Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, giờ đây nhân viên có thể không cần đến chấm công tại văn phòng mà vẫn có thể hoàn thành công việc. Đã đến lúc các doanh nghiệp cần linh hoạt không chỉ trong mô hình kinh doanh, mà còn cần cả trong cách tuyển dụng nhân sự kiểu mới, tăng cường khả năng kết nối và làm việc từ xa nhiều hơn.
Covid-19 đã làm thay đổi rất nhiều khía cạnh của đời sống và xã hội, trong đó có cả cách thức làm việc và vận hành của nhiều doanh nghiệp. Để chuyển mình thích ứng với tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp, hầu hết các công ty đều cho phép nhân viên làm việc tại nhà và áp dụng những phương thức quản lý từ xa. Nhiều chuyên gia đã dự đoán hình thức làm việc từ xa có khả năng sẽ tiếp tục trở thành xu hướng của tương lai để đối phó với rất nhiều biến đổi phức tạp chưa thể lường trước.
Những con số nổi bật về xu hướng làm việc từ xa trên thế giới
- 25% đến 30% lực lượng lao động sẽ làm việc từ xa tại nhà vào cuối năm 2021 (Global Workplace Analytics)
- 74% công ty có kế hoạch chuyển một số nhân viên của họ sang làm việc từ xa lâu dài (Gartner)
- 25% các công ty được khảo sát sẽ chuyển 10% nhân viên của họ sang công việc từ xa vĩnh viễn sau Covid-19 (Statista)
- 18% lực lượng lao động làm việc từ xa toàn thời gian
- 77% nhân viên được khảo sát cho rằng làm việc từ xa hiệu quả hơn
- 99% nhân viên muốn tiếp tục hình thức làm việc từ xa (Buffer)
- 42% nhân viên có phương án làm việc từ xa có kế hoạch làm việc từ xa thường xuyên hơn trong 5 năm tới (Owl Labs)
Làm việc kết hợp sẽ là đột phá mới của Việt Nam trong và sau đại dịch Covid-19
Qua hơn một năm phòng chống dịch Covid-19, khái niệm làm việc từ xa, làm việc tại nhà đã dần trở nên quen thuộc với người lao động và doanh nghiệp. Báo cáo Chỉ số Xu hướng Công việc thường niên được Microsoft công bố gần đây đã chỉ ra 7 xu hướng làm việc kết hợp mà mọi lãnh đạo doanh nghiệp cần biết khi chúng ta bước vào kỷ nguyên làm việc hoàn toàn mới. Một trong số đó là Phương thức làm việc linh hoạt sẽ trở nên phổ biến. 81% người lao động tại Việt Nam tham gia khảo sát mong muốn tiếp tục làm việc từ xa linh hoạt. Trong khi đồng thời 77% người lao động cũng mong muốn có thêm thời gian gặp mặt trực tiếp với các đồng nghiệp của mình.
Kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự làm việc từ xa
Với xu hướng làm việc từ xa, bất kể doanh nghiệp của bạn thuộc lĩnh vực nào, thị trường việc làm vẫn liên tục thay đổi và phát triển. Đội ngũ HR trong mỗi doanh nghiệp cần biết cách sử dụng lực lượng làm việc từ xa vào thời điểm nào, ở đâu, hay làm thế nào để tuyển dụng được một đội ngũ nhân sự làm việc từ xa hiệu quả, hoặc hỗ trợ họ sau quá trình onboarding ra sao. Sau khi xác định được thời điểm và khu vực tiến hành tuyển dụng nhân viên remote, doanh nghiệp có thể đánh giá các hoạt động tuyển dụng của họ để đảm bảo, liệu họ có được trang bị đầy đủ các công cụ để tiếp cận lực lượng lao động này và tệp ứng viên này sẽ ngày càng tăng lên trong tương lai.
Dưới đây là tất cả những thông tin về tuyển dụng nhân sự làm việc từ xa mà doanh nghiệp cần nắm được.
1. Xây dựng chân dung làm việc từ xa lý tưởng
Không phải nhân viên nào cũng có có khả năng làm việc từ xa. Vì vậy, trước khi bắt đầu tuyển dụng những nhân viên làm việc remote, bạn cần xem xét các kỹ năng cần thiết của ứng viên để đánh giá xem họ có thực sự phù hợp với loại hình làm việc này hay không.
Một số đặc điểm của nhân viên làm việc từ xa có thể kể đến như:
- Độc lập và chủ động trong công việc: Những ứng viên phù hợp với làm việc từ xa là kiểu người không thụ động chờ đợi công việc được giao, họ sẽ chủ động làm việc và tìm kiếm công việc chưa làm để hoàn thành chúng.
- Khả năng sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên: Thông thường, các nhiệm vụ quan trọng có thể không được thể hiện rõ ràng khi làm việc từ xa. Nếu là một nhân viên giỏi, ứng viên cần biết cách tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, bỏ qua những công việc mang lại ít tác động và hiệu quả hơn.
- Kỹ năng giao tiếp tốt: Làm việc từ xa, chắc hẳn bạn không thể thiếu các công cụ như email, các ứng dụng trò chuyện. Bất kỳ ứng viên làm việc remote đều phải biết cách giữ liên lạc với đồng nghiệp thông qua email, nhắn tin tức thời cũng như trao đổi thảo luận qua video để kịp tiến độ công việc. Đó là lý do tại sao bạn cần một người có kỹ năng giao tiếp tốt, có thể truyền đạt thông điệp của họ (bằng cả lời nói và văn bản) một cách rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Bằng cách đó, nhân viên mới và các thành viên trong nhóm sẽ hiểu được các nhiệm vụ nào cần được ưu tiên và thời hạn nào cần được đáp ứng. Một bí quyết cho nhà tuyển dụng ở đây là hãy lưu ý đến việc giao tiếp, trao đổi của ứng viên trong quá trình lên lịch phỏng vấn để phát hiện sớm đặc điểm này.
- Có tính kỷ luật cao: Trong hầu hết các trường hợp, nhân viên làm việc từ xa không thích những hạn chế về giờ làm việc nhưng họ vẫn cần phải có kỷ luật để đáp ứng thời hạn, quản lý thời gian nhằm không làm chậm tiến độ chung và chịu trách nhiệm về hành động của mình. Một khi bạn định giao một nhiệm vụ nào đó cho họ, bạn cần phải chắc chắn rằng họ sẽ hoàn thành với chất lượng tốt và đúng thời hạn.
- Đáng tin cậy: Nếu bạn không thể tin tưởng nhân viên, thì việc không thể nhìn thấy họ làm việc mỗi ngày sẽ khiến bạn cảm thấy không thoải mái. Hãy chắc chắn rằng những người bạn tuyển là người đáng tin cậy và cho bạn đủ niềm tin để cộng tác lâu dài.
- Am hiểu công nghệ: Khi làm việc từ xa, có thể sẽ gặp khó khăn trong việc trao đổi trực tiếp công việc để giải quyết ngay những vấn đề khẩn cấp. Vì thế, để tránh bị cản trở khi làm việc, bạn nên chọn ứng viên am hiểu công nghệ, để nhanh chóng nắm bắt tất cả những ứng dụng và thiết bị làm việc của đối tác. Đồng thời khi có bất cứ sự cố nào xảy ra, thì người nhân viên làm việc độc lập từ xa có thể tự giải quyết được mà không cần đội ngũ kỹ thuật của công ty ở bên cạnh hỗ trợ
Những phẩm chất này của ứng viên làm việc từ xa được rút ra từ nghiên cứu của Zapier – một công ty vận hành hoàn toàn từ xa về công nghệ. Zapier có trụ sở tại Sunnyvale, California, nhưng sử dụng nhân viên gồm 250 người ở Hoa Kỳ và 23 quốc gia khác.
>> Xem thêm: COVID-19 đã thay đổi quy trình tuyển dụng như thế nào?
2. Làm thế nào để viết một bài đăng tuyển nhân viên remote hiệu quả?
Trước khi bắt đầu tìm nguồn ứng viên, bạn cần xác định rõ ràng vị trí bạn đang muốn tuyển ứng viên. Khi xác định vị trí đang cần tuyển, cách tốt nhất để thực hiện là bạn nên tìm một nhân viên đang có, thử làm vị trí đó trong khoảng 1 tuần, hoặc chính bạn làm thử công việc này. Việc này sẽ giúp bạn hiểu được bạn cần những gì ở ứng viên khi ứng tuyển vị trí này ở một mức độ sâu hơn.
Đây là một mẹo nhiều công ty tại nước ngoài đã sử dụng khi bắt đầu tuyển vị trí mới. Chẳng hạn như công ty Basecamp – một công ty phần mềm tại Mỹ đã sử dụng hình thức này khi tuyển dụng nhân viên làm việc từ xa.
Jason Fried, Giám đốc Điều hành của công ty này cho biết: “Khi nói đến tuyển một vị trí mới trong công ty, chúng tôi muốn thử làm điều đó trước tiên với những nhân viên hiện đang làm việc tại công ty, để chúng tôi có thể hiểu rõ nhất về công việc. Nếu bạn không hiểu bản chất công việc, sẽ rất khó để đánh giá khả năng của ứng viên. Trước khi chúng tôi tuyển những nhân viên Dịch vụ khách hàng đầu tiên, tôi đã tự làm công việc này trong khoảng 2 năm. Trước khi chúng tôi thuê quản lý, tôi cùng một nhà đồng sáng lập cũng đã tự làm công việc này. Việc này giúp chúng tôi đánh giá được ứng viên tiềm năng khi chúng tôi thực hiện phỏng vấn ứng viên.
Trong những bài đăng tuyển công việc, bạn có thể yêu cầu ứng viên ứng tuyển một cách khác biệt. Chẳng hạn, bạn có thể không cần ứng viên nộp sơ yếu lý lịch mà có thể nộp những dự án, mẫu thiết kế, bài viết… mà họ đã từng thực hiện để chứng minh cho khả năng của họ.
Bạn cũng có thể đặt ra những công hỏi cho ứng viên, chẳng hạn đối với các ứng viên ứng tuyển vị trí Phát triển kinh doanh cho một công ty phần mềm, bạn có thể hỏi:
- Lý do ứng tuyển của bạn là gì? Điều gì làm bạn hứng thú với vị trí này?
- Bạn sẽ ưu tiên sử dụng những tích hợp nào dưới đây: Office 365, Flickr, Marketo, Wunderlist, Pocket, Ontraport, Hootsuite, và Joomla? Lý do vì sao?
- Làm thế nào để bạn có thể liên hệ với những người sau (không thực sự phải liên hệ trực tiếp): Giám đốc Kỹ thuật tại công ty A, Editor tại Agency X?
Thay vì yêu cầu họ viết cover letter, bạn cũng có thể yêu cầu họ viết thư nhưng cho khách hàng của bạn. Nếu ứng viên hào hứng với công ty của bạn, họ sẵn sàng hoàn thành các task bổ sung này, thường là với sự thích thú. Những người không phù hợp chỉ cần bỏ qua trả lời câu hỏi hoặc quên không làm điều đó. Đây được xem là bước lọc hồ sơ ứng viên khá hiệu quả. Thông qua những bài đăng tìm ứng viên từ xa, bạn cũng có thể thể hiện văn hóa nội bộ doanh nghiệp.
3. Tìm ứng viên làm việc từ xa ở đâu?
Bạn sẽ không tuyển được người nếu không có nguồn ứng viên, tất nhiên, đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất của tuyển dụng. Bạn có thể tìm thấy nguồn ứng viên làm việc từ xa tại:
Các mối quan hệ đã có từ trước: Những người đã từng cộng tác với doanh nghiệp của bạn là những ứng viên tuyệt vời có thể tham gia công việc của bạn. Điều này còn đặc biệt hợp lý nếu bạn hứng thú khi làm việc với họ và mong muốn được hợp tác với họ một lần nữa. Ngoài ra bạn có thể hỏi khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, gia đình, bạn bè hay bất kỳ ai bạn cho rằng họ có thể giúp bạn trong việc tìm kiếm ứng viên phù hợp. Thông thường, mọi người không chủ động tìm kiếm việc làm, nhưng họ sẽ tâm sự với bạn của họ rằng họ đang cảm thấy chán công việc hiện tại. Chẳng phải đây là một cầu nối tuyệt vời hay sao?
Tệp người dùng của doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp có lượng người dùng lớn, phù hợp với thông tin tuyển dụng của bạn thì đây có thể là một nguồn ứng viên tiềm năng. Chẳng hạn bạn có thể chạy thông báo “Công ty X (công ty của bạn) đang có nhu cầu tuyển dụng vị trí….” đính kèm trong các email gửi cho khách hàng hoặc người đọc trên blog cũng như trên website của công ty. Người dùng của bạn có thể phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của bạn nhanh hơn bởi họ đã có thời gian theo dõi nên quen thuộc hơn với công ty và cách thức hoạt động doanh nghiệp.
Những người theo dõi công ty của bạn trên các kênh truyền thông xã hội: Những trang fanpage trên Facebook, Instagram, hay các kênh trên Youtube có thể là nơi giúp bạn truyền thông thương hiệu tuyển dụng hiệu quả tới các ứng viên, nhất là các ứng viên làm việc từ xa, chỉ có thể tìm hiểu bạn qua màn hình máy tính hay điện thoại. Bạn có thể thực hiện các bài đăng về cách thức làm việc của từng bộ phận tới ứng viên. Nếu họ hứng thú và kết nối với bạn đồng nghĩa rằng họ đã dành thời gian để tìm hiểu và nghiên cứu cách làm việc phù hợp trong doanh nghiệp của bạn.
>> Xem thêm: Tips đăng tuyển nhiều group Facebook hiệu quả
Yêu cầu đồng nghiệp tìm nguồn ứng viên: Một vài công ty thường sử dụng mạng xã hội của mỗi nhân viên để tìm kiếm các ứng viên. Tuy nhiên việc làm này đôi khi không cần thiết và làm nhân viên của bạn không thoải mái. Thay vào đó, bạn chỉ cần yêu cầu đồng nghiệp giúp lan tỏa thông tin tuyển dụng nhiều nhất có thể với mục tiêu là tìm được một đồng nghiệp mới phù hợp. Thông thường, mọi người sẽ có tâm lý hào hứng khi được tham gia lựa chọn và tìm ra những đồng nghiệp mới sẽ làm việc cùng họ trong tương lai.
Các trang đăng tin tuyển dụng: Hiện tại có rất nhiều trang đăng tin tuyển dụng với lượng truy cập lớn từ các ứng viên, giúp bạn có thể dễ dàng kết nối với hàng triệu ứng viên. Chẳng hạn, TopCV đã ra mắt chuyên trang tuyển dụng nhân viên làm việc từ xa đầu tiên tại Việt Nam, cho phép nhà tuyển dụng đăng tin miễn phí không giới hạn, kết nối với hơn 3,9 triệu ứng viên tiềm năng. Với số lượng ứng viên khổng lồ, có thể nói, bạn sẽ không còn phải lo ngại mình không tìm được ứng viên phù hợp.
Share, share, và share: Sử dụng các kênh truyền thông như Twitter, LinkedIn, Facebook… và bất kể kênh nào bạn có quyền truy cập để chia sẻ thông tin tuyển dụng tới nhiều nhất có thể các ứng viên.
Việc tìm kiếm các ứng viên làm việc từ xa thường khó hơn các ứng viên làm việc tại văn phòng bình thường, đặc biệt là trong trường hợp bạn cần tuyển nhân viên quốc tế. Bởi bạn thiếu các networking trên toàn cầu, hoặc doanh nghiệp của bạn có thương hiệu chưa đủ lớn để phủ sóng rộng. Vì thế, hãy tận dụng mọi kênh bạn có thể tìm được ứng viên và theo dõi xem các ứng viên đến từ đâu.
4. Phỏng vấn nhân viên làm việc từ xa
Tố chất, năng lực và phương pháp làm việc với người khác của ứng viên, tất cả đều là yếu tố quan trọng cần đánh giá trong khi phỏng vấn cho các vị trí từ xa cũng như cách họ tương tác với đồng nghiệp từ xa. Bên cạnh đánh giá khả năng nghiệp vụ và sự phù hợp về văn hóa, một điều quan trọng khác là “đào sâu” cách giao tiếp của ứng viên, chẳng hạn như họ sử dụng email như thế nào, nói chuyện điện thoại ra sao, trao đổi qua các nền tảng liên lạc như thế nào
Tuyển dụng nhân sự từ xa không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với phỏng vấn từ xa và ngược lại. Một số người có nhu cầu làm việc tại nhà vì nhiều lý do nhưng có thể sắp xếp phỏng vấn trực tiếp. Dù công nghệ có tiện lợi đến thế nào thì một cuộc gặp mặt trực tiếp vẫn là một phần thiết yếu của quy trình tuyển dụng.
Phỏng vấn là khâu quan trọng trong quy trình sàng lọc ứng viên trước khi một người từ ứng viên trở thành đồng nghiệp/cấp dưới của bạn. Dưới đây là những lưu ý khi đặt câu hỏi phỏng vấn cho một ứng viên làm việc từ xa.
- Nói về kinh nghiệm làm việc từ xa trước đây: Điều này cho thấy họ hiểu ra sao về làm việc từ xa hoặc liệu họ có kinh nghiệm làm việc từ xa chưa. Nhà tuyển dụng có thể xem một vài dự án họ đã hoàn thành khi làm việc từ xa trước đây
- Xác định ưu, nhược điểm của làm việc từ xa: Một ứng viên thông minh có khả năng nhận diện, chấp nhận và nói về cả lợi ích và khó khăn của một công việc từ xa. Tìm hiểu các chiến lược của họ trong việc khắc phục các khó khăn để làm việc hiệu quả ở vai trò đó.
- Xác định phương pháp ứng viên áp dụng để gắn bó với công việc: Tương tự như vậy, một nhân viên từ xa giỏi sẽ hiểu rõ các rào cản kèm theo loại hình làm việc này. Kế hoạch của họ để gắn bó với công việc là gì? Họ có sử dụng thành thạo các công cụ và công nghệ mà công ty sử dụng để liên lạc với nhân viên bên ngoài văn phòng không?
- Dành thêm thời gian cho giao tiếp: Với nhân viên làm việc từ xa, giao tiếp tốt là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng. Đặt câu hỏi xoay quanh phong cách giao tiếp của họ, không chỉ có kỹ năng sử dụng Skype hay email, chẳng hạn như cách họ xử lý khi có xung đột với quản lý hay đồng nghiệp
- Đánh giá kỹ năng quản lý thời gian của ứng viên: Nhân viên làm việc từ xa cần đáp ứng deadline công việc như bất kỳ nhân viên nào khác. Vì thế, bạn cần đưa ra một số câu hỏi liên quan đến khả năng quản lý thời gian của ứng viên. Tìm hiểu cách họ quản lý lịch biểu và kỹ năng giải quyết vấn đề. Bạn có thể yêu cầu họ kể về một kinh nghiệm quản lý dự án yêu cầu hoàn thành gấp.
Bạn có thể tham khảo một số cách thức và câu hỏi phỏng vấn từ xa qua cuốn sách mới xuất bản của Paul Falcone “96 câu hỏi hiệu quả để phỏng vấn trong tuyển dụng” (Amacom/HarperCollins, 2018). Trong cuốn sách này, Paul Falcone đưa ra các ý tưởng về phỏng vấn và tuyển dụng những người không làm việc trong cùng một văn phòng, tòa nhà hay bất cứ trụ sở nào.
Những câu hỏi phía dưới có thể giúp nhà tuyển dụng đánh giá được ứng viên nào phù hợp với doanh nghiệp.
Ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc từ xa trước đó (nhóm ưu tiên)
- Bạn có những kỳ vọng cụ thể nào cho một công việc từ xa?
- Lý do nào khiến bạn không thích làm việc tại văn phòng? Bạn nghĩ điều gì làm nên thành công trong các công việc từ xa trước đó của bạn?
- Tôi luôn tìm kiếm một nhóm có thể làm việc với nhau từ xa – những người có thể tự thúc đẩy bản thân và tinh thần làm việc độc lập cao. Điều gì mô tả gần đúng về bạn nhất? Bạn có thể cho tôi một ví dụ về cách bạn tự gắn kết với công việc và công ty?
- Trước đây, bạn có gặp khó khăn trong việc công tác và gắn bó với công ty hay đồng nghiệp khi làm việc từ xa không? Nếu có, làm thế nào để bạn vượt qua?
- Nếu bạn nhận công việc này và thành công trong vòng 1 năm sau đó, bạn nghĩ kết quả đạt được sẽ là gì?
Ứng viên không có kinh nghiệm làm việc từ xa (không ưu tiên, rủi ro cao)
- Theo bạn, ưu điểm và nhược điểm khi làm việc từ xa là gì?
- Bạn sẽ quan tâm đến điều gì nhất khi làm việc từ xa?
- Điều gì khiến bạn lo lắng nhất nếu không làm việc cùng không gian với sếp và các đồng nghiệp khác?
- Hầu hết mọi người đều không thể làm việc hiệu quả nếu không có sự quản lý của tổ chức. Vì vậy, để làm việc thành công tại nhà là kĩ năng cần thời gian và cam kết. Bạn sẽ làm thế nào để thực hiện những điều này nếu chưa từng làm qua trước đây?
Thiết lập quy trình phản hồi và giao tiếp
- Chia sẻ với tôi bạn đã giao tiếp với quản lý và đồng nghiệp như thế nào? Bạn có từng tham gia những cuộc đối thoại trực tiếp hay trực tuyến tại công ty trước không?
- Bạn thiết lập các mối quan hệ và giao tiếp với đồng nghiệp như thế nào?
- Một vài leaders có thể lo lắng về hiệu quả và môi trường làm việc trực tuyến bởi vì họ không kiểm soát được những gì đang xảy ra. Bạn làm gì để giải quyết các mối lo ngại này?
- Bạn mong muốn khoảng bao lâu sẽ nhận được phản hồi của tôi? Bạn hi vọng nhận được bao nhiêu lượng cấu trúc, hướng dẫn và phản hồi liên quan tới công việc từ người quản lý trực tiếp?
- Giao tiếp và trách nhiệm thường đi đôi với nhau. Làm thế nào để bạn đảm bảo tôi có thể tin tưởng vào công việc và mức độ phù hợp của bạn?
Thiết lập mong muốn và đo lường kết quả
- Các tiêu chuẩn đo lường bạn từng sử dụng trong kinh nghiệm trước đây là gì? Ví dụ như phiếu ghi điểm, chỉ số hiệu suất hay khảo sát sự hài lòng của khách hàng chẳng hạn? Cái nào hiệu quả nhất với bạn?
- Mô tả các công việc bạn dự định làm, phác thảo về hiệu suất làm việc khi bạn thực hiện tốt công việc. Bạn làm thế nào để đánh giá hiệu suất của mình?
- Khi nói đến hiệu suất công việc của nhân viên làm từ xa, tôi cho rằng họ đạt được thành công khi tạo ra mục tiêu của riêng họ, liệt kê những gì cần làm, hiệu số cá nhân, lịch ghi chú kết quả theo quý và tương tự. Bạn có từng làm như vậy trước đây không? Nếu không, bạn nghĩ làm thế nào để thể hiện được kết quả công việc của mình?
- Với các đánh giá hiệu quả công việc và phản hồi bạn nhận được từ công ty trước về khả năng thực hiện và thích ứng trong môi trường làm việc từ xa, bạn nghĩ đâu là điểm mạnh nhất của bạn trong lĩnh vực này?
- Lần cuối cùng người quản lý trực tiếp đánh giá công việc của bạn một cách bất ngờ là khi nào? Kết quả ra sao và bạn nhận được những phản hồi gì?
5. Để các ứng viên tiềm năng thử nghiệm với dự án
Sau các cuộc phỏng vấn trực tuyến, bạn sẽ có được trong tay danh sách ứng viên mạnh nhất. Tại thời điểm này, bạn có thể đưa họ vào làm việc thử. Tùy thuộc và mỗi vị trí, bạn có thể đưa ra một nhiệm vụ với độ khó vừa phải và chỉ ra những công việc ứng viên phải thực hiện hàng ngày.
Chẳng hạn, đối với các kỹ sư, đó có thể là sử dụng Nền tảng Tuyển dụng nhân sự làm việc từ xa của TopCV để thêm dịch vụ mới. Đối với những người làm Marketing, đó có thể là viết một bài đăng trên blog hợp tác với ai đó trong nhóm.
Nếu thấy bước này không cần thiết, bạn có thể bỏ qua, mặc dù đây là một cách tốt để bạn có cảm giác làm việc cùng với ứng viên để đánh giá xem liệu cách làm việc của họ có phù hợp với cách làm việc của team bạn hay không.
6. Xác minh thông tin ứng viên và gửi offer cho ứng viên
Trước khi đưa ra offer cho ứng viên, bạn nên tham chiếu lại các thông tin của ứng viên, để xác thực tính chính xác và trung thực của ứng viên.
>> Xem thêm: Xác minh thông tin ứng viên (reference checking) bao gồm những gì?
7. Onboarding nhân viên làm việc từ xa
Khi một nhân viên mới gia nhập công ty, những hoạt động chào đón và thiết lập từ xa sẽ trở nên khó khăn hơn như việc cài đặt máy, giới thiệu thành viên vừa gia nhập với toàn công ty hay phổ biến quy trình làm việc. Thách thức lớn nhất là phải làm sao để người mới có thể cảm nhận được văn hoá công ty và nhanh chóng hoà nhập vào tập thể chung.
Đây là những gợi ý mà nhà tuyển dụng có thể thực hiện trước, trong và sau khi tuyển dụng để xây dựng những cảm nhận ban đầu và cải thiện trải nghiệm cho nhân viên mới của mình.
Chào sân
Ngay khi có quyết định tuyển dụng và hoàn tất cả thủ tục ban đầu, hãy thêm nhân viên mới vào nhóm Slack, Teams hoặc phần mềm mà công ty bạn đang sử dụng để làm việc. Gửi cho họ thông tin về văn hóa công ty cũng như những dự án mà họ sẽ làm việc, muộn nhất là 01 tuần trước ngày bắt đầu
Ngoài ra, hãy nỗ lực số hóa tất cả tài liệu cần thiết và đảm bảo nhân viên của bạn có thể kết nối trực tuyến để mang đến trải nghiệm tốt nhất. Tình trạng không có quyền truy cập mạng nội bộ của công ty, ứng dụng nhắn tin, phần mềm video và các ứng dụng sẽ khiến người mới cảm thấy thiếu kết nối với đồng nghiệp. Nhà tuyển dụng cần liên lạc sớm với bộ phận IT để kiểm tra và xử lý những sự cố trên trước khi nhân viên bắt đầu công việc của mình.
Xây dựng cảm giác gắn kết
Một trong những cách đơn giản nhất để xây dựng cảm giác gắn kết chính là trò chuyện qua video. Nhân sự có thể sắp xếp một cuộc gọi nhóm để giới thiệu thành viên mới, mang lại cho họ tinh thần thoải mái và giảm đi cảm giác hồi hộp. Trong những ngày đầu tiên, nhân viên mới nên được gặp đồng nghiệp, quản lý trực tiếp và các thành viên ở những phòng ban khác mà có khả năng là họ phải làm việc cùng.
Cung cấp kế hoạch đào tạo cá nhân kèm mục tiêu cụ thể
Truyền đạt mong đợi của bạn cho nhân viên mới trước khi họ bắt đầu làm việc và hệ thống rõ ràng nhiệm vụ của họ là cơ sở cho một quy trình tuyển dụng thành công. Cả bạn và nhân viên làm việc từ xa trong giai đoạn này cần phải làm rõ các giá trị của công ty, mục tiêu nhóm và mục tiêu cá nhân. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng nên thiết lập các khung thời gian để đào tạo và đánh giá những cột mốc quan trọng để nhân viên có thể dựa trên đó thiết lập lộ trình phát triển cho bản thân.
Nhân viên mới cũng thường mong muốn có cơ hội để thảo luận trực tiếp với quản lý của họ. Nghiên cứu cho thấy, nhân viên với sự hỗ trợ thích hợp từ người đi trước trong quá trình gia nhập có năng suất làm việc cao hơn 54%. Đừng dừng lại việc hỗ trợ nhân sự của bạn chỉ sau tuần đầu tiên, hãy thử lập kế hoạch trong 30, 60 đến 90 ngày với các mục và hành động cho từng cột mốc. Đây có thể là một tài liệu hữu ích và giúp doanh nghiệp có thể sẵn sàng trả lời những thắc mắc hoặc tiếp cận với những thay đổi đến từ nhân viên của mình.
Khuyến khích học hỏi theo nhóm
Khi nhân viên mới phải làm việc theo nhóm để hoàn thành nghiên cứu hoặc tiếp nhận dự án trong giai đoạn đầu tiên, đây có thể là cơ hội để đào tạo kỹ năng. Đôi khi, làm việc từ xa có thể là một thách thức đối với những người đã quen với không gian làm việc chung truyền thống, vì vậy bạn phải đảm bảo người mới gia nhập trong giai đoạn này cảm thấy đủ thoải mái để chia sẻ những suy nghĩ của mình.
Hỗ trợ hoàn tất giấy tờ
Việc nhân viên mới của bạn ký hợp đồng lao động và các tài liệu pháp lý khác có thể tốn thời gian nếu họ cần in, scan tất cả các bản sao rồi gửi chúng qua email hoặc bưu điện. Cân nhắc sử dụng một công cụ chữ ký điện tử để nhân viên có thể thêm chữ ký của họ một cách số hóa và thảo luận về hợp đồng với bạn trong điều kiện an toàn và bảo mật nhất có thể.
Đừng quên dành cho nhân viên mới của bạn một khoảng thời gian để xem xét lại toàn bộ giấy tờ cần thiết và cho phép liên hệ với bạn trực tiếp để giải đáp thắc mắc, điều này sẽ tạo thiện cảm ban đầu cho người mới cũng như giúp họ cảm nhận được sự quan tâm của doanh nghiệp đến nhân sự.
Đánh giá toàn bộ quá trình
Đối với những quy trình mới, doanh nghiệp cần đánh giá tác động và kết quả của nó. Tạo khảo sát để nhận phản hồi từ cả nhân viên hiện tại và nhân viên mới với quy trình gia nhập trực tuyến. Thông qua đó, Nhân sự có thể tìm hiểu những hoạt động tốt nhất để đưa nhân viên mới vào tổ chức bằng cách tham khảo ý kiến của nhân viên về trải nghiệm nào mà họ đánh giá cao vào những ngày đầu tiên.
Sau khi nhân viên mới làm việc được một thời gian, hãy hỏi họ điều gì khiến họ cảm thấy ấn tượng nhất khi mới đặt chân vào công ty. Bằng cách liên tục đánh giá và cải thiện quy trình chào đón thành viên mới, bạn có thể giúp nhân viên làm việc từ xa điều chỉnh vai trò của mình một cách dễ dàng và cải thiện quy trình tuyển dụng trong tương lai.
>> Xem thêm Onboarding nhân viên làm việc từ xa hiệu quả
Việc tuyển dụng những nhân sự làm việc từ xa có thể giúp nhà tuyển dụng tiếp cận với mạng lưới nhân tài rộng lớn hơn, đem đến cho nhà nhân sự nhiều thuận lợi và cơ hội chiêu mộ người tài hơn. Trên đây là tất cả những thông tin được HR Insider 4.0 tổng hợp về quy trình tuyển dụng nhân sự làm việc từ xa, hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp thành công trên hành trình phát triển phía trước.
