Phỏng vấn online hay phỏng vấn trực tuyến hiện đang trở thành xu hướng phổ biến và dần thay đổi quy trình tuyển dụng cũng như cách các nhà tuyển dụng tiếp cận ứng viên tiềm năng.
Covid-19 đã dạy chúng ta rằng mọi hoạt động đều có thể chuyển sang môi trường trực tuyến. Từ làm việc online, hội họp online, mua sắm online đến phỏng vấn tuyển dụng online. Thông thường, phỏng vấn online được áp dụng với các công việc như cộng tác viên hoặc bán thời gian, nhưng giờ đây, dưới tác động của đại dịch Covid-19 và những hiệu quả mà hình thức này đem lại, phỏng vấn online đã được nhiều doanh nghiệp tích hợp thành công vào quy trình tuyển dụng những vị trí tiêu chuẩn trong văn phòng.
Ưu điểm của phỏng vấn online là rút ngắn thời gian di chuyển và khoảng cách địa lý giữa ứng viên và tuyển dụng. Tuy nhiên, nhược điểm dễ nhận thấy của hình thức này là mọi trao đổi đều qua màn hình và âm thanh cuộc gọi, thiếu đi sự tương tác trực tiếp. Vậy làm thế nào để nhà tuyển dụng có thể thực hiện một cuộc phỏng vấn online hiệu quả. Cùng TopHR tham khảo 9 bí quyết sau:
1. Điều chỉnh quy trình phỏng vấn
Không có một kế hoạch tuyển dụng nào có thể chắc chắn 100%, nhất là trong giai đoạn khủng hoảng khi tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn biến căng thẳng và khó lường. Tuy nhiên, có một vài điều điều nhà tuyển dụng cần lưu ý trước khi chuyển hướng sang phỏng vấn online, bao gồm:
- Kiểm tra lại toàn bộ quy trình tuyển dụng của bạn. Nếu bạn không thể phỏng vấn online với một vị trí nào đó, hãy đơn giản quy trình tuyển dụng của mình, điều quan trọng nhất vẫn là tránh tiếp xúc trực tiếp và hạn chế tập trung đông người.
- Nếu bạn vẫn đang thực hiện các cuộc phỏng vấn trực tiếp, hãy duy trì khoảng cách. Ứng viên sẽ hoàn toàn tôn trọng và đánh giá cao sự bảo vệ đó của doanh nghiệp. Đồng thời, hãy đặt nước sát khuẩn tại bàn phỏng vấn và hạn chế bắt tay. Thay vào đó, chúng ta có thể cúi chào lịch sự.
- Với các vị trí có thể thực hiện phỏng vấn online, hãy xây dựng quy trình về cách các cuộc phỏng vấn online sẽ được thực hiện và trao đổi rõ ràng với các thành viên trong nhóm tuyển dụng. Không chỉ ứng viên mới cần kinh nghiệm liên quan đến phỏng vấn online, một số nhà tuyển dụng cũng có thể không quen với hình thức này Vì vậy, bạn hãy dành thời gian để cung cấp cho toàn bộ nhóm phỏng vấn của bạn một buổi chia sẻ để đảm bảo họ mang đến cho ứng viên một trải nghiệm tốt.
2. Nghiên cứu kỹ hồ sơ ứng viên trước khi phỏng vấn
Một trong những bước quan trọng nhất cần làm để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn online là nghiên cứu hồ sơ của ứng viên. Có thể nhà tuyển dụng đã đọc hồ sơ của ứng viên ở vòng sàng lọc/sơ tuyển nhưng khi đến vòng phỏng vấn, bạn cần dành nhiều thời gian hơn để khai thác các thông tin trong CV. Từ đó, bạn sẽ xác định được những điểm trọng tâm nào cần đề cập và trao đổi sâu trong buổi phỏng vấn.
3. Trao đổi với ứng viên về quy trình phỏng vấn
Để tiến hành một cuộc phỏng vấn online hiệu quả, điều quan trọng là bạn nên thông báo cho ứng viên về mọi bước của quy trình phỏng vấn. Đừng chỉ gửi một liên kế phỏng vấn video hoặc thời gian phỏng vấn online cho ứng viên. Hãy cung cấp cho ứng viên những điều mà họ cần chuẩn bị và nêu rõ tại sao bạn áp dụng hình thức phỏng vấn này. Ngoài ra, hãy đưa ra các lợi ích cho ứng viên của bạn, ví dụ như sự thuận tiên, giảm thời gian đi lại, đảm bảo an toàn sức khỏe, nhất là trong giai đoạn hiện tại của dịch bệnh.
Ví dụ, nhà tuyển dụng tại Google đã gửi email với nội dung như sau đến ứng viên:
“Trước diễn biến phức tạp của coronavirus (COVID-19) và để bảo vệ sức khỏe của ứng viên cũng như người phỏng vấn, chúng tôi sẽ thực hiện tất cả các cuộc phỏng vấn của Google trên toàn cầu thông qua Google Hangout (hoặc BlueJeans cho các quốc gia hiện hành) trong tương lai.”
Hãy nhớ rằng đối với phỏng vấn online, bạn có thể sẽ phải cập nhật thông tin thường xuyên mỗi khi có tình huống phát sinh. Do đó, bên cạnh hình thức liên lạc truyền thống qua email, bạn nên giữ kết nối thông qua các công cụ, tính năng trò chuyện cùng ứng viên một cách nhanh chóng như TopCV Connect. TopCV Connect là tính năng được phát triển bởi TopCV, cho phép nhà tuyển dụng có thể nhắn tin trực tiếp với các ứng viên đã ứng tuyển vào tin tuyển dụng được đăng tải trên nền tảng này. Với TopCV Connect, nhà tuyển dụng có thể trò chuyện với ứng viên một cách nhanh chóng, thuận tiện mà vẫn đảm bảo sự chuyên nghiệp trong suốt quá trình tuyển dụng.
4. Giúp ứng viên chuẩn bị cho buổi phỏng vấn bằng việc cung cấp các tài nguyên
Đối với một số ứng viên, phỏng vấn online hay phỏng vấn trực tuyến có thể không quen thuộc. Đừng để điều này làm doanh nghiệp của bạn đánh mất đi những ứng viên tiềm năng. Là nhà tuyển dụng, bạn nên khởi tạo các kết nối ví dụ như Skype, Zalo, Zoom… hay các công cụ trực tuyến khác và chia sẻ các tài khuyên và lời khuyên để giúp ứng viên có sự khởi đầu tốt nhất.
Điều này có thể được thực hiện một cách đơn giản như gửi email tới ứng viên với một vài gợi ý như:
- Các thiết bị cần chuẩn bị: máy tính cá nhân có bật webcam, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng…
- Liên kết đến nền tảng video bạn dùng để phỏng vấn online, hướng dẫn cách tải xuống và sử dụng phần mềm nếu nền tảng này không thực sự phổ biến.
- Trang phục: Cung cấp cho ứng viên về quy định trang phục phù hợp khi tham gia buổi phỏng vấn để họ có thể phần nào hình dung được tính chất chuyên nghiệp mà tổ chức của bạn đang tìm kiếm.
- Nơi thực hiện cuộc phỏng vấn: Ví dụ một căn phòng yên tĩnh với nền trung tính và nhiều ánh sáng tự nhiên nhất có thể
- Lời nhắc nhở rằng ứng viên luôn có thể sử dụng nút tắt tiếng khi họ không nói (đặc biệt khi họ ở nhà với trẻ em hoặc vật nuôi).
- Số lượng người phỏng vấn và vai trò của họ.
Sự quan tâm và chu đáo của bạn sẽ dễ dàng gây thiện cảm và tạo trải nghiệm tích cực với hành trình ứng tuyển của ứng viên.
5. Sử dụng kết hợp các bài test online trong quy trình đánh đánh giá ứng viên
Mặc dù đem lại nhiều lợi ích cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng, phỏng vấn online vẫn có những hạn chế nhất định về mặt không gian và thời gian. Do đó, thay vì đưa ra quyết định chỉ sau một buổi phỏng vấn (dù là trực tiếp hay online), doanh nghiệp nên sử dụng kết hợp các bài test online để đánh giá ứng viên một cách toàn diện và chính xác nhất.
Tùy theo nhu cầu sàng lọc của doanh nghiệp và yêu cầu của vị trí tuyển dụng, bài test online có thể được sử dụng trước hoặc sau buổi phỏng vấn. Nhìn chung, các bài test sàng lọc trước phỏng vấn sẽ giúp nhà tuyển dụng có những hiểu biết nhất định về ứng viên, từ đó nâng cao chất lượng buổi phỏng vấn và rút ngắn thời gian phỏng vấn. Đồng thời, việc có đánh giá khách quan bước đầu về năng lực của ứng viên sẽ giúp nhà tuyển dụng xây dựng hệ thống câu hỏi phỏng vấn đúng, sát và khai thác ứng viên triệt để hơn. Điều này giúp tăng hiệu quả đánh giá ứng viên, giảm tỷ lệ tuyển dụng sai trong doanh nghiệp.
→ Tham khảo bài viết Xây dựng chân dung ứng viên qua 3 vòng tuyển dụng
Với hơn 100 khách hàng doanh nghiệp như Honda, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB), Đại học FPT, Đại học Luật Hà Nội,… đã sử dụng, TestCenter.vn được nhận định là công cụ đánh giá năng lực nhân sự không thể thiếu đối với mọi mô hình doanh nghiệp. Với TestCenter.vn, doanh nghiệp tiết kiệm lên tới 50% thời gian và giảm 30% chi phí cho quá trình đánh giá ứng viên, đồng thời nâng cao chất lượng tuyển dụng.
6. Chuẩn bị các câu hỏi liên quan
Việc trao đổi qua phỏng vấn online cần rõ ràng, ngắn gọn và có mục tiêu, dựa trên những tiêu chí cần tìm kiếm ở ứng viên đã được xác định từ trước. Do đó, hãy đưa ra những câu hỏi cụ thể giúp đánh giá ứng viên một cách hiệu quả, ví dụ:
- Điều khiến ứng viên ứng tuyển vào vị trí này?
- Ứng viên có những kiến thức, kỹ năng, phẩm chất và kinh nghiệm nào phù hợp với vị trí ứng tuyển?
- Ứng viên có thể mô tả lại công việc đã thực hiện ở vị trí công việc gần nhất.
- Ứng viên chia sẻ về những thành tích đạt được trong công việc tại công ty gần nhất.
- Mong muốn của ứng viên khi ứng tuyển vào vị trí này (mức lương, chế độ đãi ngộ, cơ hội phát triển, đào tạo chuyên môn v.v)
→ Tham khảo:
- Trọn bộ câu hỏi phỏng vấn chuyên viên SEO/SEM
- Trọn bộ câu hỏi phỏng vấn Account Executive dành cho nhà tuyển dụng
- Chia sẻ bộ câu hỏi phỏng vấn vị trí Telesales hay nhất
- Bộ câu hỏi phỏng vấn nhân viên kinh doanh có tính sàng lọc cao
7. Kiểm tra thiết bị kết nối và không gian trước khi phỏng vấn
Để đảm bảo quá trình phỏng vấn hiệu quả, ổn định, không bị gián đoạn bạn nên kiểm tra các thiết bị kết nối như webcam, microphone, đường truyền. Âm thanh từ nghe sẽ ít tạp âm hơn so với loa ngoài. Ưu tiên sử dụng máy tính bàn hoặc laptop thay vì điện thoại. Nếu bạn dự định chia sẻ màn hình của mình, hãy thử tính năng đó và đảm bảo rằng bạn có thể sử dụng nó dễ dàng vào thời điểm phỏng vấn thực tế.
Để buổi phỏng vấn online không bị lẫn các tạp âm dễ dẫn đến phân tán sự chú ý, bạn nên chọn một nơi yên tĩnh, tạo sự trang trọng nhất định. Đồng thời hãy chọn góc ánh sáng tốt, nhìn rõ mặt ứng viên, nên có hình ảnh logo của công ty, tổ chức. Bạn cũng nên chú ý đến mặt hình ảnh, vì nhà tuyển dụng chính là bộ mặt của công ty trong mắt ứng viên, Bạn nên xuất hiện chỉn chu để ứng viên thấy được sự chuyên nghiệp của bạn và công ty bằng cách lựa chọn trang phục gọn gàng, trang nhã.
8. Duy trì không khí trong thời gian phỏng vấn online
Hãy tắt các ứng dụng máy tính không cần thiết, hạn chế tối đa những âm thanh khác. Khi cuộc phỏng vấn bắt đầu, hãy mỉm cười, giao tiếp bằng mắt và duy trì điều này thường xuyên trong quá trình phỏng vấn để cho thấy sự lắng nghe tích cực của bạn dành cho ứng viên đồng thời luôn cho ứng viên một khoảng thời gian nhất định để trả lời câu hỏi. Gật đầu khi ứng viên nói chuyện để thể hiện rằng bạn đang theo dõi.
Dù là phỏng vấn online hay phỏng vấn trực tiếp, sẽ có đôi lúc ứng viên rơi vào trạng thái lúng túng hoặc mất bình tĩnh. Lúc này, bạn nên chủ động kết nối để tạo không khí cởi mở bằng cách giao tiếp bằng mắt, chia sẻ một vài điều hài hước. Và cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng, bạn phải luôn nhất quán trong từng lời nói khi phỏng vấn để ứng viên có thể thấy được sự chuyên nghiệp và đánh giá cao cơ hội mà bạn đang đem đến cho họ.
9. Kết thúc chuyên nghiệp và thông báo rõ ràng về các bước tiếp theo
Trước khi kết thúc cuộc phỏng vấn online, hãy để ứng viên có cơ hội được đặt câu hỏi và chia sẻ về những điều ứng viên còn chưa rõ. Sau khi phỏng vấn kết thúc, hãy cập nhật cụ thể cho ứng viên của mình những thông tin quan trọng, chẳng hạn thời gian trả kết quả phỏng vấn hoặc chi tiết hơn về những phúc lợi đi kèm mà bạn đã đề cập trong buổi phỏng vấn. Đồng thời cung cấp câu hỏi gợi ý để ứng viên có thể đưa ra những thắc mắc, trong trường hợp không thể thảo luận hết trong cuộc phỏng vấn online. Điều này sẽ giúp ứng viên cảm thấy sự minh bạch trong quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp và sẵn sàng chủ động tìm hiểu thêm về tổ chức của bạn.
Đồng thời, nếu như còn câu hỏi cần làm rõ hơn, bạn có thể yêu cầu ứng viên cung cấp thêm thông tin qua email để đảm bảo lựa chọn được người phù hợp nhất, tránh bỏ sót những hồ sơ ứng viên có năng lực. Tham khảo bài viết 9 điều HR cần nắm rõ sau khi phỏng vấn ứng viên để đảm bảo bạn đã có một cuộc phỏng vấn online hiệu quả và thành công.
Lời kết
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là thứ chỉ có thể tốt lên nhờ kinh nghiệm và sự rèn luyện qua thời gian. Điều này đúng với cả ứng viên lẫn người phỏng vấn tuyển dụng. Chỉ có kinh nghiệm mới giúp bạn có một hệ thống câu hỏi tốt hơn, khả năng quan sát tinh tế và đánh giá sắc sảo, khách quan hơn. Điều quan trọng nhất là bạn cần nhìn nhận, đánh giá sau từng lần phỏng vấn tuyển dụng và từ đó tự hoàn thiện chính mình. Đặc biệt, nhà tuyển dụng hiện đại cần liên tục cập nhật công nghệ, sẵn sàng thay đổi tư duy để thích nghi và ứng viên với các điều kiện, xu hướng mới như phỏng vấn online.
Tổng hợp
