Đầu năm – cuối năm là thời điểm bộ phận hành chính nhân sự phải tập trung cao độ để tổng kết công việc, thực hiện báo cáo cuối năm và lập các kế hoạch cho năm kế tiếp. Để giúp HR không bị chìm ngập trong giấy tờ mà quên đi những nhiệm vụ quan trọng nhất, dưới đây là danh sách một số công việc cần hành chính nhân sự hoàn thành ở hai thời điểm “nước sôi lửa bỏng” này.
List công việc quan trọng của Hành chính nhân sự
1. Tổng kết công việc cuối năm: Chuẩn bị kế hoạch thưởng năm 2019, tổ chức tiệc cuối năm, quà Tết, kế hoạch Chào Xuân 2020….
2. Thực hiện báo cáo thống kê, báo cáo phân tích và báo cáo quản trị về Quản trị nhân sự năm 2019.
3. Lập kế hoạch chi phí hành chính năm 2020.
4. Lập kế hoạch Talent Acquisition theo chiến lược phát triển và kinh doanh của Công ty
5. Lập kế hoạch đào tạo, hệ thống quản trị tri thức theo chiến lược phát triển và kinh doanh của Công ty.
6. Tư vấn trích quỹ dự phòng; quỹ khen thưởng phúc lợi, quỹ đào tạo phát triển và các quỹ liên quan đến Quản trị Nhân sự.
7. Xây dựng Quỹ lương kế hoạch năm 2020 theo chiến lược phát triển và kinh doanh của Công ty.
8. Các kế hoạch truyền thông, phát triển VHDN năm 2020.
9. Xây dựng mục tiêu Phòng HCNS năm 2020 (KPI đơn vị)
10. Xây dựng Chiến lược Nhân sự toàn diện năm 2020 theo Chiến lược Kinh doanh.
Các công việc nộp báo cáo với Nhà nước của hành chính nhân sự
1. Báo cáo tình hình công tác an toàn vệ sinh lao động của doanh nghiệp
Theo quy định tại thông tư số 07/2016/TT-BLĐTBXH ngày 15/05/2016 của Bộ trưởng Bộ Lao động -Thương Binh Và Xã hội, hàng năm, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình công tác ATVSLĐ 1 lần/năm vào trước ngày 10/1 hàng năm cho Sở LĐTBXH, Sở Y Tế.
Các chỉ tiêu cần báo cáo bao gồm:
- Báo cáo về lao động
- Tai nạn lao động
- Bệnh nghề nghiệp
- Kết quả phân loại sức khỏe của người lao động
- Công tác huấn luyện về an toàn – vệ sinh lao động
- Máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn, vệ sinh lao động
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
- Bồi dưỡng chống độc hại bằng hiện vật
- Tình hình quan trắc môi trường lao động
- Chi phí thực hiện kế hoạch an toàn, vệ sinh lao động
Tổ chức cung cấp dịch vụ:
- Thời điểm tổ chức tiến hành đánh gía định kỳ nguy cơ rủi ro về an toàn, vệ sinh lao động.
- Đánh giá hiệu quả các biện pháp phòng chống các yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại theo quy định tại Điều 7 Nghị định 39/2016/NĐ-CP
- Kết quả đánh giá lần đầu nguy cơ rủi ro về an toàn, vệ sinh lao động khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh (nếu có).
2. Hành chính nhân sự cần báo cáo tình hình sử dụng lao động
Theo quy định tại thông tư 23/2014/TT – BLĐBTXH của Bộ lao động thương binh xã hội, hàng năm, doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động 6 tháng 1 lần (trước ngày 25/5 và ngày 25/11). Báo cáo này nộp tại phòng lao động thương binh xã hội Quận Huyện nơi công ty cư trú.
3. Báo cáo hoạt động y tế của cơ sở
Báo cáo hoạt động y tế của cơ sở cần được thực hiện 6 tháng 1 lần (trước 5/7 va 10/1 hàng năm). Doanh nghiệp nộp báo cáo tại Trung tâm y tế dự phòng huyện nơi đặt cơ sở ( theo quy định tại thông tư 19/2016/TT-BYT).
4. Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động
Báo cáo tai nạn lao động cần được nộp về thanh tra Sở Lao Động Thương Binh & Xã Hội định kỳ 6 tháng 1 lần (trước 5/7 va 10/1 hàng năm).
Nghị định 39/2016/NĐ-CP nêu rõ các yếu tố cần báo cáo bao gồm:
+ Tình hình chung về tai nạn lao động:
- Phân loại tai nạn lao động
- Các tai nạn được hưởng trợ cấp theo quy định tại Khoản 2 Điều 39 Luật ATVSLĐ
+ Các thiệt hại do tai nạn lao động
5. Báo cáo số liệu quan trắc môi trường
Tần suất thực hiện báo cáo số liệu quan trắc môi trường (hay còn gọi là báo cáo giám sát môi trường định kỳ):
– Liên tục đối với số liệu quan trắc tự động
– Không quá 30 ngày sau khi kết thúc kì quan trắc
– Báo cáo tổng hợp 1 lần/năm trước 31/1.
Chi tiết về báo cáo, quý khách hàng có thể tham khảo tại Nghị định 155/2016/NĐ-CP và thông tư 43/2015/TT-BTNMT. Báo cáo được nộp tại cơ quan thẩm định báo cáo đánh giá tác động môi trường (ĐTM) của nhà máy/doanh nghiệp, tức là 1 trong 3 đơn vị sau:
- Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh
- Phòng Tài Nguyên Môi trường trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt cơ sở
- Ban quản lý Khu công nghiệp (Nếu doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp)
6. Báo cáo quản lý chất thải nguy hại
Theo quy định tại Điểm a Khoản 6 Điều 7 Thông tư 36/2015/TT-BTNMT, báo cáo quản lý chất thải nguy hại cần được nộp trước ngày 31/01 hàng năm về Sở Tài Nguyên Môi Trường tỉnh.
7. Hồ sơ vệ sinh môi trường lao động
Hồ sơ vệ sinh môi trường lao động phải được thực hiện thường niên hàng năm theo quy định tại Nghị định 39/2016/NĐ-CP
Báo cáo này chỉ cần lưu nội bộ.
8. Hành chính nhân sự cũng cần báo cáo công tác PCCC
Thông tư 52/2014/TT-BCA (Điều 7) quy định, doanh nghiệp cần thực hiện báo cáo công tác PCCC vào Quý IV Hàng năm. Báo cáo này chỉ cần lưu nội bộ.
9. Báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động hóa chất
Tất cả các tổ chức, cá nhân hoạt động trong lĩnh vực hóa chất công nghiệp cần nộp báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động hóa chất về Sở Công Thương và Cục Hóa chất trước ngày 15/01 hàng năm theo phụ lục 5, mẫu 5a, thông tư 32/2017/TT-BCT ban hành ngày 28/12/2017 (Theo quy định tại thông tư 32/2017/TT-BCT và nghị định 113/2017/NĐ-CP)
10. Báo cáo sản xuất, nhập khẩu, sử dụng hóa chất thuộc Danh mục hóa chất cấm
Theo quy định của điều 19, 52 của Luật hóa chất 2007 và quy định tại điều 18 , 19 của nghị định 113/2017/NĐ-CP, các tổ chức, cá nhân sản xuất, nhập khẩu, sử dụng hóa chất thuộc Danh mục hóa chất cấm Phụ lục III Nghị định 113/2017/NĐ-CP cần nộp Báo cáo sản xuất, nhập khẩu, sử dụng hóa chất thuộc Danh mục hóa chất cấm về Cục Hóa chất trước ngày 31/01 hàng năm.
11. Báo cáo về tình hình tham gia BH thất nghiệp
Trước ngày 15/01 hằng năm, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi Báo cáo về tình hình tham gia bảo hiểm thất nghiệp của năm trước (Mẫu số 33 ban hành kèm theo Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH) về Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Tải Free: 63 biểu mẫu Hành chính nhân sự chuẩn và mới nhất
Các công việc khác của bộ phận hành chính nhân sự
12. Thực hiện việc báo cáo định kỳ tình hình sử dụng, thay đổi về lao động theo quy định tại điểm d, Khoản 2 Điều 6 của Bộ luật Lao động 2012, Khoản 2 Điều 8 Nghị định 03/2014/NĐ-CP và Khoản 2 Điều 6 Thông tư 23.
13. Thực hiện lập và sử dụng sổ quản lý lao động theo hướng dẫn tại Điều 7 Thông tư 23.
14. Xây dựng và gửi thang lương, bảng lương, tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, chức danh, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, định mức lao động theo quy định Điều 93 của Bộ luật Lao động 2012 và Chương III Nghị định 49/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013.
15. Xây dựng và đăng ký Nội quy lao động của đơn vị theo quy định Điều 119, Khoản 1, Khoản 2 Điều 120 của Bộ luật Lao động năm 2012, Chương V Nghị định 05/2015/NĐ-CP ngày 12/01/2015 (Nghị định 05) và Chương III Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH ngày 16/11/2015.
16. Xây dựng và ban hành Quy chế dân chủ cơ sở; Quy chế đối thoại định kỳ tại nơi làm việc theo quy định tại Nghị định 60/2013/NĐ-CP ngày 19/6/2013.
17. Thương lượng, ký kết và gửi Thỏa ước Lao động tập thể đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh theo quy định Chương V của Bộ luật Lao động năm 2012, Chương III Nghị định 05 và Điều 3 Thông tư 29/2015/TT-BLĐTBXH ngày 31/7/2015 (việc này là tùy nghi, không bắt buộc). (NẾU ĐẾN HẠN THƯƠNG LƯỢNG LẠI)
18. Xây dựng và ban hành Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Nghị định 05 (Nội dung này nằm trong quy chế lao động của công ty. Cần lưu ý là phải có nội dung này thì mới có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động theo Khoản 1 Điều 38 Bộ luật Lao động 2012).
19. Thực hiện thủ tục thành lập tổ chức Công đoàn cơ sở của doanh nghiệp theo quy định Khoản 1, Khoản 3 Điều 189 của Bộ luật Lao động 2012 và Điều 5 Luật Công đoàn 2012 (Việc này cũng không bắt buộc mà tùy vào số lượng người lao động muốn tham gia công đoàn của công ty).
20. Thống kê, báo cáo tai nạn lao động, sự cố kỹ thuật gây mất an toàn, vệ sinh lao động nghiêm trọng tại đơn vị theo quy định tại Khoản 1 Điều 36 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 (nếu có); báo cáo định kỳ tình hình tai nạn lao động theo quy định tại Khoản 1 Điều 24 Nghị định 39/2016/NĐ-CP ngày 15/5/2016 (Nghị định 39).
21. Theo dõi, quản lý, khai báo về việc sử dụng các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động theo quy định tại Điều 30, Điều 31 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 Điều 16 Nghị định 44/2016/NĐ-CP ngày 15/5/2016 (Nghị định 44) (nếu có); Thông tư 53/2016/TT-BLĐTBXH ngày 28/12/2016.
22. Tổ chức khám sức khỏe và điều trị bệnh nghề nghiệp cho người lao động theo quy định tại Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động năm 2015.
23. Lập hồ sơ quản lý sức khỏe người lao động, hồ sơ vệ sinh lao động theo quy định tại Thông tư 19/2016/TT-BYT ngày 30/6/2016.
24. Xây dựng kế hoạch triển khai Tháng hành động về an toàn, vệ sinh lao động theo quy định tại Thông tư 02/2017/TT-BLĐTBXH ngày 20/2/2017.
Chúc bộ phận hành chính nhân sự hoàn thành tốt công việc!
Đọc thêm: Thư viện KPI cho các phòng ban, HR nào cũng cần tham khảo
Chia sẻ của chị Nguyễn Thanh Xuân – HR Director tại HMA Group
