Xây dựng thành công chương trình thực tập sinh trong doanh nghiệp

Mark Zuckerberg chỉ là sinh viên đại học năm hai khi nghĩ ra ý tưởng về Facebook. Sinh viên thực tập thường trẻ tuổi và ít kinh nghiệm, nhưng đừng vội đánh giá thấp họ. Bài viết sau đây sẽ đưa ra những gợi ý và kinh nghiệm để doanh nghiệp xây dựng thành công chương trình thực tập sinh.

Đã quá lỗi thời với những chương trình thực tập dạng pha trà hay photocopy. Những chương trình thực tập kiểu này thực sự gây lãng phí, tốn thời gian của cả doanh nghiệp và ứng viên. Một chương trình thực tập sinh là cơ hội lớn cho cả phía nhà tuyển dụng và người thực tập. Đối với các bạn trẻ, chương trình thực tập sinh (internship) là con đường chuyển tiếp khá quen thuộc từ sinh viên thành nhân viên thực thụ. Từ đó, họ có thể áp dụng được kiến thức đã được trên giảng đường vào thực tế. Đối với doanh nghiệp, mô hình đem lại vô vàn lợi ích mà quan trọng nhất là phát hiện nhân tài và xây dựng thương hiệu tuyển dụng. 

Các doanh nghiệp được gì từ những chương trình thực tập sinh? Làm thế nào để có thể tổ chức một chương trình thực tập sinh thu hút được nhiều các bạn trẻ và thành công rực rỡ? Tham khảo ngay bài viết dưới đây!

Xây dựng chương trình thực tập sinh trong doanh nghiệp
Một chương trình thực tập sinh là cơ hội lớn cho cả phía nhà tuyển dụng và người thực tập

Chương trình thực tập sinh là gì?

Hiệp hội Quốc gia các Đại học và Nhà tuyển dụng Mỹ (NACE) định nghĩa chương trình thực tập là một hình thức học qua thực hành, giúp sinh viên áp dụng kiến thức, lý thuyết có được trên ghế nhà trường vào thực tế và phát triển kỹ năng trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Đối tượng chủ yếu của chương trình thực tập là các sinh viên, diễn ra vào mùa hè hoặc thời điểm sinh viên được nghỉ viết luận.

Tại Việt Nam, thời điểm tháng 5,6,7 là khoảng thời gian các doanh nghiệp tổ chức rất nhiều chương trình thực tập sinh, hay những chương trình tương tự như Management Trainee, tìm kiếm tài năng…  

Các doanh nghiệp nhận được gì từ chương trình thực tập sinh

Thực tập sinh phần lớn chưa có kinh nghiệm, hạn chế về kỹ năng cũng như thiếu những va chạm thực tế. Tuy nhiên, trên thực tế, những chương trình thực tập đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích.

Tăng hiệu suất làm việc

Khi khởi động một chương trình thực tập, bạn có cơ hội tận dụng những nguồn lực ngắn hạn trong khoảng thời gian đó. Thực tập sinh là giải pháp nhân sự tạm thời cho những dự án ngắn hạn, mang tính chất mùa vụ.

Sponsored

Sự gia tăng nhân lực này sẽ giúp cho khối lượng công việc được chia bớt ra, thời gian làm việc được rút gọn, quá trình làm việc hiệu quả hơn, đồng thời giảm sức ép công việc cho các vị trí nhân viên chính thức. Khi đó, họ sẽ có cơ hội được sáng tạo, đầu tư nhiều hơn cho những dự án đòi hỏi trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cao hơn.

Ngoài ra, với tâm thế đi làm để trau dồi kinh nghiệm, thực tập sinh sẽ nỗ lực thật nhiều với hy vọng rằng kinh nghiệm thu thập được sẽ thúc đẩy sự nghiệp tương lai của họ. Điều này có nghĩa là họ sẽ thiết tha với các dự án hơn, trong khi đội ngũ hiện tại có thể chẳng hào hứng lắm. Hiệu suất công việc của họ sẽ đạt cao nhất, từ đó, kéo theo hiệu suất của các nhân viên khác trong công ty cũng tăng lên.

Có thêm nhiều ý tưởng sáng tạo và năng lượng tích cực

Việc tổ chức các chương trình thực tập giúp doanh nghiệp tiếp cận với sinh viên, những người trẻ – thế hệ cũng những quan điểm mới, cách nhìn nhận khác lạ về các vấn đề của dự án hay nội bộ công việc.

Thiếu kinh nghiệm có thể là một trong những điểm yếu của thực tập sinh. Tuy nhiên, nếu đứng ở góc nhìn của người làm nghề, đây đồng thời là một điểm sáng trong công việc mà những nhân viên làm việc lâu năm không có. Chưa có kinh nghiệm, họ sẽ không bị bó buộc vào những suy nghĩ theo lối mòn. Điều này giúp thực tập sinh có góc nhìn mới mẻ về một vấn đề và đưa ra nhiều ý tưởng sáng tạo.

Xây dựng chương trình thực tập sinh trong doanh nghiệp
Thực tập sinh đem lại nhiều ý tưởng sáng tạo và năng lượng tích cực cho doanh nghiệp

Thêm vào đó, vì là thế hệ trẻ, họ nhanh chóng nắm bắt những xu hướng và áp dụng những thành tựu công nghệ vào công việc. Điều này giúp họ giải quyết tốt hơn các nhiệm vụ được giao.

Khi các công ty hoạt động theo một guồng quay cố định, lặp đi lặp lại hàng ngày sẽ dễ dẫn đến sự máy móc và hệ thống trong văn hóa công sở. Thực tập sinh sẽ là “luồng gió mới”, đem nguồn năng lực tích cực đến cho công ty. Những nhân tố mới sẽ khiến doanh nghiệp có nhiều sức sống hơn, giúp những nhân viên cũ tiếp tục nỗ lực và phấn đấu.  

Tạo nguồn ứng viên chất lượng

Khi một chương trình thực tập của công ty bạn được triển khai, đây là nguồn lực giúp bạn có thể tuyển dụng được những nhân viên mới trong suốt cả năm. Các kỳ thực tập theo mùa hay theo từng kỳ học, hoặc các kỳ thực tập cố định đều có thể giúp bạn có được những nhân viên toàn thời gian trong tương lai theo đúng nghĩa.

Một nhân viên mới có thể gây ấn tượng mạnh mẽ với bạn trong buổi phỏng vấn nhưng đôi khi sau đó họ lại không thể làm việc một cách hòa hợp với nhóm hay không bắt nhịp kịp với cách làm việc hiện tại của công ty. Quá trình thực tập được coi là một cơ hội tốt để bạn có thể đánh giá hiệu quả nhất tiềm năng làm việc của một người.

 Khi “thử” các ứng viên thông qua một kỳ hay một mùa hè thực tập, doanh nghiệp có thể sớm đánh giá, sàng lọc ứng viên tiềm năng trước khi đề nghị cho họ một vị trí chính thức trong công ty. Như thế, bạn có thể tiết kiệm được chi phí và thời gian cho quá trình tuyển dụng. Đồng thời, các thực tập sinh đã quen với quy trình làm việc, văn hóa doanh nghiệp nên bạn sẽ không mất thêm thời gian để đào tạo, hướng dẫn.

Xây dựng chương trình thực tập sinh trong doanh nghiệp
Chương trình thực tập sinh là một cơ hội lựa chọn nhân tài tương lai của tổ chức

Bên cạnh đó, việc nhận sinh viên vào đào tạo cũng là cách để doanh nghiệp duy trì mối quan hệ với các cơ sở đào tạo, các trường đại học, cao đẳng – nơi cung cấp nguồn ứng viên chất lượng và dồi dào. Đây cũng là chiến lược hiệu quả để doanh nghiệp xây dựng hình ảnh trong cộng đồng, thông qua việc đào tạo lao động tiềm năng cho xã hội, và thúc đẩy việc thực hành văn hóa vì con người trong đội ngũ nhân viên của công ty.

Hiệu quả về chi phí

Hầu hết các thực tập sinh thường không đặt nặng vấn đề tài chính. Họ sẵn sàng đồng ý với một mức lương khiêm tốn của công ý để có cơ hội được làm việc. Vì quá trình thực tập cũng được coi là một quá trình huấn luyện, đào tạo,  nên mức lương cho thực tập sinh thường thấp hơn rất nhiều so với nhân viên chính thức, thậm chí bạn không cần phải trả lương cho họ. Mặc dù vậy, các thực tập sinh vẫn là những người có nhiều động lực làm việc nhất tại nơi làm việc, nên hãy trao cho họ cơ hội để học hỏi và có được những kinh nghiệm quý báu.

Thực tập sinh không tiêu tốn nhiều chi phí như một nhân viên toàn thời gian, nhưng họ vẫn có thể đảm nhận những dự án tương tự như một nhân viên toàn thời gian. Nhờ thế, bạn có thể tăng số lượng nhân sự, tăng năng suất đồng thời kiểm soát được chi phí ở mức cho phép.

→ Tham khảo thêm: Tại sao doanh nghiệp cần tuyển thực tập sinh

Doanh nghiệp làm thế nào để xây dựng thành công chương trình thực tập sinh?

Một chương trình thực tập sinh thành công khi nó mang lại lợi ích cho cả thực tập sinh và doanh nghiệp. Các bạn sinh viên được học, được training, được thực hành. Doanh nghiệp sàng lọc, chọn lựa được ứng viên tiềm năng, có lực lượng lao động thời vụ, và thực hiện được trách nhiệm xã hội.

Sau đây là những điểm bạn cần lưu ý để có một chương trình thực tập sinh thành công.

Chuẩn bị

Chương trình thực tập thành công là kết quả của một quá trình chuẩn bị tỉ mỉ và chi tiết, trong đó doanh nghiệp cần có sự cam kết từ tất cả các cấp, phòng ban.

Xây dựng chương trình thực tập sinh trong doanh nghiệp
Nhà tuyển dụng cần xác định rõ ràng mục tiêu của chương trình thực tập

Nhà tuyển dụng cần vạch rõ và thống nhất mục tiêu mình mong muốn đạt được từ chương trình thực tập:

  • Tìm kiếm ứng viên tuyển dụng tiềm năng, hoặc nguồn nhân lực tạm thời, hay để truyền tải thông điệp vì cộng đồng và hình ảnh doanh nghiệp đến với đông đảo công chúng?
  • Tổ chức kỳ vọng gì ở thực tập sinh, cần có bao nhiêu người giám sát (mentor/supervisor)?
  • Thời gian của kỳ thực tập?
  • Cách thức đánh giá?
  • Thực tập có lương hay không lương, nếu có thì bao nhiêu?
  • KPI đánh giá chất lượng giám sát và đào tạo của các mentor là gì?

Tất cả những yếu tố này sẽ quyết định đến bản mô tả công việc được doanh nghiệp sử dụng để tuyển dụng thực tập sinh sau này. Cách thức tốt nhất để thiết kế chương trình internship là sử dụng những dự án quy mô nhỏ, kéo dài trong khoảng từ 4 đến 8 tuần để các bạn trẻ trực tiếp tham gia giải quyết thành công dưới sự hướng dẫn, đồng hành của các mentor. Đó phải thực sự là những công việc có ý nghĩa nhằm phát triển kỹ năng, trình độ cho sinh viên, chứ không nhằm biến chương trình thực tập thành chương trình lạm dụng “lao động giá rẻ”.

Lưu ý rằng việc trả tiền hay không trả tiền cho thực tập sinh hoàn toàn phụ thuộc vào chính sách và quan điểm của doanh nghiệp. Đây là điều không bắt buộc, nhưng nếu có sẽ là động lực lớn thúc đẩy các bạn sinh viên cống hiến hơn cho công việc.

Tuyển dụng thực tập sinh

Tiếp theo, khâu tuyển dụng thực tập sinh cũng rất cần được doanh nghiệp coi trọng và thực hiện nghiêm túc như là tuyển dụng nhân viên mới. Khi công ty xây dựng kế hoạch cho chương trình thực tập, họ đã xác định luôn trình độ tối thiểu các bạn sinh viên cần đạt được để ứng tuyển vào vị trí intern.

Một chương trình thực tập sinh chiến lược nên được tổ chức sao cho những sinh viên thực tập giỏi nhất có thể trở thành nguồn cung cấp nhân viên chính thức cho công ty khi họ tốt nghiệp. Việc lựa chọn thực tập sinh cũng quan trọng như việc tuyển dụng một vị trí bất kỳ trong công ty. Là người trực tiếp tuyển dụng, bạn cần có bảng mô tả công việc, phân công công việc và những mục tiêu cụ thể.

Xây dựng chương trình thực tập sinh trong doanh nghiệp
Tuyển dụng thực tập sinh cũng cần được thực hiện nghiêm túc như tuyển dụng một nhân viên mới

Bạn cần quan tâm đến các trường đại học, cao đẳng có chương trình phù hợp với doanh nghiệp của bạn và các chương trình hướng nghiệp mà họ có sẵn. Họ có tổ chức hội chợ việc làm, cổng thông tin tìm việc? Họ duy trì quan hệ với các doanh nghiệp ra sao? Hoặc bất cứ sự hỗ trợ nào khác?

Sau khi thu hẹp danh sách này, hãy dành thời gian để thiết lập quan hệ với các trường. Và mỗi thực tập sinh cũng sẽ là một đại sứ cho doanh nghiệp của bạn. Nếu như họ có một trải nghiệm tuyệt vời, họ sẽ là người lan truyền về môi trường làm việc, về doanh nghiệp của bạn đến với bạn bè.

Bên cạnh đó, thông qua các bài kiểm tra, phỏng vấn, nhà tuyển dụng (đặc biệt là ở các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và môi trường làm việc khá kín đáo) cũng cần xác định xem thực tập sinh tiềm năng có phù hợp với văn hoá của doanh nghiệp không, nếu nhận vào có nguy cơ phá vỡ văn hoá của mình hay không. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn và thực hiện chương trình internship với số lượng lớn, khâu tuyển dụng có thể chỉ dừng lại ở việc lọc hồ sơ và làm bài kiểm tra.

Tham khảo Bộ câu hỏi phỏng vấn thực tập sinh

Nhà tuyển dụng có nhiều cách để công bố chương trình thực tập của mình, trong đó phổ biến nhất là đăng tải công khai trên website chính thức và các trang mạng xã hội, mạng tuyển dụng, hoặc gửi thông báo đến nhân viên phụ trách chương trình thực tập tại một, hai trường đại học có ngành đào tạo phù hợp để tiếp cận các bạn sinh viên tại đó.

Giao cho thực tập sinh những công việc thực tế

Cung cấp những nhiệm vụ thực tế cho thực tập sinh là điều kiện tiên quyết cho sự thành công của thời gian thực tập. Các thực tập sinh nên được làm những công việc có liên quan tới chuyên môn mà họ được học ở trường đại học. Đây là thử thách mà họ được đón nhận để thực hiện trong suốt khoảng thời gian quan trọng này và dựa trên những nỗ lực đó, công ty của bạn sẽ ghi nhận và đánh giá vào cuối thời gian thực tập một cách chi tiết.

Việc cụ thể hóa công việc cho thực tập sinh là điều rất quan trọng. Bạn có thể bắt đầu bằng việc các kiểm tra các mô tả công việc cho thực tập sinh, nhấn mạnh tầm quan trọng của các nhiệm vụ này trong buổi giới thiệu đầu tiên về chương trình hoặc trong buổi định hướng của người cố vấn với từng bộ phận cụ thể. Trong quá trình thực tập, thường xuyên tương tác với thực tập sinh để cho họ biết rằng bạn vẫn đang theo dõi sự thể hiện của họ như thế nào.

Hãy thử giả định sau lứa thực tập sinh này, bạn phải tuyển được ít nhất 1-2 thực tập sinh trở thành nhân viên chính thức, và hãy đầu tư nhiều hơn vào quá trình chuẩn bị một cách hiệu quả.

Tạo môi trường làm việc lý tưởng

Doanh nghiệp cũng cần thực sự tạo môi trường học tập và làm việc lý tưởng dành cho các intern. Điều này bao gồm việc sinh viên thực tập được chào đón, giới thiệu đến các phòng, ban, nhân viên khác, cũng như được tham dự lớp đào tạo định hướng ban đầu. Intern cần nắm được quyền hạn, nghĩa vụ và nhiệm vụ của mình, được cung cấp kế hoạch làm việc tuần để thực hiện. Lúc này, các cố vấn, vốn là những chuyên gia của doanh nghiệp, sẽ có nhiệm vụ theo dõi và hướng dẫn các thực tập sinh đảm bảo tiến độ và hoàn thành nhiệm vụ.

Xuyên suốt chương trình internship, doanh nghiệp nên tạo cơ hội để các bạn hòa nhập thông qua việc tham gia những hoạt động chung của tổ chức. Đó có thể chỉ đơn giản là những bữa ăn trưa cùng đồng nghiệp, hoạt động vui chơi cuối tuần… Tuy nhiên, trên thực tế không có nhiều doanh nghiệp thực sự làm tốt khâu này, khiến nhiều bạn sinh viên đến làm việc nhưng lại như ở ốc đảo, không biết ai là ai, cũng không dám làm gì mình muốn.

Cung cấp những kinh nghiệm thực tập giá trị và hướng dẫn một cách chi tiết

Nội dung thực tập nghiêm túc rất quan trọng. Những chương trình nhạt nhòa hoặc công việc hành chính không rõ ràng đã là chuyện của quá khứ. Những thực tập sinh khôn ngoan sẽ tìm kiếm những nhà tuyển dụng biết trân trọng những đóng góp của họ. Hãy thiết kế những chương trình thực tập sao cho công ty có thể tận dụng được những kỹ năng của sinh viên trong những dự án cụ thể.

Với thực tập sinh, mọi thứ khi bắt đầu ở một công ty đều là những điều vô cùng mới mẻ. Bạn nên cung cấp cho họ những hướng dẫn một cách chi tiết để giúp họ có thể hòa nhập và bắt đầu một cách tốt nhất. Bạn có thể cung cấp những thông tin cần thiết này thông qua những cuốn sổ tay hay tạo một mục riêng cho thực tập sinh trên website của công ty. Những thông tin hướng dẫn có thể bao gồm những quy định chung cho thực tập sinh, những câu hỏi thường gặp và các quy tắc giao tiếp, ứng xử tại nơi làm việc,… một cách chi tiết nhất.

Xây dựng chương trình thực tập sinh trong doanh nghiệp
Hãy hướng dẫn thực tập sinh một cách chi tiết, đem đến cho họ những kinh nghiệm thực tập giá trị

Việc để thông tin trên website sẽ mang lại nhiều lợi thế cho bạn hơn khi có thể dễ dàng cập nhật thông tin và tiết kiệm chi phí. Bạn cũng có thể sử dụng trang web này như một công cụ truyền thông, thể hiện các thông tin tuyển dụng thực tập sinh hay các thông báo chung mang tính chính thống.

Đánh giá hiệu quả thực tập

Giữa và cuối thời gian thực tập, doanh nghiệp không thể thiếu các đánh giá định kỳ dành cho thực tập sinh. Đây là thời điểm các intern báo cáo về tiến độ, tình hình dự án đang thực hiện, tự đánh giá khả năng bản thân, điểm mạnh, điểm yếu và sự hợp tác với các mentors quản lý mình.

Cũng trong giai đoạn đánh giá, doanh nghiệp cũng sẽ đưa ra những đánh giá, ghi nhận đóng góp và đưa ra đề nghị tiếp tục thử việc hay tuyển dụng chính thức dành cho thực tập sinh. Lưu ý rằng, các nhà quản lý đã theo dõi và làm việc trực tiếp với thực tập sinh suốt một quá trình, do vậy, nếu tuyển dụng họ, việc phỏng vấn thêm một lần nữa sẽ là không cần thiết.

Quản lý chương trình

Xây dựng chương trình thực tập sinh cũng tương tự như bắt đầu một dự án mới. Bạn cần người dẫn dắt dự án. Có thể doanh nghiệp của bạn không có một quản lý nhân sự riêng, nhưng bạn cần có ai đó làm chủ chương trình thực tập. Hãy bảo đảm là các nhân viên thực tập được giới thiệu, hướng dẫn để gia nhập vào quy trình của công ty, bảo đảm về sự nhất quán và trơn tru trong quy trình làm việc.

Chương trình thực tập sinh chỉ có thể thành công nếu người thực tập có một người hướng dẫn – cố vấn (mentor), một người mà họ có thể tìm đến và đặt câu hỏi. Họ không nhất thiết phải là “người giữ trẻ”, mà còn hơn cả một người hướng dẫn về môi trường làm việc, giúp giao phó nhiệm vụ và kiểm tra tiến trình thực hiện công việc.

Lời kết

Việc xây dựng được một đội ngũ những tài năng xuất sắc chắc chắn sẽ tạo cho công ty lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện nay. Những nhân viên được tuyển dụng ngay khi vừa ra trường thường có khuynh hướng gắn bó với công ty hơn, do vậy, tỷ lệ nghỉ việc của họ cũng thấp hơn. Vì thế, chương trình thực tập nên là một thành tố thiết yếu trong những kế hoạch chiến lược để thu hút nhân tài hàng đầu cho công ty. Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn sẽ sớm hoàn thành kế hoạch chương trình thực tập sinh hiệu quả cho doanh nghiệp.

Tổng hợp

Sponsored
Chương trình ưu đãi tháng 1.2021