5 chỉ số quan trọng hàng đầu đánh giá hiệu quả của phễu Tuyển dụng

Phễu Tuyển dụng (Recruitment Funnel) là một khuôn mẫu thể hiện toàn bộ quá trình tuyển dụng với các giai đoạn khác nhau theo hành trình trải nghiệm của ứng viên (Candidate Journey) từ nhận thức thương hiệu tuyển dụng đến thời điểm trở thành nhân viên chính thức. Nếu được sử dụng một cách hiệu quả, phễu Tuyển dụng sẽ cung cấp cho bạn một nguồn ứng viên tiềm năng, phù hợp không chỉ để “lấp đầy” các vị trí còn trống, mà còn đảm bảo nhân sự ổn định cho chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Để đảm bảo phễu Tuyển dụng của bạn đang hoạt động hiệu quả và thu hút được những nhân tài tốt nhất, doanh nghiệp cần đo lường hiệu suất của phễu Tuyển dụng một cách có hệ thống dựa trên các tiêu chí cụ thể, từ đó tối ưu từng giai đoạn. Trong bài viết này, TopHR sẽ giới thiệu cho bạn 5 chỉ số quan trọng hàng đầu đánh giá hiệu quả của phễu Tuyển dụng.

Mô hình phễu tuyển dụng
Mô hình phễu Tuyển dụng (Recruitment Funnel)

1. Tỷ lệ chuyển đổi giữa giai đoạn (Coversion rate)

Tỷ lệ chuyển đổi là chỉ số quan trọng nhất để đo lường hiệu quả của phễu Tuyển dụng. Bạn có thể phân tích từng giai đoạn trong phễu Tuyển dụng và tính tỷ lệ ứng viên vượt qua mỗi giai đoạn trên tổng số ứng viên tham gia giai đoạn đó. Bằng cách này, bạn sẽ biết giai đoạn nào trong phễu đang gặp vấn đề và có thể nhanh chóng đưa ra giải pháp khắc phục để tuyển dụng hiệu quả hơn. Chỉ số này đặc biệt có ý nghĩa khi doanh nghiệp muốn tăng quy mô tuyển dụng mà vẫn đảm bảo chất lượng ứng viên.

Nếu có quá ít ứng viên tham gia vào giai đoạn tiếp theo, có thể các tiêu chí đánh giá đang quá nghiêm ngặt. Việc quá thận trọng có thể khiến bạn đánh mất các ứng viên tiềm năng chất lượng. Tuy nhiên, nếu có nhiều ứng viên vượt qua để bước vào giai đoạn tiếp theo, có thể các tiêu chí tìm kiếm, đánh giá đang không đủ tính chọn lọc, hệ quả là bạn sẽ mất nhiều thời gian và chi phí hơn để sàng lọc ứng viên. 

Dưới đây là một số con số gợi ý cho nhà tuyển dụng khi đo lường tỷ lệ chuyển đổi:

Tỷ lệ chuyển đổi là chỉ số quan trọng hàng đầu để đo lường hiệu quả của phễu Tuyển dụng
Tỷ lệ chuyển đổi là chỉ số quan trọng hàng đầu để đo lường hiệu quả của phễu Tuyển dụng – Nguồn: Jobvite
  • Tỷ lệ chuyển đổi từ giai đoạn Awareness – khi ứng viên nhận thức về thương hiệu tuyển dụng và vị trí đang còn trống đến giai đoạn Applications – nộp hồ sơ ứng tuyển là 11%.
  • Tỷ lệ chuyển đổi từ giai đoạn Applications – Ứng tuyển đến giai đoạn Interviews – Phỏng vấn: 12%
  • Tỷ lệ chuyển đổi từ giai đoạn Interviews – Phỏng vấn đến giai đoạn Offers – Phỏng vấn: 17%
  • Tỷ lệ chuyển đổi từ giai đoạn Offers – Phỏng vấn đến giai đoạn Hires: 89%

2. Nguồn tuyển dụng (Source of hire)

Với sự phát triển của công nghệ và các công cụ mới, nhà tuyển dụng ngày nay ngày càng có cơ hội tiếp cận và sử dụng nhiều kênh tuyển dụng hơn. Tất nhiên, có nhiều kênh tuyển dụng là rất tốt, nhưng việc đo lường hiệu quả của chúng còn quan trọng hơn.

Nguồn tuyển dụng chính là chiếc chìa khóa giúp doanh nghiệp đo lường sự thành công của từng chiến dịch tuyển dụng. Đồng thời, nắm bắt được nguồn ứng viên của doanh nghiệp đến từ đâu là tiêu chí quan trọng hàng đầu để đưa ra quyết định về việc lựa chọn kênh tuyển dụng và cách phân bổ ngân sách hợp lý. Điều này cho phép nhà tuyển dụng loại bỏ những kênh hoạt động kém chất lượng để chuyển nguồn lực sang những kênh có ROI hiệu quả hơn, từ đó cải thiện hiệu quả của chiến lược tuyển dụng. 

Có nhiều kênh tuyển dụng là rất tốt, nhưng việc đo lường hiệu quả của chúng còn quan trọng hơn
Có nhiều kênh tuyển dụng là rất tốt, nhưng việc đo lường hiệu quả của chúng còn quan trọng hơn

Ví dụ, nếu trong quá trình tổng hợp và phân tích thông tin, bạn nhận thấy có rất nhiều ứng viên tuyệt vời đến từ sự giới thiệu của nhân viên. Hãy trình bày kết quả này với trưởng bộ phận/ trưởng nhóm tuyển dụng, người sau đó có thể giúp bạn xây dựng các chương trình nhân viên giới thiệu ứng viên.

Doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên ( Applicant Tracking System) để kiểm soát số lượng hồ sơ ứng viên đổ về từ các nguồn khác nhau, từ đó đưa ra các quyết định, điều chỉnh phù hợp.

3. Thời gian tuyển dụng (Time to hire)

Bắt đầu từ thời điểm một ứng viên có nhận thức về thương hiệu tuyển dụng và vị trí đang còn trống đến thời điểm trở thành nhân viên chính thức, về cơ bản họ đã trải qua một loạt các giai đoạn khác nhau. Những ứng viên tài năng nhất sẽ luôn có nhiều lựa chọn trong tay, vì vậy bạn cần đảm bảo quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp diễn ra trong một khoảng thời gian phù hợp. Nếu không, bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội thu về những nhân tài tốt nhất. 

Từ chỉ số Thời gian tuyển dụng, nhà quản trị nhân nhân sự sự có thể lập kế hoạch tuyển dụng, đảm bảo doanh nghiệp vận hành ổn định
Từ chỉ số Thời gian tuyển dụng, nhà quản trị nhân nhân sự sự có thể lập kế hoạch tuyển dụng, đảm bảo doanh nghiệp vận hành ổn định

Đo lường thời gian tuyển dụng sẽ cho bạn một góc nhìn rõ ràng về thời gian cần thiết để tuyển dụng, từ thời điểm bắt đầu mở vị trí đến lúc tuyển dụng được nhân viên chính thức. Từ đó, nhà tuyển dụng sẽ có thể cải thiện từng giai đoạn trong phễu Tuyển dụng để ngăn chặn những điểm “tắc nghẽn” không mong muốn, nhằm mục đích cuối cùng là tuyển dụng tốt hơn và nhanh hơn.

Nghiên cứu chỉ ra rằng các công ty trung bình mất 26 – 34 ngày để “lấp đầy” một vị trí còn trống. Thời gian tuyển dụng cũng là yếu tố xác định độ chuyên nghiệp trong hoạt động tuyển dụng của công ty, đồng thời lập kế hoạch tuyển dụng để đảm bảo sự ổn định cho hoạt động quản trị nhân sự trong doanh nghiệp.

4. Chi phí tuyển dụng/người (Cost per hire)

Để chuyển đổi thành công một ứng viên tiềm năng qua phễu Tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ cần bỏ ra nhiều loại chi phí khác nhau. Chi phí tuyển dụng/người là chỉ số được đề cập nhiều nhất cho mỗi chiến dịch tuyển dụng. Tương tự như Thời gian tuyển dụng (Time to hire), Chi phí tuyển dụng/người (Cost per hire) cung cấp một “thước đo”, một cái nhìn sâu sắc về hiệu quả của quá trình tuyển dụng. Đây cũng là yếu tố cốt lõi khi tính toán và quản lý ngân sách tuyển dụng, đồng thời xác định kênh tuyển dụng hiệu quả và loại bỏ kênh tuyển dụng kém tương tác.

Công thức tính Chi phí tuyển dụng/ người

CPH = Tổng chi phí tuyển dụng/ Tổng số lượng ứng viên tuyển được = (Tổng chi phí tuyển dụng nội bộ + Tổng chi phí tuyển dụng bên ngoài)/ Tổng số lượng ứng viên tuyển thành công.

Để có thể đánh giá toàn diện và sâu sắc về chỉ số này, bạn phải sử dụng những dữ liệu chính xác và chi tiết nhất có thể. Trong đó:

  • Chi phí tuyển dụng nội bộ bao gồm: Lương trả cho đội ngũ tìm kiếm ứng viên tài năng, Chi phí thời gian của việc thuê người quản lý, Chi phí học tập & phát triển cho nhóm tuyển dụng của doanh nghiệp.
  • Chi phí tuyển dụng mua ngoài ngoài bao gồm: Phí trả cho các agency bên ngoài/ Headhunter, Phí đăng tin tuyển dụng, Đơn vị cung cấp bài kiểm tra năng lực nhân viên hay phí kiểm tra sức khoẻ nhân sự, Hoạt động xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng (ví dụ: hội chợ nghề nghiệp) hay Phí hệ thống quản lý quản lý hồ sơ ứng viên (ATS).
Chi phí cho mỗi lần tuyển dụng là chi phí bằng tiền trung bình doanh nghiệp cần bỏ ra để tuyển dụng một nhân sự mới
Chi phí cho mỗi lần tuyển dụng là chi phí bằng tiền trung bình doanh nghiệp cần bỏ ra để tuyển dụng một nhân sự mới

Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để có thể đánh giá và tối ưu Chi phí cho mỗi lần tuyển dụng? Ý tưởng ở đây là hãy so sánh con số này với mức trung bình chung của các công ty cùng ngành, từ đó liên tục cải thiện phễu Tuyển dụng và cắt giảm các hoạt động không mang lại hiệu quả đầu tư thích hợp. Nếu số tiền bỏ ra quá cao, doanh nghiệp cần phải xem xét lại mọi hoạt động trong phễu Tuyển dụng để tìm ra điểm bất thường khiến chi phí đội lên nhiều như vậy.

5. Trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience)

Trải nghiệm ứng viên là một trong những khía cạnh quan trọng nhất trong việc quyết định hiệu quả của phễu Tuyển dụng. Một trải nghiệm ứng viên tích cực có thể giúp doanh nghiệp bạn thu hút nhiều ứng viên hơn hoặc ngược lại, vị trí bạn đang tuyển dụng sẽ rất khó để “lấp đầy” nếu ứng viên có những trải nghiệm ứng tuyển không tốt. Thực tế cho thấy, các công ty đề cao trải nghiệm ứng viên đều có kết quả kinh doanh đáng kinh ngạc với lợi nhuận cao gấp 4 và doanh thu cao gấp đôi. Chất lượng tuyển dụng cũng được cải thiện đến 70%. Đây là lý do nhà quản trị nhân sự nói chung và nhà tuyển dụng nói riêng cần quan tâm đến trải nghiệm ứng viên, từ đó tối ưu Phễu Tuyển dụng hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

Có nhiều cách khác nhau để nhà tuyển dụng có thể đo lường và đánh giá trải nghiệm của ứng viên: thực hiện một cuộc khảo sát hoặc yêu cầu phản hồi lại ở cuối mỗi giai đoạn trong phễu Tuyển dụng, phỏng vấn nhân viên mới, phỏng vấn nhân viên hiện tại,… Điều quan trọng là dù thực hiện đánh giá bằng phương pháp nào, nhà tuyển dụng cũng luôn cần nỗ lực để cải thiện những khía cạnh bị phản ánh là chưa tích cực.

→ Tham khảo: HR nên làm gì để nâng cao trải nghiệm ứng viên?

Phễu Tuyển dụng đang trở thành xu hướng trong bối cảnh ứng viên mới là người nắm quyền chủ động trên thị trường việc làm. Đây cũng là mô hình tiêu chuẩn được những chuyên gia nhân sự hàng đầu, các tập đoàn lớn trên thế giới sử dụng và thành công. Hi vọng qua bài viết trên của TopHR, bạn đã có thêm những gợi ý để đưa ra các chỉ số đo lường hiệu quả của phễu Tuyển dụng hiện tại, từ đó tuyển dụng thành công và phát triển chiến lược nhân sự lâu dài.

Bên cạnh các bài blog chất lượng, insider.tophr.vn còn đem tới nhiều chương trình ưu đãi, phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của những người làm tuyển dụng-nhân sự và quản lý doanh nghiệp.

Đăng tuyển miễn phí – không giới hạn số lượng chỉ với 1 click tại đây.

Trải nghiệm tính năng Chiến dịch tìm kiếm ứng viên – Nâng tầm tuyển dụng hiện đại trong mùa tuyển dụng tại đây