Quy trình tuyển dụng chậm chạp là một trong những nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp mất đi nhân tài, kéo theo 1 loạt các tiêu cực khác cho Doanh nghiệp. Dưới đây là cách Linkedin tinh gọn quy trình tuyển dụng và thu lại kết quả hơn mong đợi. Mời bạn đón đọc.
Rất nhiều ứng viên tâm sự rằng họ phải chờ đợi sự phản hồi quá lâu từ 1 công ty sau cuộc phỏng vấn. Do đó họ sẽ có xu hướng nhận lời mời làm việc ở công ty nào gửi offer trước dù có thích công ty của bạn đến đâu.
Hệ quả của việc phản hồi ứng viên quá lâu
- Đầu tiên là bỏ lỡ các ứng viên hàng đầu
- Thiếu đi nhân sự đảm nhiệm, khối lượng công việc ngày một tồn đọng, gây chậm tiến độ và năng suất chung
- Gia tăng chi phí tuyển dụng, tốn thêm nguồn lực lẫn thời gian
- Làm giảm đi thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp trong mắt ứng viên
Nếu HR đang làm việc tại doanh nghiệp có tốc độ phát triển nhanh hay startup đang tăng trưởng nóng, quy trình tuyển dụng kéo dài sẽ khiến cho doanh nghiệp khó đạt KPI đặt ra, nhất là đối với các bộ phận kinh doanh, marketing, IT.
Đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần tinh gọn quy trình tuyển dụng từ bước đăng tin tuyển dụng, gửi offer lương cho tới ngày đầu tiên nhân viên mới đến nhận việc. Tiêu chí của quy trình này là gì? Câu trả lời sẽ là logic, ngắn gọn và áp dụng các công nghệ phù hợp.
Một trong những minh chứng thành công của việc rút gọn quy trình tuyển dụng chính là LinkedIn. Một năm trước, khi nhắc đến quy trình tuyển nhân viên của LinkedIn, rất nhiều ứng viên đưa ra nhận xét không tốt. Điều này cũng dễ hiểu bởi ứng viên phải trải qua từ 1 đến 12 cuộc phỏng vấn với trung bình 8 lần phỏng vấn trực tiếp. Và thời gian để thực hiện trọn vẹn quá trình tuyển dụng này lên tới 83 ngày.
Cách Linkedin tinh gọn quy trình tuyển dụng
Để khắc phục điều này, hội đồng tuyển dụng của Linkedin đã đại tu tất cả mọi thứ, từ số lượng và tính chất của các cuộc phỏng vấn, các tiêu chí làm thước đo năng lực ứng viên đến đào tạo chuyên môn cho người phỏng vấn. Và kết quả không thể tuyệt vời hơn. Thời gian trung bình để một ứng viên đi hết quy trình tuyển dụng đã giảm xuống còn 41 ngày (giảm tới hơn 50%).
Đúc rút kinh nghiệm quý giá của LinkedIn và các doanh nghiệp đã triển khai thành công khác, dưới đây là những lời khuyên đến từ các chuyên gia tuyển dụng dành cho bạn để doanh nghiệp thực sự sở hữu một quy trình tuyển dụng tối ưu nhất.
1. Tinh gọn quy trình tuyển dụng bằng cách giảm thiểu các bước phỏng vấn không cần thiết
Nếu công ty của bạn thuộc quy mô vừa và nhỏ: Thay vì tách ra 3-5 vòng phỏng vấn, HR có thể tổ chức buổi phỏng vấn ứng viên trước một hội đồng bao gồm những người cần thiết (Giám đốc, trưởng bộ phận, thư ký…) đối với các vị trí không phải chủ chốt (chuyên viên, thực tập sinh…). Phương pháp này sẽ giúp những người trực tiếp phỏng vấn tránh được các câu hỏi lặp đi lặp lại, đồng thời cung cấp cho ứng viên cái nhìn sâu sắc hơn về văn hoá doanh nghiệp.
Nên đọc: Ưu nhược điểm của các phương pháp phỏng vấn hiện nay
LinkedIn đã chứng minh khả năng thần kỳ của phương pháp này trong việc rút ngắn quy trình tuyển dụng. Néu như trong năm 2018, con số 12 là số lần phỏng vấn mà một ứng viên cho các vị trí quản lý cấp cao phải trải qua thì sang năm này, con số đó giảm còn 6, bao gồm cả online và gặp trực tiếp. Việc rút ngắn quy trình phỏng vấn không những tiết kiệm thời gian cho hội đồng tuyển dụng, cho ứng viên mà còn giúp LinkedIn tăng hiệu quả tuyển dụng lên đáng kể.
2. Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá ứng viên cụ thể
90% nhà tuyển dụng đều có những tiêu chí đánh giá ứng viên cụ thể, tuy nhiên có đến 50% tiêu chí trong đó dựa vào cảm tính nhiều hơn. Điều này khiến cho việc tuyển dụng ngày một khó khăn hơn, công ty cứ bỏ lỡ các ứng viên tiềm năng, hoặc phải mất thêm rất nhiều thời gian để tuyển. Những lãng phí dài hạn này có thể cắt bỏ hoàn toàn nếu bạn xây dựng một Bộ từ điển năng lực chung của doanh nghiệp ở giai đoạn đầu của quy trình tuyển dụng.
Các chuyên gia nhân sự gợi ý, thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm của bản thân, nhà tuyển dụng có thể xây dựng thêm những bộ từ điển năng lực (phổ biến nhất là theo mô hình ASK) để đánh giá ứng viên.
- Knowledge (Kiến thức): Thuộc về năng lực tư duy
- Skill (Kỹ năng): Kỹ năng thao tác
- Attitude (Phẩm chất / Thái độ): Thuộc về phạm vi cảm xúc, tình cảm
Trong mỗi chuẩn năng lực lại bao gồm định nghĩa, 5 mức độ biểu hiện hành vi và bộ câu hỏi phỏng vấn dành riêng cho chuẩn năng lực đó. Với mỗi vị trí công việc trong công ty, hãy chọn ra các chuẩn năng lực phù hợp và xếp chúng cố định thành tiêu chí chuẩn mực để dùng cho mọi công tác tuyển dụng về sau.
Nên đọc: Mẫu bảng đánh giá ứng viên tuyển dụng dành cho HR
3. Đưa tuyển dụng nhân sự mới vào KPI của trưởng bộ phận
Thường các chủ doanh nghiệp áp KPI tuyển dụng cho bộ phận hành chính nhân sự mà quên đi trách nhiệm của từng trưởng bộ phận/phòng ban cũng cần tìm và đào tạo nhân sự mới. Do đó, đưa tuyển dụng nhân sự mới vào KPI của trưởng bộ phận là giải pháp hữu hiệu giúp gia tăng hiệu quả tuyển dụng.
Giám đốc Marketing (CMO) của công ty bạn là một nhân tài trong lĩnh vực của anh ấy – có chuyên môn về digital, content, SEO, PR – event và truyền thông nội bộ. Nhưng nếu để anh ấy trực tiếp xem xét và chọn lọc CV xin việc nhưng đó không phải là nhiệm vụ cần được ưu tiên. Hàng tá công việc của Marketing sẽ khiến CMO quên bẵng đi việc phải sàng lọc CV, chưa kể việc phỏng vấn hay những hoạt động tuyển dụng khác. Do đó, đặt nút ưu tiên cho nhiệm vụ tuyển dụng để các nhà quản lý nhớ tới hằng ngày và có trách nhiệm hoàn thành nó.
4. Phản hồi ứng viên chậm nhất là 1 tuần sau khi nhận được CV và phỏng vấn
Tại sao lại là 1 tuần? Bởi 1m2 vuông đất có tới 10 nhà tuyển dụng sẵn sàng mời gọi ứng viên của bạn. Theo thống kê của TopCV, khi doanh nghiệp phải hồi ứng viên từ 5-7 ngày thì tỷ lệ “chốt” đi phỏng vấn sẽ cao hơn. Vậy nên thay vì mòn mỏi chờ đợi 1 tuần hoặc có thể là không bao giờ có kết quả, hãy đặt giới hạn thời gian cho mỗi hành động tương tác với ứng viên.
Ví dụ, deadline của việc nộp lại bài test năng lực là 24 giờ, cuộc phỏng vấn vòng đầu tiên phải được sắp xếp trong vòng 48 giờ,… Và bạn cũng cần nhớ rằng mọi ứng viên đều bình đẳng và cần trải qua quy trình tuyển dụng này với các yêu cầu giống nhau, không thể tự ý nới lỏng nguyên tắc chung (trừ trường hợp đặc biệt).
5. Hãy thống nhất một quy trình tuyển dụng và quản lý nó một cách chuyên nghiệp, tập trung
Có một sự thật là doanh nghiệp không có quy trình tuyển dụng vẫn có thể tuyển được người, tuy nhiên chất lượng và khối lượng công việc của bộ phận nhân sự sẽ trở nên cồng kềnh, chồng chéo lẫn nhau. Dưới đây là những câu hỏi giúp chủ doanh nghiệp nhận ra quy trình tuyển dụng của mình đã tối ưu hay chưa?
- Nhân viên bộ phận HR có luôn nhớ được 100% những việc phải làm và thứ tự của chúng?
- Kết quả tuyển dụng mà HR thực hiện có luôn đạt được như tiêu chí bạn đặt ra? Về cả thời gian, chi phí và số lượng, chất lượng ứng viên?
- Doanh nghiệp có tiến hành đo lường tiến độ tuyển dụng? Bằng cách nào? Năng suất ra sao?
- Các trưởng bộ phận có sát sao việc tuyển dụng hay chỉ chờ đợi ứng viên?
Nên đọc: Quy trình tuyển dụng của start-up tại Thung lũng Silicon
Tạm kết
Đã đến lúc bạn cần quyết liệt hơn trong việc xây dựng quy trình tuyển dụng để bắt kịp với thị trường cạnh tranh và xu hướng phát triển chung của các doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý quy trình đúng đắn có thể tiết kiệm đáng kể chi phí bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại, cắt giảm tối đa thời gian để thực hiện một công việc hay một dự án.
Bạn có thể tham khảo về Công cụ Quản lý CV & Quy trình tuyển dụng cơ bản – ATS của TopCV. Đúng như tên gọi, Công cụ Quản lý CV & Quy trình tuyển dụng cơ bản sở hữu sức mạnh giúp quy trình tuyển dụng của bạn tinh gọn và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Công cụ Quản lý CV & Quy trình tuyển dụng cơ bản – ATS
Dựa trên thiết lập cụ thể cho từng giai đoạn, hệ thống sẽ tự động hiển thị thời gian còn lại và cảnh báo quá hạn cho các job mà bạn đưa lên hệ thống. Nhìn vào giao diện trực quan, chủ doanh nghiệp sẽ dễ dàng phát hiện đâu là JD được nhiều lượt ứng tuyển, lịch phỏng vấn có bị trùng với lịch làm việc, đồng thời theo dõi được tiến độ tuyển dụng nói chung và trạng thái của từng ứng viên đang ở đâu. Không có các công việc thừa thãi, không còn mối cản trở sự kết nối thông tin giữa các phòng ban, và thời gian chờ cũng được rút ngắn đáng kể.
Đặc biệt, hiện công cụ quản lý quy trình tuyển này đã được TopCV phát triển trên nền tảng mobile thông qua ứng dụng TopCV – Nhà tuyển dụng. Bên cạnh quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp bạn có thể đưa tất cả các quy trình nghiệp vụ khác lên hệ thống mà không cần lo lắng về dung lượng hay nhiễu loạn thông tin.
Để tìm hiểu thêm và tham gia demo trải nghiệm các tính năng quan trọng của Công cụ Quản lý CV & Quy trình tuyển dụng cơ bản, đăng ký ngay TẠI ĐÂY
