Một quy trình tuyển dụng hiệu quả là điều cần thiết với mọi doanh nghiệp bởi nó không những tránh gây tốn kém, mất thời gian mà còn giúp tuyển được những ứng viên chất lượng. Dưới đây là gợi ý để các doanh nghiệp xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự tối ưu.

Quy trình tuyển dụng nhân sự mới tại công ty

#Bước 1: Xây dựng tiêu chí tuyển dụng

Trước khi đặt bút viết mô tả công việc để đăng tuyển, bước đầu tiên luôn là xác định đâu là nhân sự công ty đang tìm kiếm. Việc này sẽ giúp cho bạn:

  • Viết một bản mô tả công việc (JD) đầy đủ và chính xác
  • Các phòng ban, HR tiếp nhận công việc có thể lọc được ứng viên theo đúng tiêu chí.
  • Đưa ra sự kỳ vọng một cách thực tế cho quản lý.
  • Tiết kiệm thời gian, chi phí tuyển dụng.

Để nhận diện được hình mẫu nhân sự tiềm năng, hãy nghiên cứu những người giỏi nhất trong từng phòng ban của bạn. Họ có những đặc điểm nào chung? Phong cách làm việc của họ là gì? Điều gì tạo động lực làm việc cho họ?

Danh sách dưới đây bao gồm 5 đặc điểm chung của những nhân viên tài năng:

Dễ tiếp thu: Bất cứ ngành nghề nào cũng cần nhân sự có khả năng tiếp thu tốt để nhanh chóng bắt kịp với công việc. Chỉ khi sẵn sàng tiếp nhận những lời nhận xét và học hỏi từ nó, người nhân viên mới có thể giỏi hơn qua từng ngày.

Thông minh: Ai cũng muốn làm việc cùng với những đồng nghiệp thông minh, bởi khi đó công việc sẽ trôi chảy hơn, thăng hoa hơn. Tố chất này những vị trí như kinh doanh, marketing, IT… đều cần.

Chăm chỉ: Báo cáo của Hiệp hội tâm lý học Mỹ đã chỉ ra rằng hầu hết các nhân sự  giỏi đều rất chăm chỉ và tận tâm. Họ luôn dành thời gian và công sức cho việc mình làm. Chính điều đó giúp cho họ ngày càng xuất sắc hơn.

Có thành tích: Họ có những thành tựu dù trong việc bán hàng, nghiên cứu hay trong học tập, thậm chí là công việc khác. Điều này chứng tỏ họ có ý chí phấn đấu để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

Sau khi lựa chọn được các tiêu chí tuyển dụng bằng việc vẽ nên hình mẫu nhân sự  lý tưởng cho công ty mình, bạn đã sẵn sàng chuyển sang bước thứ 2.

#Bước 2: Viết bản mô tả công việc (MTCV)

Allegis Group chỉ ra rằng 72% các nhà tuyển dụng cho rằng họ đã viết một mô tả công việc đủ rõ ràng nhưng chỉ 36% người tìm việc cảm thấy như vậy. Một bản mô tả công việc chuẩn sẽ giúp lọc ra những ứng viên sát nhất với yêu cầu của bạn. Vì vậy, hãy dành thời gian để viết một bản mô tả thật hấp dẫn, đồng thời cho họ thấy yêu cầu chính xác của công việc cũng như giấy tờ, hồ sơ cần gửi để tiết kiệm thời gian xét duyệt.

Một số lỗi thường gặp trong các bản MTCV của các doanh nghiệp:

Cóp nhặt bản mô tả công việc: Mỗi một công ty đều có văn hoá, chế độ đãi ngộ…khác nhau. Việc tham khảo là cần thiết để “biết người biết ta”, tuy nhiên hãy đảm bảo bản mô tả công việc của bạn giữ được tính độc đáo riêng có. Việc cóp nhặt mô tả công việc cũng dẫn đến hệ quả là tuyển nhân sự như tuyển mr.Hoàn hảo với danh sách yêu cầu kỹ năng, kinh nghiệm dài dằng dặc. Để tránh sai lầm đó, bạn nên chia những yêu cầu thành các mục: tối thiểu, ưu tiên và bổ sung.

Sử dụng nhiều thuật ngữ sáo rỗng: “nhạy bén trong kinh doanh”, “năng động”, “nhiệt huyết”… được sử dụng quá nhiều đến mức trở nên sáo rỗng. MTCV càng cụ thể, khả năng gặp được các ứng viên đúng với yêu cầu càng cao.

Thể hiện công việc một cách kém hấp dẫn: Phần lớn mẫu MTCV trên các job-site hay social đều chưa đưa ra được lý do khiến đây là công việc đáng mơ ước. Có thể là văn hoá công ty, lộ trình thăng tiến, mức lương cạnh tranh,… những đặc quyền mà chỉ công ty bạn mới có được. Đây là một trong những nguyên nhân khiến cho tỷ lệ CV gửi về ít hơn mong đợi.

Đưa ra những thông tin sai lệch: Khiến công việc của mình nghe hấp dẫn không đồng nghĩa với xuyên tạc nó. Ví dụ, nhiệm vụ của nhân viên bán hàng trong tháng đầu chỉ là gọi điện thoại cho khách hàng tiềm năng. Nếu thông tin đó không được đề cập trong bản mô tả sẽ khiến các ứng viên sớm bỏ việc khi nhận ra sự thật về công việc.

#Bước 3: Chuẩn bị sẵn bộ câu hỏi phỏng vấn

Sau khi viết ra được bản mô tả công việc phù hợp với những tiêu chí tuyển dụng, việc chuẩn bị sẵn bộ câu hỏi phỏng vấn cho từng vòng là điều cần thiết. Việc có những bộ câu hỏi cố định sẽ giúp bạn dễ dàng so sánh được các ứng viên với nhau. Đương nhiên là cũng không nên quá khô khan – mà bạn hoàn toàn có thể linh hoạt trong câu hỏi để khai thác hết các tiềm năng của ứng viên. Nhưng chắc chắn là việc chuẩn bị trước một buổi phỏng vấn là yêu cầu bắt buộc đối với nhà tuyển dụng.

Không khó để thực hiện việc này khi trên Google có rất nhiều tài liệu viết về điều này. TopHR cũng có một số bài viết gợi ý bộ câu hỏi phỏng vấn tại ĐÂY, mời bạn tham khảo.

Thông thường các HR hay recruiter chuẩn bị bộ câu hỏi trước một buổi phỏng vấn, tuy nhiên hãy nhớ lại những lần bạn tuyển dụng. Việc chọn lọc hồ sơ cũng như gọi điện hẹn phỏng vấn thường cách ngày nhận hồ sơ từ 3-5 ngày, trong thời gian đó còn khá nhiều việc liên quan đến nhân sự cần giải quyết, bạn dễ bị overload nếu vừa chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn cho từng vị trí. Vậy nên chúng tôi khuyên bạn nên chuẩn bị tất cả trước khi tiến hành tìm ứng viên.

#Bước 4: Tìm nguồn ứng viên

Sau công tác chuẩn bị cho đợt tuyển dụng, bạn cần thông báo đến nội bộ trong công ty được biết và quảng bá ra bên ngoài để ứng viên nắm được thông tin. Tin tuyển dụng có thể được đăng tải ở nhiều nơi. Nếu như theo cách truyền thống, tin tuyển dụng có thể đăng tin website tuyển dụng của doanh nghiệp hay trên các trang mạng việc làm; thì giờ đây nó có thể được chia sẻ qua nhiều tiện ích công nghệ khác như email tự động tới ứng viên, mạng xã hội Facebook, LinkedIn,…

Thử nhiều kênh truyền thông tuyển dụng là một cách hiệu quả để có nguồn ứng viên đáp ứng được yêu cầu. Dưới đây là một số gợi ý:

a) Trang thông tin tuyển dụng

Vietnamworks, Topcv.vn, CareerBuilder.vn… là một số website tuyển dụng phổ biến và hiệu quả nhất ở Việt Nam. Mỗi website đều có đặc thù riêng về đối tượng sử dụng và thuật toán dò tìm nên trước khi đăng thông tin tuyển dụng, bạn nên cân nhắc lựa chọn trang phù hợp nhất để tiết kiệm được về thời gian và chi phí.

Đọc thêm: 10 kênh tuyển dụng nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

b) LinkedIn

Việc tìm kiếm nhân sự qua LinkedIn không còn xa lạ với anh chị em làm nghề. Tuy nhiên, hạn chế của trang này là không nhiều ứng viên < 5 năm kinh nghiệm. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chọn Linkedin khi cần tuyển dụng các nhân sự ở tầm Manager, hay C-level trở lên.

c) Mạng xã hội

Với kênh truyền thông này, ngoài việc đăng tuyển lên facebook, các diễn đàn việc làm, bạn cũng nên yêu cầu các nhân viên trong công ty chia sẻ cơ hội việc làm lên trang cá nhân của mình.

d) Các mối quan hệ

Đối với những vị trí công việc quan trọng, yêu cầu kinh nghiệm cao, sử dụng các mối quan hệ để tìm kiếm ứng viên là cách tối ưu. Hãy tận dụng các mối quan hệ nghề nghiệp của mình và nhờ họ giới thiệu các ứng viên phù hợp với các tiêu chí bạn đề ra. Phương pháp giới thiệu ứng viên này vừa đỡ tốn kém chi phí, vừa đáng tin cậy.

e) Sử dụng Headhunt

Nếu doanh nghiệp đang cần tuyển gấp nhân sự, việc sử dụng Headhunt là một giải pháp nhanh chóng. Các nhân tài thường khá ngại đi tìm việc và thực tế thì họ cũng chẳng cần làm thế bởi mỗi khi nghỉ làm là họ đã liên tục nhận được lời săn đón từ khắp các nơi. Tuy nhiên, nhược điểm của cách làm này là tốn kém và các nhà tuyển dụng bên ngoài không nắm rõ văn hoá công ty bạn nên có thể khó khăn khi tìm người phù hợp.

#Bước 5: Sàng lọc hồ sơ

Dựa vào tiêu chí tuyển dụng đã xây dựng để bạn chọn lọc những hồ sơ thật sự phù hợp. Bạn còn nhớ 2 tiêu chí sàng lọc: Cơ bản – Ưu tiên mà TopHR đã chia sẻ ở bài viết trước chứ? Cả hai loại tiêu chí này đều cần có liên quan đến vị trí đang tuyển dụng và lý tưởng nhất là giống với bản mô tả công việc.

Nếu bạn chưa đọc có thể tìm lại tại: Bí quyết sàng lọc hồ sơ ứng viên

#Bước 6: Phỏng vấn

Sau khi có được danh sách các ứng viên phù hợp, một buổi phỏng vấn để cả doanh nghiệp và ứng viên có cơ hội trao đổi cũng như thấu hiểu nhau là điều cần thiết. Quy trình, hình thức cũng như bộ câu hỏi phỏng vấn sẽ khác nhau theo từng công ty và từng vị trí, có công ty lựa chọn phỏng vấn Online, có nơi muốn gặp trực tiếp ngay từ đầu, có nơi thì vòng phỏng vấn khá kỹ và nhiều bước. Chúng ta sẽ đi phân tích từng kiểu.

Phỏng vấn cơ bản (Initial interview) qua điện thoại/video call

Đây chỉ là một cuộc gọi từ HR hay Recruiter tới ứng viên được chọn để xác nhận những thông tin cơ bản nhất, đảm bảo sẵn sàng có thể chuyển ứng viên qua các vòng tiếp theo. Liệu họ đó điểm nào cần lưu ý? Động lực của họ khi ứng tuyển vào vị trí này là gì? Họ có đảm bảo được những yêu cầu tối thiểu không? Chỉ sau vài phút điện thoại, bạn cũng sẽ có thể rút gọn được danh sách, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả 2 bên.

Đối với những ứng viên do bạn chủ động tạo nguồn thay vì tự nộp đơn ứng tuyển, bạn cần có những tiêu chí đánh giá sâu và cẩn trọng hơn. Còn nếu là một ứng viên được đánh giá cao thì người gọi nên là trưởng phòng tuyển dụng hoặc người quản lý trực tiếp phòng ban/vị trí đó.

Phỏng vấn trực tiếp

Trong buổi phỏng vấn này, bạn sẽ có được những thông tin cuối cùng để quyết định xem ứng viên sẽ “đi tiếp” hay “dừng cuộc chơi tại đây”.

Tiến trình phỏng vấn nên được thực hiện như sau:

  1. Giới thiệu: Một vài phút trò chuyện để giúp ứng viên cảm thấy thoải mái hơn. Bạn có thể về hỏi thời tiết, giao thông, một số thông tin cá nhân, và giới thiệu qua về quy trình phỏng vấn.  
  2. Đặt câu hỏi phỏng vấn: Bắt đầu với các câu hỏi chung để khai thác thông tin, sau đó đi tới các câu hỏi hành vi và sau cùng là câu hỏi gây áp lực. Tuy nhiên trình tự này có thể được thay đổi tùy vào vị trí mà bạn đang tuyển dụng.
  3. Tổng kết: Tạo cơ hội để ứng viên đặt câu hỏi. Mô tả bước tiếp theo của quá trình tuyển dụng và đưa ra một mốc thời gian để thông báo kết quả. Bạn nên gửi lời cảm ơn tới ứng viên vì đã tới tham dự phỏng vấn, và dẫn họ ra khỏi văn phòng để thể hiện sự lịch sự.
  4. Bổ sung một bài kiểm tra nhỏ nếu cần: Việc tích hợp kiểm tra vào ngày phỏng vấn cũng là một việc làm khá thường gặp, do chúng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả ứng viên lẫn công ty. Tùy vào yêu cầu công việc, bạn có thể bổ sung bài kiểm tra tính cách, bài kiểm tra thái độ, kiểm tra viết, hoặc yêu cầu ứng viên thực hiện một bài thuyết trình.

Nhận xét sau phỏng vấn và ra quyết định

Sau khi kết thúc buổi phỏng vấn, hãy hỏi ý kiến từ các thành viên của hội đồng. Khi đó, ý kiến của hội đồng về ứng viên vẫn còn chính xác nhất, và bạn có thể đưa ra quyết định tuyển chọn nhanh nhất. Ngoài ra, đảm bảo rằng các thành viên hội đồng phỏng vấn đều có ghi lại những nhận xét của họ. Ra quyết định tuyển chọn càng sớm, bạn sẽ càng có được lợi thế cạnh tranh trước các doanh nghiệp đối thủ.

Xác minh ứng viên (reference checking)

Trong một số rất ít trường hợp, ứng viên thể hiện ra một con người mà nhà tuyển dụng mong muốn hơn là con người thực sự của họ, đến khi đảm nhận vị trí thì bạn ấy mới bộc lộ những điểm yếu của mình. Vậy nên khi bạn chắc chắn về việc sẽ offer cho ứng viên vị trí thì việc xác minh lại thông tin ứng viên (nhờ các nguồn khác xác nhận thông tin ứng viên cung cấp là chính xác) là một việc làm không thể thiếu.

#Bước 7: Ra quyết định tuyển dụng

Khi đã quyết định ký hợp đồng với ứng viên, hãy đưa ra offer với ứng viên càng nhanh càng tốt. Thủ tục onboard càng nhanh, càng khó để các công ty khác giành ứng viên từ bạn.

Thời điểm này, tốt nhất là hai bên đã thống nhất về mức lương. Riêng việc đàm phán lương không nên diễn ra quá vội vã. Hãy từ tốn hỏi ứng viên về mức đề xuất của anh ta và gợi nhắc anh ta về những câu hỏi trong buổi phỏng vấn như những điều anh ta thích về công ty, những gì anh ta kỳ vọng ở công việc mới sẽ sớm đạt được rồi dần dần thương lượng. Có thể để ứng viên có cuộc trao đổi trực tiếp với quản lý để có được cái nhìn cụ thể, rõ ràng và nhanh chóng đi đến kết luận. Dù sao cũng nên thoải mái một chút để hai bên vui vẻ!

Hãy luôn nhớ rằng không chỉ là việc bạn tuyển được người, mà còn phải đảm bảo bản thân ứng viên cũng thoải mái với vị trí ấy. Bạn sẽ xác lập được một mối quan hệ hai chiều chặt chẽ với nhân viên tương lai của mình.

Nếu ứng viên cần vài ngày để cân nhắc lời đề nghị của bạn, hãy cho họ thời gian. Nếu trong quá trình tuyển dụng có nhiều ứng viên phù hợp hơn số lượng cần tuyển, hãy giữ mối liên lạc và đồng thời cho họ biết rằng bạn rất ấn tượng và mong được hợp tác trong tương lai. Bởi rất có thể trong vài tháng tới, bạn lại cần tuyển dụng một nhân sự  khác.

#Bước 8: Đo lường và tối ưu

Đừng quá tập trung vào kết quả có bao nhiêu CV đổ về mà không biết được nguồn nào mang lại hồ sơ cho mình nhiều nhất.

Trong quá trình phỏng vấn cũng có rất nhiều rủi ro khiến kết quả trở nên thiếu chính xác. Do thiện cảm cá nhân của người phỏng vấn, hoặc do mẫu phỏng vấn không lớn, khiến người mà bạn tìm được chỉ là người giỏi nhất trong số những người phỏng vấn, chứ chưa phải người thực sự đáp ứng được yêu cầu công việc. Việc có một hệ thống đánh giá không chỉ giúp kết quả trở nên khách hơn hơn, mà còn duy trì được tính thống nhất và đẩy nhanh tiến độ công việc, nhất là khi số lượng phỏng vấn quá lớn.

Hãy theo dõi và ghi chú lại về mọi khía cạnh, bước nào hiệu quả, bước nào chưa thành công trong quá trình tuyển dụng. Bạn có thể sử dụng công cụ quản lý CV của TopCV như một công cụ đo lường và báo cáo hiệu quả trong các kênh ứng viên và trong từng bước của quá trình tuyển dụng.

3 điều cần lưu ý trước khi tuyển dụng

1. Cân nhắc kỹ về hình mẫu nhân sự bạn cần

Những nhân sự hoàn hảo thực sự hiếm, hoặc thậm chí không tồn tại. Chỉ có nhân sự phù hợp nhất với vị trí công việc mà thôi, Jack Ma cũng ưu tiên lựa chọn nhân sự như vậy. Vì thế trong mô tả công việc đừng yêu cầu quá nhiều kỹ năng không liên quan hoặc thứ yếu đối với công việc, tránh việc tìm người không có, lại ảnh hưởng đến thương hiệu tuyển dụng của công ty. Hãy cân nhắc kỹ về hình mẫu công ty đang cần.

2. Mất bao lâu để nhân sự mang lại lợi nhuận cho công ty?

Một nhân sự mới sẽ trải qua 3 giai đoạn: không có doanh thu, hồi vốn và tạo ra lợi nhuận. Phải mất một thời gian nhất định mới đến giai đoạn thứ 3, và khoảng thời gian đó là khác nhau với mỗi người. Điều này ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của công ty nên bạn cần cân nhắc nó.

Đầu tiên, cần xem xét tất cả các khoản tài chính liên quan đến một nhân sự , bao gồm lương cơ bản, hoa hồng, tiền thưởng,… Sau đó, lấy doanh thu ước tính trừ đi số tiền phải trả cho nhân sự  mỗi tháng, từ số liệu này, bạn sẽ tính toán được thời gian phải “tài trợ” cho nhân viên của mình trước khi ra được lợi nhuận.

3. Bạn sẽ trả lương cho họ như thế nào?

Có nhiều cách để trả lương cho nhân sự  như: chỉ trả lương cứng, lương cứng kèm theo hoa hồng, hoặc chỉ hoa hồng. Mỗi công thức tính lương đều có ưu và nhược điểm riêng, tuy nhiên dù chọn phương pháp nào thì những người bán hàng giỏi vẫn luôn xứng đáng với một mức thu nhập cao.

Lời kết

Cái giá phải trả của việc tuyển nhầm nhân sự lớn hơn so với việc không tuyển ai. Việc xây dựng một quy trình tuyển dụng chuẩn là một trong những giải pháp hạn chế tối đa việc đặt sai người lên cỗ xe doanh nghiệp. Bên cạnh đó, để đảm đảm bảo công ty không phải thường xuyên đối mặt với tình trạng khủng hoảng nhân sự hay có lợi nhuận tăng trưởng ổn định thì doanh nghiệp cần kết hợp với giải pháp công nghệ giúp luồng tuyển dụng được đẩy nhanh như một bộ máy.