Các chỉ số đo lường trải nghiệm ứng viên nhà tuyển dụng cần nắm rõ

Tương tự như trải nghiệm khách hàng trong Marketing & Sales, trải nghiệm ứng viên trong tuyển dụng cũng cần được đo lường và theo dõi với các chỉ số cụ thể. Hãy cùng TopHR tìm hiểu các chỉ số trải nghiệm ứng viên và cách đo lường chúng trong bài viết sau. 

Trải nghiệm ứng viên: chìa khóa chinh phục nhân tài thành công

Trong thị trường tuyển dụng cạnh tranh gay gắt như hiện nay, quá trình tìm kiếm và thu hút nhân tài ngày càng mang tính thách thức và cạnh tranh cao giữa các doanh nghiệp. Trong đó, trải nghiệm ứng viên (candidate experience) là một trong những yếu tố hàng đầu để giúp doanh nghiệp chinh phục nhân tài thành công.

Trải nghiệm ứng viên trong tuyển dụng cũng giống như trải nghiệm khách hàng trong Marketing & Sales. Đó là toàn bộ những cảm xúc, hành vi và thái độ mà ứng viên trải qua trong quá trình ứng tuyển tại một doanh nghiệp, bao gồm quá trình tìm kiếm thông tin, nộp đơn xin việc, tham gia phỏng vấn cho đến ngày đầu tiên nhận việc.

Một ứng viên có trải nghiệm ứng tuyển tích cực với công ty của bạn nhiều khả năng sẽ chấp nhận lời mời làm việc, giới thiệu người khác đến “đầu quân” cho doanh nghiệp hoặc bản thân họ cũng sẽ ứng tuyển lại trong tương lai nếu có cơ hội phù hợp. Điều này giúp cải thiện hiệu quả tuyển dụng trong doanh nghiệp. Và ngược lại, vị trí bạn đang và sẽ tuyển dụng sẽ rất khó để “lấp đầy” nếu ứng viên có những trải nghiệm ứng tuyển không tốt.

Thực tế cho thấy, các công ty đề cao trải nghiệm ứng viên đều có kết quả kinh doanh đáng kinh ngạc với lợi nhuận cao gấp 4 và doanh thu cao gấp đôi. Chất lượng tuyển dụng cũng được cải thiện đến 70%. Đây là lý do nhà quản trị nhân sự nói chung và nhà tuyển dụng nói riêng cần quan tâm đến trải nghiệm ứng viên cũng như cách đo lường và tối ưu chúng. 

Làm thế nào để đo lường trải nghiệm ứng viên?

Với sự phát triển của công nghệ trong thời đại số và xu hướng tuyển dụng dựa trên dữ liệu (data-driven recruiting), các nhà tuyển dụng và quản trị nhân sự xu hướng thu thập rất nhiều dữ liệu. Tuy nhiên không phải ai trong số chúng ta cũng biết cách tận dụng tốt nhất kho dữ liệu đó. Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn “đọc” các chỉ số trải nghiệm ứng viên và cách sử dụng chúng để tạo lợi thế trong cuộc chiến nhân tài. Lưu ý là, bạn không cần phải trở thành một nhà khoa học dữ liệu để biết cách thu thập và phân tích tất cả các thông tin này. Công nghệ sẽ làm điều đó cho bạn.

Các chỉ số đo lường trải nghiệm ứng viên

Để xác định các điểm tốt và chưa tốt trong quy trình tuyển dụng hiện tại, điều quan trọng là bạn phải theo dõi các chỉ số trải nghiệm ứng viên quan trọng. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng xác định giai đoạn nào trong quy trình tuyển dụng đang mang lại hiệu quả và giai đoạn nào cần cải thiện. Dưới đây là một vài chỉ số đo lường trải nghiệm ứng viên mà theo chúng tôi là quan trọng nhất.

Kết quả khảo sát về trải nghiệm ứng viên

Một công cụ tuyệt vời để đo lường trải nghiệm ứng viên là khảo sát. Kết quả khảo sát về trải nghiệm ứng viên là những ý kiến phản hồi mà bạn có thể thu thập được từ các ứng viên của mình trong suốt quá trình tuyển dụng.

Có nhiều cách để bạn có thể thực hiện khảo sát trải nghiệm ứng viên:

Bằng cách này, bạn có thể nhận được các thông tin chi tiết và hữu ích từ nhiều ứng viên với hành trình ứng tuyển khác nhau. Điều quan trọng là dù thực hiện khảo sát bằng phương pháp nào, nhà tuyển dụng cũng luôn cần nỗ lực để cải thiện những khía cạnh bị phản ánh là chưa tích cực. Đây là một cách thức hiệu quả để gia tăng tỷ lệ chuyển đổi ứng viên và nâng cao thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp.

Khi thiết kế các câu hỏi khảo sát, hãy giữ cho chúng càng ngắn gọn và đơn giản càng tốt. Điều này sẽ giúp bạn tăng cơ hội nhận được những phản hồi cần thiết thay vì chứng kiến tình trạng ứng viên bỏ cuộc giữa chừng vì mất quá nhiều thời gian để trả lời những câu hỏi phức tạp. Tốt nhất là không nên có nhiều hơn 10 câu hỏi. Một điều khác mà bạn cũng nên cân nhắc: đảm bảo rằng các cuộc khảo sát là ẩn danh sẽ tạo cơ hội để các ứng viên trung thực nhất có thể.

Chỉ số quan trọng nhất mà bạn có thể theo dõi thông qua các cuộc khảo sát trải nghiệm ứng viên là NPS (Net Promoter Score), cụ thể trong trường hợp này là CNPS (Candidates Net Promoter Score). Đây là chỉ số đo lường sự hài lòng của ứng viên và khả năng họ giới thiệu công ty của bạn đến những người khác.

CNPS là câu trả lời điển hình cho câu hỏi: “Bạn đánh giá khả năng giới thiệu về doanh nghiệp A và các cơ hội việc làm tại đây cho người khác (bạn bè, người thân, v.v) ở mức nào, trên thang điểm từ 0 đến 10?” Các câu trả lời cho câu hỏi này có thể được phân loại thành 3 nhóm:

• Promoters (9-10 điểm) là những ứng viên hài lòng, có trải  nghiệm tốt,  họ sẽ giới thiệu với bạn bè và người thân của họ về doanh nghiệp của bạn và mang lại nguồn ứng viên tiềm năng mới.
• Passives (7 – 8 điểm) là những ứng viên thụ động thờ ơ, họ cũng có thể trở thành người quảng bá cho thương hiệu tuyển dụng của bạn hoặc cũng có thể chuyển sang ứng tuyển, giới thiệu cho các công ty đối thủ.
• Detractors: (0- 6 điểm) là những ứng viên không hài lòng. Doanh nghiệp có khả năng cao không tuyển dụng được họ. Không những vậy, họ còn có thể gây ảnh hưởng đến thương hiệu tuyển dụng bằng cách chia sẻ những trải nghiệm xấu xí về doanh nghiệp bạn với những người khác.

Cách tính:

Chỉ số CNPS = % (Promoters) – % (Detractors)

Tỷ lệ chuyển đổi trang web tuyển dụng của công ty (Career site conversion rate)

Tỷ lệ chuyển đổi trang web tuyển dụng của công ty cho biết số lượng khách truy cập trang web tuyển dụng đã hoàn thành hành vi bạn mong muốn, trong trường hợp này có nghĩa là họ đã điền thông tin vào biểu mẫu và ứng tuyển cho vị trí công việc đang tuyển dụng. Nếu tỷ lệ chuyển đổi này thấp, điều đó có nghĩa là các ứng viên tiềm năng không hài lòng với những gì họ thấy trên trang web tuyển dụng của doanh nghiệp. Bạn nên kiểm tra lý do tại sao điều đó xảy ra và tối ưu trang web tuyển dụng của mình bằng cách tự đặt một số câu hỏi:

• Các ứng viên tiềm năng có dễ dàng truy cập trang web tuyển dụng của bạn không?
• Trang web tuyển dụng của bạn liệu có thú vị và hấp dẫn với đối tượng ứng viên tiềm năng mà bạn đã xác định?
• Bạn đã cung cấp tất cả các thông tin hữu ích về công ty của bạn chưa?
• Nội dung bản mô tả công việc đã đủ rõ ràng chưa?

Suy nghĩ về nhóm nội dung bạn đang triển khai tại trang web tuyển dụng và làm cho trang web tuyển dụng thân thiện với ứng viên là một trong những bước đầu tiên bạn có thể thực hiện để đạt được trải nghiệm ứng viên tuyệt vời.

Tỷ lệ bỏ qua đơn đăng ký (Application form abandon rate)

Tỷ lệ bỏ qua đơn đăng ký cho bạn biết có bao nhiêu ứng viên bắt đầu điền vào mẫu ứng tuyển nhưng không hoàn thành. Tỷ lệ này cao có thể chỉ ra một số vấn đề. Có thể mẫu đơn ứng tuyển của bạn quá dài, hoặc bạn đang yêu cầu các ứng viên điền quá nhiều trường thông tin không cần thiết hoặc điền cùng một thông tin nhiều lần.

Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng thu thập càng nhiều thông tin càng tốt, nhưng đôi khi các ứng viên tiềm năng không nghĩ như vậy. Sẽ là sai lầm nếu cho rằng những ứng viên hàng đầu sẽ đủ tận tâm để điền tất cả thông tin (bao gồm cả những thông tin không thực sự cần thiết). Trên thực tế, những ứng viên giỏi biết thời gian của họ là quan trọng và họ có nhiều lựa chọn khác trên thị trường việc làm.

Tỷ lệ phản hồi email (Email response rate)

Có hai số liệu mà chúng tôi muốn đề cập ở đây: tỷ lệ phản hồi email của ứng viên và tỷ lệ phản hồi email của nhà tuyển dụng. Tỷ lệ phản hồi email của ứng viên cho biết có bao nhiêu ứng viên đã trả lời email của bạn. Chỉ số này cho biết mức độ tương tác của ứng viên với bạn trong giao tiếp qua email. Tỷ lệ phản hồi email của nhà tuyển dụng thể hiện số lượng và thời gian nhà tuyển dụng trả lời các ứng viên.

Bạn đã bao giờ nghe về “hố đen tuyển dụng” chưa? Đây chính là những gì ứng viên mô tả sau khi nộp đơn ứng tuyển vào một vị trí – bạn gửi hồ sơ ứng tuyển, và sau đó bản CV đó rơi vào một hố đen không xác định và bạn không bao giờ nghe được phản hồi về nó từ bất kỳ ai. Theo khảo sát, 84% ứng viên mong đợi một email phản hồi mang tính cá nhân sau khi ứng tuyển, trong khi trên thực tế, 52% nhà tuyển dụng phản hồi cho ít hơn một nửa số lượng ứng viên. Việc không phản hồi hoặc phản hồi quá lâu sau mỗi giai đoạn của quy trình tuyển dụng là một trong những nguyên nhân chính khiến các ứng viên tiềm năng của bạn lần lượt từ bỏ hành trình ứng tuyển tại doanh nghiệp bạn và tìm kiếm các cơ hội khác.

Để cải thiện tình trạng này, doanh nghiệp cần loại bỏ các “hố đen” trong quy trình hiện tại với một số gợi ý sau đây:

• Cung cấp thông tin về cách thức và thời điểm đưa ra phản hồi: Một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp sẽ phản hồi ngay lập tức khi
  nhận được hồ sơ, cảm ơn ứng viên đã ứng tuyển, cho họ biết các bước tiếp theo cần làm và thời gian phản hồi dự kiến, đồng thời để lại thông tin liên lạc cho ứng viên nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào.
• Cải thiện tốc độ phản hồi email.  Thời gian phản hồi sau khi nhận hồ sơ ứng tuyển không nên quá 48 giờ. Khung thời gian có thể thay đổi đối với mỗi chiến dịch, vị trí tuyển dụng khác nhau, tuy nhiên, hãy luôn nhớ rằng trong cuộc đua thu hút nhân tài, người nhanh hơn sẽ luôn nắm phần chủ động.
• Tích cực giao tiếp cá nhân: Mặc dù ứng dụng công nghệ và các công cụ tự động hóa trong tuyển dụng là một điều cần thiết, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn cần quan tâm và duy trì các giao tiếp mang tính cá nhân hóa đến từng ứng viên để gia tăng sự kết nối và duy trì sự quan tâm của ứng viên với vị trí ứng tuyển.

Thời gian tuyển dụng (Time to fill và Time to hire)

Time to fill là thời gian từ lúc xác định nhu cầu tuyển cho tới lúc tuyển thành công một ứng viên. Time to hire là khoảng thời gian từ lúc một ứng viên ứng tuyển vào một vị trí mở cho tới lúc ứng viên chấp nhận công việc.

Nguồn tuyển dụng (Source of hire)

Một trong những chỉ số cực kỳ phổ biến trong đo lường hiệu quả tuyển dụng là Source of hire, chỉ số nhằm đánh giá nguồn tuyển dụng của bạn. Chỉ số này cho phép bạn thu thập, so sánh, và đánh giá mức độ hiệu quả của các kênh tuyển dụng khác nhau như các website tuyển dụng, mạng xã hội, hay trang web tuyển dụng của chính doanh nghiệp mình.

Việc nắm bắt được nguồn ứng viên chất lượng đến từ đâu là tiêu chí quan trọng hàng đầu để đưa ra quyết định về việc lựa chọn kênh tuyển dụng và cách phân bổ ngân sách hợp lý. Điều này cho phép nhà tuyển dụng loại bỏ những kênh hoạt động kém chất lượng để chuyển nguồn lực sang những kênh có ROI hiệu quả hơn, từ đó cải thiện hiệu quả của chiến lược tuyển dụng. 

Tỷ lệ chấp nhận đề nghị làm việc (Offer acceptance rate)

Offer acceptance rate cho biết bạn có bao nhiêu đề nghị công việc thực sự được các ứng viên chấp nhận. Nếu bạn gửi lời đề nghị làm việc và thường xuyên có tình trạng ứng viên không chấp nhận chúng, điều đó có nghĩa là bạn đang làm sai. Bạn nên kiểm tra những lời đề nghị này xem chúng có đủ sức cạnh tranh hay không. Nếu ứng viên của bạn bỏ qua lời đề nghị của bạn để làm việc cho các đối thủ khác trên thị trường, hãy cải thiện offer của bạn.

Nếu vấn đề không phải bởi các quyền lợi được đưa ra trong lời đề nghị, rất có thể bạn đang cung cấp trải nghiệm ứng viên không tốt trong một số phần của quy trình tuyển dụng. Điều này sẽ đưa bạn quay trở lại với các cuộc khảo sát trải nghiệm ứng viên. Việc thiết lập chỉ số này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tất cả những sai lầm bạn có thể mắc phải trong việc cung cấp trải nghiệm ứng viên và giúp bạn thành công hơn trong tương lai.

Làm thế nào để các chỉ số trải nghiệm ứng viên trở thành lợi thế của doanh nghiệp trong cuộc chiến nhân tài?

Trước hết, hãy đảm bảo rằng bạn đo lường và theo dõi đúng các dữ liệu. Số lượng dữ liệu ngày càng tăng theo thời gian có thể gây nhầm lẫn ngay cả với những nhà tuyển dụng giàu kinh nghiệm nhất. Hãy nhớ rằng, các chỉ số có thể cho bạn biết về vấn đề nhưng chúng không cho bạn biết lý do tại sao có điều gì đó không ổn và làm thế nào để giải quyết những vấn đề đó một cách đúng đắn.

Hãy coi việc theo dõi các chỉ số kinh nghiệm ứng viên như một cách để hoàn thiện quy trình tuyển dụng của bạn, chứ không chỉ là một con số ngẫu nhiên xuất hiện trên màn hình. Khi có các con số, bạn có thể so sánh chúng với các mức trung bình của ngành để đưa ra đánh giá khách quan nhất và có những điều chỉnh kịp thời. Việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu sẽ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho ứng viên trong suốt hành trình ứng tuyển của họ.

Lời kết

Biết cách theo dõi, đo lường và phân tích các chỉ số trải nghiệm ứng viên sẽ là cơ sở để doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm ứng viên và cải thiện hiệu quả tuyển dụng. Một trải nghiệm ứng viên thành công sẽ là tiền đề cho một trải nghiệm nhân viên tích cực sau đó cũng như gia tăng tỷ lệ giữ chân nhân tài trong công ty. Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết, bạn đã có thêm những kiến thức để hoàn thiện và tối ưu quy trình tuyển dụng tại doanh nghiệp mình.

Theo TalentLyft