Khi thành lập một phòng ban hoàn toàn mới vào năm 2014, Linkedin phải đối mặt với thách thức tuyển dụng 100 nhân viên mới trong vòng 60 ngày mà vẫn đảm bảo chất lượng ứng viên. Đội ngũ Linkedin đã lên kế hoạch tuyển dụng ra sao để đảm bảo KPI đề ra?

Thử thách mà đội ngũ tuyển dụng của Linkedin phải đối mặt

Năm 2014, Jason Jeffreys (khi đó là quản lý bộ phận Dịch vụ Doanh nghiệp của LinkedIn) được giao trọng trách tạo dựng một phòng ban hoàn toàn mới nhằm hỗ trợ quản lý những khách hàng doanh nghiệp nhỏ.

Bộ phận mới này sẽ được gọi là Customer Success. Tuy nhiên, vấn đề nằm ở chỗ toàn bộ những nhân sự mới này phải được tuyển và đào tạo trước quý 1 năm 2015.

Và đây là những thử thách mà Jefferys và nhóm tuyển dụng phải đối mặt bao gồm:

  • 100 nhân sự mới trong vòng 60 ngày cho 5 địa điểm khác nhau (New York, Toronto, San Francisco, Chicago và Omaha).
  • Không có sẵn mô tả công việc, hay cách đo lường năng suất làm việc.
  • Thiếu nhân sự tuyển dụng tại những địa điểm cần tuyển.

Để hoàn thành mục tiêu, nhóm của Jeffreys đã lên một kế hoạch tuyển dụng bao gồm 4 bước sau đây.

4 bước tuyển dụng hàng loạt hiệu quả

Bước 1: Thiết lập đội ngũ tuyển dụng cho riêng dự án

Trên thực tế, nếu không có sự giúp đỡ của những tình nguyên viên từ những bộ phận khác, đặc biệt là sự hỗ trợ từ bộ phận Kinh doanh và Chăm sóc Khách hàng thì chắc chắn Jeffreys không thể hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Để không bỏ sót hồ sơ của những ứng viên chất lượng, những tình nguyện viên này đã dành ra từ 5 đến 10 giờ mỗi tuần để sàng lọc hồ sơ ứng viên. Trong quá trình scan CV, cả đội ngũ tuyển dụng và tình nguyện viên đều thẳng thắn chia sẻ những khúc mắc cũng như mục tiêu và các bước thực hiện quy trình.

Tổng cộng nhóm tuyển dụng thu về được 2.100 hồ sơ ứng tuyển đủ tiêu chuyển để tiếp tục những vòng sàng lọc tiếp theo.

Đọc thêm: Bí quyết sàng lọc hồ sơ nhanh và hiệu quả dành cho nhà tuyển dụng

Bước 2: Định hướng mục tiêu và nguyên tắc rõ ràng

Nhóm của Jeffreys luôn thẳng thắn trao đổi với nhau mọi thắc mắc dù lớn hay nhỏ Xuyên suốt quá trình tuyển dụng. Cả nhóm cũng thường xuyên cập nhật tình hình dự án của lẫn nhau.

Chưa kể, Jeffreys và các cộng sự còn tận dụng những cuộc họp đầy đủ thành viên để định hướng giải quyết cho những vấn đề còn lại bao gồm: mô tả công việc, yêu cầu chuyên môn, và phương thức đo lường năng suất của nhân viên (bao gồm cả những yếu tố như phúc lợi, kế hoạch đào tạo và quy trình thăng tiến). Những chỉ số đo lường này cũng sẽ được dùng cho mục đích đánh giá và phát triển trong tương lai.

Đọc thêm: Những mẫu Mô tả công việc thu hút apply nhiều

Bên cạnh đó, nhóm của Jeffreys còn thu thập cả ý kiến của những đối tác kinh doanh và ban quản lý cấp cao trong quá trình phát triển mô hình đánh giá năng suất cá nhân.

Những buổi thảo luận đóng vai trò quan trọng trong việc loại bỏ những hiểu lầm và sai sót có thể xảy ra cũng như giúp Linkedin hoàn thành mục tiêu tuyển dụng đúng người.

Bước 3: Tinh gọn quá trình phỏng vấn

Vì mục tiêu là tuyển nhiều, nhanh và chuẩn, nhóm tuyển dụng đã thống nhất tổ chức 3 vòng phỏng vấn và thiết kế một bộ câu hỏi dành riêng cho dự án này.

Xuyên suốt quá trình, những vòng phỏng vấn cũng được cân nhắc điều chỉnh tại một vài chỗ, đặc biệt là khi mới bắt đầu. Nhóm tuyển dụng cũng rút ngắn một vài công đoạn để kịp tiến độ.

Vòng 1 – Phỏng vấn qua điện thoại

Trong vòng phỏng vấn đầu tiên này, nhóm của Jeffreys đã thống nhất 8 câu hỏi. Mỗi ứng viên sẽ được đánh giá bằng thang điểm từ 1 đến 3. Những cá nhân đạt điểm tối đa sẽ được đặc cách bỏ qua vòng phỏng vấn thứ 2 và đi thẳng đến vòng cuối để gặp trực tiếp người quản lý bộ phận mới. Tổng cộng họ đã thực hiện 2.100 cuộc phỏng vấn qua điện thoại.

Sau vòng phỏng vấn trực tiếp cuối cùng này, nếu ứng viên hội tụ đủ những yêu cầu và kỹ năng mà LinkedIn đang tìm kiếm, quản lý bộ phận mới có thể ra quyết định ngay lập tức.

Đọc thêm: Bí quyết sàng lọc ứng viên qua điện thoại

Vòng 2 – Đánh giá chuyên sâu kỹ năng

Những ứng viên đạt 2 điểm hoặc thấp hơn tại vòng trước sẽ phải tiếp tục thực hiện một cuộc phỏng vấn qua điện thoại lần hai để được đánh giá kỹ năng và chuyên môn kỹ hơn.

Tại vòng 2 này, Linkedin vẫn chuẩn bị một bộ câu hỏi riêng và những ứng viên còn lại phải đạt ít nhất 14/20 điểm để có thể tiếp tục đi tiếp vào vòng trong.

Vòng 3 – Phỏng vấn trực tiếp

Bộ phận tuyển dụng đã đến từng địa điểm và tổ chức phỏng vấn. Nhóm đã dành ra 5 ngày tại mỗi nơi để tiến hành phỏng vấn nhóm cho những ứng viên hoàn thành hai vòng trước.

Mỗi nhóm ứng viên sẽ thực hiện 4 cuộc phỏng vấn ngắn, mỗi cuộc kéo dài 30 phút và một trong số đó là bài tập tình huống nhằm đánh giá cách ứng viên ứng xử khi nhận được cuộc gọi từ khách hàng.

Đọc thêm: Mẫu câu hỏi và cách đánh giá ứng viên trong vòng phỏng vấn cuối cùng

Bước 4: Lên kế hoạch onboarding và đào tạo nhân viên mới

Đội ngũ Linkedin đã rất cẩn trọng trong việc lên kế hoạch cho chương trình onboarding chào đón nhân viên mới và đào tạo nhằm trang bị cho họ kiến thức cũng như tài liệu cần thiết khi làm việc tại vị trí mới.

Nhóm tuyển dụng một lần nữa hợp tác với bộ phận Kinh doanh và Chăm sóc Khách hàng để thiết kế chương trình đào tạo. Cả hai bộ phận này cũng trực tiếp tham gia các buổi tập huấn cho nhân viên mới.

Khi nhắc đến quá trình onboarding và đào tạo, Lauren Babek (Quản lý cấp cao của bộ phận tuyển dụng) khẳng định đây là một bước đặc biệt cần thiết, nhất là đối với một bộ phận hoàn toàn mới như Customer Success. Tuyển dụng đúng nhân tài đương nhiên là quan trọng nhưng nếu doanh nghiệp không tỏ ra hoan nghênh, không đào tạo đúng bài bản thì sẽ rất khó để nhân tài đó có thể thành công tại vị trí của họ.

Doanh nghiệp của bạn đang đối mặt với thách thức tương tự? Đăng ký trải nghiệm giải pháp dành riêng cho những chiến dịch tuyển dụng số lượng lớn & gấp tại đây.

Tổng hợp