Các công ty vẫn đang không ngừng tuyển nhân viên mới để chạy các dự án hay thực hiện các kế hoạch đã đặt ra trước đó của mình. Tuy nhiên, vào thời điểm hiện tại, những nhà tuyển dụng hay các doanh nghiệp đang phải đối mặt với một thách thức lớn mà họ chưa từng gặp phải trước đây: Làm thế nào để họ giúp nhân viên mới làm quen với bộ máy vận hành, văn hóa nội bộ cũng như đưa ra định hướng đúng đắn khi rất nhiều nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm các cấp lãnh đạo đều làm việc từ xa do COVID-19?
Người ta không thể tổ chức một quy trình Onboarding qua loa cho có, hoặc xếp nó vào một trong những kế hoạch không bắt buộc. Onboarding là một quy trình vô cùng quan trọng giúp các nhân viên mới học hỏi những khái niệm, thao tác cơ bản trong công việc, tìm hiểu văn hóa doanh nghiệp và đảm bảo rằng họ sẽ được trang bị các công cụ để hoàn thành công việc tốt nhất. thêm vào đó, một số doanh nghiệp đã vấp phải một số lỗi khi cho nhân viên mới onboarding, ngay cả khi các nhân viên còn làm việc tại văn phòng. Một cuộc khảo sát từ Robert Half cho thấy 95% những người làm việc chuyên nghiệp cho rằng công ty của họ đều có quy trình onboarding, hơn một nửa trong số họ (59%) cho biết vẫn mắc phải một số lỗi khi bắt đầu công việc mới.
>> Xem thêm: Tất tần tật về tuyển dụng nhân viên làm việc từ xa
Tuy nhiên, vẫn hoàn toàn khả thi nếu các doanh nghiệp cho phép onboarding nhân viên mới khi vận hành mô hình làm việc từ xa.
Brent Pearson, CEO kiêm Founder của Enboarder, một công ty cung cấp công nghệ onboarding tại Sydney, Australia cho biết: “Việc thực hiện quy trình onboarding chính xác là điều quan trọng hơn bao giờ hết, nhất là trong thời điểm hiện tại, khi nhân viên bắt đầu công việc mới mà không được gặp trực tiếp nhà quản lý, đồng nghiệp. Nhiều nhà quản lý ủng hộ quy trình onboarding, thực hiện nó một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, khi mọi thứ được thực hiện chỉ qua màn hình máy tính hay những cuộc gọi, cấu trúc của quy trình onboarding phải được đầu tư nhiều hơn, đồng nghĩa với việc sự hướng dẫn từ nhà quản lý là vô cùng quan trọng.
Lianne Vineberg, Founder kiêm Giám đốc tại Talent in the 6ix, một công ty tư vấn tuyển dụng và nhân sự có trụ sở tại Toronto, Canada, cho biết, các nhà tuyển dụng nên cố gắng làm cho quy trình onboarding ảo trở nên liền mạch, năng động và cung cấp nhiều thông tin cho ứng viên.
Vậy quy trình onboarding nhân viên làm việc từ xa cần được tổ chức như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất? Cùng HR Insider 4.0 tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!
1. Đầu tư vào công nghệ
Công ty của bạn có thể cung cấp các công cụ làm việc cho nhân viên làm việc từ xa mới như máy tính, điện thoại hoặc các thiết bị văn phòng khác. Hãy đảm bảo họ nhận được những công cụ này vào ngày đầu tiên đi làm.
Doanh nghiệp của bạn cần đảm bảo những nội dung trên email, webcast hay các nền tảng truyền thông nội bộ đều được truy cập dễ dàng. Vấn đề phổ biến nhất hiện nay khi onboarding, được khảo sát bởi 39% người làm việc chuyên nghiệp có liên quan tới công nghệ (điện thoại, máy tính, truy cập bảo mật…) không được thiết lập đúng. Thiếu thiết bị là nguyên nhân thứ hai khiến quy trình Onboarding bị ảnh hưởng (24%). Có quyền truy cập vào các thiết bị và công nghệ ngay từ khi bắt đầu là điều ưu tiên bạn nên làm cho nhân viên mới.
Trong khi những nhân viên mới thường có tương tác tốt với những người thực hiện onboarding với họ, thì sẽ khó khăn hơn khi bạn có thể kéo những nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp ra khỏi công việc để gặp gỡ nhân viên mới. Onboarding nhân viên làm việc từ xa sẽ làm trầm trọng thêm vấn đề này. Bởi sẽ khó khăn hơn nếu các nhân viên từ xa kết nối, giao tiếp với đồng nghiệp mới và ngược lại mà không có các tương tác trực tiếp. Doanh nghiệp của bạn có thể tham khảo sử dụng các phần mềm họp online như Skype for Business hay Zoom để giải quyết vấn đề này.
Chẳng hạn như công ty Doodle tại Mỹ đã tạo ra nhiều kênh mới trong nền tảng truyền thông nội bộ chuyên dụng (Slack) để thu hút, tương tác với các nhân viên làm việc từ xa. Mục đích của các kênh này có liên quan rất ít tới việc cung cấp các thông điệp liên quan tới doanh nghiệp như hợp đồng, chính sách… Tuy nhiên, công ty này cho biết họ vẫn đảm bảo thực hiện trách nhiệm đầy đủ về truyền thông doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp khi nhân viên làm việc từ xa
Một điều quan trọng không kém là các nhân viên của họ có thể vượt qua những giới hạn của việc cảm thấy bị cô lập để tạo ra một cộng đồng đầy tính chia sẻ, luôn có chỗ để họ thể hiện bản thân và giúp đỡ lẫn nhau (Bất kể các vị trí, vai trò và cấp độ thâm niên).
CEO của công ty, ông Renato Profico cho biết các nhân viên của ông đang tham gia vào một cuộc thi nhỏ nội bộ, đoán xem ai là người giống bức hình của một em bé nhất, bức hình được đăng bởi một nhân viên khác. “Tôi cũng đích thân mời tất cả nhân viên trong công ty tham gia một buổi uống cafe “ảo” để trò chuyện (hai lần mỗi ngày, bất kể múi giờ nào) trong vài tuần tới.”
Những ví dụ này là bằng chứng nữa cho thấy các công ty nên dựa vào bản chất của các công cụ kỹ thuật số tại thời điểm này, khi mà việc đi làm của nhân viên có thể giảm bớt, họ có thể chủ động làm việc từ xa. Công nghệ số có thể nói đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự thành công của các chương trình onboarding cho những người làm việc hoàn toàn từ xa.
2. Đặt ra kỳ vọng thực tế
Rất nhiều dân công sở rút ra kết luận rằng làm việc từ xa khiến họ chăm chỉ và tự giác hơn. Tuy nhiên các nhân viên làm việc từ xa có thể cần phải chứng minh rằng họ phải luôn cố gắng làm việc chăm chỉ và mẫn cán liên tục để được ghi nhận hoặc cho nhà quản lý thấy họ đang làm việc. Tuy nhiên, đây cũng là nguyên nhân khiến nhân viên bắt đầu kiệt sức hoặc sẽ cảm thấy không được đánh giá cao trong khi họ đang nỗ lực hết sức để được công nhận.
Người lãnh đạo có thể ngăn chặn các vấn đề này xảy ra bằng cách đặt lịch làm việc tổ nhất, phù hợp nhất cho từng cá nhân, đồng thời phát triển thói quen cho nhân viên mới ngay từ khi bắt đầu. Khi những người làm việc từ xa biết được những kỳ vọng của bạn, họ sẽ có xu hướng tự tìm cách nạp lại năng lượng cho bản thân và tham gia vào công việc bằng nhiều cách có ý nghĩa.
>> Xem thêm: Quản lý đội ngũ nhân viên và đảm bảo năng suất khi làm việc từ xa
3. Hợp lý hóa các hoạt động onboarding
Theo Sapling – một chuyên trang tuyển dụng của Mỹ, một quy trình tuyển dụng trung bình sẽ có 54 hoạt động để hoạt tất quá trình onboarding. Việc tổ chức hết càng nhiều các hoạt động onboarding (càng gần 54 hoạt động) có thể làm giảm thời gian “gia tốc” của nhân viên. Điều này có thể khiến họ gặp khó khắn trong việc học các kỹ năng khác và bổ sung các nghiệp vụ cần thiết liên quan đến công việc. Hãy nhớ rằng, nếu một chương trình onboarding cản trở khả năng thực thi công việc của nhân viên, nó sẽ gây ra căng thẳng, lo lắng thậm chí tự nghi ngờ về khả năng của ứng viên.
Mặc dù việc chia sẻ thông tin cho nhân sự mới và sự tham gia của họ đóng vai trò quan trọng, nhưng việc cân bằng các hoạt động onboarding còn quan trọng hơn. Nó ảnh hưởng tới động lực cá nhân, khả năng thực thi công việc và mục tiêu phát triển nghề nghiệp của nhân sự mới. Hãy thực tế và sắp xếp hợp lý số lượng các hoạt động onboarding để nhân viên luôn cảm thấy hài lòng và muốn gắn kết lâu dài. Bạn có thể sử dụng các công cụ online bao gồm phần mềm lên lịch, nền tảng truyền thông nội bộ và công cụ tổ chức họp online… để đảm bảo các cuộc họp trong quá trình onboarding diễn ra thuận lợi. Quan trọng hơn, hãy giữ chất lượng các cuộc họp, luôn tập trung, gắn kết và hiệu quả nhất có thể.
>> Xem thêm: COVID-19 đã thay đổi quy trình tuyển dụng như thế nào?
4. Khuyến khích văn hóa hỗ trợ trong nội bộ team
Nếu một doanh nghiệp có lực lượng nhân viên làm việc từ xa, sẽ tốt hơn nếu bạn có thể giới thiệu những nhân viên mới cho những người có trách nhiệm then chốt hoặc những đồng nghiệp sẽ cộng tác với họ. Theo khảo sát của Accountemps, 21% số người lao động tham gia cho biết việc không được giới thiệu với các đồng nghiệp là một thách thức khá phổ biến mà họ gặp phải trong quá trình bắt đầu một công việc mới.
Một cách thức tốt hơn để khiến nhân viên làm việc từ xa cảm thấy dễ hòa nhập với môi trường mới là mời họ tham gia một cuộc họp nhóm trực tuyến. Việc làm này có thể mang lại cho họ sự đánh giá, sự cảm nhận về cách mà các thành viên trong team tương tác, một ngày làm việc bình thường sẽ như thế nào và cách doanh nghiệp này vận hành ra sao. Thêm vào đó, việc chỉ định cho họ một người mentor mà họ có thể gặp gỡ qua Zoom hoặc Facetime sẽ giúp nhân viên mới nhận thấy mình được doanh nghiệp quan tâm và hỗ trợ tốt nhất khi làm việc tại đây. Điều này cũng cung cấp cho cả hai bên cơ hội để tìm hiểu và hình thành mối quan hệ đối tác thành công.
Một số chuyên gia cũng đưa ra lời khuyên cho các chuyên viên nhân sự hay nhà quản lý doanh nghiệp rằng, việc tổ chức những bữa ăn “ảo” hay ngồi uống cafe qua màn hình cùng nhau cũng mang lại ý nghĩa rất lớn với nhân viên mới. Bởi những hành động này phần nào giúp bạn xây dựng thương hiệu tuyển dụng tốt hơn.
Bạn cũng có thể gửi một giỏ quà với các thiết bị cần thiết cho công việc tới nhà của những nhân viên làm việc từ xa để họ cảm thấy mình cũng là một phần của doanh nghiệp. Thậm chí trước ngày đầu tiên làm việc, nhà quản lý nên liên hệ và nhắn tin chào mừng họ, chọn một thành viên trong team giúp nhân viên mới làm quen, cũng như chia sẻ lời khuyên và kinh nghiệm cho họ.
5. Lên kế hoạch đào tạo
Người quản lý nên biết cách tận dụng các cơ hội để xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên remote mới và giúp họ hiểu được cách thức vận hành của phòng ban và toàn bộ doanh nghiệp. Bạn cần lên kế hoạch kiểm tra thường xuyên và theo dõi cách làm việc của nhân viên mới kỹ lưỡng.
Hãy nhớ rằng, nếu nhân viên mới gặp khó khăn, họ có thể giữ im lặng bởi họ không muốn bạn đánh giá thấp họ. Bạn nên đặt vài câu hỏi cho nhân viên làm việc từ xa những câu hỏi mang tính gợi mở và thăm dò xem họ có gặp khó khăn gì hay không. Lên kế hoạch một cuộc họp hàng tuần để trả lời các thắc mắc của họ, đi sâu hơn vào kỳ vọng công việc, thảo luận thêm về công ty và văn hóa nội bộ, và trò chuyện về các ưu tiên và mục tiêu của họ.
Làm việc từ xa có thể là một thách thức đối với những người đã quen với không gian làm việc truyền thống, vì thế các nhà quản lý cần đảm bảo rằng những nhân viên mới có thể bắt nhịp với công việc ngay từ ngày đầu tiên. Trong thời điểm khủng hoảng, việc giữ liên lạc và tương tác nội bộ tốt cũng như cởi mở trong việc đặt câu hỏi và giải đáp thắc mắc là điều vô cùng quan trọng. Những hành động này có thể giúp nhân viên làm việc từ xa cảm thấy được kết nối với đồng nghiệp và tổ chức, giúp tạo động lực để họ đóng góp tích cực cho doanh nghiệp hơn.
6. Checklist onboarding nhân viên từ xa
Gửi cho nhân viên mới các thiết bị công việc (nếu có) và hướng dẫn sử dụng
Đặt mua máy tính và các thiết bị khác (nếu cần thiết) trước khi nhân viên mới bước vào ngày làm việc đầu tiên. Xác nhận họ đã nhận đủ thiết bị cho công việc và yêu cầu bộ phận Công nghệ thông tin của công ty hỗ trợ nhân viên mới lắp đặt hoặc sử dụng nếu cần.
Bạn cần chắc chắn nhân viên làm việc từ xa phải có những thiết bị/công cụ sau để bắt đầu công việc:
- Laptop hoặc PC
- Chuột
- Bàn phím
- Các phần mềm hỗ trợ công việc đã được cài đặt trong máy tính
Gửi quà tặng cho nhân viên làm việc từ xa
Điều này sẽ giúp nhân viên mới của bạn cảm thấy đã trở thành một phần của tổ chức. Bạn có thể gửi tặng họ:
- Một số vật dụng có in logo của công ty như cốc uống nước hoặc áo đồng phục
- Thư chào mừng từ team leader hoặc CEO
- Những món quà mang tính cá nhân hóa theo nguyện vọng của nhân viên mới như tai nghe, sách, thẻ quà tặng tại một số trang web bán hàng online,…
Giúp nhân viên từ xa hoàn thành giấy tờ nhân sự
Việc nhân viên mới ký hợp đồng lao động và các tài liệu pháp lý khác có thể tốn thời gian nếu họ phải in ấn, scan và email tất cả các bản copy và gửi cho bạn. Việc xem xét sử dụng chữ ký điện tử như HelloSign hay DocuSign để nhân viên có thể ký tá giấy tờ nhanh hơn và gửi cho bạn một cách an toàn hơn.
Giúp nhân viên bắt kịp với văn hóa công ty
Nhân viên làm việc từ xa là một phần trong văn hóa doanh nghiệp của bạn cho dù họ không xuất hiện tại văn phòng. Để giúp hiểu thấu hiểu và bắt kịp văn hóa doanh nghiệp của bạn bạn có thể đưa cho họ:
- Sách handbook cho nhân viên file mềm
- Bất kỳ bài thuyết trình hoặc tài liệu nào về công ty và những giá trị công ty bạn đã tạo ra
- Hình ảnh hoặc video các cuộc họp
Đảm bảo nhân viên mới biết cách sử dụng các công cụ giao tiếp nội bộ
Miêu tả cho cách tốt nhất để liên lạc với các thành viên trong team và các cách khắc phục sự cố khi sử dụng các công cụ giao tiếp nội bộ. Ngoài ra, nếu có, hãy cung cấp cho họ hướng dẫn về cách lắp đặt hay thiết lập:
- Email công ty
- Công cụ nhắn tin
- Phần mềm họp trực tuyến
- Ứng dụng trên điện thoại
Tổ chức các cuộc họp với thành viên trong team và các cán bộ chủ chốt trong công ty
Thiết lập các cuộc họp với các thành viên trong nhóm của họ và các nhân viên chủ chốt khác. Những cuộc họp này có thể là cuộc gọi 1:1 hoặc gọi nhóm. Trong những ngày đầu tiên, nhân viên ở xa nên được gặp gỡ:
- Đồng nghiệp của họ trong team
- Quản lý trực tiếp của họ
- Nhân viên từ các bộ phận khác họ sẽ làm việc thường xuyên
Sắp xếp đào tạo theo vị trí cụ thể
Doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc đào tạo nhân viên làm việc từ xa bởi giao tiếp bị hạn chế do không có các tương tác trực tiếp. Để đào tạo nhân viên từ xa hiệu quả, doanh nghiệp có thể:
- Áp dụng các hình thức đào tạo thân thiện, có thể sử dụng các trò chơi hoặc các câu đố để tăng tương tác
- Ghi lại các bản giới thiệu sản phẩm để giải thích rõ hơn các tính năng cho nhân viên mới thông qua video
- Theo dõi sau mỗi buổi training để giải đáp các thắc mắc của nhân viên mới
Sắp xếp cho nhân viên làm việc từ xa tham gia đào tạo với bộ phận IT
Các nhân viên làm việc từ xa nên làm quen với:
- Các ứng dụng chia sẻ tệp, phần mềm sao lưu đám mây (như Google Drive, Dropbox, Carbonite)
- Bảo mật máy tính (Ví dụ: cách khóa máy tính xách tay và cài đặt phần mềm chống vi-rút)
- Quản lý mật khẩu và các công cụ mã hóa dữ liệu để bảo vệ thiết bị của họ
Lên lịch các cuộc gọi sau tuần đầu tiên làm việc của nhân viên mới
Lên lịch các cuộc gọi theo quý, theo tháng để nắm bắt nhân viên tốt nhất. Những cuộc gọi này sẽ giúp bạn hiểu được những khó khăn của họ và tìm ra đường hướng giải quyết tốt nhất.
Sắp xếp các cuộc gặp mặt trực tiếp
Nếu tuyển dụng nhân viên mới ở gần văn phòng của bạn, hãy xem xét để họ làm việc tại văn phòng trong tuần đầu tiên. Nếu điều này không khả thi, hãy sắp xếp gặp mặt họ càng sớm càng tốt, để họ có thể làm quen với đồng nghiệp. Nếu bạn có các team làm việc từ xa và toàn bộ nhân viên work from home, hãy chắc chắn là bạn phải lên lịch những cuộc hẹn hàng tháng hoặc hàng quý, hàng năm để toàn thể nhân viên có cơ hội gặp gỡ trực tiếp.
Đội ngũ TopCV đã nhanh chóng cho ra mắt chuyên trang việc làm Remote – Làm việc từ xa, kết nối các cơ hội làm việc từ xa của các doanh nghiệp tới ứng viên có nhu cầu tìm việc mùa dịch như: công việc freelance theo dự án, fulltime remote dành cho lập trình viên, cộng tác viên bán hàng online, việc làm quản lý/chuyên gia, các công việc part time khác không yêu cầu đến văn phòng…
TopCV sẽ cùng đồng hành truyền thông lĩnh vực việc làm remote, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận gần 3 triệu ứng viên sẵn có hoàn toàn miễn phí, giúp doanh nghiệp:
- Tận dụng được nguồn nhân lực do không có ràng buộc về địa lý hay không gian văn phòng
- Tiếp cận được nguồn ứng viên đa dạng, chất lượng hơn do công việc linh hoạt
- Giảm các chi phí cố định (thuê văn phòng, điện nước…)
- Giảm chi phí trả lương so với nhân sự làm việc fulltime ngồi tại văn phòng
Đã đến lúc các doanh nghiệp cần linh hoạt không chỉ trong mô hình kinh doanh, mà còn cần cả trong cách tuyển dụng nhân sự kiểu mới, tăng cường khả năng kết nối và làm việc từ xa nhiều hơn.
👉Link website: http://remote.topcv.vn
👉Trải nghiệm tuyển dụng nhân sự làm việc từ xa: https://tuyendung.topcv.vn/lp/tuyen-dung-nhan-su-lam-viec-remote
👉Liên hệ với chúng tôi qua HOT LINE: (024) 710 79 799
Bên cạnh các bài blog chất lượng, insider.tophr.vn còn đem tới nhiều chương trình ưu đãi, phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của những người làm tuyển dụng – nhân sự và quản lý doanh nghiệp.
