Tại hội thảo “Bí quyết quản trị hiệu suất doanh nghiệp và nhân viên” do TopHR, TopCV cùng CTCP Giá trị Cộng đồng SSKPI tổ chức, chuyên gia tư vấn vận hành Phan Huy Nam đã chia sẻ các cách thức tối ưu hiệu quả quản lý tổ chức và nâng cao năng lực nhân viên.
Tại hội thảo, chuyên gia tư vấn vận hành Phan Huy Nam nhấn mạnh, các nhà quản trị nhân sự cần nắm được 4 yếu tố tác động đến hiệu suất, bao gồm: chức năng (function), năng lực (ability), động lực (motivation) và môi trường (enviroment). Đó cũng chính là 4 vấn đề chính được thảo luận trong sự kiện.
Tại hội thảo, chuyên gia tư vấn vận hành Phan Huy Nam nhấn mạnh, các nhà quản trị nhân sự cần nắm được 4 yếu tố tác động đến hiệu suất, bao gồm: chức năng (function), năng lực (ability), động lực (motivation) và môi trường (enviroment). Đó cũng chính là 4 vấn đề chính được thảo luận trong sự kiện.
Tối ưu cấu trúc tổ chức
Khi cơ cấu tổ chức cồng kềnh, doanh nghiệp thường sẽ phải đối mặt với những vấn đề như: nhân viên phải chịu sự chỉ đạo của quá nhiều cấp trên cùng lúc, công việc triển khai chậm chạp, rối loạn, nhiều việc không ai làm, đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, mâu thuẫn nội bộ thường xuyên xảy ra gây mất đoàn kết…
Để tránh tình trạng này, ban lãnh đạo cần thực hiện quá trình phân tích và xây dựng cấu trúc tổ chức tối ưu. Quy trình đó gồm các bước:
- Định hướng tổ chức: xác định sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi
- Phân tích tổ chức: xác định chiến lược, chuỗi giá trị, quy trình sản xuất kinh doanh lõi
- Thiết kế tổ chức: thiết kế cơ cấu tổ chức và ma trận chức năng
- Thiết kế công việc: xác định chức năng nhiệm vụ, nguồn lực của từng bộ phận
- Mô tả công việc: mục đích công việc, kết quả, phạm vi ảnh hưởng, nhiệm vụ
Khi cơ cấu tổ chức được xây dựng theo một quy trình bài bản, mọi bộ phận, mọi cá nhân đều được sẽ được gắn cho những công việc cụ thể. Từ đó, nhà quản lý nhân sự có thể quan sát, cắt giảm hoặc luân chuyển những vị trí nhân sự không còn phù hợp, tránh sự cồng kềnh.
Nâng cao năng lực đội ngũ
Theo ông Nam, mỗi doanh nghiệp đều cần xây dựng một bộ năng lực cốt lõi cho nhân viên. Đây là những đặc tính và hành vi cơ bản mà tất cả cán bộ nhân viên công ty đều cần có để đạt hiệu quả công việc. Bộ năng lực này sẽ là cơ sở để đánh giá chất lượng đầu vào của nhân viên cùng quá trình học hỏi, phát triển bản thân sau này. Bộ năng lực cốt lõi này gồm 3 nhóm năng lực:
- Năng lực kỹ thuật chuyên môn: những kiến thức, kỹ năng chuyên môn gắn với một lĩnh vực cụ thể (kỹ năng bán hàng, kỹ năng lập trình…)
- Năng lực đáp ứng chuyên môn: các đặc tính cần có để thực hiện chuyên môn cụ thể (tính chính xác, tỷ mỷ trong công việc, liêm chính…)
- Năng lực lãnh đạo: năng lực quản lý công việc của bản thân và của đội nhóm. Đây là nhóm đặc tính hành vi tiêu biểu cần được chú ý ở các cấp quản lý của công ty.
Trong quá trình phỏng vấn, có nhiều công thức, phương pháp để xác định được đúng năng lực hiện có của ứng viên.
- Situation (kể lại 1 sự kiện có thật trong quá khứ mà bạn thành công nhất)
- Task (mô tả rõ nhiệm vụ, vai trò chính của bạn trong sự kiện đó)
- Action (mô tả rõ hành động, hành vi của bạn trong sự kiện đó)
- Result (mô tả kết quả của sự kiện và kết quả của bạn).
Gia tăng động lực nhân viên
Theo một nghiên cứu công bố trên trang Harvard Business Review, khi nhân viên có động lực làm việc, sự sáng tạo của họ tăng gấp 3 lần, hiệu suất tăng lên 31%, và doanh thu công ty cao hơn 37%. Vì vậy, các nhà lãnh đạo cần biết cách liên tục truyền cảm hứng, tạo động lực cho nhân viên.
Có 5 bí quyết để tạo động lực cho nhân viên: (1) định hướng lộ trình công danh và giúp họ đạt mục tiêu; (2) cho họ thấy ý nghĩa công việc và đóng góp của họ cho tổ chức, xã hội; (3) có chính sách khen thưởng gắn với hiệu suất; (4) truyền cảm hứng và khích lệ thường xuyên; (5) tạo môi trường văn hoá doanh nghiệp thân thiện, quan tâm, động viên lẫn nhau.
Văn hoá và quản trị thực thi
Jack Welch, CEO của tập đoàn General Electric đã khẳng định “Văn hoá tạo ra các kết quả vĩ đại”. Nếu muốn doanh nghiệp đạt hiệu suất công việc cao, cần phải tạo lập văn hoá luôn hướng đến việc tối đa hiệu suất. Quá trình tạo lập văn hoá ấy cần bắt đầu bằng việc thiết lập mục tiêu, KPI và kế hoạch hành động rõ ràng, có quá trình theo dõi và đánh giá thường xuyên. Từ quá trình theo dõi, luôn cần có giải pháp kịp thời để giải quyết những vấn đề phát sinh. Văn hoá hướng đến hiệu suất còn được thực hiện từ sự đồng lòng, hợp tác chia sẻ của tất cả nhân sự vì mục tiêu chung của tổ chức và sự làm gương, truyền cảm hứng của cấp lãnh đạo.
Hội thảo chuyên môn “Bí quyết quản trị hiệu suất Doanh nghiệp & nhân viên” là hoạt động nằm trong chuỗi sự kiện ra mắt thương hiệu mới dành riêng cho người làm quản trị và nhân sự Việt Nam – TopHR Việt Nam.
Ngày 22/12, TopHR tiếp tục tổ chức hội thảo “Bí quyết Quản trị hiệu suất Doanh nghiệp và nhân viên” tại Tp.HCM với mong muốn sẽ mang đến nhiều góc nhìn mới mẻ về công tác quản trị, tuyển dụng, đo lường hiệu suất thông qua các nghiên cứu chuyên sâu của diễn giả và các khách mời tham dự.
