Tương tự như phễu Marketing, phễu Tuyển dụng nào cũng bị “dột”. Đây là bản chất của phễu. Đối với phễu Tuyển dụng, tình trạng “dột quá mức” xảy ra khi số lượng ứng viên trong một giai đoạn nào đó lớn hơn rất nhiều so với giai đoạn tiếp theo. Vậy doanh nghiệp có thể làm thế nào để “chống dột” cho phễu Tuyển dụng, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm ra câu trả lời hợp lý nhất cho doanh nghiệp mình.
Đánh giá hiệu quả của phễu Tuyển dụng
Để xác định phễu Tuyển dụng của bạn có đang thực sự rơi vào tình trạng “dột quá mức” hay không, có hai vấn đề nhà quản trị cần quan tâm: các chỉ số đo lường hiệu quả của phễu Tuyển dụng hiện tại và “thước đo” tham khảo để đối chiếu, so sánh.
Số liệu đo lường cho từng giai đoạn trong phễu Tuyển dụng
Khi xây dựng phễu Tuyển dụng với các giai đoạn khác nhau, doanh nghiệp nên xác định những thang đo tương ứng tại mỗi giai đoạn. Dưới đây là một ví dụ về các số liệu nhà tuyển dụng cần đo lường:
- Giai đoạn Awareness: Số người truy cập website nghề nghiệp
- Giai đoạn Attraction: Số lượt xem tin tuyển dụng
- Giai đoạn Applications: Số lượng hồ sơ ứng tuyển
- Giai đoạn Test: Số lượng ứng viên vượt qua bài kiểm tra năng lực
- Giai đoạn Interview: Số lượng ứng viên vượt qua bài phỏng vấn
- Giai đoạn Verifying: Số lượng ứng viên vượt qua vòng xác minh thông minh
- Giai đoạn Offers: Số lượng ứng viên được doanh nghiệp đưa offer
- Giai đoạn Hires: Số lượng ứng viên được tuyển dụng (Nhân viên thử việc)
- Giai đoạn Onboard: Số lượng ứng viên trở thành nhân viên chính thức
Các chỉ số đánh giá hiệu quả của phễu Tuyển dụng
Doanh nghiệp cần đo lường hiệu suất của phễu Tuyển dụng một cách có hệ thống dựa trên các tiêu chí cụ thể. Trong đó, các tiêu chí quan trọng nhất cần lưu ý bao gồm:
- Tỷ lệ chuyển đổi qua từng giai đoạn (Conversion rate)
- Nguồn tuyển dụng (Source of hire)
- Thời gian tuyển dụng (Time to hire)
- Chi phí tuyển dụng/ người (Cost per hire)
- Trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience)
→ Tham khảo chi tiết bài viết: 5 tiêu chí quan trọng hàng đầu đánh giá hiệu quả của phễu Tuyển dụng
Thước đo tham khảo đánh giá hiệu quả của phễu Tuyển dụng
Sau khi có các số liệu đo lường trong từng giai đoạn và các chỉ số đánh giá hiệu quả của phễu Tuyển dụng, việc doanh nghiệp cần làm là so sánh, đối chiếu các thang đo này qua từng tuần, từng tháng, từng chiến dịch. Mặc dù bạn có thể không ngay lập tức biết vấn đề là gì, những con số này cũng cho bạn căn cứ để bắt đầu. Bạn có thể nhanh chóng xác định giai đoạn nào đang có vấn đề và “nhảy vào” để xem vấn đề là do đâu và cách sửa chữa nó. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng có nên tham khảo các chỉ số của các doanh nghiệp trong cùng ngành, cùng lĩnh vực để xác định tình trạng hiện tại của phễu.
Theo báo cáo của Jobvite thực hiện dựa trên khảo sát và phân tích cơ sở dữ liệu từ hơn 50 triệu ứng viên và 10 triệu đơn ứng tuyển, nhà tuyển dụng có thể sử dụng những con số tiêu chuẩn sau làm “thước đo” tham khảo để đánh giá hiệu quả của phễu Tuyển dụng.
Tất nhiên, những con số trên chỉ mang tính chất tham khảo, nhưng ý tưởng chính ở đây là sau khi có dữ liệu về phễu Tuyển dụng, doanh nghiệp cần xem xét, đánh giá những con số đó để có những điều chỉnh phù hợp, thay vì chỉ “nhìn ngắm” chúng mà không đưa ra hành động nào.
Giải pháp “chống dột” cho phễu Tuyển dụng
Nâng cao trải nghiệm ứng viên
Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến tình trạng “dột quá mức” cho phễu Tuyển dụng đến từ một trải nghiệm ứng viên tệ hại.
Phễu Tuyển dụng được xây dựng dựa trên hành trình trải nghiệm của ứng viên (Candidates Experience Journey). Vì vậy, tìm hiểu và nâng cao trải nghiệm của ứng viên qua từng giai đoạn trong phễu là một nhiệm vụ rất quan trọng của bộ phận tuyển dụng. Hãy thiết kế lại hành trình trải nghiệm của ứng viên để quá trình ứng tuyển trở nên dễ dàng, nhanh chóng và thú vị hơn. Muốn vậy, nhà tuyển dụng cần đặt mình vào vị trí của người tìm việc: Bạn sẽ có những câu hỏi, thắc mắc nào? Những thông tin nào sẽ hữu ích? Điều gì sẽ hấp dẫn, thu hút sự chú ý của bạn? Điều gì trong quá trình tuyển dụng sẽ khiến bạn không hài lòng?
Xây dựng hành trình trải nghiệm ứng viên là một quá trình cần thời gian và chỉnh sửa liên tục để hoàn thiện. Nhưng điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng xác định được các điểm “tắc nghẽn” trong phễu Tuyển dụng và khắc phục nhanh chóng. Đồng thời, khi bạn tạo ra một trải nghiệm ứng tuyển tuyệt vời, bạn sẽ nhận được nhiều sự phản hồi, nhiều lượt giới thiệu hơn và tất nhiên là phễu Tuyển dụng của bạn cũng sẽ hoạt động hiệu quả hơn
Thường xuyên tương tác với ứng viên
Bạn đã bao giờ nghe về “hố đen tuyển dụng” chưa? Đây chính là những gì ứng viên mô tả sau khi nộp đơn ứng tuyển vào một vị trí – bạn gửi hồ sơ ứng tuyển, và sau đó bản CV đó rơi vào một hố đen không xác định và bạn không bao giờ nghe được phản hồi về nó từ bất kỳ ai. Điều tương tự cũng xảy ra trong giai đoạn kiểm tra năng lực hoặc phỏng vấn.
Trên thị trường việc làm hiện nay, các ứng viên hàng đầu có rất nhiều lựa chọn, họ có thể bị thu hút bởi các nhà tuyển dụng khác, đơn giản vì họ không biết về tình trạng hiện tại. Việc không phản hồi với ứng viên sau mỗi giai đoạn là một trong những nguyên nhân chính khiến các ứng viên tiềm năng của bạn lần lượt “rớt” khỏi phễu Tuyển dụng. Nếu muốn cải thiện tình trạng này, doanh nghiệp cần loại bỏ các “hố đen” trong quy trình tuyển dụng hiện tại với một số gợi ý sau đây:
- Trả lời tự động: Hãy thiết lập một email trả lời tự động để xác nhận những ứng viên nộp đơn, cảm ơn họ đã ứng tuyển và đưa ra chỉ dẫn về các bước tiếp theo.
- Tự động nhắc nhở phỏng vấn: Sử dụng các công cụ như Google Calendar để nhắc nhớ ứng viên về cuộc phỏng vấn sắp tới. Thông báo với ứng viên qua email, yêu cầu các thành viên tham gia buổi phỏng vấn xác nhận và liên hệ với những người không phản hồi.
- Cung cấp thông tin về cách thức và thời điểm đưa ra phản hồi: để ứng viên không có những lo lắng vô ích và duy trì sự tập trung vào vị trí tuyển dụng của bạn
- Cải thiện tốc độ: Thời gian phản hồi sau khi nhận hồ sơ ứng tuyển không nên quá 48 giờ. Thời gian thích hợp để thông báo kết quả sau mỗi bước trong quy trình tuyển dụng không nên quá 5 ngày làm việc. Khung thời gian có thể thay đổi đối với mỗi chiến dịch, vị trí tuyển dụng khác nhau, tuy nhiên, hãy luôn nhớ rằng trong cuộc đua thu hút nhân tài, người nhanh hơn sẽ luôn nắm phần chủ động.
- Tích cực giao tiếp cá nhân: Mặc dù ứng dụng công nghệ và các công cụ tự động hóa trong tuyển dụng là một điều cần thiết, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn cần quan tâm và duy trì các giao tiếp mang tính cá nhân hóa đến từng ứng viên để gia tăng sự kết nối và duy trì sự quan tâm của ứng viên với vị trí ứng tuyển.
Applicant Tracking System – giải pháp công nghệ giúp “chống dột” hiệu quả cho phễu Tuyển dụng
Với sự ảnh hưởng của cuộc cách mạng 4.0, công nghệ đang đem tới những màn lột xác ấn tượng ở các doanh nghiệp nói chung và ngành tuyển dụng, nhân sự nói riêng. Các vấn đề trước đây từng được coi là khó khăn với phương thức tuyển dụng truyền thống thì hiện tại có thể giải quyết thuận tiện, nhanh chóng với sự hỗ trợ của công nghệ và các hệ thống thông minh/ tự động hóa. Applicant Tracking System (ATS) – Hệ thống quản lý CV và quy trình tuyển dụng chính là một trong những công cụ như thế.
Phễu Tuyển dụng giúp đơn giản hóa quá trình tuyển dụng thành các giai đoạn khác nhau và ở từng giai đoạn lại có những nhiệm vụ, mục tiêu riêng biệt. Và phần khó khăn chính là làm thế nào để quản lý hiệu quả của các giai đoạn này. Nếu thiếu đi một hệ thống quản lý khoa học, rất có thể bạn sẽ để lỡ, hoặc sai sót trong một công đoạn nào đó. Với hệ thống ATS, bạn đã có thể quản lý từng công đoạn của công việc tuyển dụng khoa học hơn, đồng thời hạn chế tối thiểu các thao tác thủ công, giấy tờ, từ đó gia tăng hiệu quả chung.
ATS giúp doanh nghiệp nắm được chính xác tỷ lệ chuyển đổi ứng viên qua từng giai đoạn của phễu Tuyển dụng, biết được nên đầu tư vào khâu nào để đạt hiệu quả tốt hơn, và đặc biệt là lưu trữ dữ liệu cho mục đích lâu dài. Hơn nữa, khi có bất kỳ một thay đổi nào về nhân sự tham gia, quy trình tuyển dụng cũng sẽ không bị gián đoạn khi toàn bộ thông tin đều được lưu trữ và sẵn sàng chuyển giao.
Về cơ bản, các phần mềm ATS giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán:
- Thu thập và lưu trữ hồ sơ ứng viên về một nguồn: Mọi thông tin của ứng viên sẽ được thu về một nguồn, kể cả những hồ sơ chưa đạt yêu cầu. Nhờ vậy, người làm tuyển dụng khi cần có thể tìm kiếm theo nhiều trường thông tin khác nhau như số năm kinh nghiệm, vị trí đã ứng tuyển… Không chỉ tìm kiếm dễ dàng, họ cũng có thể tái sử dụng lượng dữ liệu này cho những lần tuyển dụng tiếp theo.
- Quản lý tình hình ứng viên trong từng giai đoạn tuyển dụng: Để tuyển được một nhân sự, cần đi qua nhiều giai đoạn, sàng lọc nộp CV đến kiểm tra năng lực, phỏng vấn lần 1, phỏng vấn lần 2, đưa offer,… Trên cả hành trình ấy, nếu không kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp có thể “bỏ lỡ” ứng viên bất cứ lúc nào. Ví dụ như quên liên hệ thông báo kết quả, không nhắc ứng viên về thời gian phỏng vấn… Hệ thống ATS sẽ giúp người làm tuyển dụng năm rõ tình trạng ứng viên hiện tại, từ đó đưa ra những phương án tiếp theo.
- Phân tích và đưa ra báo cáo: Sau mỗi chiến dịch tuyển dụng, hệ thống sẽ tự phân tích và đưa ra những chỉ số quan trọng về hiệu quả tuyển dụng như số lượng hồ sơ gửi về, số người đi phỏng vấn, số lượng tuyển thành công, số lượng từ chối… Những dữ liệu được cập nhật real-time sẽ giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn toàn diện, bao quát về hoạt động của phễu Tuyển dụng, từ đó phát hiện các vấn đề hiện tại và đưa ra những điều chỉnh kịp thời
Theo ông Trần Trung Hiếu, CEO TopCV – Nền tảng tuyển dụng hàng đầu Việt Nam, mặc dù các công cụ ATS đã ra đời từ lâu, nhưng doanh nghiệp Việt chưa áp dụng nhiều. Thông thường, doanh nghiệp Việt lưu trữ dữ liệu trên các file excel, việc nhập dữ liệu thủ công dễ dàng dẫn tới tình trạng thất lạc, sai sót dữ liệu đồng thời hao tốn thời gian của doanh nghiệp. Thấu hiểu vấn đề này, TopCV đã nghiên cứu, tích hợp công cụ quản lý CV & quy trình tuyển dụng (ATS) trong các gói dịch vụ tuyển dụng hiện tại, nhằm đồng hành cùng doanh nghiệp Việt tuyển dụng hiệu quả, phát triển bền vững.
Với hệ thống ATS của TopCV, bạn có thể xem lịch sử của ứng viên với công ty của mình, bao gồm việc họ đã nộp đơn cho vị trí nào trước đây, ứng viên đến từ nguồn nào và đang ở trạng thái nào trong quy trình tuyển dụng.
Lời kết
Như đã nhắc đến trong phần mở đầu, phễu Tuyển dụng nào cũng sẽ bị “dột”. Tuy nhiên, một nhà tuyển dụng hiện đại chắc chắn sẽ là người luôn nỗ lực để phát hiện các “lỗ hổng” và “lấp kín” nó một cách kịp thời, nhằm thu hút những nhân tài tốt nhất về cho doanh nghiệp. Hi vọng với bài viết trên, bạn đã có thêm những gợi ý để “chống dột” hiệu quả cho phễu Tuyển dụng của mình.
