Dẫu bận trăm công nghìn việc nhưng đừng bao giờ quên gửi thư từ chối ứng viên, bởi nếu bạn bỏ qua vô tình sẽ để lại ấn tượng không tốt với ứng viên, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của doanh nghiệp bạn. Những mẫu thư từ chối dưới dây tuy “đau lòng” khi nhận nhưng sẽ giúp ứng viên cảm thấy thoải mái, tự tin với những cơ hội về sau.

Trước khi gửi thư cho ứng viên…

Nhà tuyển dụng không nên từ chối trực tiếp ngay sau buổi phỏng vấn bởi như vậy sẽ làm tổn thương tới cái tôi của họ. Không chỉ là buồn, thất vọng về bản thân, cách từ chối này còn khiến họ bị ám ảnh thất bại và vô tình gây ác cảm với công ty bạn. Rất có thể vì điều này mà sau nhiều năm, ứng viên vẫn không muốn ứng tuyển vào công ty bạn nữa. Thậm chí là với các cơ hội hợp tác kinh doanh họ cũng sẽ sẵn sàng từ chối.

Một cuộc điện thoại từ chối sẽ gây khó xử cho hai bên. Chưa kể việc bạn sẽ không biết được ứng viên lúc đó có thời gian tiếp chuyện hay không, có đang vui vẻ bên gia đình hay bạn bè…

Im lặng, không thông báo để họ tự hiểu là bị “đánh trượt”? Điều này sẽ để lại ấn tượng không tốt với ứng viên, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của doanh nghiệp bạn. Một thư từ chối lịch sự, rõ ràng là điều cần thiết ngay lúc này.

Hãy chắc chắn rằng trong mỗi email từ chối, bạn đã có lời giải thích được vì sao phải từ chối. Điều này thể hiện được sự tôn trọng của công ty dành cho khoảng thời gian và sự quan tâm của ứng viên. Ví dụ: tại thời điểm hiện tại, ứng viên đủ kỹ năng cần thiết nhưng thiếu kinh nghiệm, họ có thể cân nhắc việc ứng tuyển đợt sau. Nếu họ ứng tuyển muộn hay thích hợp làm việc ở vị trí khác, bạn có thể liên lạc lại với họ khi có đợt tuyển mới.

Đáng tiếc nhất là khi phải gửi thư từ chối cho ứng viên lọt vào vòng phỏng vấn cuối cùng, thay vì từ chối một cách thẳng thừng, hãy tạo cho nhau một cơ hội hợp tác sau này, bạn có thể gợi ý giữ liên lạc với họ qua các kênh mạng xã hội như facebook, LinkedIn.

Còn đối với những ứng viên không phù hợp với văn hoá doanh nghiệp, tốt nhất hãy thẳng thắn với họ – đừng úp mở về cơ hội làm việc trong tương lai. Dù là từ chối nhưng đừng quên gửi cho họ những lời chúc nhỏ (như “Chúc bạn may mắn với công việc / dự án…” hay “Chúng tôi chúc bạn mọi điều may mắn nhất trong tương lai”) thì cũng giúp bạn để lại được ấn tượng tốt về công ty.

Dưới đây là mẫu thư từ chối dành cho ứng viên đã đến tới những vòng tuyển dụng cuối, rằng bạn rất tiếc phải thông báo họ không thể đi tiếp tới những vòng sau đó. Bạn hoàn toàn có thể bổ sung vào email này một số nhận xét và chi tiết về lí do vì sao bạn từ chối họ, đặc biệt đối với những ứng viên đã tham gia vòng phỏng vấn. Với những ứng viên bị loại từ vòng gửi hồ sơ thì email có thể đơn giản và ngắn gọn hơn.

Bạn cũng có thể thay đổi ngôn ngữ trong email theo phong cách chuyên nghiệp hoặc thân thiện, tùy theo văn hóa riêng của công ty bạn.

Mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế nhất

Mẫu 1:

Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [Tên_công_ty]

[Tên_ứng_viên] thân mến,

Trước hết, chúng tôi chân thành cám ơn bạn đã dành thời gian quan tâm đến [Tên_công_ty]. Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi đã quyết định lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn với vị trí [Tên_vị_trí] bởi ở thời điểm này chúng tôi nhận thấy [lí do từ chối].

[Bạn có thể tùy chỉnh vào đoạn này những góp ý của bạn về quá trình ứng tuyển đối với những ứng viên mà bạn có thể cân nhắc trong tương lai:] Thực sự chúng tôi cũng rất ấn tượng với kĩ năng và các thành tích mà bạn đã đạt được [Tốt nhất nên chi tiết thêm về những điểm ở ứng viên khiến bạn chú ý.] Chính vì vậy chúng tôi tin rằng bạn có thể phù hợp với công ty chúng tôi cho những vị trí trong tương lai, và chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn ngay khi có cơ hội.

Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong sự nghiệp.

Trân trọng,

[Tên]

[Chữ kí]

Mẫu 2:

Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [Tên_công_ty]

Chào [tên],

Rất cám ơn bạn đã dành thời gian quan tâm đến [Tên_công_ty]. Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi đã quyết định lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn với vị trí [Tên_vị_trí] và yêu cầu của công việc tại thời điểm này.

Chúng tôi cũng rất ấn tượng với kĩ năng và các thành tích mà bạn đã đạt được [1 số chi tiết về những điểm ở ứng viên khiến bạn chú ý.] Chúng tôi tin rằng bạn có thể phù hợp với công ty chúng tôi cho những vị trí trong tương lai, và chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn ngay khi có cơ hội.

Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong sự nghiệp.

Trân trọng,

[Tên]

[Chữ kí]

Tham khảo thêm mẫu email mời phỏng vấn và mẫu email làm việc (offer email)