Xác thực thông tin ứng viên là một bước rất quan trọng trong quy trình tuyển dụng giúp bạn hiểu ứng viên hơn những gì hồ sơ thể hiện. Đáng tiếc là hiện nay nhiều nhà tuyển dụng còn xem nhẹ việc này nên không làm hoặc chỉ làm qua loa, chiếu lệ.
4 lý do để nhà tuyển dụng cần tiến hành xác thực thông tin ứng viên
- Đảm bảo thông tin nhận được như những công việc trước đây, chức vụ và trách nhiệm, thời gian làm việc…đưa vào hồ sơ là chính xác.
- Có thêm góc nhìn khách quan về kinh nghiệm làm việc trước đây của ứng viên từ những người đã làm việc trực tiếp với họ.
- Biết được ứng viên có thói quen làm việc nhóm như thế nào, mối quan hệ với đồng nghiệp, người quản lý và khách hàng.
- Phát hiện những điểm/hành vi không phù hợp, làm cơ sở cho việc đưa ra quyết định có nên offer vị trí cho ứng viên đó hay không.
Tiến hành tham chiếu ứng viên như thế nào?
Thời gian: Sau vòng sàng lọc hồ sơ thay vì giai đoạn cuối cùng trước khi chính thức nhận ứng viên vào làm việc. Khi đó, nếu những thông tin về kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực của ứng viên chưa được chứng thực thì bạn hãy phỏng vấn kỹ hơn để giải tỏa những quan ngại này trong vòng phỏng vấn cuối cùng. Như thế khi đưa ra đề nghị tuyển dụng bạn sẽ thấy an tâm hơn.
Cách thức: Tham chiếu qua điện thoại là nhanh chóng & tiện lợi nhất. Thông qua giọng điệu nói chuyện của người tham chiếu, bạn có thể dò đoán được ý kiến đánh giá về ứng viên. Nếu không tiện, bạn có thể gửi câu hỏi tham chiếu qua email.
Bên cạnh đó, HR có nhiều cách để kiểm tra thông tin ứng viên thông qua vài cú click chuột trên các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter, Linkedin,…
Bộ câu hỏi để xác thực thông tin ứng viên
- [Tên ứng viên] đã làm việc tại công ty của bạn từ khi nào ở vị trí gì?
- Bạn biết gì về năng lực làm việc hoặc đã từng làm việc với [Tên ứng viên] chưa?
- Tại sao [Tên ứng viên] rời công ty của bạn?
- Các nhiệm vụ chính của [Tên ứng viên] là gì?
- Bạn có thể cho biết một vài dự án nhóm mà [Tên ứng viên] đã tham gia không? Vai trò của họ là gì và họ cộng tác với đồng nghiệp như thế nào?
- [Tên ứng viên] phản hồi như thế nào khi được góp ý?
- Một vài điểm mạnh và điểm yếu của [Tên ứng viên] là gì.
- Bạn nghĩ [Tên ứng viên] có kĩ năng nào nổi bật?
- [Tên ứng viên] xử lý các tình huống căng thẳng như thế nào? Xin đưa ra các ví dụ cụ thể.
- [Tên ứng viên] có phong cách quản lí thế nào? Bạn có thể kể lại một lần [Tên ứng viên] bất hòa với các thành viên trong nhóm?
- [Tên ứng viên] có hành vi nào ảnh hưởng đến hiệu quả công việc không? (ví dụ như: đi làm trễ, không kịp deadline hoặc tranh cãi với đồng nghiệp)
- Bạn có nghĩ [Tên ứng viên] có thể đảm nhận vai trò cao hơn không? Tại sao?
- Nếu có cơ hội, bạn có thuê [Tên ứng viên] lần nữa không?
Những trường hợp có thể xảy ra khi tiến hành xác thực thông tin ứng viên
Nhận được đánh giá tiêu cực: Thường để gia tăng cơ hội có việc làm, các ứng viên thường cung cấp những người giới thiệu có lợi cho mình. Vậy nên, nếu người tham chiếu đưa ra bất kỳ nhận xét tiêu cực nào, bạn nên xem xét nghiêm túc trước khi đưa ra quyết định.
Đánh giá tích cực nhưng thiếu dẫn chứng cụ thể: Khi xác thực thông tin, đa số HR sẽ nhận được phản hồi tốt về ứng viên này từ nhà quản lý cũ của họ. Thế nhưng, không phải người tham chiếu nào cũng chỉ ra cụ thể những kinh nghiệm hay những ý tưởng của ứng viên. Trong trường hợp này rất có thể ứng viên không thật sự xuất sắc như họ nói. Để hạn chế điều này, hãy trấn an người tham chiếu rằng cuộc gọi này là bí mật và bạn chỉ muốn tìm hiểu rõ thông tin ứng viên hơn.
Vài thông tin nhỏ không chính xác: ví dụ, thời gian làm việc, phạm vi trách nhiệm, thành tích đạt được… thì đây là dấu hiệu cảnh báo về tính trung thực của ứng viên.
5 sai sót nhà tuyển dụng thường mắc phải khi xác thực thông tin ứng viên
Chỉ xác minh thông tin đối với một vài ứng viên
Thay vì xác thực thông tin những ứng viên lọt vào vòng phỏng vấn nhưng một số nhà tuyển dụng chỉ chọn vài người tiêu biểu để gọi điện. Tuỳ từng cấp độ, cách thức và thời gian tiến hành xác minh thông minh khác nhau nhưng ít nhất, bạn cũng nên dành 5 phút cho mỗi ứng viên tiềm năng để có đủ thông tin trước khi ra quyết định tuyển dụng.
Dành nhiều thời gian cho việc xác minh
Nhiều HR chu đáo đến mức gửi một biểu cho cấp trên trước đây của ứng viên để yêu cầu họ đánh giá hiệu quả công việc. Điều này sẽ giúp HR có đầy đủ thông tin về ứng viên nhưng bạn có thể phải chờ khá lâu để nhận được câu trả lời hoàn chỉnh. Trong thời gian chờ đợi, ứng viên tiềm năng có thể sẽ tìm và chọn được một công việc khác. Để tiết kiệm thời gian, bạn nên tiến hành xác minh thông tin qua điện thoại.
Xác minh thông tin ở bước tuyển dụng cuối cùng
Nhiều HR tiến hành xác thực thông tin ứng viên sau vòng phỏng vấn cuối cùng. Lẽ ra, việc này nên được tiến hành sớm hơn trong quy trình tuyển dụng để có thể nắm rõ kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực của ứng viên. Yếu tố nào chưa được chứng thực, hãy hỏi trực tiếp ứng viên trong vòng phỏng vấn để giải tỏa những quan ngại này.
Không yêu cầu ứng viên cung cấp thêm người chứng thực thông tin
Một số NTD có thói quen chỉ tiến hành xác minh thông tin dựa trên danh sách những người chứng thực thông tin (referee) mà ứng viên ghi trong hồ sơ. Như thế thì bạn đã tự giới hạn lượng thông tin mà mình có thể thu thập được.
Với tư cách là NTD, bạn có quyền yêu cầu ứng viên cung cấp thêm những người chứng thực thông tin như quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, cấp dưới…
Cách đặt câu hỏi xác minh không phù hợp
Không ít HR có thói quen đặt câu hỏi “Có – Không” khi muốn xác thực thông tin nào đó. Vô hình chung điều này khiến cho người được hỏi rơi vào tình huống phải lựa chọn 1 trong 2 đáp án. Thay vì dùng câu hỏi “Có – Không”, HR nên chọn những câu hỏi dạng mở, ví dụ “Ông/bà thấy hiệu quả làm việc của anh X như thế nào?”, “Ông/bà có thể cho tôi biết một ví dụ cụ thể và lý do mà hiệu quả làm việc của X lại cao đến vậy?”.
Kết
Xác thực thông tin ứng viên tuy đòi hỏi khá nhiều thời gian và công sức nhưng đây là một việc HR cần làm khi tuyển dụng nhân sự. Nếu làm đúng cách, bạn sẽ không phải đối mặt với những rủi ro về tuyển dụng sai người.
