Sau khi trải qua mọi nỗ lực tuyển dụng, từ việc đăng tuyển, lọc hồ sơ xin việc, phỏng vấn, bạn đã tìm được ứng viên phù hợp với công việc. Giờ đây bạn muốn mời họ vào làm việc tại doanh nghiệp. Mẫu thư mời làm việc (offer email) là điều cần thiết lúc này để công sức của bạn không đổ sông đổ biển.
Cách mạng công nghệ 4.0 giúp con người thu nhỏ cả thế giới chỉ bằng một chiếc máy tính kết nối Internet nên câu chuyện tuyển dụng đã bước sang một trang mới: Ứng viên có nhiều quyền lực hơn trong tìm kiếm việc làm và đang nhảy việc nhiều hơn bao giờ hết. Thu nhập hấp dẫn, chế độ đãi ngộ tốt, cơ hội thăng tiến rõ ràng …không còn đủ sức thu hút ứng viên. Ngay cả thời điểm này, trong khi bạn đang soạn thư mời làm việc gửi cho ứng viên thì họ lại nhận được hàng tá thư mời khác. Một thư mời làm việc (offer email) đúng, đủ và hấp dẫn sẽ tăng tính thuyết phục cho lời mời của bạn.
Thư mời nhận việc là gì?
Thư mời nhận việc (hay còn gọi offer email) là bức thư gửi ứng viên sau quá trình phỏng vấn thành công và bạn muốn mời ứng viên đó về làm việc tại doanh nghiệp của mình.
Ở thư này, ứng viên có thể từ chốt hoặc đồng ý lời mời bởi họ có nhiều lựa chọn khác ngoài công ty bạn. Một bức thư đầy đủ thông tin, văn phong chuyên nghiệp sẽ giúp cho họ không phải nghi ngờ về quyết định sắp tới của mình.
Viết gì vào email thông báo cho họ?
Trước tiên, bạn cần có một tiêu đề email chính xác, súc tích để thể hiện rõ ràng ý muốn được mời ứng viên vào làm việc tại công ty của bạn. Tiếp đến, nội dung trong thư phải đảm bảo được những thông tin quan trọng như sau:
- Mô tả chi tiết về vị trí công việc của ứng viên (chức danh, giờ làm việc, phòng ban và cấp trên trực tiếp)
- Thông tin về mức lương thưởng cùng các quyền lợi khác.
- Lịch trình làm việc cụ thể: thời hạn chấp nhận lời mời làm việc và thời điểm bắt đầu làm việc
- Thời hạn của hợp đồng (nếu có)
Nội dung cơ bản là thế, nhưng trước khi nhấn nút Send cho ứng viên, hãy chắc chắn mẫu email mời nhận việc của bạn thoả mãn đủ 4 tiêu chí dưới đây.
4 tiêu chí của một thư mời nhận việc chuẩn
Thông tin đầy đủ: Ngoài vị trí công việc, thời gian làm việc, các chế độ đãi ngộ, lương thưởng, bạn nên đính kèm bản mềm của hợp đồng, những tài liệu cần chuẩn bị trong ngày/tuần làm việc đầu tiên và các điều khoản…để ứng viên xem trước và hiểu về vị trí của mình, từ đó sẽ dễ dàng đưa ra quyết định hơn.
Thông tin rõ ràng: Đầy đủ thôi chưa đủ mà thông tin bạn gửi cho ứng viên cần sự rõ ràng, hạn chế việc ứng viên phải gửi lại quá nhiều Mail để hỏi.
Trình bày chuyên nghiệp: Cách giúp cho email của bạn sạch đẹp hơn nhiều: luôn cách một dòng giữa các đoạn, một đoạn không nên quá 4 dòng, một câu không nên quá 1,5 dòng hay phông chữ bạn chọn nên là phông hiện đại, không có chân,…
Văn phong, ngôn từ: Cá nhân hóa, phù hợp với mọi đối tượng và cần có văn phong riêng mà doanh nghiệp mong muốn (chuyên nghiệp, vui vẻ, cởi mở, …).
Hãy thoải mái thay đổi những chi tiết trong thư mời làm việc dưới đây để đảm bảo nó phù hợp nhất với hình ảnh của công ty bạn.
Mẫu thư mời làm việc (Offer email)
Kết hợp với những tiêu chí trên, bạn hoàn toàn có thể tạo được thư mời làm việc chuẩn, tương tự như 2 mẫu dưới đây.
Mẫu 1:
Tiêu đề email: [Tên_công_ty] Thư mời làm việc tại [Tên_công_ty] / Chúc mừng bạn đã nhận được lời mời làm việc tại [Tên_công_ty]
Chào [Tên_ứng_viên], / [Tên_ứng_viên] thân mến,
Đầu tiên, chúng tôi hết sức cám ơn bạn đã dành thời gian quan tâm và ứng tuyển cho vị trí [Tên_vị_trí] tại công ty của chúng tôi. Qua thời gian gặp gỡ trao đổi, chúng tôi hết sức ấn tượng với kinh nghiệm cũng như những gì bạn đã thể hiện. Chính vì vậy, chúng tôi trân trọng được mời bạn vào làm việc tại công ty của chúng tôi với vị trí [Tên_vị_trí].
Ở vị trí này, bạn sẽ làm việc [toàn thời gian/bán thời gian] từ [thời gian và số ngày làm việc trong tuần], trực tiếp nằm dưới sự quản lý của anh/chị [Tên_quản_lý] thuộc phòng [Tên_phòng].
Như đã thỏa thuận trong buổi phỏng vấn, bạn sẽ được nhận mức lương cứng khởi điểm là [số tiền/thời gian], cùng với các chính sách hỗ trợ khác như: [tên các chính sách hỗ trợ: bảo hiểm, tiền đi lại, tiền ăn uống, số ngày nghỉ trong năm].
[Bạn có thể tham khảo trước hợp đồng/chính sách hỗ trợ chi tiết được đính kèm theo email này]
Thời gian làm việc của bạn sẽ bắt đầu từ [ngày/giờ]. Chúng ta sẽ cùng thống nhất thêm một số vấn đề như [thời hạn hợp đồng, các chính sách công ty…] trong ngày làm việc đầu tiên này.
Để xác nhận đề nghị này, bạn vui lòng trả lời lại email cho chúng tôi trước [ngày/giờ]. Trong thời gian đó, hãy liên hệ với chúng tôi qua [số điện thoại] hoặc [email] nếu như bạn có bất kì thắc mắc nào cần giải đáp.
Chúng tôi rất háo hức được có bạn trong đội ngũ của chúng tôi, và chúc bạn sẽ có những trải nghiệm tuyệt vời tại đây.
Xin chân thành cảm ơn.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ kí]
Mẫu 2:
Tên tiêu đề: Xin chúc mừng! Bạn đã trúng tuyển [Vị trí công việc] tại [Công ty]
Gửi [Tên ứng viên],
Chúng tôi xin vui mừng được thông báo bạn đã trúng tuyển vị trí [Vị trí công việc] tại công ty của chúng tôi. Sau buổi phỏng vấn, chúng tôi rất ấn tượng với tính cách cũng như kinh nghiệm chuyên môn của bạn. Chúng tôi nghĩ bạn hoàn toàn phù hợp để trở thành [Vị trí công việc] của [Tên công ty].
Mức lương khởi điểm của bạn sẽ là [… VND] đã kèm theo BHYT, BHXH đầy đủ. Bạn sẽ được hưởng phúc lợi đầy đủ từ phía [Tên công ty] với chế độ khen thưởng, lễ Tết, ngày nghỉ phép cùng các chuyến du lịch và đào tạo chuyên sâu của công ty. Phía dưới chúng tôi đã đính kèm một bản mềm chi tiết hơn về hợp đồng và công việc của bạn để bạn có thể xem qua trước khi quyết định.
Bạn vui lòng phản hồi lại quyết định của mình trước ngày […]. Nếu đồng ý, ngày ký hợp đồng sẽ vào ngày […] và ngày bắt đầu làm việc của bạn sẽ là vào […].
Trong thời gian từ nay đến khi bạn đưa ra quyết định của mình, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi gì bạn có thể liên lạc tôi hoặc quản lý [Tên quản lý] để được giải đáp.
Rất mong sẽ nhận được phản hồi sớm từ bạn!
Trân trọng,
[Ký tên]
[Tên người viết]
Một bức thư mời nhận việc (offer email) chuyên nghiệp, chỉn chu sẽ tăng tỷ lệ ký hợp đồng với những ứng viên tài năng rất nhiều. Bên cạnh đó, một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng “chốt deal” ứng viên khiến nhiều nhà tuyển dụng mất thời gian để cân nhắc, tính toán chính là mức lương khởi điểm. Mới đây, trong Báo cáo thị trường tuyển dụng 2020 & xu hướng tuyển dụng 2021, TopCV đã đưa ra khung lương chi tiết theo từng vị trí/cấp bậc/ số năm kinh nghiệm. Doanh nghiệp có thể TẢI BẢN ĐẦY ĐỦ CỦA BÁO CÁO TẠI ĐÂY để tham khảo, từ đó đưa ra mức lương khởi điểm cân bằng với thị trường, tăng khả năng “chốt deal” ứng viên thành công.
