Trọn bộ câu hỏi xác minh thông tin ứng viên dành cho HR

Có thể nói, xác minh thông tin ứng viên là bước quan trọng trước khi chính thức đưa ra một offer. Thời điểm này là lúc bạn cần tìm hiểu thêm về ứng viên hơn là những gì họ cho bạn thấy, bởi vậy hãy chuẩn bị thật kỹ lưỡng và cẩn thận.

Mục đích của việc xác minh thông tin ứng viên

Thông thường trong hồ sơ và các vòng phỏng vấn, ứng viên chủ động chia sẻ thông tin về bản thân. Tham chiếu và xác minh lại thông tin giúp bạn có cái nhìn khách quan hơn về hiệu quả làm việc của họ. Trước khi nhận ứng viên vào làm, hãy cân nhắc việc xác minh thông tin qua sếp cũ, đồng nghiệp từng cộng tác; hoặc cả những đối tác cũ của họ (chẳng hạn: khách hàng).

Xác minh thông tin ứng viên giúp nhân viên HR đảm bảo đang nhận được thông tin chính xác. Bạn có thể xác minh lại những thông tin ứng viên đưa vào hồ sơ như: những công việc từng làm trước đây, thời gian làm việc, chức vụ và trách nhiệm,…

Bên cạnh đó, bạn có thể nắm được kinh nghiệm làm việc của ứng viên; hiểu được cách các ứng viên đã vận dụng kỹ năng của họ và công việc như thế nào từ những người đã từng làm việc trực tiếp với họ.

Quá trình tham chiếu thông tin ứng viên cũng giúp nhân viên nhân sự nắm được ứng viên đã làm việc với các đối tác ra sao qua các bước tìm hiểu về mối quan hệ trong công việc của ứng viên với quản lý, đồng nghiệp, cấp trên trực tiếp và khách hàng cũ…

Phát hiện những điểm không tốt của ứng viên thông qua tham chiếu còn giúp bạn cân nhắc trước khi đưa ra offer cho ứng viên.

Dưới đây là bộ câu hỏi xác minh thông tin ứng viên mà các HR nên tham khảo để lựa chọn được ứng viên xuất sắc, phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Bộ câu hỏi xác minh thông tin dành cho ứng viên

• [Tên ứng viên] đã làm việc tại công ty của bạn từ khi nào ở vị trí gì?
• Bạn biết gì về năng lực làm việc hoặc đã từng làm việc với [Tên ứng viên] chưa?
• Tại sao [Tên ứng viên] rời công ty của bạn?
• Các nhiệm vụ chính của [Tên ứng viên] là gì?
• Bạn có thể cho biết một vài dự án nhóm mà [Tên ứng viên] đã tham gia không? Vai trò của họ là gì và họ cộng tác với đồng nghiệp như thế nào?
• [Tên ứng viên] phản hồi như thế nào khi được góp ý?
• Một vài điểm mạnh và điểm yếu của [Tên ứng viên] là gì.
• Bạn nghĩ [Tên ứng viên] có kĩ năng nào nổi bật?
• [Tên ứng viên] xử lý các tình huống căng thẳng như thế nào? Xin đưa ra các ví dụ cụ thể.
• [Tên ứng viên] có phong cách quản lí thế nào? Bạn có thể kể lại một lần [Tên ứng viên] bất hòa với các thành viên trong nhóm? 
• [Tên ứng viên] có hành vi nào ảnh hưởng đến hiệu quả công việc không? (ví dụ như: đi làm trễ, không kịp deadline hoặc tranh cãi với đồng nghiệp)
• Bạn có nghĩ [Tên ứng viên] có thể đảm nhận vai trò cao hơn không? Tại sao?
• Nếu có cơ hội, bạn có thuê [Tên ứng viên] lần nữa không?

Tiến hành xác minh thông tin ứng viên như thế nào?

Bước xác minh thông tin nên ở giai đoạn cuối cùng trước khi chính thức gửi offer mời làm tới ứng viên. Để có cái nhìn khách quan hơn trong quá trình tuyển dụng, bạn nên đặt tất cả những câu hỏi tham chiếu tương tự cho tất cả ứng viên trong danh sách.

Trước khi tham chiếu thông tin, bạn nên thông báo cho ứng viên. Bạn có thể lưu ý điều này trong bài thông báo tuyển dụng của mình và yêu cầu ứng viên cung cấp một số thông tin liên lạc để phục vụ cho quá trình tham chiếu.

Khi nhận được thông tin, bạn hãy đánh giá khách quan và xem xét các thông tin có liên quan tới vị trí tuyển dụng. Đừng quá lo lắng nếu ứng viên thiếu một số kỹ năng không phải yêu cầu tiên quyết cho vị trí của bạn.

Một HR cần biết cách điều chỉnh các câu hỏi tùy theo quan hệ của người tham chiếu với ứng viên. Chẳng hạn, một người sếp cũ có thể nắm rõ hiệu quả làm việc của ứng viên, trong khi một đồng nghiệp cũ có thể cho bạn thông tin về khả năng làm việc nhóm của ứng viên đó.

Tiến hành tham chiếu qua điện thoại là hình thức nhanh chóng nhất. Từ đây, bạn có thể dò đoán được ý kiến của người tham chiếu thông qua giọng điệu nói chuyện của họ. Tuy nhiên, nếu được quản lý cũ hoặc đồng nghiệp cũ của ứng viên gợi ý một cách tham chiếu khác bạn cũng nên làm theo chẳng hạn như trả lời qua email…

Trong trường hợp nếu bạn nhận ra các thông tin tham chiếu không trùng khớp với nhau, bạn hãy thảo luận điều này với ứng viên. Chẳng hạn, thời gian làm việc không chính xác có thể là do sơ suất trong lúc đánh máy của ứng viên.

Những trường hợp cần chú ý khi tham chiếu thông tin ứng viên

• Thiếu dẫn chứng cụ thể. Bạn hoàn toàn có khả năng nhận được những phản hồi tô hồng quá mức khi đi xác minh thông tin ứng viên. Dù sao thì đây là những người mà ứng viên tin rằng sẽ nói tốt cho họ, để bảo đảm họ có thể suôn sẻ trong một cuộc phỏng vấn đầy tính cạnh tranh. Nếu cấp trên cũ hoặc đồng nghiệp cũ mà ứng viên cung cấp không thể chỉ ra cụ thể những kinh nghiệm làm việc của ứng viên hay những ý tưởng mà ứng viên đã đóng góp, thì có thể hiểu là ứng viên không thật sự xuất sắc như họ nói. 
• Ý kiến tiêu cực. Các ứng viên thường cung cấp những người giới thiệu có lợi cho mình. Nếu người giới thiệu đó có đưa ra bất kì phản hồi tiêu cực nào về ứng viên, bạn cũng nên xem xét nghiêm túc trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng.
• Mâu thuẫn trong thông tin thực tế. Vài thông tin nhỏ không chính xác (ví dụ: thời gian làm việc) thì có thể không đáng để loại ứng viên. Tuy nhiên, nếu bạn nhận thấy ứng viên đang nói dối về những vấn đề quan trọng hơn, như phạm vi trách nhiệm của họ, thì đó là dấu hiệu cảnh báo về tính trung thực của ứng viên. 

Những thách thức trong quá trình tham chiếu thông tin

• Thiếu tin tưởng: Một số người có thể do dự khi tiết lộ thông tin về đồng nghiệp cũ của họ. Hãy trấn an họ rằng cuộc gọi này là bí mật và giải thích rằng đây chỉ là vì bạn muốn tìm hiểu rõ thông tin của các ứng viên hơn
• Thiếu tính khách quan: Một số nhà tuyển dụng có thể giữ ác cảm đối với nhân viên đã rời công ty của họ. Hoặc một số khác thì có thể phóng đại kỹ năng làm việc của nhân viên cũ. Để giảm bớt các thiên kiến chủ quan này, hãy yêu cầu người tham chiếu các ví dụ cụ thể thể hiện hành vi và thái độ của nhân viên tại nơi làm việc.
• Thiếu thời gian Cấp trên cũ và đồng nghiệp không có nhiều thời gian để trả lời hàng loạt câu hỏi của bạn. Vậy nên, khi gọi điện tham chiếu thông tin, tối đa chỉ nên gọi từ 10 đến 15 phút hoặc có thể đề nghị họ phối hợp trả lời qua email.