Đã quá lỗi thời với những chương trình thực tập dạng pha trà hay photocopy. Những chương trình thực tập kiểu này thực sự gây lãng phí, tốn thời gian của cả doanh nghiệp lẫn ứng viên. Đối với các bạn trẻ, chương trình thực tập sinh (internship) là con đường chuyển tiếp khá quen thuộc từ sinh viên thành nhân viên của một doanh nghiệp thực thụ. Từ đây, họ có có thể áp dụng được kiến thức đã được học trên giảng đường vào thực tế. Đối với doanh nghiệp, những chương trình thực tập sinh mang lại nhiều lợi ích không kém, đặc biệt là phát ra nhân tài và xây dựng danh tiếng trong tuyển dụng.

Theo Hiệp hội Quốc gia các trường Đại học và Nhà tuyển dụng Mỹ, một chương trình thực tập sinh là hình thức học qua thực tiễn, giúp sinh viên áp dụng kiến thức đac được học áp dụng vào thực tế, làm quen với môi trường làm việc chuyên nghiệp. Đối tượng chủ yếu của chương trình chủ yếu là sinh viên, những freshman, diễn ra vào chủ yếu vào mùa hè hoặc thời điểm sinh viên năm cuối được nghỉ để viết khóa luận tốt nghiệp.

Tại Việt Nam, thời điểm sau Tết Nguyên đán là khoảng thời gian các doanh nghiệp tổ chức rất nhiều chương trình thực tập sinh, hay những chương trình tương tự như Management Trainee, tìm kiếm tài năng… Các doanh nghiệp được gì từ những chương trình thực tập sinh? Làm thế nào để có thể tổ chức một chương trình thực tập sinh thu hút được nhiều các bạn trẻ và thành công rực rỡ? Tham khảo ngay bài viết dưới đây!

Các doanh nghiệp nhận được gì từ những chương trình thực tập sinh?

Điều đầu tiên, các doanh nghiệp tổ chức chương trình thực tập sinh có cơ hội lựa chọn nhân tài cho tổ chức, giúp doanh nghiệp có thể sớm đánh giá, sàng lọc ứng viên tiềm năng trước khi đề nghị cho họ một vị trí chính thức trong công ty.

Bên cạnh đó, việc nhận sinh viên vào đào tạo cũng là cách để doanh nghiệp duy trì mối quan hệ với các trường đại học – nơi cung cấp nguồn tuyển dụng chất lượng và dồi dào. “Đây cũng là chiến lược hiệu quả để doanh nghiệp xây dựng hình ảnh trong cộng đồng, thông qua việc đào tạo lao động tiềm năng cho xã hội, và thúc đẩy việc thực hành văn hóa vì con người trong đội ngũ nhân viên của công ty.”

Một nhân viên mới có thể gây ấn tượng mạnh mẽ với bạn trong buổi phỏng vấn nhưng đôi khi sau đó họ lại không thể làm việc một cách hòa hợp với nhóm hay không bắt nhịp kịp với cách làm việc hiện tại của công ty. Quá trình thực tập được coi là một cơ hội tốt để bạn có thể đánh giá hiệu quả nhất tiềm năng làm việc của một người.

>> Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp cần tuyển thực tập sinh?

Khi “thử” các ứng viên thông qua một học kỳ hay một mùa hè thực tập, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian hơn khi không phải đào tạo nhân viên mới, cũng đủ để đánh giá ứng viên đó có phù hợp với công ty của bạn hay không. Bắt đầu từ quá trình thực tập, doanh nghiệp sẽ có những đánh giá chính xác hơn về các ứng viên và hoàn toàn có thể có được những nhân viên phù hợp sau đợt thực tập này.

Việc tổ chức các chương trình thực tập sinh giúp các doanh nghiệp tiếp cận với sinh viên – thế hệ có những quan điểm mới, cách nhìn nhận khác lạ về các vấn đề của dự án hay nội bộ doanh nghiệp. Nguồn nhân lực này cung cấp các giải pháp nhân sự tạm thời cho những dự án mùa vụ để giảm sức ép cho các chuyên viên, nhân viên các cấp, để họ có thể dồn hết sức lực cho những dự án đòi hỏi trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cao hơn.

Vì quá trình thực tập cũng được coi là một quá trình huấn luyện, đào tạo,  nên mức lương cho thực tập sinh thường thấp hơn rất nhiều so với nhân viên chính thức, thậm chí bạn không cần phải trả lương cho họ. Mặc dù vậy, các thực tập sinh vẫn là những người có nhiều động lực làm việc nhất tại nơi làm việc, nên hãy trao cho họ cơ hội để học hỏi và có được những kinh nghiệm quý báu.

Làm thế nào để xây dựng thành công chương trình thực tập sinh?

Một chương trình thực tập sinh thành công khi nó mang lại lợi ích cho cả thực tập sinh và doanh nghiệp. Các bạn sinh viên được học, được training, được thực hành. Doanh nghiệp sàng lọc, chọn lựa được ứng viên tiềm năng, có lực lượng lao động thời vụ, và thực hiện được trách nhiệm xã hội.

Chuẩn bị

Chương trình thực tập sinh thành công là kết quả của một quá trình chuẩn bị tỉ mỉ và chi tiết trong đó doanh nghiệp cần có sự cam kết từ tất cả các cấp, phòng ban.

Nhà tuyển dụng cần vạch rõ và thống nhất mục tiêu mình mong muốn đạt được từ chương trình thực tập:

  • Tìm kiếm ứng viên tuyển dụng tiềm năng, hoặc nguồn nhân lực tạm thời, hay là để truyền tải thông điệp vì cộng đồng và hình ảnh doanh nghiệp đến với đông đảo công chúng?
  • Tổ chức kỳ vọng gì ở thực tập sinh, cần có bao nhiêu người giám sát (mentor/supervisor)?
  • Thời gian của kỳ thực tập?
  • Cách thức đánh giá?
  • Thực tập có lương hay không, nếu có thì bao nhiêu?
  • KPI đánh giá chất lượng giám sát và đào tạo của các mentor là gì?

Trên đây là những yếu tố sẽ quyết định đến bản mô tả công việc được doanh nghiệp công bố rộng rãi cho tuyển dụng thực tập sinh sau này. Những chương trình thực tập sinh nên sử dụng những dự án quy mô nhỏ của doanh nghiệp. Thời gian kéo dài khoảng từ 4 đến 8 tuần để các bạn trẻ trực tiếp tham gia giải quyết, dưới sự hướng dẫn và theo dõi của các mentor.

>> Xem thêm: Trọn bộ câu hỏi phỏng vấn thực tập sinh hay 2020

Một điểm chắc chắn là những chương trình thực tập sinh phải đưa ra những công việc có ý nghĩa nhằm phát triển kỹ năng, hoàn thiện trình độ cho các bạn trẻ. Tuyệt đối không biến chương trình theo kiểu lạm dụng “lao động giá rẻ”.

Các doanh nghiệp có thể lưu ý rằng việc trả tiền hay không trả lương cho thực tập sinh hoàn toàn phụ thuộc vào chính sách và quan điểm của mình. Đây là điều không bắt buộc, nhưng nếu có sẽ là động lực lớn thúc đẩy các bạn sinh viên cống hiến hơn cho công việc.

Tuyển dụng thực tập sinh

Tiếp theo, khâu tuyển dụng thực tập sinh cũng rất cần được doanh nghiệp coi trọng và thực hiện nghiêm túc như là tuyển dụng nhân viên mới. Khi công ty xây dựng kế hoạch cho chương trình thực tập, họ đã xác định luôn trình độ tối thiểu các bạn sinh viên cần đạt được để ứng tuyển vào vị trí intern.

Bên cạnh đó, thông qua các bài kiểm tra, phỏng vấn, nhà tuyển dụng (đặc biệt là ở các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và môi trường làm việc khá kín đáo) cũng cần xác định xem thực tập sinh tiềm năng có phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp không, nếu nhận vào có nguy cơ phá vỡ văn hóa của mình hay không. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn và thực hiện chương trình internship với số lượng lớn, khâu tuyển dụng có thể chỉ dừng lại ở việc lọc hồ sơ và làm bài kiểm tra.

Nhà tuyển dụng có nhiều cách để công bố chương trình thực tập của mình, trong đó phổ biến nhất là đăng tải công khai trên website chính thức và các trang mạng xã hội, mạng tuyển dụng, hoặc gửi thông báo đến nhân viên phụ trách chương trình thực tập tại một, hai trường đại học có ngành đào tạo phù hợp để tiếp cận các bạn sinh viên tại đó.

Giao cho thực tập sinh những công việc thực tế

Cung cấp những nhiệm vụ thực tế cho thực tập sinh là điều kiện tiên quyết cho sự thành công của thời gian thực tập. Các thực tập sinh nên được làm những công việc có liên quan tới chuyên môn mà họ được học ở trường đại học. Đây là thử thách mà họ được đón nhận để thực hiện trong suốt khoảng thời gian quan trọng này và dựa trên những nỗ lực đó, công ty của bạn sẽ ghi nhận và đánh giá vào cuối thời gian thực tập một cách chi tiết.

Việc cụ thể hóa công việc cho thực tập sinh là điều rất quan trọng. Bạn có thể bắt đầu bằng việc các kiểm tra các mô tả công việc cho thực tập sinh, nhấn mạnh tầm quan trọng của các nhiệm vụ này trong buổi giới thiệu đầu tiên về chương trình hoặc trong buổi định hướng của người cố vấn với từng bộ phận cụ thể. Trong quá trình thực tập, thường xuyên tương tác với thực tập sinhđể cho họ biết rằng bạn vẫn đang theo dõi sự thể hiện của họ như thế nào.

Hãy thử giả định  sau lứa thực tập sinh này, bạn phải tuyển được ít nhất 1-2 thực tập sinh trở thành nhân viên chính thức, và hãy đầu tư nhiều hơn vào quá trình chuẩn bị một cách hiệu quả.

Tạo môi trường làm việc lý tưởng

Doanh nghiệp cũng cần thực sự tạo môi trường học tập và làm việc lý tưởng dành cho các intern. Điều này bao gồm việc sinh viên thực tập được chào đón, giới thiệu đến các phòng, ban, nhân viên khác, cũng như được tham dự lớp đào tạo định hướng ban đầu. Intern cần nắm được quyền hạn, nghĩa vụ và nhiệm vụ của mình, được cung cấp kế hoạch làm việc tuần để thực hiện. Lúc này, các cố vấn, vốn là những chuyên gia của doanh nghiệp, sẽ có nhiệm vụ theo dõi và hướng dẫn các thực tập sinh đảm bảo tiến độ và hoàn thành nhiệm vụ.

Xuyên suốt chương trình internship, doanh nghiệp nên tạo cơ hội để các bạn hoà nhập thông qua việc tham gia những hoạt động chung của tổ chức. Đó có thể chỉ đơn giản là những bữa ăn trưa cùng đồng nghiệp, hoạt động vui chơi cuối tuần… Tuy nhiên, trên thực tế không có nhiều doanh nghiệp thực sự làm tốt khâu này, khiến nhiều bạn sinh viên đến làm việc nhưng lại như ở ốc đảo, không biết ai là ai, cũng không dám làm gì mình muốn.

Cung cấp các hướng dẫn một cách chi tiết

Với thực tập sinh, mọi thứ khi bắt đầu ở một công ty đều là những điều vô cùng mới mẻ. Bạn nên cung cấp cho họ những hướng dẫn một cách chi tiết để giúp họ có thể hòa nhập và bắt đầu một cách tốt nhất.

Bạn có thể cung cấp những thông tin cần thiết này thông qua những cuốn sổ tay hay tạo một mục riêng cho thực tập sinh trên website của công ty. Những thông tin hướng dẫn có thể bao gồm những quy định chung cho thực tập sinh, những câu hỏi thường gặp và các quy tắc giao tiếp, ứng xử tại nơi làm việc,… một cách chi tiết nhất.

Việc để thông tin trên website sẽ mang tại nhiều lợi thế cho bạn hơn khi có thể dễ dàng cập nhật thông tin và tiết kiệm chi phí. Bạn cũng có thể sử dụng trang web này như một công cụ truyền thông, thể hiện các thông tin tuyển dụng thực tập sinh hay các thông báo chung mang tính chính thống.

Đánh giá định kỳ

Giữa và cuối thời gian thực tập, doanh nghiệp không thể thiếu các đánh giá định kỳ dành cho thực tập sinh. Đây là thời điểm các intern báo cáo về tiến độ, tình hình dự án đang thực hiện, tự đánh giá khả năng bản thân, điểm mạnh, điểm yếu và sự hợp tác với các mentors quản lý mình.

Cũng trong giai đoạn đánh giá, doanh nghiệp cũng sẽ đưa ra những đánh giá, ghi nhận đóng góp và đưa ra đề nghị tiếp tục thử việc hay tuyển dụng chính thức dành cho thực tập sinh.

Bên cạnh các bài blog chất lượng, insier.tophr.vn còn đem tới nhiều chương trình ưu đãi, phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của những người làm tuyển dụng-nhân sự và quản lý doanh nghiệp.

Đăng tuyển miễn phí – không giới hạn số lượng chỉ với 1 click tại đây.

Trải nghiệm tính năng Chiến dịch tìm kiếm ứng viên – Nâng tầm tuyển dụng hiện đại tại đây