Các doanh nghiệp đang lãng phí thời gian và chi phí tuyển dụng như thế nào?

Trong những năm gần đây, với sự bùng nổ của công nghệ thông tin cũng như các phương tiện truyền thông xã hội, hoạt động tuyển dụng đã có những thay đổi lớn. Thị trường lao động có sự cạnh tranh khốc liệt với phần chủ động nằm trong tay ứng viên. Cũng giống như người tiêu dùng chọn lựa một sản phẩm trước khi quyết định mua, ứng viên cũng sẽ lựa chọn doanh nghiệp mà mình muốn “đầu quân”.

Lúc này, nhà tuyển dụng buộc phải chủ động tìm kiếm, tiếp cận và tối ưu quy trình tuyển dụng hiệu quả để thu hút những nhân tài tốt nhất về cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang áp dụng mô hình tuyển dụng truyền thống, tiêu tốn rất nhiều thời gian và chi phí nhưng hiệu quả đem lại chưa thực sự tương xứng.

Vậy các doanh nghiệp đang lãng phí thời gian và chi phí tuyển dụng như thế nào, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau.

Cách thức tuyển dụng truyền thống đã không còn hiệu quả

Theo ông Trần Trung Hiếu, CEO của TopCV: Trong tuyển dụng truyền thống, có một tỷ lệ tương đối phổ biến là 15/5/3/1. Đó là có 15 người ứng tuyển thì có 5 người đến phỏng vấn, doanh nghiệp lựa chọn được 3 người và cuối cùng ký hợp đồng với 1 người. Như vậy, mỗi đợt tuyển dụng, doanh nghiệp cần đến nhiều ứng viên để tìm được một người phù hợp.

Trong tuyển dụng truyền thống, có một tỷ lệ tương đối phổ biến là 15/5/3/1
Trong tuyển dụng truyền thống, có một tỷ lệ tương đối phổ biến là 15/5/3/1

Để thu hút được nhiều ứng viên, doanh nghiệp bắt đầu mở rộng đăng tin tuyển dụng trên các kênh như Facebook, LinkedIn, Website dịch vụ việc làm,….  Tuy nhiên, chi phí để tuyển dụng vẫn mức cao.

Theo ông Hiếu, chi phí trung bình mà mỗi doanh nghiệp phải trả để có được 20 bộ hồ sơ ứng viên qua dịch vụ của một đơn vị tuyển dụng là 5 triệu đồng (tương ứng với 250 nghìn/hồ sơ). Khi chọn được 1 ứng viên, tức là 19 ứng viên còn lại bị loại, tương ứng với chi phí tuyển dụng bị lãng phí là 19 x 250 nghìn. Cộng với các chi phí quảng cáo trên mạng xã hội và website khoảng 5-8 triệu, chúng ta có thể thấy tuyển dụng theo cách truyền thống tiêu tốn một số tiền không nhỏ, mà cũng chỉ giải quyết được vấn đề nhân lực trong thời điểm đó.

Loay hoay tạo nguồn ứng viên cho doanh nghiệp

Với cách thức truyền thống, quy trình tuyển dụng sẽ bắt đầu khi có một vị trí trống cần lấp đầy. Nhưng trong thời đại số, cách thức trở nên tốn thời gian và không đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Nếu nhà quản trị nhân lực không có chiến lược hay sự chuẩn bị từ trước thì chắc chắn sẽ phải đối mặt với khó khăn khi có nhu cầu tuyển dụng đột xuất hoặc nhiều vị trí.

Chủ động xây dựng sớm nguồn ứng viên và xây dựng mối quan hệ với các tài năng, ngay cả khi bạn đang không có vị trí nào trống chính là chìa khóa để thu hút nhân tài một cách nhanh nhất, cho các vị trí cần tuyển dụng trong tương lai. Theo khảo sát được thực hiện bởi Talent Board, 50% ứng viên đã có mối quan hệ trước đó đối với nhân viên tuyển dụng. Do đó, để cạnh tranh trong một thị trường việc làm mà ứng viên nắm phần quyết định, doanh nghiệp cần bắt đầu tạo mối quan hệ với các tài năng càng sớm càng tốt. Đây không chỉ là hoạt động diễn ra trong một vài tuần hay vài tháng. Thay vào đó, doanh nghiệp cần coi tạo nguồn ứng viên là một hoạt động liên tục, không thể tách rời của tuyển dụng. 

→ Tham khảo Chiến lược tạo nguồn ứng viên: 4 bí quyết mọi doanh nghiệp cần biết

Tuy nhiên, theo khảo sát của nền tảng TopCV – đối tác của hơn 40.000 doanh nghiệp trong cả nước, nguồn ứng viên chính là câu trả lời của đa số người làm tuyển dụng khi được hỏi về điều khiến họ lo nghĩ và mất thời gian xử lý nhất trong nhiệm vụ tuyển chọn “tân binh”.

Tạo nguồn ứng viên là bước quan trọng đầu tiên của quy trình tuyển dụng
Tạo nguồn ứng viên là bước quan trọng đầu tiên của quy trình tuyển dụng

Một trong những điều lo ngại nhất của doanh nghiệp là đội bán hàng kinh doanh của mình chờ đợi các khách hàng tiềm năng tự đến với mình. Đây là nguyên nhân khiến cho doanh thu không thể ổn định và tăng trưởng như kỳ vọng. Câu chuyện của một nhân viên kinh doanh sẽ rất giống một chuyên viên tuyển dụng. Doanh nghiệp sẽ không thể nào thắng được cuộc đua tuyển dụng nếu như cứ chờ đợi ứng viên ứng tuyển trong khi bản thân nhà tuyển dụng không chủ động tạo nguồn ứng viên cho doanh nghiệp.

Thay vào đó, một nhân viên tuyển dụng hãy làm việc như một nhân viên kinh doanh, luôn tìm kiếm và tạo nguồn ứng viên như một công việc thường ngày, giống như cách một nhân viên kinh doanh luôn nỗ lực tìm kiếm khách hàng bằng mọi giá. Chỉ khi đó, doanh nghiệp mới luôn có một lượng ứng viên tiềm năng ổn định để sẵn sàng cho những kế hoạch phát triển và tăng trưởng trong tương lai.

Trải nghiệm của ứng viên (Candidate Experience) là một khái niệm vẫn còn xa lạ

Trải nghiệm ứng viên cũng giống trải nghiệm của khách hàng. Đó là toàn bộ những cảm xúc, hành vi và thái độ mà ứng viên trải qua trong quá trình ứng tuyển tại một doanh nghiệp. Không một khách hàng nào muốn trải nghiệm một phong cách bán hàng thiếu chuyên nghiệp, không chu đáo. Các ứng viên tài năng cũng vậy. Ứng viên đánh giá nhà tuyển dụng trong suốt thời gian họ tìm kiếm công việc, ứng tuyển, nhận offer cho đến khi ký hợp đồng chính thức.

Với cách thức tuyển dụng truyền thống, doanh nghiệp gần như không hề quan tâm tới trải nghiệm của ứng viên. Chúng ta mặc nhiên để mọi thứ trôi tuột. Đó là lý do chính có rất nhiều ứng viên bỏ giữa chừng do họ đã nhận được offer khác, hoặc đơn giản là họ không cảm thấy hài lòng về phong cách nhà tuyển dụng.

Theo kết quả khảo sát mới nhất, có đến:

  • 75% ứng viên không nhận được phản hồi của công ty sau khi gửi hồ sơ
  • 60% ứng viên không nhận được phản hồi của công ty sau buổi phỏng vấn
  • 42% ứng viên khẳng định sẽ không bao giờ ứng tuyển vị trí ở công ty đó
  • 22% ứng viên khuyên bạn bè không ứng tuyển ở công ty đó, trong đó, 9% số người kêu gọi mọi người tẩy chay sản phẩm/dịch vụ của công ty.

Các chuyên gia nhân sự hàng đầu chia sẻ, phương pháp cải thiện trải nghiệm ứng viên chính là lấy ứng viên làm trung tâm khi tuyển dụng. Hãy coi một ứng viên là khách hàng và âng cấp trải nghiệm của những vị “khách hàng” này bằng sự chu đáo, chuyên nghiệp, tận tâm và tốc độ. Đừng để mất họ chỉ vì những lý do ngớ ngẩn.

Tham khảo bài viết: HR nên làm gì để nâng cao trải nghiệm ứng viên?

Không  giá trị cốt lõi, không thương hiệu tuyển dụng, không lợi thế cạnh tranh trong thị trường lao động

Ứng viên thấy doanh nghiệp A đăng tuyển trên website việc làm trực tuyến. Họ bắt đầu tìm kiếm thêm thông tin về doanh nghiệp A trên Google, Facebook và LinkedIn,… Sau khi tìm hiểu, họ quyết định không ứng tuyển vì không rõ doanh nghiệp A có văn hóa làm việc như thế nào, có điều gì khác biệt và thu hút. Họ quyết định lựa chọn ứng tuyển vào một doanh nghiệp khác có thương hiệu tuyển dụng rõ ràng hơn.

Đây là câu chuyện của đại đa số nhà tuyển dụng ở Việt Nam. Chúng ta không có khái niệm hoặc chưa bao giờ đầu tư vào những thứ lâu dài và mang tính quyết định. Để có thể đi đường dài trong hoạt động tuyển dụng, hãy coi vị trí tuyển dụng như một sản phẩm trước ứng viên. Nếu muốn “bán” nó, bản thân sản phẩm cần giá trị cốt lõi và thương hiệu. Đừng bao giờ cho ứng viên thấy một sản phẩm không được đầu tư và trau chuốt. Vì họ sẽ luôn có những lựa chọn tốt hơn doanh nghiệp bạn. Chắc chắn là như vậy!

→ Tham khảo bài viết: Thương hiệu tuyển dụng: Xu thế mới để thu hút nhân tài

Sai lầm trong cách tuyển dụng của các doanh nghiệp hiện nay

Thời gian phân bổ thiếu hợp lý

Trung bình một ngày, thời gian của một nhân viên tuyển dụng được phân chia như sau:

  • 30% dành cho các công việc admin, giấy tờ, paperwork,…
  • 30% dành cho việc đăng tin, chờ đợi hồ sơ ứng tuyển
  • 10% dành cho việc liên hệ với các trưởng bộ phận để sắp xếp lịch phỏng vấn
  • 25% dành cho các công việc làm báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng quý
  • Và chỉ 5% thời gian dành cho công việc tạo nguồn và mở rộng quan hệ với các bạn ứng viên tiềm năng

Việc phân bổ thời gian thiếu hợp lý này hiển nhiên kéo theo sự kém hiệu quả trong hoạt động tuyển dụng. Các nhân viên tuyển dụng hầu như không có thời gian để tạo một nguồn ứng viên để sử dụng lâu dài, bền vững; dẫn tới vòng luẩn quẩn trong quy trình tuyển dụng.

Thiếu vắng sự xuất hiện trên các trang mạng xã hội

Theo khảo sát, 75% ứng viên tìm kiếm thông tin của nhà tuyển dụng thông qua Google, website và mạng xã hội trước khi quyết định ứng tuyển hoặc tham gia phỏng vấn. Tuy nhiên, có hơn 80% doanh nghiệp không hề có website tuyển dụng, mô tả doanh nghiệp, văn hóa và con người của công ty.

Hầu hết (99%) ứng viên đều sử dụng mạng xã hội Facebook, 50% ứng viên hàng đầu đều sử dụng LinkedIn để tìm việc. Tuy nhiên, chỉ 5% nhà tuyển dụng có Facebook fanpage để tương tác và tìm kiếm ứng viên qua Facebook và chỉ 2% nhà tuyển dụng sở hữu trang Linkedin của công ty. Sự thiếu vắng hình ảnh trên các mạng xã hội phổ biến này của doanh nghiệp khiến cho việc tìm hiểu về doanh nghiệp của ứng viên trở nên rất khó khăn.

Doanh nghiệp cần làm gì để sử dụng thời gian và chi phí tuyển dụng hiệu quả?

Cách thức tuyển dụng truyền thống đã trở nên lỗi thời, tiêu tốn tài chính, thời gian và nhân lực. Cách làm tuyển dụng bền vững và hiệu quả hiện nay cho doanh nghiệp chỉ có thể là sự kết hợp đồng đều giữa xây dựng thương hiệu tuyển dụng (Employer Branding), tập trung tạo nguồn ứng viên (Candidate Sourcing) và nâng cao trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience).

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến việc tận dụng công nghệ trong tuyển dụng. Bằng việc phân tích dữ liệu và ứng dụng công nghệ mới trong quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể phát hiện các lỗ hổng trong quy trình tuyển dụng, từ đó tối ưu cả về thời gian và chi phí.

Sau 6 năm đồng hành cùng hơn 40.000 Doanh nghiệp, từ các tập đoàn đa quốc gia đến các công ty khởi nghiệp trẻ, TopCV là đơn vị tuyển dụng duy nhất đạt danh hiệu Sao Khuê 2020 và là nền tảng tuyển dụng có lượng người dùng truy cập lớn thứ 2 tại Việt Nam (theo xếp hạng của Alexa). Đặc biệt, TopCV với nền tảng công nghệ ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong tuyển dụng đã xuất sắc vượt qua 600 startups trong khu vực Đông Nam Á, trở thành 1 trong 15 startups được Google lựa chọn tham gia chương trình Google for Startups Accelerator: Southeast Asia.

Nếu bạn quan tâm tới các Giải pháp tuyển dụng của TopCV, đội ngũ TopCV sẵn sàng tư vấn cho bạn.

Lời kết

Ứng viên đã thay đổi cách họ tìm việc. Đã đến lúc doanh nghiệp thay đổi từ cách tuyển dụng truyền thống sang cách tuyển dụng của thời đại số. Chỉ bằng cách nắm được sự chuyển mình của nền công nghiệp tuyển dụng, doanh nghiệp mới có thể đưa nhân lực trở thành lợi thế cạnh tranh của mình.

Bên cạnh các bài blog chất lượng, insider.tophr.vn còn đem tới nhiều chương trình ưu đãi, phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của những người làm tuyển dụng-nhân sự và quản lý doanh nghiệp.

Nhận tư vấn Đăng tuyển miễn phí – không giới hạn số lượng chỉ với 1 click tại đây

Trải nghiệm tính năng Chiến dịch tìm kiếm ứng viên – Nâng tầm tuyển dụng hiện đại trong mùa tuyển dụng tại đây