Trước khi gặp mặt nhà tuyển dụng và ứng viên có thể chỉ giao tiếp qua email hay vài cuộc gọi ngắn ngủi. Vậy nên, trong suốt quá trình phỏng vấn, làm thế nào để nhà tuyển dụng hiểu hết về ứng viên của mình?

Các vòng tuyển dụng hay chính là các bước phễu tuyển dụng được tạo ra để cho nhà tuyển dụng một cái nhìn rõ ràng nhất về chân dung ứng viên, từ đó họ tạo ra các chế độ lọc ứng viên phù hợp. Càng nhìn thấu ứng viên, họ càng dễ đưa ra các quyết định tuyển dụng và càng chắc chắn về sự đúng đắn của quyết định về sau.  

Vậy từng bước trong quy trình đánh giá ứng viên bao gồm những gì? Làm thế nào để chân dung ứng viên hiện ra một cách rõ ràng, khách quan và công bằng nhất? Hãy tham khảo bài viết được HR Insider 4.0 tổng hợp dưới đây!

Chân dung ứng viên là gì?

Chân dung ứng viên được hiểu đơn giản là một bản mô tả chi tiết ứng viên của bạn, tất cả các yếu tố giúp bạn xác định họ là ai, họ có ảnh hưởng thế nào tới vị trí doanh nghiệp mà họ phụ trách. Xác định chân dung ứng viên là công việc của các chuyên gia nhân sự để điều chỉnh các chiến lược thu hút nhân tài của họ đối với những tài năng mà công ty muốn thu hút.

Lợi ích của xác định chân dung ứng viên

Việc hiểu rõ về ứng viên hay tường tận về chân dung ứng viên đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

  • Thu hút đúng người cho doanh nghiệp: Nếu bạn có một chân dung ứng viên tương đối chi tiết, rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng hơn khi muốn thu hút đúng người cho doanh nghiệp.
  • Giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc (turnover rate), đặc biệt là nghỉ việc sớm: Các ứng viên với mức độ phù hợp cao (sát sao với chân dung ứng viên nhất) được chứng minh là cho thấy có mức độ nhảy việc/nghỉ việc thấp hơn.
  • Tuyển được người phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp: Chân dung ứng viên đại diện cho nhân vật có tính cách đặc trưng của doanh nghiệp, phù hợp với văn hóa của tổ chức đó.
  • Nâng cao chất lượng nội dung tuyển dụng (bản mô tả công việc, các bài viết tuyển dụng, ấn phẩm tuyển dụng,…): Nhờ có các tiêu chí cụ thể, rõ ràng của chân dung ứng viên, chất lượng nội dung tuyển dụng sẽ được “may đo” phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp hơn.
  • Tiếp cận ứng viên theo hướng cá nhân hóa – xu hướng của thập niên tới: Cùng với sự trợ giúp của công nghệ, khả năng “nhắm đích” đến ứng viên tiềm năng của doanh nghiệp trở nên chính xác hơn.
  • Cải thiện trải nghiệm ứng viên: Nhờ biết ứng viên như thế nào, mong muốn gì, nhà tuyển dụng có thể cải thiện chân trải nghiệm tuyển dụng của ứng viên.
  • Cải thiện hiệu quả truyền thông tuyển dụng: Với sự tiến hóa của nội dung tuyển dụng, kênh tuyển dụng cũng như công nghệ áp dụng vào tuyển dụng mà hiệu quả truyền thông tuyển dụng – xu hướng của năm 2020 sẽ không ngừng nâng cao.
  • Tăng sự hài lòng của ứng viên nếu họ trở thành nhân viên chính thức: Sự hài lòng của ứng viên là tiền đề cho sự hài lòng của nhân viên, giúp tăng mức độ gắn kết của người lao động với doanh nghiệp, tăng tỉ lệ giữ chân nhân viên (employee retention rate).

Hướng dẫn xây dựng chân dung ứng viên qua từng vòng tuyển dụng

Chẳng hạn, công ty bạn đang tuyển dụng một vị trí Nhân viên kinh doanh (Sales) mới. Vị trí này luôn được cho rằng khó tuyển vì nhân sự có tỉ lệ nhảy việc gần như cao nhất thị trường.

Quy trình này gồm những bước gì và từng bước diễn ra như thế nào, để hiểu đầy đủ về quy trình đánh giá này, ta đi từ bước đầu tiên của quy trình tuyển dụng: Xây dựng được hồ sơ ứng viên lý tưởng 

>> Tải free Báo cáo xu hướng tuyển dụng sau COVID-19

Bước 1: Xây dựng chân dung ứng viên lý tưởng

Một khái niệm khá quen thuộc trong Marketing được biết đến rộng rãi đó là chân dung khách hàng (customer personas). Các nhà tiếp thị là những người đầu tiên nghĩ ra cách tiếp cận khách hàng dựa trên việc nghiên cứu, đánh giá các dữ liệu về personas của họ. Chính nhờ các dữ liệu về persona này, các công ty tiếp cận khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn rất nhiều.. Nhờ sự phát triển của khái niệm này mà khái niệm “chân dung ứng viên lý tưởng” trong tuyển dụng đã ra đời.

Chân dung nhân viên lý tưởng là bản hồ sơ mẫu cụ thể mà nhà tuyển dụng vạch ra cho ứng viên phù hợp nhất mà họ đang tìm kiếm. Ứng viên gồm những yếu tố nhân khẩu học như thế nào, kinh nghiệm chuyên môn ra sao, định hướng phát triển sự nghiệp của họ như thế nào,… sẽ hiện lên rõ ràng trong bản mô tả này.

Tạo chân dung ứng viên lý tưởng giúp hướng dẫn quy trình tuyển dụng của bạn và giúp bạn xác định tài năng phù hợp nhất với tổ chức của mình.

Tại một bản chân dung ứng viên chi tiết, nhà tuyển dụng cần xác định được những yếu tố năng lực chính mà họ cần ở ứng viên cho vị trí ứng tuyển. Những yếu tố này gồm có: 
 

  • Thông tin cơ bản về nhân khẩu học: tuổi tác, học vấn, tên vị trí, kinh nghiệm,…
  • Tâm lý học: mục tiêu, định hướng sự nghiệp, tính cách, động lực, những nỗi lo trong tìm việc,…
  • Nguồn lực của họ: kiến thức, kỹ năng hiện có
  • Hành vi và xu hướng tiếp cận công việc: kênh tiếp cận, hành vi tiếp cận, những người ảnh hưởng, nội dung họ tìm kiếm, xu hướng tin tưởng,…

Từ bảng chân dung ứng viên mẫu, bằng nghiên cứu về mô tả công việc để làm đầy các trường thông tin cần điền, ta có một bản chân dung ứng viên lý tưởng cho vị trí Sales dưới đây:

 Xây dựng chân dung ứng viên qua 3 vòng tuyển dụng

Hoàn tất chân dung ứng viên lý tưởng, nhà tuyển dụng cần chuyển sang bước tiếp theo: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng

Kế hoạch tuyển dụng là một trong những bước quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của quy trình tuyển dụng. Một bản kế hoạch được vạch ra đầy đủ với các thông tin chi tiết về tài liệu, người phỏng vấn, người đánh giá, phương pháp đánh giá,… sẽ tăng tính minh bạch, toàn diện cho kết quả đánh giá ứng viên và giúp tuyển dụng thành công nhân tài cho công ty.

Quan trọng nhất trong xây dựng kế hoạch tuyển dụng đó là với những tiêu chí ứng viên mà nhà tuyển dụng cần đánh giá thì quy trình tuyển dụng nên gồm bao nhiêu vòng, mục đích của từng vòng là gì. Sau đó, xây dựng nội dung cho mỗi vòng, gồm có: Hình thức diễn ra vòng đó, quy định của mỗi vòng, người đánh giá, phương pháp đánh giá,…

Thông thường, các vòng tuyển dụng cơ bản gồm có: vòng lọc hồ sơ (CV screening), thực hiện kiểm tra năng lực (aptitude test), phỏng vấn (interview).

Bước 3: Xây dựng cách thức đánh giá cho từng vòng

Với kế hoạch tuyển dụng đã được xác định từ bước 2, để hoàn tất quy trình đánh giá, bước tiếp theo, nhà tuyển dụng sẽ cần phải tiếp tục xây dựng cách thức đánh giá trong mỗi vòng tuyển dụng. 

I. Vòng 1: Nhà tuyển dụng cần lưu ý gì ở hồ sơ ứng viên (CV) để sàng lọc ứng viên nhanh và hiệu quả nhất?

Nếu bạn phải đau đầu với việc sàng lọc hàng chục hoặc đến cả trăm CV mỗi ngày thì nhiệm vụ này có thể nhanh chóng trở nên quá tải và tạo ra sự chậm trễ trong quy trình tuyển dụng.

Vì vậy, làm thế nào nhà tuyển dụng có thể đẩy nhanh quá trình đánh giá CV hiệu quả hơn, hạn chế nguy cơ bỏ lỡ các ứng viên xuất sắc? 

Câu trả lời ở đây là: chúng ta nên biết những gì cần tìm kiếm và tập trung chú ý trong một bản lý lịch.

Điều quan trọng là phải biết bắt đầu từ đâu, những gì cần tránh và cách đánh giá từng sơ yếu lý lịch một cách công bằng để có thể so sánh các ứng viên với nhau cũng như so sánh với ứng viên lý tưởng một cách khách quan. 

Đầu tiên, để kiểm tra kỹ năng và kinh nghiệm bắt buộc của ứng viên bằng cách sử dụng các công cụ lọc CV ứng viên cho các từ khóa có liên quan tới tiêu đề, và mô tả công việc đã được nhà tuyển dụng soạn thảo. Phần mềm xử lý tài liệu có thể giúp bạn tăng tốc quá trình.

Để việc lọc hồ sơ trở nên hiệu quả, bạn nên chuẩn bị sẵn các từ khóa có liên quan đến mô tả công việc.

Kiểm tra nếu họ có kinh nghiệm cần thiết. Nếu bạn đang có nhu cầu tuyển dụng một vị trí chuyên môn cấp cao, bạn sẽ mong đợi họ có ít nhất 1 đến 3 năm kinh nghiệm. Hoặc hồ sơ của họ thể hiện họ đã có sự thăng tiến lên các công việc cấp cao. Tuỳ thuộc công việc, bạn có thể xem xét liệu họ có bằng cấp chứng chỉ gì không.

Kiểm tra những kỹ năng không bắt buộc của ứng viên cũng là một điều cần thiết để đánh giá CV ứng viên. Bước này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn điểm mạnh của ứng viên, có ích cho việc ra quyết định tuyển dụng khi bắt gặp các hồ sơ có kỹ năng đáp ứng bắt buộc đối với công việc tương tự nhau.

Tiếp theo, bạn có thể kiểm tra cover letter hoặc email xin việc của ứng viên: Đọc lại thư xin việc hoặc email xin việc chính là cách tốt nhất để nhà tuyển dụng đánh giá được thái độ của ứng viên với công ty và vị trí họ đang ứng tuyển.

Kiểm tra một số từ khóa của CV để đánh giá mức độ phù hợp với văn hóa của ứng viên: có một số từ khoá trong Cv của ứng viên giúp nhà tuyển dụng nhận ra họ không thuộc về công ty. Chẳng hạn với một công ty coi trọng văn hóa gần gũi, team-work mạnh, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc, một ứng viên mới với CV nhấn mạnh “thích làm việc độc lập” có thể khiến nhà tuyển dụng đặt ra nghi vấn và cần kiểm tra ứng viên trong vòng phỏng vấn.

Bạn cũng cần tạo ra một bản ghi chú ngắn đánh giá CV của bạn. Nếu một ứng viên đạt đủ các tiêu chuẩn để bước vòng phỏng vấn, hãy thêm ứng viên vào danh sách rút gọn của bạn và lưu ý những mối quan tâm mà bạn muốn người phỏng vấn chú ý tới trong cuộc phỏng vấn.

II. Vòng 2: Bài kiểm tra năng lực là vũ khí nhìn thấu ứng viên của nhà tuyển dụng

Các bài kiểm tra năng lực dù nhiều vô số kể nhưng nhìn chung có hai loại được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến nhất đó là kiểm tra kiến thức chuyên môn và trắc nghiệm trí tuệ. Ngoài ra, xu hướng hiện đại cho thấy đang có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng bài kiểm tra văn hóa đối với ứng viên của mình. Chọn riêng một hoặc tập hợp loại bài kiểm tra nào tùy thuộc vào đặc thù vị trí công việc nhà tuyển dụng cần tuyển.

2.1. Dạng bài kiểm tra trí tuệ 

Các bài test IQ/EQ thường áp dụng phổ biến hơn cả, do đây là phương pháp kiểm tra trí tuệ tổng hợp đo lường khả năng tính toán số học (IQ), khả năng suy luận logic, năng lực hành vi và cách xử lý các tình huống (EQ) của mỗi cá nhân.

Rất nhiều bài kiểm tra đã được thiết kế rất sát sao với năng lực ứng viên để đánh giá chính xác tiềm năng và mức độ phù hợp của từng Ứng viên đối với vị trí tuyển dụng. Đặc biệt, có những bài kiểm tra còn có khả năng xác định được năng khiếu ứng viên, giúp doanh nghiệp biết họ mạnh ở điểm nào, mảng nào để bồi dưỡng đào tạo năng lực lãnh đạo tập sự.

2.2. Dạng bài kiểm tra năng lực chuyên môn

Công việc tạo ra đề kiểm tra đánh giá năng lực chuyên môn của ứng viên là của các vị trí cấp cao trong doanh nghiệp. Họ sẽ cung cấp đề thi cho phòng tuyển dụng. Đề thi ở đây là một tập hợp các câu hỏi kiến thức, câu hỏi giải quyết vấn đề chuyên môn của vị trí, yêu cầu ứng viên phải giải quyết trong thời gian giới hạn.

Với bài kiểm tra năng lực chuyên môn lĩnh vực sales như một câu hỏi ví dụ dưới đây: Để thành công trong bán hàng, điều quan trọng nhất cần tập trung vào theo bạn là gì?

2.3. Dạng bài kiểm tra mức độ phù hợp văn hóa

Việc tuyển dụng những người phù hợp với văn hóa doanh nghiệp có nghĩa là tuyển dụng những người có tiềm lực phát triển trong môi trường làm việc của công ty.

Trước khi bắt đầu phỏng vấn ứng viên, bạn hãy xác định giá trị và mục tiêu dài hạn của công ty mình. Sau đó mới đánh giá liệu các ứng viên có cùng giá trị với công ty hay không. Hãy sử dụng những câu hỏi này để đánh giá xem ứng viên bạn cho là tiềm năng ấy, liệu có phải một “nguy cơ độc hại” đối với môi trường làm việc của bạn không. 

Một số ví dụ về bài kiểm tra văn hóa mức độ phù hợp văn hóa doanh nghiệp: 

 Xây dựng chân dung ứng viên qua 3 vòng tuyển dụng

III. Vòng 3: Phỏng vấn – Cơ hội thể hiện mình của ứng viên đồng thời là cơ hội xác nhận năng lực ứng viên của nhà tuyển dụng

Đến vòng phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần phải xác định được rằng, với những điều bạn cần khai thác ở ứng viên (dựa trên các tiêu chí đánh giá ở các bước tuyển dụng đã qua) thì ở tại vòng phỏng vấn, bạn cần hỏi ứng viên những gì.

Để có một quy trình phỏng vấn – bước quan trọng nhất trong tuyển dụng thật thành công, bạn cần lưu ý một số điều dưới đây:

3.1. Hiểu thật rõ vị trí bạn đang tuyển dụng

Trước khi đăng thông báo tuyển dụng, hãy chắc chắn rằng bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng vị trí đó, bằng cách: 

  • Tìm những người từng làm việc ở vị trí này, tìm hiểu xem những kỹ năng, kiến thức, và phẩm chất cá nhân nào đã giúp họ thành công (hoặc gặp thất bại). 
  • Liệt kê một danh sách các yếu tố, phẩm chất cần thiết với yêu cầu công việc để nắm được các nhiệm vụ hàng ngày, mục tiêu của vị trí phải đạt được. 
  • Chuyển danh sách đó tới tất cả những người có liên quan đến quá trình phỏng vấn.

Bạn không thể tìm thấy một ứng viên tốt nếu toàn bộ nhóm tuyển dụng không thể thống nhất về hình mẫu lý tưởng mà các bạn muốn tìm. Khi đặt câu hỏi, sự phối hợp ăn ý giữa những người đồng phỏng vấn cũng vô cùng quan trọng.

Với tình huống đang nhắc đến trong bài, nhà tuyển dụng hiện tại có thể đưa ra danh sách mẫu về các phẩm chất của vị trí Business Development như sau:

  • Đam mê với công việc sales
  • Thích giao tiếp
  • Có trách nhiệm
  • Luôn hướng tới kết quả 
  • Kiên trì và bền bỉ 
  • Nhiệt tình

3.2. Nhà tuyển dụng nên hỏi gì khi phỏng vấn?

Dựa trên các tiêu chí đã xây dựng, nhà tuyển dụng nên phát triển một bộ câu hỏi giúp họ xác định được tiềm năng cần thiết ở ứng viên. Nhìn chung, các câu hỏi phỏng vấn thường được phân vào những nhóm sau:

a. Các câu hỏi chung:

Các câu hỏi chung thường được sử dụng để làm rõ một số thông tin trên resume/CV của ứng viên. Ngoài ra bạn cũng có thể đặt câu hỏi để tìm hiểu lý do vì sao ứng viên muốn theo đuổi lĩnh vực nghề nghiệp, hoặc vị trí này ở công ty bạn. 

Ví dụ:

  • Bạn đã làm việc ở công ty M trong bao lâu?
  • Vai trò của bạn ở vị trí này là gì?
  • Vì sao bạn muốn trở thành một nhân viên kinh doanh?
  • Vì sao bạn muốn làm việc cho công ty chúng tôi?
  • Hãy kể những điều bạn biết về công ty chúng tôi.
  • Hãy kể cho chúng tôi về một số sở thích của bạn.

Nên tránh đặt các câu hỏi về chiều cao, cân nặng, tôn giáo, vùng miền, giới tính, tôn giáo, khuyết tật,… Những câu hỏi này có thể xâm phạm vào đời tư cá nhân của ứng viên và khiến họ khó xử.

>> Xem thêm: Chân dung ứng viên hậu COVID-19

b. Câu hỏi đánh giá năng lực

Một số doanh nghiệp không tiến hành bài kiểm tra năng lực có thể áp dụng luôn phỏng vấn chuyên môn cho vị trí. Đối với vị trí Nhân viên kinh doanh mà X đang ứng tuyển, câu hỏi chuyên môn đưa ra cần liên quan mật thiết đến tư duy kinh doanh, kỹ năng bán hàng, năng lực xử lý tình huống bán hàng,…

Một số câu hỏi gợi ý:

  • Hãy mô tả lại sản phẩm mà bạn đã từng bán? Lợi ích lớn nhất sản phẩm đó đem lại cho khách hàng là gì?
  • Mô tả quá trình đưa ra quyết định mua hàng của khách hàng. Ai có ảnh hưởng tới quyết định mua hàng của họ?
  • Bạn thường sử dụng các phương pháp chốt sale nào? Những phương pháp nào theo bạn là hiệu quả nhất và ít hiệu quả nhất? Tại sao?

c. Câu hỏi hành vi:

Các câu hỏi hành vi luôn là phần ưa thích của nhà tuyển dụng, bởi họ tin rằng những gì ứng viên thể hiện trong quá khứ chính là lời tiên đoán chính xác nhất cho những gì họ sẽ làm trong tương lai. Ví dụ: 

  • Hãy kể lại một tình huống bạn sử dụng sự sáng tạo để giải quyết công việc. (Thay vì đặt câu hỏi chung: Bạn đánh giá mức độ sáng tạo của mình như thế nào?)
  • Kể về một khó khăn lớn nhất trong công việc đã từng xảy ra với bạn và cách mà bạn xử lý chúng.
  • Kể về dự án lớn nhất mà bạn từng thực hiện.

Một số nhà tuyển dụng còn yêu thích các câu hỏi giả định (hay còn gọi là câu hỏi tình huống). Thay vì hỏi về một sự kiện từng xảy ra, chúng đưa ra một tình huống trong tương lai để xem xét hành vi của ứng viên. Ví dụ: 

  • Bạn gặp khó khăn trong giao tiếp với một nhóm làm việc mới. Bạn đã thích nghi với nhóm bằng cách nào?
  • Bạn và đồng nghiệp Y vốn có mâu thuẫn cá nhân nhưng lại phải cùng làm chung một dự án. Bạn sẽ làm gì trong tình huống đó?
  • Thử tưởng tượng bạn phải quản lý nhiều dự án công việc khác nhau cùng lúc. Bạn sẽ lên kế hoạch thế nào để hoàn thành được khối công việc này?

3.3. Xây dựng hệ thống đánh giá sau phỏng vấn 

Thực tế, quá trình phỏng vấn có rất nhiều rủi ro khiến kết quả trở nên thiếu chính xác do cách lí do sau: cảm tính của người phỏng vấn, mẫu phỏng vấn không lớn khiến ứng viên chỉ là người giỏi nhất trong số những người phỏng vấn chứ chưa phải người thực sự đáp ứng được yêu cầu công việc. 

Việc có một hệ thống đánh giá giúp kết quả trở nên khách quan hơn, duy trì được tính thống nhất và đẩy nhanh tiến độ công việc, nhất là khi số lượng phỏng vấn quá lớn.

Để có một hệ thống đánh giá sau phỏng vấn toàn diện, minh bạch, nhà tuyển dụng cần lưu ý:

  • Hệ thống đánh giá nên được lượng hóa, có tiêu chí chấm, thang điểm cho từng khung cụ thể.
  • Sử dụng bảng đánh giá theo khung năng lực để đảm bảo tính quy chuẩn và bám sát nhất vào yêu cầu vị trí. 
  • Hạn chế so sánh ứng viên với nhau trước khi so sánh với bảng tiêu chí chung. Việc so sánh giữa các ứng viên chỉ nên được thực hiện ở bước cuối cùng khi bạn bắt đầu chốt số lượng tuyển dụng. 

Theo Base.vn

Bên cạnh các bài blog chất lượng, insier.tophr.vn còn đem tới nhiều chương trình ưu đãi, phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của những người làm tuyển dụng-nhân sự và quản lý doanh nghiệp.

Đăng tuyển miễn phí – không giới hạn số lượng chỉ với 1 click tại đây.

Trải nghiệm tính năng Chiến dịch tìm kiếm ứng viên – Nâng tầm tuyển dụng hiện đại trong mùa tuyển dụng tại đây