Trước khi viết bài viết này, đội ngũ của TopHR đã xem qua hàng loạt các bản mô tả công việc của các doanh nghiệp SMEs khi tuyển nhiều vị trí khác nhau. Chúng tôi nhận thấy một vài vấn đề, thể hiện ngay ở số lượng ứng viên ứng tuyển quá thưa thớt còn số lượng nhân sự chưa hết thời gian thử việc nghỉ việc lại tăng lên.
Đây là một trong nhiều trường hợp chúng tôi vô tình được biết:
Một công ty bán lẻ nọ cần “một người có khả năng trả lời điện thoại và đánh máy nhanh.” Và họ dễ dàng tìm được một ứng viên đáp ứng được yêu cầu đơn giản ấy; nhưng vài tuần sau, người này bỏ việc vì anh ta không làm đúng công việc được trao đổi khi ứng tuyển. “Một người có khả năng trả lời điện thoại và đánh máy nhanh” như yêu cầu ban đầu hóa ra được mong đợi là “một nhân viên hành chính năng động, có kinh nghiệm và khả năng thích ứng nhanh với môi trường làm việc.”
Dĩ nhiên, họ phải tuyển một nhân viên khác để thay thế. Không những chi phí tuyển dụng lần trước “đổ sông đổ bể”, hiệu suất công việc của phòng ban tuyển nhân viên này đã bị ảnh hưởng. Đó chỉ là ví dụ về một vị trí thường thường, chứ chưa bàn đến hậu quả có thể xảy ra đối với các vị trí cấp cao.
Nhận thấy tầm quan trọng của bản mô tả công việc trong công tác tuyển dụng & đào tạo nhân lực, TopHR đã biên tập bài viết dưới đây để giúp những bạn làm nghề có thể hiểu rõ hơn công cụ tuyệt vời này đồng thời tận dụng triệt để những công dụng mà nó mang lại.
Bản mô tả công việc là gì? – What?
Đúng như tên gọi của nó – Bản mô tả công việc được dùng như một công cụ để mô tả công việc cho từng vị trí công việc trong Doanh nghiệp
Tại sao lại cần có bản mô tả công việc? – Why ?
- Trong tuyển dụng: Giúp nhân sự hiểu rõ về từng chức danh cần tuyển dụng trong công ty. Giới thiệu, chia sẻ đến ứng viên về công việc họ ứng tuyển. Xác lập yêu cầu tuyển dụng đối với đơn vị dịch vụ tuyển dụng khi cần.
- Khi đánh giá vị trí của chức danh: Là thông tin tham khảo chính cho đánh giá công việc.
- Trong quản lý thành tích công việc: Giúp quản lý và nhân viên dễ thống nhất về xác định những tiêu chí đánh giá tùy theo mục tiêu kinh doanh mỗi năm và có liên quan cụ thể đến công việc hàng ngày.
- Thăng tiến và kế hoạch kế thừa sau này.
Đối tượng của bản mô tả công việc? – Who?
Với mỗi vị trí nhân viên trong Doanh nghiệp đều có Chức năng, trách nhiệm,quyền hạn cũng như nhiệm vụ khác nhau. Chính vì vậy, đối tượng của bản mô tả công việc là tất cả các nhân viên trong công ty.
Khi nào sử dụng bản mô tả công việc? – When?
- Khi có yêu cầu từ đối tượng liên quan
- Công ty mới thành lập
- Sắp xếp lại cơ cấu tổ chức công ty
- Gia tăng những khiếu nại về nội dung công việc, điều kiện làm việc
- Bất đồng ý kiến giữa cấp trên và cấp dưới về sự hoàn thành công việc.
Dùng ở đâu? – Where?
Trong Doanh nghiệp, Có nhiều hình thức của bản mô tả công việc: Bản mô tả công việc dùng cho tuyển dụng, bản dùng cho nhân viên, bản dùng cho quản lý… và với mỗi đối tượng, bản mô tả công việc sẽ được sử dụng bởi các đối tượng khác nhau.
Bản mô tả công việc như thế nào? – How?
Nếu để đăng tuyển dụng, bảng mô tả công việc có thể được viết theo chức danh / vị trí công việc. Nếu để hệ thống hóa lại hệ thống nhân sự, bảng mô tả công việc nên được viết theo vai trò. Bởi vì chức danh có thể thanh đổi tùy theo tình nhân sự của doanh nghiệp. Tựu chung lại, bản mô tả công việc của bạn sẽ phải mô tả được: Trách nhiệm, Nhiệm vụ, Quyền hạn, Quyền lợi, Mối quan hệ và yêu cầu đối với vị trí ấy.
- Trách nhiệm: Biết được trách nhiệm của vị trí công việc.
- Nhiệm vụ: Những việc làm cụ thể để có thể hoàn thành trách nhiệm nêu trên.
- Quyền hạn: Quyền mà vị trí công việc đó có thể làm.
- Quyền lợi: Quyền lợi mà vị trí được hưởng (Mức lương, thưởng…)
- Mối quan hệ: Mối quan hệ với các vị trí khác trên phương diện Quyền hạn, trách nhiệm để hoàn thành mục tiêu của công việc.
- Yêu cầu: Các yêu cầu về Thái độ, Kiến thức và Kỹ năng đối với vị trí để.
Từ đó, người làm nhân sự ở tất cả các mảng có thể nhìn bản mô tả công việc như 1 kim chỉ nam để làm tốt vai trò của mình.
- Tuyển dụng: Nhìn vào mô tả để đánh giá và tìm kiếm ứng viên phù hợp
- Đào tạo: Dựa vào mô tả của từng vị trí để đào tạo nhân viên theo yêu cầu của công việc
- Tổ chức lao động: Dựa vào các mối quan hệ tới các vị trí khác để tổ chức, điều chỉnh lao động phù hợp. Nhìn vào mô tả để sắp xếp nhân lực phù hợp với mỗi vị trí
- Sự vụ với mỗi nhân viên: Dựa vào quyền lợi để tổ chức trả lương, thưởng và các chính sách đối với mỗi nhân viên…
Chắc hẳn bạn còn nhớ những tiết Tập làm văn ngày xưa, thầy/cô thường yêu cầu chúng ta lập dàn bài trước khi đặt bút xuống viết. Mục đích là để chúng ta biết mình chuẩn bị viết cái gì? triển khai các luận điểm, luận cớ như thế nào? Kết bài ra sao. Việc thảo trước dàn bài còn giúp chúng ta viết không bị lạc đề. Ở bản mô tả công việc cũng vậy, để viết được một bản mô tả tốt, đầy đủ thông tin, bạn cần phải nắm rõ cấu trúc của một bản mô tả công việc.
Dưới đây là cấu trúc bản mô tả công việc mà TopHR đánh giá là đầy đủ thông tin cần thiết.
1. Tiêu đề
– Tên tiêu đề cần rõ ràng, ngắn gọn đủ để người đọc hình dung được vai trò của vị trí.
– Tiêu đề tối ưu cho công cụ tìm kiếm.
2. Phần mở đầu – Vai trò của vị trí
– Giới thiệu qua về công ty.
– Mục tiêu của vị trí đang tuyển.
– Điều mà nhà tuyển dụng kỳ vọng ở ứng viên.
3. Phần thân 1 – Các nhiệm vụ chính
– Liệt kê các nhiệm vụ chính mà nhân viên mới sẽ đảm nhận tại vị trí. Khoảng 6-12 gạch đầu dòng là ổn.
– Đưa các nhiệm vụ theo đơn vị từng tuần/ngày/tháng để ứng viên đo lường và cân nhắc.
4. Phần thân 3 – Yêu cầu
Phần này sẽ trả lời “Như thế nào thì phù hợp?”. Liệt kê số năm kinh nghiệm, yêu cầu về những kỹ năng chuyên môn đặc biệt, yêu cầu về giới tính, độ tuổi, chiều cao, cân nặng, …
Đừng quá lo lằng rằng việc đưa ra quá nhiều yêu cầu sẽ khiến cho ứng viên lo sợ mà không ứng tuyển. Khi đó, bạn có thể chắc chắn rằng những người ứng tuyển sẽ là những người phù hợp. Quan trọng không phải là cố gắng hạn chế số yêu cầu, quan trọng là bạn liệt kê chúng vừa đủ, và ở mức thỏa hiệp được.
5. Phần thân 2 – Quyền lợi của nhân viên
– Lương, thưởng, đãi ngộ.
– Các chế độ đóng bảo hiểm, phúc lợi khác của nhân viên.
– Cơ hội học tập, huấn luyện.
– Ngân sách
– Nguồn nhân sự
– Cơ sở vật chất, phương tiện thiết bị
Bạn luôn phải đặt câu hỏi trong đầu để tìm hiểu xem kỳ vọng của ứng viên về vị trí này là gì. Nếu vị trí không có mức lương quá hấp dẫn, điều gì sẽ thu hút ứng viên? Nếu có lương tốt thì môi trường làm việc có thúc đẩy sự tiến bộ không? Cơ hội thăng tiến của nhân viên là như thế nào? … Rất nhiều câu hỏi để bạn tìm ra câu trả lời.
6. Phần thân 3 – Giám sát ai và báo cáo cho ai
Nếu vị trí đó đòi hỏi phải giám sát nhân viên thì số nhân viên giám sát trực tiếp/gián tiếp là bao nhiêu
Nếu chịu sự giám sát thì người giám sát trực tiếp là ai, các phòng ban nào, những người khác không phải nhân viên công ty…
7. Phần kết – Quy trình tuyển dụng
Sau khi trình bày đủ thông tin việc làm, sẽ chuyên nghiệp hơn khi bạn nêu rõ quy trình tuyển dụng của công ty với vị trí đang đăng tuyển:
– Nêu rõ từng bước / từng vòng đăng tuyển.
– Hình thức phỏng vấn Online hay Offline?
– Địa chỉ, thời gian diễn ra từng vòng.
– Phương thức liên lạc: Email / Điện thoại / …
– …
Tùy theo yêu cầu riêng của từng vị trí hay doanh nghiệp, bạn có thể thêm, sửa chi tiết khác so với cấu trúc bảng mẫu mô tả công việc phía trên. Các khảo sát đều cho thấy một bảng mô tả công việc được viết tốt sẽ tăng hiệu quả tuyển dụng đáng kể cho doanh nghiệp. Chưa kể, nó cũng tăng khả năng tìm được ứng viên phù hợp với công việc và tiết kiệm thời gian.
Lưu ý để bản mô tả công việc phát huy hết công dụng
– Người làm nhân sự phải tự hình dung ra ứng viên tiềm năng của doanh nghiệp. Họ có chuyên môn gì? Họ sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề gì? Họ là người như thế nào? Ngoại hình ra sao? Hãy nhớ, mơ hồ trong mô tả công việc, mơ hồ trong tin tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ tiếp những bạn rất mơ hồ về công việc.
– Sử dụng checklist để không bỏ sót phần nào trong bản mô tả công việc. Các phần nên có: Thông tin về vị trí làm việc, Thông tin công ty, Kỹ năng và yêu cầu, Địa điểm làm việc, Khoảng lương và các lợi ích, Chi tiết liên hệ, Văn phong sử dụng trên từng kênh đăng tuyển.
– Cá nhân hoá tin tuyển dụng: Thời đại 4.0, ứng viên (hay nói đúng hơn là thế hệ Y) rất đề cao trải nghiệm cá nhân vậy nên nếu thật tuyệt vời trong tin tuyển dụng của bạn có cá tính riêng. Bạn nghĩ sao về video trưởng phòng gửi lời chào ứng viên hay video giới thiệu về phòng ban, đồng nghiệp trong tương lai?
– Tối ưu cho tin tuyển dụng: Tin tuyển dụng của bạn không hấp dẫn, không xuất hiện khi tìm kiếm thì bao công sức soạn mô tả công việc của bạn sẽ đổ sông đổ biển.
Nếu bạn không có khả năng tối ưu tiêu đề cho các công cụ tìm kiếm từ khóa, có thể bạn đang đánh mất một kênh rất quan trọng khi ngày nay khá nhiều người tìm việc truy vấn qua các thanh công cụ.
Trong một khảo sát về một tin đăng tuyển có headline “Tuyển dụng nhân viên kinh doanh” của một công ty bán đồ mỹ phẩm, từ khóa “nhân viên tuyển dụng” hay “tuyển dụng” được đánh dấu là từ khóa chính, công ty không thể tuyển được nhân viên. Sau khi thay đổi mẫu thành “Cần tìm nhân viên kinh doanh ngành mỹ phẩm”, 20 đơn đầu tiên đã được gửi về ngay hôm đó.
Kết luận
Một bản mô tả được viết đúng chuẩn là bước đầu đưa bạn đến gần hơn với ứng viên. Hy vọng với những thông tin trên đây sẽ giúp bạn xây dựng một bản mô tả công việc chính xác nhất, tuyển đúng người, đúng việc, đúng thời điểm.
