Tuyển dụng vẫn luôn được coi là một “bài toán khó” mà ít doanh nghiệp có lời giải chính xác. Theo các chuyên gia nhân sự hàng đầu, để giải bài toán này, bước đầu tiên nhà tuyển dụng cần làm là xây dựng một kế hoạch tuyển dụng nhân sự tốt. Vậy kế hoạch tuyển dụng là gì, như thế nào là một kế hoạch tuyển dụng tốt và doanh nghiệp cần làm gì để xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự bài bản cho năm 2021? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Kết thúc năm 2020, gần 42% doanh nghiệp thiếu hụt nhân sự
Theo Báo cáo thị trường tuyển dụng 2020 & xu hướng tuyển dụng 2021 được thực hiện bởi TopCV – Nền tảng công nghệ tuyển dụng hàng đầu Việt Nam, kết thúc năm 2020, gần 42% doanh nghiệp đối mặt với tình trạng thiếu hụt nhân sự trong năm 2020. Trong đó, Bất động sản, Kinh doanh và Tài chính/Ngân hàng là những lĩnh vực thiếu hụt nguồn nhân lực nhiều nhất. Đây cũng là những lĩnh vực được dự báo có nhu cầu tuyển dụng cao nhất trong năm 2021. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp cần có sự thấu hiểu thị trường sâu sắc cùng một kế hoạch tuyển dụng nhân sự tốt để bù đắp lượng thiếu hụt nhân sự trong năm 2020.
Kế hoạch tuyển dụng là gì? Như thế nào là một kế hoạch tuyển dụng nhân sự tốt hoàn hảo?
Theo Talent Lyft, kế hoạch tuyển dụng nhân sự đề cập đến một chiến lược được thiết kế để tuyển dụng nhân viên cho doanh nghiệp.
Một kế hoạch tuyển dụng không chỉ là tập hợp khô khan của những con số mà cần đưa ra được cái nhìn tổng quan và bao quát nhất về những thông tin tuyển dụng trong tương lai của doanh nghiệp, bao gồm: tổng số nhân sự cần tuyển, vị trí tuyển dụng theo từng phòng ban, thời gian tuyển dụng dự kiến và ngân sách dành cho các đợt tuyển dụng này.
Tất cả các thông tin của kế hoạch tuyển dụng cần được lập dựa trên sự tổng hợp nhu cầu tuyển dụng từ các bộ phận trong công ty và được phê duyệt của ban lãnh đạo.
Tính cần thiết khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp tiến hành tuyển dụng nhân sự một cách rất ngẫu hứng. Chỉ cần “cảm thấy” cần tuyển thêm nhân sự, công ty sẵn sàng đăng tuyển mà không chuẩn bị kỹ tiêu chuẩn lựa chọn ứng viên, công việc nhân viên mới phải làm, cách phối hợp làm việc với đồng nghiệp như thế nào,…
Hệ quả là nhân viên mới không biết cách thể hiện năng lực ra sao, bản thân doanh nghiệp cũng “đau đầu” trong việc tối ưu hóa hiệu quả công việc. Thậm chí, trong nhiều trường hợp còn gây mất đoàn kết, chia rẽ nội bộ, phải sa thải người này và để rồi lại phải tuyển người mới.
Trong thực tế, những kế hoạch tuyển dụng nhân sự sơ sài với phần mô tả công việc nghèo nàn sẽ chỉ thu về những nhân viên tầm trung hoặc dưới trung bình – những người đang tuyệt vọng tìm kiếm việc làm. Để không tuyển dụng một cách mơ hồ, để tiếp cận được ứng viên xuất sắc – những người có năng lực thực sự, tính cam kết cao, việc xây dựng một kế hoạch tuyển dụng bài bản là vô cùng cần thiết.
Thời điểm “then chốt” để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Tháng 11 – 12 cuối năm chính là thời điểm “vàng” để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự năm sau cho công ty.
Các bước lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết
Để thực hiện được một đợt tuyển dụng thành công, bộ phận tuyển dụng nhân sự phải nghiên cứu rất nhiều khía cạnh. Từ nhu cầu số lượng tuyển và vị trí công tác; kênh đăng tuyển; bố trí thời gian, địa điểm, bộ câu hỏi phỏng vấn; cân nhắc phúc lợi,… Nếu không có kế hoạch tuyển dụng, bạn sẽ rơi vào vào tình trạng “bội thực” thông tin, không biết nên bắt đầu từ đâu.
Với 5 bước lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết dưới đây, bạn sẽ có thể sớm trình sếp bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho năm 2021.
Bước 1: Tìm hiểu kỹ nhu cầu nhân lực
Hiển nhiên rằng việc dự trù nhân sự cần tuyển dụng phải phụ thuộc vào các phòng ban trong công ty dựa trên các yếu tố như việc phát triển, mở rộng kinh doanh, dự kiến thay thế nhân sự hay các yếu khác của phòng. Tuy nhiên, việc thẩm định, nắm bắt yêu cầu chi tiết và lên kế hoạch thì phải là của phòng nhân sự/ bộ phận tuyển dụng.
- Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng nhân sự từ các trưởng bộ phận/ phòng ban.
- Họp bàn phân tích và làm rõ nhu cầu cần tuyển dụng: chi tiết mục đích, thời gian, số lượng, mô tả công việc, chế độ lương thưởng, các yêu cầu với nhân sự cần tuyển,…
- Phân tích rõ nguồn lao động thời vụ, dự trù hay chính thức. Chú ý đến các vấn đề nhân viên hết hạn hợp đồng, nhân viên thai sản để có kế hoạch cụ thể.
Một kế hoạch tuyển dụng nhân sự hoàn hảo không chỉ rõ ràng về con số mà nó phải “ăn khớp nhịp nhàng” tới mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Để đưa ra dự báo nhu cầu nhân lực một cách chính xác và “ăn khớp” nhất, bạn cần nắm được:
- Doanh nghiệp mong muốn đạt được mục tiêu gì trong năm sau?
- Những hoạt động cần thiết để hoàn thành mục tiêu đó?
- Sản phẩm hoặc dịch vụ “core” của doanh nghiệp?
- Quy mô dự án như thế nào?
- Kế hoạch truyền thông ra sao?
Dựa trên những thông tin và dữ liệu đang có, xác định bằng con số nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp, bao gồm:
- Số lượng: bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí công việc?
- Chất lượng: chuyên môn, những kỹ năng cần thiết cho vị trí này?
- Thời gian: Khi nào cần?
Ví dụ: Một nhân viên Sales hiện tại mang lại doanh thu 500.000.000 VNĐ/ năm thì bạn sẽ cần đến 8 nhân viên với trình độ tương đương để đạt được mục tiêu kinh doanh là 4 tỷ/ năm. Bạn có thể tuyển thêm người để quản lý cho nhóm này. Thời gian tuyển họ là 2 tháng.
Bước 2: Đánh giá khách quan thực trạng nhân sự của doanh nghiệp
Bước tiếp theo của việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự là xem xét mình đang ở đâu, mình đang gặp vấn đề gì.
- Công ty của bạn có những ai?
- Họ đang làm gì?
- Họ đã có thực sự là người phù hợp với vị trí công việc đó?
Hãy hình dung rằng công ty của bạn hoạt động giống như một bộ đồ chơi xếp hình. Phải có đầy đủ các mảnh ghép. Các mảnh ghép bù khuyết cho nhau, và không trùng, hoặc chồng chéo lên nhau. Để hoàn thành trò chơi, bạn không còn lựa chọn nào khác ngoài việc kiểm tra lại toàn bộ những mảnh ghép mình đang có trong tay và phác họa nên hình dáng của những mảnh ghép tiếp theo.
Song song với việc đánh giá, nhân sự cũng nên nhìn nhận lại về chế độ đãi ngộ, chính sách quản lý hay văn hóa doanh nghiệp. Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự biến động về tình hình nhân sự trong công ty, vậy nên là nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, bạn cần phải có sự thẳng thắn và mạnh dạn đưa ra những hướng đi mới mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp của mình.
Bước 3: Đề xuất tăng/ giảm nhân sự
Sau khi đã phân tích, bạn đã có trong tay những dữ liệu cần thiết để xác định liệu nhân lực đang dư thừa hay thiếu hụt. Từ đó đưa ra được phương án bổ sung, cắt giảm chuẩn xác nhất.
Bước 4: Lên kế hoạch để thực hiện
Một kế hoạch tuyển dụng chi tiết sẽ bao gồm những thông tin chính yếu như sau:
- Kế hoạch tuyển dụng nhân viên: Số lượng tuyển, các vị trí cần tuyển dụng, mô tả nhiệm vụ từng vị trí, mức lương dự kiến, thời gian tuyển dụng dự kiến, hình thức tuyển dụng, dự trù kinh phí.
- Phương án tái cơ cấu nhân sự: Phân bổ, sắp xếp lại nhân sự thuộc các phòng ban phù hợp với năng lực, kinh nghiệm, trách nhiệm.
- Kế hoạch đề bạt và luân chuyển nhân sự: Hãy đưa ra căn cứ, tiêu chí cụ thể.
- Đề xuất cắt giảm nhân sự: Đưa ra cơ sở rõ ràng để tránh xảy ra kiện tụng, tranh chấp giữa doanh nghiệp và người lao động.
>> Tham khảo tài liệu: Xây dựng Hiring Funnel hiệu quả cho doanh nghiệp
Bước 5: Đánh giá, hiệu chỉnh kế hoạch phù hợp với thực tế
Do kế hoạch dài hạn nên việc điều chỉnh kế hoạch là hoàn toàn cần thiết, tuy nhiên cần dựa trên phân tích thực tế và vẫn phải đảm bảo yếu tố phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải xem xét việc thực hiện đã đem lại hiệu quả gì, điểm cần phát huy và chỉnh sửa:
- Xác định những sai lệch giữa mục tiêu đã vạch ra với quá trình thực hiện kế hoạch bằng con số
- Tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó
- Đề xuất các giải pháp điều chỉnh và hoàn thiện
Sau khi hoạch định nguồn nhân lực cần thiết trong tương lai, nên khẩn trương tìm kiếm nguồn nhân lực này để đảm bảo có sẵn khi cần. Doanh nghiệp nên tận dụng những phản hồi để phân tích và tối ưu hóa kế hoạch cho phù hợp ví dụ như gửi những bản khảo sát ẩn danh cho nhân viên mới để nhận phản hồi về buổi phỏng vấn hoặc cả quá trình tham gia dự tuyển.
Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng có thể phân tích những số liệu quan trọng như turnover rate, tỷ lệ doanh thu sớm, chất lượng của kỳ tuyển dụng từ đó rút ra cách tối ưu hóa kế hoạch ngay cả khi chúng biến động theo thời gian.
>> Tham khảo: 12 chỉ số đo lường hiệu quả tuyển dụng mà nhà quản trị nhân sự cần nắm rõ
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự ở các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam tương đối bài bản, mức độ đầu tư cũng lớn. Thế nhưng ở các doanh nghiệp nhỏ (quy mô dưới 30 nhân sự) lại mang tính thụ động nhiều hơn. Thậm chí, nhiều đơn vị liên hệ với chúng tôi hỗ trợ tuyển dụng không có những giới thiệu, hình ảnh cần thiết để thu hút ứng viên, không chuẩn bị sẵn những yêu cầu về mặt hồ sơ mặc dù doanh nghiệp đã hoạt động tới 5 năm, 10 năm.
Điều này cũng dễ hiểu khi công ty chỉ có 10 nhân viên thì ngay cả kế toán full-time còn được tinh giảm nói gì đến vị trí nhân sự. Việc phụ trách tuyển dụng thường được kiêm nhiệm bởi 1,2 cá nhân. Nắm được thực trạng này nên TopCV đã xây dựng những gói dịch vụ tuyển dụng hỗ trợ doanh nghiệp tối đa trong việc tìm kiếm, thu hút nhân tài.
Lời kết
Tuyển dụng nhân sự chưa từng là một vấn đề đơn giản, ngay từ việc lên kế hoạch cũng cần cân nhắc một cách thấu đáo và xây dựng bài bản, chi tiết. Điều này có thể mất nhiều thời gian và công sức nhưng thành quả đem lại sẽ rất ngọt ngào. Kế hoạch tuyển dụng không chỉ đơn thuần là một tài liệu để trình sếp, nó sẽ là kim chỉ nam dẫn đường cho mọi hoạt động tuyển dụng của bạn trong năm tới. TopHR chúc bạn xây dựng được một kế hoạch tuyển dụng hoàn hảo cho năm 2021 và có thật nhiều thành quả trong hoạt động tuyển dụng năm tiếp theo.
