Bí kíp gửi “cold email” cho Passive Candidates, tăng tối đa tỷ lệ phản hồi

Tìm kiếm và “theo đuổi” Passive Candidates là cả một nghệ thuật, trong đó, gửi “cold email” là một cách hiệu quả, đồng thời là bước không thể thiếu để tạo mối liên kết với ứng viên, từ đó hai bên sẽ có cơ hội để trao đổi thêm về công việc. Tuy nhiên, một thống kê gây bất ngờ và đáng lo ngại khi gần 90% các “cold email” được gửi đến ứng viên mà không có sự cá nhân hóa, dẫn đến tỷ lệ phản hồi thấp, giảm hiệu suất tuyển dụng. Vì vậy, trong bài viết này, TopHR sẽ giới thiệu với bạn 5 bí kíp để tạo ra những “cold email” có tính nhân hóa cao, tăng tối đa tỷ lệ phản hồi.

“Cold email” là gì?

“Cold email” là một khái niệm niệm bắt nguồn từ Marketing & Sales, ám chỉ việc gửi email tới các đối tượng khách hàng tiềm năng trong khi họ chưa hề biết về bạn, doanh nghiệp và sản phẩm của bạn. Tương tự, trong hoạt động tuyển dụng, “cold email” được sử dụng để tiếp cận tới đối tượng Passive Candidates – những ứng viên không chủ động tìm kiếm một công việc mới (và lẽ dĩ nhiên là họ không biết đến bạn từ trước – với tư cách là nhà tuyển dụng).

Cá nhân hóa email – Bí kíp gửi “cold email” tăng tối đa tỷ lệ phản hồi

Như lẽ hiển nhiên, tỷ lệ “cold email” sau khi gửi đến ứng viên và bị “mặc kệ”, thậm chí là không bao giờ được mở ra là rất cao. Trong một số trường hợp, việc nhận email từ một người hoàn toàn xa lạ có thể khiến ứng viên cảm thấy có ác cảm với nhà tuyển dụng, và có thể là cả thương hiệu tuyển dụng của công ty.

Vậy tại sao “cold email” vẫn được coi là một trong những cách tiếp cận và tuyển dụng Passive Candidates hiệu quả? Bí kíp chính là: Hãy cá nhân hóa nội dung trong email, biến “cold email” từ một email lạnh lùng trở thành một kết nối rõ ràng với ứng viên.

Một email cá nhân hóa không chỉ giúp cải thiện trải nghiệm ứng viên mà còn nâng cao thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp và thương hiệu cá nhân của nhà tuyển dụng. Quan trọng nhất, cá nhân hóa email sẽ giúp nhà tuyển dụng tăng tối đa tỷ lệ quan tâm, phản hồi, nhằm mục đích cuối cùng là tuyển dụng thành công Passive Candidates.

Việc cá nhân hóa nội dung email cần đến sự đầu tư thời gian, công sức của nhà tuyển dụng nhưng chắc chắn sẽ đem đến những thành quả xứng đáng. Bên cạnh đó, 5 tips nhỏ (nhưng có võ) sau đây sẽ giúp bạn tăng tỷ lệ thành công khi gửi “cold email” cho ứng viên.

1. Tìm kiếm “sự kết nối bí mật”

Nếu bạn đã đi cách nhà 100km và bắt gặp một người lạ cùng quê, điều này cũng không có nhiều ý nghĩa. Nhưng nếu khoảng cách tăng lên 500km, 1000km, thậm chí là ở một đất nước khác và gặp một người lạ cùng quê, đây sẽ là một điều thật sự đặc biệt. Đơn giản vì hai người có một điểm chung, một “sự kết nối bí mật”.

Trên thực tế, khoa học đã chứng minh rằng chúng ta thường có xu hướng tin tưởng những người chúng ta nghĩ là giống mình. Do đó, cách dễ nhất để tiếp cận Passive Candidates là tìm một điểm chung nào đó để có thể nhắc đến nó trong nội dung email gửi đi. Hãy nghiên cứu kỹ lưỡng hồ sơ cá nhân của ứng viên trên Facebook, LinkdeIn, Twitter, thậm chí là Instagram, Tik Tok để tìm ra “điểm chạm” và nổi bật điều này trong email của bạn. Điều này sẽ khiến “cold email” của bạn trở nên đặc biệt và ấm áp hơn rất nhiều.

Không có gì ngạc nhiên khi tài năng hàng đầu luôn nhận được hàng chục email của các nhà tuyển dụng mỗi tuần. Vì vậy, khiến cho email của bạn trở nên độc đáo với một “sự kết nối bí mật” là cơ hội để nhà tuyển dụng tạo dụng mối quan hệ với Passive Candidates.

Dưới đây là một ví dụ để minh họa điều này:

Một sự kết nối bí mật sẽ giúp tăng tỷ lệ quan tâm của ứng viên với "cold email" của bạn
Một sự kết nối bí mật sẽ giúp tăng tỷ lệ quan tâm của ứng viên với “cold email” của bạn – Nguồn: Beamery

Nội dung Email:

Tôi đang tìm kiếm một Node.js Developer thích trượt tuyết – liệu chúng ta có thể trao đổi?

[Tên ứng viên],

Tôi đang tìm kiếm một tài năng Node.js Developer ở khu vực Montreal và bắt gặp hồ sơ cá nhân của bạn trên LinkedIn. Sau khi tìm hiểu thêm thông tin của bạn trên Github và Twitter, tôi thấy bạn là một ứng viên hoàn hảo, phù hợp với định hướng phát triển của công ty chúng tôi, vì vậy tôi đã liên hệ với bạn.

Ngoài ra, xin được chúc mừng giải thưởng về trượt tuyết của bạn. Tôi chắc chắn rằng bạn sẽ phù hợp với công ty tôi vì các bạn dev của chúng tôi cũng rất thích dành thời gian cho bộ môn này.

Liệu bạn có sẵn sàng để bắt đầu một cuộc trò chuyện?

[Tên nhà tuyển dụng]

2. Tìm một người thứ 3 trung gian

Bạn sẽ làm gì nếu một người bạn thân giới thiệu với bạn về một nhà hàng trong thành phố, nói với bạn rằng ở đó có món pizza ngon nhất mà họ từng ăn và gợi ý bạn đến đấy ăn thử. Trừ khi bạn không thích pizza, khả năng cao là bạn sẽ ngay lập tức đặt bàn và tự mình kiểm chứng liệu nhà hàng đó có thực sự ngon hay không?

Phản ứng này sẽ hoàn toàn khác biệt nếu bạn nhận được một tờ rơi quảng cáo về nhà hàng trong lúc chờ đèn đỏ tại ngã tư gần nhà đúng không? Điều đáng lo ngại là phần lớn các “cold email” được nhà tuyển dụng gửi đi đều giống như một tờ rơi quảng cáo. Và khả năng cao là chúng sẽ đi thẳng đến thùng rác, hoặc “nằm phủi bụi” trong hộp thư đến của ứng viên. Để tránh trường hợp này và tăng sự quan tâm chú ý của ứng viên, lời khuyên cho nhà tuyển dụng là hãy tìm bất kỳ một mối quan hệ nào giữa bạn với ứng viên (bạn chung trên Facebook hoặc kết nối chung trên LinkedIn), có thể là đồng nghiệp hoặc bạn bè. Sau đó, nhờ người thứ 3 này làm “cầu nối” liên hệ giữa bạn và ứng viên.

Có hai cách để bạn khai thác vị trí người trung gian này: Hoặc là nhờ chính người thứ 3 trung gian để gửi email hộ (đây là cách tốt nhất để đảm bảo thành công khi gửi “cold email” hoặc đề cập đến người thứ 3 trong nội dung email, và nói rằng họ là người giới thiệu bạn với ứng viên. Nếu đó là người họ thân thiết hoặc tôn trọng, đây sẽ một điểm cộng tuyệt vời để nhằm khẳng định rằng bạn là người đáng để trò chuyện.

Bạn có thể thử kiểu email này theo mẫu dưới đây:

Một người thứ 3 trung gian sẽ giúp tăng "sức nặng" cho "cold email" của bạn
Một người thứ 3 trung gian sẽ giúp tăng “sức nặng” cho “cold email” của bạn

Nội dung email:

[Tên người trung gian] giới thiệu với tôi bạn là một ứng viên sáng giá cho vị trí Design

[Tên ứng viên],

Tôi có được thông tin liên hệ của bạn từ [Tên người trung gian].
Tuần trước, chúng tôi đã ngồi cà phê với nhau và trao đổi về các desinger tài năng. Anh ấy đã ngay lập tức giới thiệu bạn cho tôi.

Liệu bạn có sẵn sàng để bắt đầu một cuộc trò chuyện về [Tên công ty] và vị trí Design tại công ty. Tôi tin là vị trí này sẽ phù hợp với bạn và có nhiều điểm thú vị khiến bạn quan tâm.

[Tên nhà tuyển dụng]

3. Gửi email vào thời điểm hoàn hảo

Để đảm bảo mọi công sức của bạn không “đổ sông đổ bể”, hãy gửi email vào thời điểm tốt nhất. Thống kê cho thấy Thứ Năm là ngày tốt nhất trong tuần để gửi email. Đây là ngày có tỷ lệ mở email (open rate) cao nhất:

Thứ 5 là ngày có tỷ lệ mở email (open rate) cao nhất
Thứ 5 là ngày có tỷ lệ mở email (open rate) cao nhất
Thứ 5 là ngày có tỷ lệ nhấp (Click Through Rate - CTR) cao nhất
Và thứ 5 cũng là ngày có tỷ lệ nhấp (Click Through Rate – CTR) cao nhất.

Hầu hết ứng viên sẽ kiểm tra email của bạn trong vòng 60 phút đầu tiên ngay sau khi gửi. 24 giờ sau khi email gửi đi, sẽ có rất ít hoặc không có cơ hội để email của bạn được mở, vì vậy việc nắm bắt đúng thời điểm gửi email là cực kỳ quan trọng.

Một điểm cần lưu ý rằng đây chỉ là dữ liệu mang tính chất tham khảo và có thể không hoàn toàn chính xác trên thực tế. Để đạt được kết quả tốt nhất, nhà tuyển dụng nên điều chỉnh dựa trên thông tin thực tế khi triển khai. Cách tìm ra lịch gửi “cold email” hoàn hảo chính là thử cách thời gian gửi khác nhau và đo lường xem khi nào bạn nhận được kết quả tốt nhất (A/B Testing). Mỗi nhóm ứng viên có thể có những thói quen kiểm tra email khác nhau – điều quan trọng là bạn phải khám phá ra thói quen đó, thông qua những con số và dữ liệu.

4. Sử dụng tên của ứng viên nhiều hơn một lần

Nghe hoặc nhìn thấy tên của mình sẽ tạo ra một “phản ứng” trong não của chúng ta. Vì điều này đã được khoa học chứng minh là có hiệu quả, do đó, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể áp dụng tip đơn giản này để gây ấn tượng với Passive Candidates.

Tuy nhiên, các ứng viên ngày càng trở nên “khôn ngoan” hơn với thủ thuật này. Họ có thể dễ dàng phát hiện một template email được gửi đi hàng loạt với tên của họ ở trên cùng. Mặc dù vậy, các mẫu email vẫn là một phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp cận đối với các ứng viên. Chúng giúp bạn tiết kiệm thời gian và chuẩn hóa quy trình tuyển dụng. Vì vậy, bí quyết là nếu dùng email mẫu, hãy sử dụng tên của ứng viên nhiều hơn một lần – mặc dù không hoàn hảo nhưng điều này có thể làm cho “cold email” của bạn trở nên gần gũi và thân thiện hơn.

→ Tham khảo Mẫu email liên hệ ứng viên bị động

Đây là một ví dụ để bạn tham khảo:

Sử dụng tên ứng viên nhiều lần sẽ khiến "cold email" trở nên cá nhân hơn
Sử dụng tên ứng viên nhiều lần sẽ khiến “cold email” trở nên cá nhân hơn

Nội dung email:

[Tên ứng viên]/ [Tên công ty] Giới thiệu

[Tên ứng viên],

Chúng tôi đang tìm kiếm vị trí Trưởng nhóm Designer và tôi nghĩ bạn sẽ là một người hoàn toàn phù hợp. Bạn đã có nhiều kinh nghiệm liên quan đến lãnh đạo đội nhóm, và chúng tôi cũng đánh giá cao portfolio của bạn.

Tôi rất muốn chia sẻ thêm với bạn một số thông tin về vị trí này – Liệu bạn có thể dành thời gian cho một cuộc điện thoại vào 2 giờ chiều thứ 6 tuần này.

Tôi hiểu bạn là một người bận rộn. Cảm ơn [Tên ứng viên] đã dành thời gian cho email này.

[Tên nhà tuyển dụng]

5. Cá nhân hóa email của bạn với lời khen ngợi

Các ứng viên hàng đầu có thể quen với những email khen ngợi kỹ năng của họ, nhưng điều đó không có nghĩa là họ không thích chúng. Tuy nhiên, một lời khen xã giao, chung chung chưa bao giờ là đủ. Quan trọng là phải khen cho đúng và khen cho khéo.

Làm thế nào để có thể khen ứng viên đúng cách? Tham khảo hồ sơ cá nhân trên LinkedIn hoặc trên các nền tảng tuyển dụng như TopCV có thể là một gợi ý. Điều quan trọng là lời khen phải cụ thể – không có gì xa cách hơn là “Tôi thực sự bị ấn tượng bởi hồ sơ cá nhân của bạn trên LinkedIn”. Hãy chỉ rõ rằng bạn ấn tượng với kỹ năng, kinh nghiệm, thành tích, hay sản phẩm nào của ứng viên. Điều này sẽ khiến ứng viên trân trọng những ý kiến của bạn, tin tưởng vào những chia sẻ sau đó và cân nhắc về cơ hội mà người tuyển dụng đang đem tới. Đây chính là lúc lời khen thực sự phát huy được công dụng của nó.

Một lời khen ngợi khéo léo trong email sẽ giúp tăng tỷ lệ quan tâm, phản hồi của ứng viên
Một lời khen ngợi khéo léo trong email sẽ giúp tăng tỷ lệ quan tâm, phản hồi của ứng viên

Nội dung email:

[Tên công ty] Khai phá các kỹ năng JavaScript của bạn (

[Tên ứng viên],

Tôi đã dành ra 30 phút để tìm hiểu hồ sơ của bạn trên LinkedIn và Github. Tôi thực sự rất ấn tượng với những kinh nghiệm cũng như các sản phẩm của bạn, đặc biệt là các dự án bạn đã đề cập trên LinkedIn (thậm chí tôi đã cho một số thành viên trong nhóm của tôi tham khảo).

Tôi đang tìm kiếm một vị trí Front-End dev để đưa nhóm của chúng tôi tiếp tục phát triển. Và tôi rất mong được chia sẻ với bạn tại sao vị trí này lại thực sự phù hợp với bạn.

Liệu thứ 5 này bạn có thời gian rảnh không?

[Tên nhà tuyển dụng]

Email là một trong những phương tiện chính kết nối giữa nhà tuyển dụng với ứng viên, chính bởi vậy một email gửi đi dù nhỏ bé nhưng có thể ảnh hưởng to lớn tới hiệu quả tuyển dụng và hình ảnh doanh nghiệp. Hi vọng với bài viết trên của TopHR, bạn đã có thêm những bí kíp để gửi “cold email” hiệu quả, giúp tuyển dụng thành công.

Bên cạnh các bài blog chất lượng, insider.tophr.vn còn đem tới nhiều chương trình ưu đãi, phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của những người làm tuyển dụng-nhân sự và quản lý doanh nghiệp.

Đăng tuyển miễn phí – không giới hạn số lượng chỉ với 1 click tại đây.

Trải nghiệm tính năng Chiến dịch tìm kiếm ứng viên – Nâng tầm tuyển dụng hiện đại trong mùa tuyển dụng tại đây

Theo Beamery