Trải nghiệm ứng viên trong tuyển dụng cũng giống như trải nghiệm khách hàng trong kinh doanh & marketing. Đó là toàn bộ những cảm xúc, hành vi và thái độ mà ứng viên trải qua trong quá trình ứng tuyển tại một doanh nghiệp. Nếu ứng viên có trải nghiệm tích cực thì sẽ có khả năng chấp nhận offer cao hơn, cũng dễ ứng tuyển lại trong tương lai và giới thiệu người khác đến đầu quân cho doanh nghiệp, và ngược lại.

Những điều ứng viên phàn nàn khi ứng tuyển tại các công ty

Theo kết quả khảo sát mới nhất, có đến:

  • 75% ứng viên không nhận được phản hồi của công ty sau khi gửi hồ sơ
  • 60% ứng viên không nhận được phản hồi của công ty sau buổi phỏng vấn
  • 42% ứng viên khẳng định sẽ không bao giờ ứng tuyển vị trí ở công ty đó
  • 22% ứng viên khuyên bạn bè không ứng tuyển ở công ty đó, trong đó, 9% số người kêu gọi mọi người tẩy chay sản phẩm/dịch vụ của công ty.

Khi ứng viên có trải nghiệm tích cực sẽ tiếp tục quy trình tuyển dụng, trở nên trung thành với thương hiệu doanh nghiệp, có khả năng giới thiệu công ty với các mối quan hệ trực tiếp của họ.

Ngược lại, họ sẵn sàng kêu gọi mọi người tẩy chay thương hiệu, đưa ra những nhận xét tiêu cực về công ty, từ chối sử dụng sản phẩm/dịch vụ. Khi mạng xã hội ngày càng phổ biến, những đánh giá này sẽ được đăng công khai và rất nhanh chóng, doanh nghiệp sẽ đối mặt với khủng hoảng truyền thông, có thể tiêu tốn nhiều thời gian lẫn tiền bạc để khôi phục.

Phương pháp nâng cao trải nghiệm ứng viên trong tuyển dụng

Các chuyên gia nhân sự chia sẻ, chỉ cần HR đặt lấy ứng viên làm trung tâm khi tuyển dụng sẽ có rất nhiều phương pháp cải thiện trải nghiệm ứng viên. Trong khuôn khổ bài viết này, TopHR sẽ chia sẻ những cách mà bất kỳ HR nào cũng có thể áp dụng:

  • Ứng dụng công nghệ để tinh gọn quá trình tuyển dụng
  • Viết mô tả công việc (JD) rõ ràng
  • Phản hồi nhanh chóng (trong 24h) và thường xuyên theo từng bước tuyển dụng
  • Trao đổi thông tin về buổi phỏng vấn thật chi tiết
  • Quan tâm đến ứng viên trước, trong lúc phỏng vấn
  • Thu thập phản hồi từ chính các ứng viên

Đọc thêm “các bước xây dựng thương hiệu tuyển dụng” tại đây.

Ứng dụng công nghệ để tinh gọn hoá quá trình ứng tuyển

Quá trình tuyển dụng trước và nay vẫn bao gồm các bước đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và đưa ra offer. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại muốn kiểm tra sự nhẫn nại, kiên trì của ứng viên bằng những thủ tục, quy trình phức tạp. Đấy sẽ là rào cản ứng tuyển khi thị trường tuyển dụng đang bước vào giai đoạn cạnh tranh khốc liệt.

Để công ty không rơi vào black list của ứng viên, HR có thể ứng dụng công nghệ để đơn giản hoá quá trình tuyển dụng như:

Sử dụng chuyên trang tuyển dụng, sắp xếp ở vị trí dễ tìm kiếm

Thường các công ty sẽ thiết kế thêm tab tuyển dụng nằm trong tab tin tức nội bộ trên thanh menu. Điều này sẽ khiến các ứng viên mất nhiều thời gian để rà soát. Vậy nên hãy sắp xếp chuyên trang ở vị trí dễ tìm kiếm, nổi bật khi cần thiết và thiết kế form đăng ký ứng tuyển.

Tham khảo chuyên trang tuyển dụng của Techcombank: tại ĐÂY

Hạn chế thông tin “bắt buộc”

Để gia tăng trải nghiệm tích cực của ứng viên, nên giảm thiểu cảm giác gò bó khi nộp đơn ứng tuyển. Bạn chỉ cần đảm bảo đơn đăng ký đáp ứng được những thông tin cơ bản nhất gồm: tên, contact ứng viên và CV/Resume/portfolio.

Gửi mail xác nhận sau khi nhận CV

Bên cạnh lời cám ơn và xác nhận đơn thuần, hệ thống của bạn nên gửi lại cho ứng viên cả đơn đăng kí của họ. Việc này sẽ giúp ứng viên kiểm tra lại thông tin vừa giúp họ chuẩn bị tốt cho buổi phỏng vấn.

Sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn trong vòng 1 tuần kể từ lúc nhận CV

Điều này sẽ giúp ứng viên có cái nhìn tích cực về sự chuyên nghiệp cũng như tính cần thiết của vị trí. Vậy nên HR cần lưu ý để mốc thời gian nhận CV để sắp xếp sàng lọc và lên lịch phỏng vấn. Trong trường hợp tuyển dụng nhiều vị trí, nhận nhiều CV, HR có thể sử dụng công cụ quản lý tuyển dụng của TopCV để kiểm soát quá trình làm việc của mình.

Viết mô tả công việc (JD) cụ thể, rõ ràng

JD càng rõ ràng càng giúp doanh nghiệp tìm được ứng viên phù hợp. Tuy nhiên, rất nhiều HR lại đi copy hoặc soạn một mẫu JD sơ sài khiến ứng viên có cảm giác như “bị lừa” khi đi phỏng vấn hoặc nhận việc. Một số tips giúp HR viết một mô tả công việc chính xác đúng theo nhu cầu thực tế:

  • Hạn chế dùng từ tiếng Anh, nhiều thuật ngữ chuyên ngành khi viết JD Tiếng Việt.
  • Thu hẹp yêu cầu, ghi rõ những tiêu chí phải có
  • Đặt thông tin quan trọng lên đầu, sử dụng mẫu câu ngắn gọn, gạch đầu dòng, chữ in hoa để ngắn cách.
  • Cung cấp thông tin người quản lý nếu quản lý có thương hiệu cá nhân tốt

Tham khảo các mẫu mô tả công việc của TopHR tại: Mẫu JD

Phản hồi nhanh chóng và thường xuyên theo từng bước tuyển dụng

Một trong những phàn nàn của ứng viên làm giảm hình ảnh doanh nghiệp là việc chậm trễ trong việc phản hồi. Để cải thiện tình trạng này, HR nên:

Gửi mail phản hồi sau khi nhận CV và hẹn phỏng vấn càng sớm càng tốt

Với các công ty nhỏ, ứng viên sẽ nhận lịch phỏng vấn và được nhận việc chỉ trong vòng hai ngày. Cách phản hồi nhanh chóng như vậy – cho dù là tin xấu hay tốt – cũng gây ấn tượng về cách doanh nghiệp tôn trọng thời gian của ứng viên như thế nào.

Trong mail hẹn phỏng vấn nên có chỉ dẫn cụ thể về: các vòng tuyển dụng, phương thức phỏng vấn, số người phỏng vấn, vị trí đỗ xe…

Gửi mail cảm ơn sau mỗi vòng phỏng vấn

Đây là phép lịch sự tối thiểu, và khiến người ứng viên cảm thấy được trân trọng hơn.

Tham khảo các mẫu email chuyên nghiệp để làm việc với ứng viên tại đây: Mẫu email

Gửi email thông báo kết quả phỏng vấn

Rất nhiều HR cảm thấy ngại ngần khi gửi email loại ứng viên thế nhưng điều này là cần thiết. Bạn có thể viết với phần kết mail bằng feedback cụ thể cho từng ứng viên. Các ứng viên sẽ rất trân trọng những nhận xét về CV cũng như quá trình phỏng vấn, họ muốn được nhận những lời nhận xét chân thành và thẳng thắn. Cách feedback này sẽ giúp ứng viên có một cái nhìn tích cực về doanh nghiệp, và điều này có thể khiến họ tiếp tục ứng tuyển vào những vị trí khác trong doanh nghiệp.

Cuối thư, hãy gửi lời chúc họ luôn thành công trong cuộc sống, và bạn có thể đưa lời đề nghị để giữ liên lạc nếu thấy họ phù hợp với các vị trí khác trong công ty.

Với hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu ứng viên của TopCV có thể giúp bạn tổng hợp những ứng viên tiềm năng thông qua lưu trữ hồ sơ và lịch sử chi tiết về buổi phỏng vấn với ứng viên. Bạn có thể báo, đặt lịch hẹn và ghi chú lại trong hồ sơ ứng viên để cân nhắc họ cho những vị trí khác trong công ty.

Trải nghiệm thử trình quản lý tuyển dụng của TopCV tại: https://tuyendung.topcv.vn

Quan tâm ứng viên trước, trong khi phỏng vấn

Trong quá trình trước và trong khi phỏng vấn, HR nên kiểm tra lại quá trình theo bước sau để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho ứng viên:

  • Đọc thật kĩ về hồ sơ ứng viên
  • Sắp xếp phòng phỏng vấn
  • Liệt kê sẵn các câu hỏi phỏng vấn liên quan đến vị trí cần tuyển
  • Chuẩn bị sẵn đội ngũ hướng dẫn ứng viên check-in
  • Bắt đầu ca phỏng vấn đúng giờ
  • Mời ứng viên uống nước hoặc cafe để họ thấy thoải mái
  • Giải thích lại quy trình phỏng vấn cho ứng viên
  • Tránh làm nhiều việc một lúc khi nói chuyện với ứng viên
  • Nhìn vào mắt đối phương để thể hiện sự tập trung và tôn trọng dành cho ứng viên
  • Ghi chép trong buổi phỏng vấn. Nếu bạn sử dụng laptop để ghi chép lại, hãy giải thích điều đó cho ứng viên. Tuy nhiên, laptop thường làm ứng viên cảm thấy căng thẳng, bạn nên sử dụng giấy sẽ tiện lợi hơn
  • Cảm ơn ứng viên đã dành thời gian, và cam kết sẽ liên lạc với họ
  • Không nên yêu cầu ứng viên làm gì sau buổi phỏng vấn. Hãy cho họ thời gian đặt câu hỏi, để họ không cảm thấy bị đẩy ra khỏi văn phòng

Thu thập phản hồi từ chính các ứng viên

Hơn 60% các công ty không yêu cầu ứng viên cung cấp ý kiến phản hồi về quy trình tuyển dụng. Không thể nói rằng bạn quan tâm đến trải nghiệm tìm việc của ứng viên nếu bạn không hỏi ý kiến họ. Bạn có thể tiến hành theo dạng làm khảo sát online hoặc sau buổi phỏng vấn kết thúc. Các phản hồi cung cấp thông tin đầy đủ để cải thiện trải nghiệm ứng viên trong tuyển dụng và phản ánh trực tiếp chất lượng và văn hóa của công ty.

Kết

Với vai trò là nhà tuyển dụng, một trong những cách tốt nhất để nâng tầm thương hiệu tuyển dụng đó chính là tạo trải nghiệm tuyệt vời cho ứng viên, dù họ có được tuyển hay không. Thông thường trong một năm có đến cả hàng ngàn người ứng tuyển vào một công ty. Cách bạn đối xử với ứng viên ảnh hưởng rất lớn đến việc mọi người nghĩ như thế nào về việc đầu quân vào công ty của bạn. Hi vọng với những chia sẻ trên đây, bạn sẽ có thêm gợi ý để hoàn thiện quy trình tuyển chọn của mình, đồng thời thu hút được nhiều nhân tài về với tổ chức.