẻ: “Tại Collective Campus, chúng tôi không chỉ dạy các nhà quản lý cấp cao một phương pháp học tân tiến cụ thể nào đó. Mà chúng tôi còn muốn chắc rằng họ thật sự có thể áp dụng phương pháp học này cho chính nội tại tổ chức công ty của mình. Chúng tôi đề nghị họ đem những dự án có thật đến với buổi học để mọi người cùng nhau vận dụng những gì đã học vào thực tế, rút ngắn lại thông tin phản hồi, cung cấp chuẩn đầu ra doanh nghiệp, và thúc đẩy những khoảnh khắc khiến cho mọi người phải thích thú mà thốt lên rằng “Aha, thì ra là như vậy!”
Tác dụng đòn bẩy của việc học có hướng dẫn
Thay vì cung cấp những khóa đào tạo trong một khoảng thời gian cụ thể nào đó, thì việc học có hướng dẫn sẽ giúp cho việc học suốt đời trở nên hữu ích và được áp dụng thực tiễn nhất. Hãy nghĩ về những kiểu ghi chú trên màn hình xuất hiện mọi nơi mà bạn đi – nó không chỉ nhanh, theo ngữ cảnh, mà còn cá nhân hóa việc học của bạn nữa. Hơn hết, việc này còn đặc biệt thích hợp với những lãnh đạo bộ phận, việc đào tạo và tiếp nhận nhân viên mới, các nhóm xuyên chức năng, công nghệ thông tin, và cả những chương trình đào tạo với đối tượng là những khách hàng sử dụng cuối cùng của một sản phẩm nào đó.
Cá nhân hóa nội dung đào tạo
Với công nghệ tân tiến trong xã hội hiện đại, bạn có thể dễ dàng cá nhân hóa chương trình đào tạo của mình, thay đổi các bài học dựa trên biểu hiện của nhân viên, và “đo ni đóng giày” nội dung sao cho theo đúng nhu cầu của từng đối tượng, phong cách học và cũng như cách truyền đạt thông tin đến họ.
Hỗ trợ liên tục
Ủng hộ nhân viên sau mỗi khóa học qua tin nhắn tức thời, tin nhắn thoại hay các phần mềm giao tiếp – nhằm đảm bảo rằng nhân viên của mình có thể áp dụng những gì đã học vào một thử thách cụ thể nào đó.
Học hỏi lẫn nhau
Khi nhân viên muốn học hỏi thêm kỹ năng mới, 55% trong số họ sẽ tham khảo đồng nghiệp của mình. Con người có xu hướng học hỏi ngay cả khi họ đang dạy cho ai đó. Việc học hỏi lẫn nhau chính là một phương pháp không chỉ nhanh chóng, mà còn đúng thời điểm; đồng thời còn giúp tăng cường sự hiểu biết vốn có của mình cho một chủ đề hay nội dung nào đó. Để làm được việc này thì khá là đơn giản.
Bạn có thể chỉ cần thiết lập một “phòng học online”, hoặc một buổi trao đổi kiến thức giữa các nhân viên với nhau theo chu kì nhất định – nhằm kết nối những ai sẵn sàng chia sẻ kỹ năng cho những người có nhu cầu muốn học hỏi. Thúc đẩy học hỏi lẫn nhau bằng cách kết hợp nó với những buổi đánh giá hiệu suất làm việc là một cách để đảm bảo rằng, nhân viên của mình vẫn đang duy trì tốt việc đầu tư thời gian vào chương trình học.
Cung cấp những khóa học nhỏ
Hãy tạo điều kiện cho nhân viên của mình có những cơ hội học hỏi ngắn hạn và theo một quy mô nhỏ hơn – dựa vào hình thức của những khóa học dài hàng tiếng đồng hồ – cho các chủ đề nào có liên quan đến tình hình thực tế của nhân viên nhất.
