Quản lý đội ngũ nhân viên và đảm bảo năng suất khi làm việc từ xa

Remote – làm việc từ xa là một hình thức vận hành doanh nghiệp đã tồn tại từ trước. Tuy nhiên tại Việt Nam, mô hình này chưa thực sự được sử dụng thường xuyên và hiệu quả. Chỉ tới khi dịch COVID-19 bùng phát và diễn biến phức tạp, đặc biệt là mang nguy cơ lây nhiễm chéo trong môi trường văn phòng, các doanh nghiệp tại Việt Nam mới bắt đầu tiến hành cho nhân viên làm việc từ xa.

Có thể nói, làm việc từ xa là xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp trong sử dụng dịch vụ cho tương lai. Không chỉ bởi sự phát triển của công nghệ hay nhu cầu đặc trưng của từng thế hệ ứng viên, mà còn do những lợi ích hình thức này mang lại cho các doanh nghiệp. Từ việc làm tăng sự hài lòng của nhân viên về doanh nghiệp, tăng khả năng gắn bó của nhân viên; làm việc từ xa giúp các doanh nghiệp tiếp cận với nguồn ứng viên lớn hơn mà đa phần là nhân sự trẻ, kỹ năng tốt; giảm các chi phí cố định; giảm ngân sách lương cho các vị trí full-time; hiệu quả công việc tăng lên… Quá nhiều điểm cộng cho doanh nghiệp khi áp dụng hình thức này vào bộ máy vận hành.

Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Nicholas Bloom và James Liang trong bài viết “To Raise Productivity, Let More Employees Work from Home” đăng tải trên Harvard Business Review, các nhân viên làm việc mà không phải tới văn phòng cho biết họ cảm thấy hạnh phúc hơn, gắn bó với công ty lâu hơn và hiệu quả công việc tốt hơn những nhân viên phải tới văn phòng. Cũng trong nghiên cứu này, các doanh nghiệp cho nhân viên làm việc từ xa có thể tiết kiệm được $1900 chi phí thiết bị và thuê văn phòng cho mỗi nhân viên hàng năm.

Lợi ích mang lại lớn như vậy, khi bạn muốn chuyển đổi mô hình của công ty sang làm việc từ xa, bạn sẽ phải làm gì để quản lý đội ngũ nhân viên và đảm bảo hiệu quả công việc luôn trôi? Tham khảo ngay trong bài viết dưới đây!

1. Những thách thức khi cho nhân viên làm việc từ xa?

Quản lý đội ngũ nhân viên và đảm bảo năng suất khi làm việc từ xa

Trước khi tiến hành thay đổi, các nhà quản lý hiểu rõ những thách thức khi áp dụng mô hình làm việc từ xa. Bởi sẽ có những đối tượng nhân viên đang làm việc cho năng suất cao bị giảm hiệu quả khi họ làm việc từ xa, đặc biệt là trong trường hợp không có sự chuẩn bị và đào tạo trước. Những thách thức khi cho nhân viên làm việc từ xa có thể kể đến như:

Thiếu sự giám sát trực tiếp

Những người làm công tác quản lý doanh nghiệp và nhân viên của họ thường bày tỏ sự quan ngại về việc thiếu tương tác trực tiếp. Nhà quản lý thường khá lo lắng rằng nhân viên sẽ không làm việc chăm chỉ và hiệu quả (mặc dù đã có rất nhiều nghiên cứu chỉ ra điều ngược lại, ít nhất là đối với một số loại công việc). Nhiều nhân viên cũng gặp khó khăn khi không nhận được sự hỗ trợ và các hoạt động trao đổi. Trong một số trường hợp, nhiều nhân viên cho rằng các nhà quản lý không nắm bắt được nhu cầu của họ khi làm việc từ xa, dẫn tới không hỗ trợ và hỗ trợ không có tác dụng để họ hoàn thành công việc.

Thiếu khả năng truy cập thông tin  

Những người mới bắt đầu làm việc từ xa thường mất thêm thời gian và nỗ lực để nắm bắt thông tin từ đồng nghiệp. Ngay cả việc thu thập những câu trả lời cho những câu hỏi cơ bản cũng là một trở ngại lớn đối với nhân viên khi làm việc từ xa.

Hiện tượng này vượt ra ngoài những tác vụ công việc, bắt nguồn từ những thách thức trong việc giao tiếp có thể xuất hiện giữa các đồng nghiệp khi làm việc từ xa. Nghiên cứu chỉ ra rằng việc thiếu “thiếu sự cảm thông” (mutual knowledge) giữa các nhân viên làm việc từ xa dẫn tới sự thiếu sẵn sàng và nghi ngờ lẫn nhau trong các tình huống khó khăn. Chẳng hạn, nếu bạn biết nhân viên của mình có một ngày làm việc không suôn sẻ, bạn sẽ xem những thiếu sót của họ, những điểm hơi thô lỗ của họ trong email gửi bạn là một phản ứng tự nhiên. Tuy nhiên, nếu bạn nhận được email kiểu này từ một nhân viên làm việc từ xa, không hiểu gì về hoàn cảnh hiện tại của họ, bạn hoàn toàn có thể cảm thấy bị xúc phạm hoặc ít nhất là có thể có suy nghĩ nhân viên thiếu chuyên nghiệp.

Thiếu tương tác xã hội

Cô đơn, thiếu tương tác là một trong những yếu tố được các nhân viên phản ánh nhiều nhất khi làm việc từ xa. Khi làm việc từ xa trong khoảng một thời gian dài, nhân viên có thể sẽ cảm thấy cô lập và ít gắn kết với tổ chức, thậm chí có thể dẫn đến việc gia tăng ý định rời khỏi công ty.

Nhân viên mất tập trung khi làm việc từ xa

Chúng ta có thể dễ dàng nhìn thấy những bức ảnh có nội dung như cha mẹ vừa trông con vừa làm việc trên laptop trên ghế sofa hoặc sàn của phòng khách. Trên thực tế, đây là một mặt không mấy tích cực khi cho phép nhân viên làm việc từ xa. Trong trường hợp chuyển qua làm việc từ xa, có nhiều khả năng nhân viên sẽ phải làm việc trong không gian dưới mức trung bình và khi các trường học, nhà trẻ tạm nghỉ vì dịch bệnh, những nhân viên này sẽ phải trông con ngay cả khi làm việc. Ngay cả trong hoàn cảnh bình thường, những yếu tố liên quan tới gia đình có thể ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả làm việc từ xa. Các nhà quản lý nên xem xét kỹ lưỡng thách thức này trong quá trình chuyển đổi.

Vấn đề bảo mật

Khi sử dụng các nhân viên làm việc từ xa, họ sẽ đòi hỏi doanh nghiệp cho phép truy cập vào các nguồn thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, việc bảo mật thông tin là một trong những vấn đề vô cùng cần thiết doanh nghiệp phải xem xét khi tiến hành cho nhân viên làm việc từ xa. Không hiếm các trường hợp nhân viên không hài lòng với công việc , trước khi rời đi đã tìm cách xóa bỏ các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.

2. Doanh nghiệp quản lý hiệu quả nhân viên bằng cách nào?

Làm việc từ xa khiến doanh nghiệp có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều thách thức, tuy nhiên vẫn có rất nhiều cách thức hiệu quả có thể giảm bớt những hạn chế khi chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa.

Thiết lập hệ thống check-in hàng ngày

Rất nhiều nhà quản lý cho nhân viên làm việc từ xa có thể thiết lập các cuộc gọi hàng ngày với nhân viên của họ. Đó có thể là các cuộc gọi trực tiếp 1:1 nếu nhân viên của bạn làm việc độc lập với nhau; hoặc thiết kế những cuộc gọi nhóm nếu tính chất công việc yêu cầu tương tác cao. Một đặc điểm quan trọng là các cuộc gọi phải được thực hiện thường xuyên và trở thành một thói quen, từ đó có thể hình thành như một nơi giúp nhân viên có thể trình bày ý kiến, nguyện vọng, những thắc mắc của họ sẽ được nắm bắt dễ dàng hơn.

Cung cấp các kênh giao tiếp khác nhau

Doanh nghiệp có thể cung cấp cho nhân viên các kênh giao tiếp khác nhau. Chỉ mình email chắc chắn là không đủ. Những nhân viên làm việc từ xa đồng nghĩa với việc có họ có quyền lợi được sử dụng những kênh công nghệ hiện đại hơn, như các nền tảng họp trực tuyến – cho phép nhiều người tham gia cùng một lúc. Việc sử dụng các nền tảng họp trực tuyến, video conferencing có rất nhiều lợi ích như: cho phép nhân viên tăng cường sự thấu hiểu, cảm thông (mutual knowledge) với đồng nghiệp, giảm bớt cảm giác cô lập giữa các phòng ban. Việc sử dụng hình thức họp qua video cũng cho hữu ích hơn cho các cuộc hội thoại phức tạp hoặc nhạy cảm, bởi nó mang lại cảm giác riêng tư hơn so với giao tiếp bằng văn bản hoặc âm thanh audio đơn thuần.

Có những trường hợp cần sự tương tác nhanh chóng, doanh nghiệp có thể hỗ trợ các công cụ nhắn tin cá nhân trên các thiết bị di động như Slack, Zoom, Microsoft Team,… Những công cụ này có thể sử dụng cho các cuộc hội thoại đơn giản, ít cần sự trang trọng hơn.

Thiết lập các quy tắc gắn kết với doanh nghiệp

Những công việc được thực hiện từ xa sẽ cho hiệu quả hơn khi các nhà quản lý đặt kỳ vọng về tần suất, ý nghĩa và thời gian trao đổi lý tưởng với nhân viên. Ví dụ, cô Barbara Z. Larson, Giáo sư điều hành quản lý và Giám đốc quan hệ đối tác tại Trường Kinh doanh Northeastern’s D’Amore-McKim, Hoa Kỳ cho biết: “Chúng tôi chọn họp trực tuyến để check-in mỗi ngày, tuy nhiên, chúng tôi sử dụng tin nhắn tức thời khi có việc khẩn cấp.”

Ngoài ra, nếu có thể, hãy để nhân viên biết được cách tốt nhất và thời điểm phù hợp nhất có thể liên lạc với bạn khi làm việc từ xa. Chẳng hạn, “bạn có thể gọi điện cho tôi vào cuối ngày, nếu có sự việc khẩn cấp có thể nhắn tin cho tôi bất cứ lúc nào”. Cuối cùng, hãy chú ý liên lạc giữa các thành viên trong team(ở mức độ phù hợp), để đảm bảo rằng họ đang chia sẻ thông tin khi cần.

Các nhà quản lý nên thiết lập các quy tắc này với nhân viên làm việc từ xa càng sớm càng tốt, lý tưởng nhất là ngay trong cuộc họp đầu tiên.

Tạo tương tác từ xa

Một trong những bước cần thiết nhất để một người quản lý có thể thực hiện là cấu trúc hệ thống lại các cách để nhân viên tương tác ngoài, những chủ đề không liên quan tới công việc khi làm việc từ xa. Điều này đúng với tất cả những nhân sự làm việc remote, đặc biệt là đối với những nhân sự đột ngột phải dừng làm việc tại văn phòng, thay đổi sang làm việc từ xa.

Cách thức dễ nhất để thiết lập một số tương tác cơ bản có thể kể đến như dành một chút thời gian khi bắt đầu các cuộc gọi chỉ để nói về những câu chuyện không liên quan tới công việc. Nhà quản lý cũng có thể tổ chức những bữa tiệc “ảo” bằng cách gọi đồ ăn cho các thành viên trong nhóm tại thời điểm họp… Mặc dù những việc làm này nghe có vẻ giả tạo hoặc bị ép buộc, nhưng các nhà quản lý có kinh nghiệm đã lên tiếng việc áp dụng những hoạt động này có thể giúp nhân viên cảm thấy bớt bị cô lập, thúc đẩy cảm giác thân thuộc hơn.

Khích lệ và động viên về mặt cảm xúc

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải chuyển đổi đột ngột mô hình sang làm việc từ xa, điều quan trọng là các nhà lãnh đạo phải biết lắng nghe những stress, lo lắng của nhân viên và đồng cảm với những khó khăn của họ. Nếu nhân viên mới làm việc từ xa, rõ ràng họ đang gặp những căng thẳng trong việc truyền đạt hoặc nắm bắt thông tin, hãy tìm hiểu cách họ làm việc. Ngay cả một câu hỏi chung chung như “Công việc dạo này thế nào” cũng có thể gợi ra cho nhà quản lý rất nhiều thông tin quan trọng mà bạn có thể bỏ qua. Khi đặt câu hỏi, hãy chắc chắn bạn lắng nghe câu trả lời, đưa ra hồi đáp ngắn gọn cho nhân viên để đảm bảo rằng bạn đang hiểu đúng vấn đề. Hãy để nhân viên là trung tâm của cuộc trò chuyện thay vì bạn.

Nghiên cứu về trí tuệ cảm xúc và sự liên quan của trí tuệ cảm xúc cho thấy, những nhân viên thường nhìn vào người quản lý để biết cách phản ứng với những tình huống bất ngờ. Nếu một người lãnh đạo mang tới sự căng thẳng, điều này sẽ khiến các nhân viên không thể thoải mái để chia sẻ, đây là hiệu ứng “trickle-down” do Daniel Goleman đặt tên. Các nhà lãnh đạo nên tiếp cận theo hai hướng, vừa thừa nhận, thấu hiểu sự lo lắng và các vấn đề của nhân viên nhưng cũng khẳng định lại sự tự tin của họ. Nhà lãnh đạo có thể sử dụng các cụm từ như “chúng tôi đã ghi nhận được điều này”, “chúng tôi biết chúng ta có thể giải quyết chúng”. “Hãy tìm cách sử dụng điểm mạnh của bạn trong thời điểm này”. Với hình thức hỗ trợ này, nhân viên có nhiều khả năng chấp nhận thử thách với ý thức về mục đích và sự tập trung.

Đảm bảo năng suất khi cho nhân viên làm việc từ xa

Theo khảo sát của Canada Life, những nhân viên làm việc từ xa được xếp hạng năng suất là 7,7/10, so với 6,5/10 đối với nhân viên làm việc tại văn phòng. Một khảo sát khác của Stanford cũng cho thấy những nhân viên làm việc từ xa có năng suất cao hơn 13% so với các đồng nghiệp làm việc tại văn phòng của họ. Vậy doanh nghiệp cần thực hiện những gì để đảm bảo năng suất khi nhân viên làm việc từ xa?

Chuẩn bị thiết lập nền tảng làm việc từ xa

Cơ cấu nhân sự và làm rõ vai trò của từng nhân viên

Khi làm việc tại các văn phòng, vị trí của các phòng ban được sắp xếp và có chỉ dẫn rõ ràng, đối với những vị trí đặc biệt còn có chức danh riêng. Điều này giúp nhân sự phân biệt rõ ràng vai trò của từng bộ phận, phòng ban, những ai chịu trách nhiệm về Kỹ thuật, ai là trưởng nhóm Marketing… để khi có công việc cần liên hệ, họ có thể dễ dàng tìm tới các đầu mối ngay cả khi không nhớ rõ tên của người cần tìm.

Tuy nhiên, khi cho nhân viên làm việc từ xa, việc nắm bắt tên, chức danh, vị trí của các nhân sự trở nên khó khăn hơn, dẫn đến nhiễu loạn trong việc truyền đạt thông tin. Đây chính là lý do các doanh nghiệp nên có hình ảnh hoặc mô tả cụ thể cơ cấu nhân sự trong công ty như ảnh – họ tên – chức danh – contact để nhân viên tiện theo dõi. Bạn có thể sử dụng phần mềm hoặc ghi rõ chức danh nếu sử dụng các nền tảng phục vụ cho công việc như Workplace trong phần mô tả cá nhân. Công ty của bạn có thể mô tả lại cơ cấu nhân sự thành một file ảnh hoặc Excel,, mở quyền truy cập cho mọi người và ghim lên ở nơi nào đó dễ tìm.

Doanh nghiệp của bạn có thể xem xét việc thay đổi mô hình tổ chức và vai trò thực tế của một số vị trí khi làm việc từ xa. chẳng hạn, một số bạn nhận thấy doanh nghiệp của bạn không có nhà quản lý thì không thể kiểm soát tốt, bạn có thể cấp thêm quyền cho một số nhân sự. Hoặc vị trí hành chính của một số công ty có thể đảm nhiệm vị trí Admin của hệ thống làm việc từ xa khi làm việc remote.

Đảm bảo yếu tố công nghệ khi cho nhân viên làm việc từ xa

Hầu hết dân văn phòng làm việc từ xa đều cần có các phần mềm, nền tảng, ứng dụng hỗ trợ công việc. Bên cạnh đó, việc sở hữu một nguồn mạng đảm bảo chất lượng cũng giúp nhân viên làm việc từ xa hiệu quả hơn.

Bạn không thể hiển nhiên xem nhân viên tự có sẵn hết các trang thiết bị và mạng Internet đủ mạnh để làm việc giống như tại văn phòng. Cách tốt nhất là doanh nghiệp nên chuẩn bị công cụ tốt nhất cho nhân viên

Có thể nhân viên của bạn đã có laptop và smartphone, nhưng nếu cần thiết bạn vẫn cần thêm PC cho lập trình viên, máy in cho nhân viên hành chính, webcam cho nhân viên tuyển dụng phục vụ phỏng vấn online… Bạn cũng có thể chuẩn bị gói Internet cáp quang hoặc các sim 3G-4G cho nhân viên.

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng mạng riêng ảo VPN để thực hiện kết nối mạng an toàn trên hệ thống làm việc từ xa của nhân viên. Với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn, nhà quản lý có thể cân nhắc các ứng dụng hay nền tảng tốn ít chi phí hơn như các ứng dụng kết nối Slack, Teamviewer,…

Chính sách KPI, OKR dành cho nhân viên

Làm việc từ xa đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải thay đổi cách tính lương và thưởng cho nhân viên, đặc biệt nếu trước đây doanh nghiệp của bạn vẫn đang trả lương cho nhân viên bằng số giờ có mặt tại văn phòng. Khi cho phép nhân viên làm việc từ xa, doanh nghiệp không thể kiểm soát máy tính của nhân viên, bạn chỉ có thể quản lý bằng hiệu quả công việc và hiệu suất của họ.

Nhà quản lý cần quan tâm cần quan tâm tới kết quả, nhân viên làm được gì thay vì làm vào khi nào và cách thức thực hiện của họ. Bởi nhân viên của bạn hoàn toàn có thể bận rộn chuyện con cái, chăm lo gia đình vào ban ngày và dành thời gian buổi tối để làm việc. Khi này, bạn cần một phương pháp cũng như kênh tham chiếu minh bạch để đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên chính xác nhất trước khi chi trả lương cho họ.

OKR và KPI có thể được xem là phương thức hiệu quả nhất thường được các doanh nghiệp sử dụng. Vậy khi cho nhân viên làm việc từ xa, doanh nghiệp nên sử dụng OKR hay KPI như thế nào?

KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc dựa trên các mục tiêu đã đặt ra, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân.

Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu kiếm nhiều tiền trong năm tới, thì có thể đo lường KPI theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn đo lường hiệu quả của phòng nhân sự thì có thể đo lường KPI theo hiệu quả tuyển dụng, chất lượng đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực … Và nếu một tổ chức mong muốn nhân viên của họ có tính gắn kết cao, họ có thể đo lường sự ủng hộ của nhân viên theo KPI. Còn nữa, rất nhiều công ty hiện nay muốn đo lường tất cả các vấn đề trên, thì họ cần một bộ các KPI khác nhau.

Dựa trên tiêu chí KPI, nhà quản lý có thể theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp, đồng thời nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc

>> Xem thêm: Cách xây dựng và áp dụng KPI cho nhân viên

OKRs (Objectives and Key results) là một phương pháp quản trị doanh nghiệp, trong đó doanh nghiệp định lượng và tạo ra những Kết quả then chốt (key results) cụ thể nhằm hiện thực hóa Mục tiêu (Objectives) trong một thời hạn nhất định, thường là theo quý. Tất cả những Mục tiêu và Kết quả then chốt đều được công khai minh bạch trong toàn thể công ty.

Về mặt lý thuyết, tất cả các doanh nghiệp đều có thể ứng dụng OKRs. Tại các startups non trẻ, OKRs giúp họ thoát khỏi màn sương mờ mịt của những công việc “tủn mủn” hằng ngày, tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất. Trong khi tại các doanh nghiệp lớn, OKRs phá tan sự “mờ đục” của dòng chảy thông tin và loại bỏ hiện tượng “chia bè kết phái” thường thấy khi doanh nghiệp phát triển đến quy mô nhất định.

>> Xem thêm: Cách xây dựng các chỉ số OKR

So sánh OKR và KPI
Sự giống và khác nhau của KPI và OKR doanh nghiệp cần nắm rõ

Đối với KPI, thường có hai cách xây dựng cho nhân viên như sau:

(1) Các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó; trong đó đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPIs tuân thủ đúng các nguyên tắc trên.

(2) Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho phòng/ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

Doanh nghiệp có thể xác định các chỉ số KPI như sau:

– KPIs của bộ phận: dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng KPIs chung đại diện cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.

–  KPIs cho từng vị trí chức danh: Được xây dựng dựa trên cơ sở mô tả và yêu cầu công việc, bảo đảm SMART và có phương án đo lường, nghiệm thu công khai.

– Quy định kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm; tùy vào từng KPI của từng cá nhân/phòng ban bộ phận

Thông thường, mức độ hoàn thành KPI được chia thành 2-5 thang điểm (25%, 50%, 75%, 100%,…). Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, nhân viên hoặc bộ phận/phòng ban sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định. 

Ví dụ đối với bộ phận Sales – Marketing có thể đặt KPI như sau:

Tỷ lệ phản hồi = Tổng số phản hồi khách hàng / Tổng số thông tin gửi tới khách hàng.

Tỷ lệ này đo lường hiệu quả của công việc chào hàng/tiếp thị do các nhân viên kinh doanh/marketing thực hiện. Việc phản hồi này có thể dành cho các email, tin nhắn, điện thoại gọi tới khách hàng…

Tỷ lệ mất khách hàng = Tổng số khách hàng mua hàng lần đầu bỏ đi / Tổng số khách hàng mua hàng lần đầu.

Tỷ lệ này thấp có thể do các nguyên nhân: sản phẩm của bạn không phù hợp với nhu cầu của khách hàng, sản phẩm tốt nhưng quảng cáo sai đối tượng dẫn đến khách hàng không phải mục tiêu lại đi mua hàng, quá trình chăm sóc khách hàng chưa tốt,…

Tỷ lệ nhận biết = Số người nhận ra sản phẩm của bạn / Độ phủ.

Tỷ lệ này được đo lường trước và sau khi quảng cáo. Tỷ lệ này sẽ cho thấy độ hiệu quả trong việc truyền thông, quản bá như thế nào. Bạn sẽ xác định được đâu là kênh hiệu quả, đâu là kênh đầu tư dài hạn, ngắn hạn để đem về thành quá là những đơn hàng.

Khi chuyển qua mô hình làm việc từ xa, có thể mất tới 2-3 tháng đầu hệ thống KPI của doanh nghiệp đạt tới tiêu chí SMART (Cụ thể – Có thể đo lường – Có để đạt được – Thực tế – Có thời hạn). Sau khi đã có KPI cuối cùng, hãy duy trì ít nhất trong vòng 1 năm.

Đối với OKR, doanh nghiệp có thực hiện như sau:

Objective:

  • Mỗi cấp độ trong tổ chức (công ty, phòng ban và cá nhân) nên có 3 – 5 mục tiêu.
  • Objective cần có đích đến rõ ràng (Ví dụ: mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc) thay vì để mập mờ (Ví dụ: hướng tới mở rộng kinh doanh ra thị trường quốc tế).
  • Objective thường được thiết lập vượt quá khả năng đạt được, và phải tạo cảm giác thách thức, khó khăn. Ví dụ, Google cho rằng đạt được 70% mục tiêu đã có thể coi là thành công; còn hoàn thành 100% mục tiêu thì coi là hoàn thành xuất sắc công việc.

Key Result:

Có 3 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu. Key Result cần:

  • Phải đo đếm được (Ví dụ như: “Liên hệ với 10 nhà báo” thay vì “Phát triển quan hệ truyền thông với các nhà báo”).
  • Tổng hợp các bước nhỏ để thực hiện mục tiêu, vậy nên đạt được kết quả then chốt có giá trị hơn là đạt được mục tiêu.
  • Miêu tả cụ thể sản phẩm đầu ra thay vì hành động đơn thuần (Ví dụ như: “Nộp báo cáo phễu chuyển đổi” thay vì “Phân tích hiệu suất của phễu chuyển đổi”.

Ví dụ về các chỉ số OKR

Ở cấp độ Doanh nghiệp:

Mục tiêu (Objective): Tăng trưởng Doanh nghiệp

Kết quả then chốt:

  1. Đạt đến doanh số bán hàng 1 triệu USD Mỹ
  2. Tăng trưởng doanh số gấp đôi qua từng năm tại thị trường Tp.HCM
  3. Tăng trưởng mức độ thỏa thuận về giá lên 25%
  4. Giảm tiền hoa hồng ít hơn 4%

Ở cấp độ phòng ban – Marketing:

Mục tiêu: Tăng trưởng khách hàng tiềm năng

Kết quả then chốt:

  1. Đạt 150 khách hàng tiềm năng từ Email Marketing
  2. Có được 100 khách hàng tiềm năng từ Blog
  3. Thu được 50 khách hàng tiềm năng từ tìm kiếm (Search)
  4. Chốt được 10 khách hàng tiềm năng qua kênh đối tác

Ở cấp độ phòng ban – Kinh Doanh:

Mục tiêu: Đạt được mức lợi nhuận cao nhất

Kết quả then chốt:

  1. Đạt được lợi nhuận 50.000 USD mỗi quý.
  2. Bắt đầu mua bán trên 2 thị trường mới và đạt được doanh thu trên 50.000 USD trong quý đầu tiên.
  3. Phát triển lợi nhuận ròng từ 50% lên 60%.

Ở cấp độ phòng ban – Product:

Mục tiêu: Ra mắt thành công App mới

Kết quả then chốt:

  1. Hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 3
  2. 100 lượt thử nghiệm sản phẩm
  3. Đạt mức rating 4.5+ tại app store.

Doanh nghiệp cần thiết lập OKR cho doanh nghiệp trước, sau đó đặt OKR cho các phòng ban, sau đó mới rẽ nhánh OKR cho từng nhân viên. OKR được chấm trên thang từ 0.0 đến 1.0. 1 là điểm hoàn thành, 0 điểm là nơi xuất phát, 0.5-0.8 là đang đi đúng hướng hoàn thành mục tiêu. Điểm trung bình của các key result sẽ được dùng để làm thang đo cho Objective. Tương ứng với từng thang điểm OKR nhân viên sẽ có mức lương thưởng nhất định.

Nhìn chung, cả hai hình thức đánh giá KPI và OKR vẫn phù hợp khi doanh nghiệp chuyển qua làm việc từ xa. Nhà quản lý chỉ cần dựa vào tình hình thực tế để thay đổi các chỉ số nhằm tăng tính khả thi khi thực hiện của nhân viên.

Chẳng hạn bạn có thể :

  • Giảm 10-20% KPI bởi nhu cầu của khách hàng giai đoạn này bị giảm
  • Lùi deadline của các Key Results 1 tháng đợi qua thời kỳ khủng hoảng
  • Giảm 40% số lượng sản phẩm do sự gián đoạn của chuỗi cung ứng

Còn lại việc đánh giá nhân viên và hiệu quả làm việc của họ không thay đổi với các công thức, chỉ số đo lường rõ ràng, chặt chẽ, các bước báo cáo và review năng lực vẫn thực hiện như trước.

Cộng tác hiệu quả khi làm việc từ xa

Để đảm bảo workflow trôi chảy đúng quy trình, các tương tác trong công việc không bị đứt đoạn do làm việc từ xa, doanh nghiệp có thể thực hiện một số cách thức sau:

Tách ra từng đầu việc nhỏ, đặt deadline rõ ràng, assign cho từng cá nhân thay vì cả nhóm

Khi làm việc từ xa, bạn cần chi tiết hóa các công việc theo từng cấp độ. Bắt đầu từ dự án lớn, sau đó là các nhóm công việc, công việc trong từng nhóm, công việc nhỏ hơn hoặc các checklist cụ thể để nhân viên tiện theo dõi tiến trình làm việc. Mỗi cấp độ công việc nhỏ nhất sẽ được giao cho 1 cá nhân với thời gian cố định. Như thế nhân viên sẽ rõ ràng trách nhiệm với từng công việc nào và nhà quản lý cũng dễ dàng tìm đến ai khi muốn có thêm thông tin, hoặc khen thưởng hay truy cứu trách nhiệm.

Ví dụ, chạy chiến dịch truyền thông cho một chuyên trang Remote – Việc làm từ xa cho ứng viên là một công việc lớn được giao cho bộ phận Marketing của công ty. Team Content sẽ phụ trách phần nội dung cho tất cả các ấn phẩm truyền thông của chiến dịch. Thay vì chờ đợi các thành viên thỏa thuận, chia việc với nhau, team leader có thể chia nhỏ công việc ngay từ đầu. Chẳng hạn:

  • Phụ trách lên các bài đăng trên fanpage, blog: A phụ trách: Triển khai từ 01/04 tới 15/04
  • Nội dung các quảng cáo thu lead, quảng cáo hiển thị: B phụ trách: Triển khai từ 01/04 tới 15/04
  • Book bài truyền thông trên báo: C phụ trách: Deadline 10/04
  • Lên kịch bản cho TVC để team Media tiến hành quay dựng: Deadline 05/04

Thiết lập flowchart (quy trình) và tuân theo quy trình từ những việc nhỏ nhất

Flowchart (sơ đồ quy trình) là phương tiện đồ họa trực quan hóa chuỗi công việc thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các điều kiện thay đổi kết quả…

Khi doanh nghiệp sử dụng flowchart, nhân viên sẽ hiểu được cách thức hoạt động của quy trình, đặc biệt là những nhân viên mới (công việc gồm bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, khi cần hỗ trợ thì liên hệ với ai…).

Bên cạnh đó, sử dụng flowchart giúp doanh nghiệp đánh giá được phần nào chất lượng sản phẩm đầu ra. Flowchart cũng là bản tham chiếu cho việc thiết lập quy trình mới.

Khi làm việc từ xa, bạn có thể sử dụng những quy trình nhỏ hơn (2-3 bước) nhưng đảm bảo năng suất và chất lượng làm việc của nhân viên. Chẳng hạn bạn có thể thực hiện quy trình như sau: Giao việc – Nhận việc – Cập nhật kết quả công việc – Review lần 1 – Tiếp tục hoàn thiện – Review lần 2 – Hoàn thành – Báo cáo.

Người phụ trách review công việc chính là người quản lý trực tiếp, quản lý cấp cao hơn hoặc người được bạn phân quyền khi tái cấu trúc lại nhân sự khi làm việc từ xa.

Báo cáo công việc định kỳ

Bạn cần yêu cầu nhân viên thực hiện báo cáo công việc định kỳ dù làm việc ở văn phòng hay làm việc từ xa. Điểm khác biệt là những báo cáo sẽ được thực hiện bằng bản mềm nếu khi làm việc tại văn phòng bạn yêu cầu nhân viên nộp báo cáo bằng bản cứng.

Khi làm việc từ xa, sẽ có rất nhiều tình huống như nhân viên làm việc trực tiếp với người này những lại cần báo cáo công việc cho một quản lý khác. Làm rõ ràng vai trò và nhiệm vụ của nhân viên trong sơ đồ tổ chức là điều cực kỳ cần thiết cho doanh nghiệp. Khi nhân viên gửi email báo cáo công việc, người quản lý tập hơn, thống kê lại thành một báo cáo tổng rồi gửi tới cấp cao hơn.

Doanh nghiệp của bạn cũng có thể dùng chung một thư mục trên Google Drive với các mục tương ứng dành cho từng phòng ban, bộ phận để nhân viên hoặc quản lý báo cáo định kỳ trên này.

Giao tiếp hiệu quả khi làm việc từ xa

Giao tiếp khi làm việc từ xa có thể dễ dàng gặp đứt quãng, không hiểu ý nhau, thiếu tương tác trực tiếp như khi làm việc tại văn phòng. Điều này dẫn tới giảm sút hiệu quả công việc . vậy doanh nghiệp cần làm gì để cải thiện tình hình giao tiếp từ xa?

Trong công việc hàng ngày

Đối với các công việc hàng ngày, các ứng dụng chat miễn phí như Zalo, Facebook, Google Hangouts,… dường như là các coonhg cụ giao tiếp hiệu quả nhất. Muốn chuyên môn hóa cao hơn, bạn có thể sử dụng các ứng dụng chuyên biệt như Slack.

Các ứng dụng giao tiếp này được tạo ra nhằm phục vụ giao tiếp không đồng bộ – các thành viên hoạt động ở những thời điểm khác nhau. Tuy nhiên, với khả năng truyền tải thông tin theo thời gian thực, người dùng có thể nhầm lẫn chúng với hình thức giao tiếp đồng bộ. Điều này dẫn tới tâm lý lo lỡ mất thông tin công việc, nhân viên của bạn có thể sẽ bật ứng dụng chat để trực tin nhắn và làm xao nhãng kế hoạch làm việc.

Để giải quyết tình trạng này, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục đích giao tiếp về công việc hay các mục đích cá nhân khác. Nhân viên có thể không được nhắn tin ngoài lê vào nhóm chat chung của công ty để tránh spam và làm loãng thông tin.

Bên cạnh đó, các thông tin mang tính chất trang trọng, bảo mật hơn như bảng lương, kế hoạch dự án,… bạn có thể sử dụng email để tăng cường độ bảo mật và tính riêng tư, đồng thời hỗ trợ cho quá trình tìm kiếm và sắp xếp về sau này.

Đối với các thông tin chính thống quan trọng

Chắc chắn các ứng dụng nhắn tin miễn phí không phải giải pháp tối ưu để bạn truyền đạt các thông tin chính thống quan trọng cho nhân viên. Bởi tin nhắn dễ bị trôi, bị nhỡ hoặc vội chuyển sang chủ đề khác khiến nhân viên của bạn chưa kịp tương tác.

Kênh email sẽ chỉ hiệu quả nếu bạn truyền đạt những thông tin chính thống một chiều không yêu cầu nhiều phản hồi hay xin ý kiến của tập thể.

Để giải quyết vấn dề này, doanh nghiệp có thể sử dụng bộ G Suite để cấp tài khoàn và yêu cầu nhân viên sử dụng email công ty. Thống nhất cách đặt tên email chẳng hạn [ten].[họ]@[tencongty].vn để dễ dàng tìm kiếm và tạo tài khoản mới cũng như xóa tài khoản của nhân viên không còn công tác nữa.

Quản lý đội ngũ nhân viên và đảm bảo năng suất khi làm việc từ xa

Bạn cũng có thể sử dụng Nhóm riêng tư trên Facebook để làm nơi thông báo những kiểu thông tin này. Tuy nhiên, khi nhân viên phải bật Facebook để trực thông báo của công ty, sự tập trung của họ chắc chắn bị ảnh hưởng bởi mạng xã hội này. Mạng xã hội nội bộ như Facebook Workplace hoàn toàn có thể trở thành giải pháp giúp thúc đẩy sự tương tác nhanh nhạy trong nhân viên và là nơi thông báo các thông tin quan trọng của doanh nghiệp tới nhân viên.

Khi họp trực tiếp

Có rất nhiều vấn đề xảy ra khi doanh nghiệp của bạn tổ chức họp online cho các nhân viên làm việc từ xa.

Một vấn đề thường thấy trong các buổi họp online là những người tham gia khó nắm bắt được nội dung. Khi họp thì khá rối ý, nói chèn vào nhau, truyền đạt khiến nhân viên khó hình dung… Nếu tình trạng này kéo dài có thể khiến nhân viên sợ họp, lười họp.

Giải pháp ở đây có thể kể đến việc doanh nghiệp của bạn đồng thời yêu cầu nhân viên mở file Google Docs để cùng ghi chép. Tác dụng của việc làm này giúp nhân viên brainstorm dễ dàng khi ai cũng có thể ghi ý kiến của mình cùng lúc, note lại những nội dung quan trọng của cuộc họp đồng thời sắp xếp ý trao đổi một cách logic để mọi người theo được luồng tư duy.

Một số vấn đề nữa khiến cuộc họp trực tuyến thường không mang lại hiệu quả cao có thể kể đến như:

  • Nhân viên trong khi họp có thể bị chèn việc khác vào
  • Không đảm bảo độ tập trung của toàn bộ nhân viên
  • Họp xong nhưng không ra kết quả hình thành nên tâm lý… sợ họp

Nhà quản lý nên yêu cầu nhân viên khi họp phải đặt lịch trước, tạo môi trường tập trung, tránh bị xao nhãng và phải chuẩn bị những bước sau:

  • Thống nhất lịch họp và đưa vào Calender cá nhân
  • Chuẩn bị tài liệu, thiết bị, đường mạng ổn định
  • Tắt các công cụ gây phiền, không gian xung quanh đảm bảo riêng tư, yên tĩnh
  • Đảm bảo triển khai nội dung sau cuộc họp

Thỉnh thoảng, bạn có thể “điểm danh” người tham gia.

Đối với một cuộc họp trực tuyến, sẽ rất khó để bạn đánh giá cảm xúc của mọi người hay xác định xem ai là người muốn phát biểu. Thêm vào đó, một số người ngồi phía sau có thể bị khuất hoặc mờ khỏi khung hình. Điều này yêu cầu bạn phải chủ động hơn trong việc “điểm danh” mọi người đôi lúc để tất cả được tập trung và cuộc họp được tiếp tục một cách có trật tự.

Khuyến khích mọi người hầu như kiểu “giơ tay phát biểu” hoặc thậm chí tạo ra một số dấu hiệu bằng ngôn ngữ cơ thể khi muốn trình bày một vấn đề nào đó. Bạn có thể giữ danh sách những người cần phát biểu trong buổi họp ngày hôm đó và gọi lần lượt họ.

Để đảm bảo tất cả mọi người đều có thể tham gia thảo luận mà không bị bỏ rơi, bạn cần có một danh sách tất cả mọi người tham gia cuộc họp, đặc biệt trong trường hợp số lượng người lớn hơn rất nhiều so với màn hình cuộc gọi. Bạn có thể đánh dấu những ai đã phát biểu và ghi chú lại những ý kiến của họ. Cần nhắc gọi tên các thành viên để chắc chắn bạn không bỏ lỡ bất kỳ những đóng góp hay thông tin nào từ họ.

>> Xem thêm: 4 bí quyết tổ chức họp qua video hiệu quả

Người điều hành cuộc họp cũng cần đưa ra những lời nhắc nhở thường xuyên việc tắt tiếng nếu không phát biểu và bật mic khi muốn trình bày ý kiến và tham gia thảo luận. Việc này có thể trở thành thói quen.

Bạn nên duy trì cuộc họp trong một khoảng thời gian nhất định.

Bạn có thể tổ chức những cuộc họp qua video trong khoảng thời gian ngắn. Một lợi thế của các cuộc họp online là mọi người có thể tham gia dù đang ở bất kỳ đâu. Nó không tốn quá nhiều thời gian hay nỗ lực để mọi người cùng tham gia buổi họp. Vì thế, bạn cũng không cần phải cố nhồi nhét thông tin trong mỗi cuộc họp hoặc nhất nhất phải đi đến kết luận cuối cùng trong chỉ 1 cuộc họp.

Khi tập trung vào màn hình quá lâu cũng gây khó khăn cho người tham gia, vì vậy, bạn hãy đặt mục tiêu cuộc họp qua video của bạn được thực hiện trong khoảng 20-30 phút. Bạn sẽ ngạc nhiên về hiệu quả của phương pháp này đó.

Trên đây là các bước giúp doanh nghiệp quản lý đội ngũ nhân viên và đảm bảo năng suất khi làm việc từ xa. Đón đọc kỳ tiếp theo về Cẩm nang xây dựng mô hình làm việc từ xa cho doanh nghiệp: “XÂY DỰNG VĂN HÓA LÀM VIỆC TỪ XA” của HR Insider 4.0.


Đội ngũ TopCV đã nhanh chóng cho ra mắt chuyên trang việc làm Remote – Làm việc từ xa, kết nối các cơ hội làm việc từ xa của các doanh nghiệp tới ứng viên có nhu cầu tìm việc mùa dịch như: công việc freelance theo dự án, fulltime remote dành cho lập trình viên, cộng tác viên bán hàng online, việc làm quản lý/chuyên gia, các công việc part time khác không yêu cầu đến văn phòng… TopCV sẽ cùng đồng hành truyền thông lĩnh vực việc làm remote, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận gần 3 triệu ứng viên sẵn có hoàn toàn miễn phí, giúp doanh nghiệp:

✅Tận dụng được nguồn nhân lực do không có ràng buộc về địa lý hay không gian văn phòng
✅Tiếp cận được nguồn ứng viên đa dạng, chất lượng hơn do công việc linh hoạt
✅Giảm các chi phí cố định (thuê văn phòng, điện nước…)
✅Giảm chi phí trả lương so với nhân sự làm việc fulltime ngồi tại văn phòng

Đã đến lúc các doanh nghiệp cần linh hoạt không chỉ trong mô hình kinh doanh, mà còn cần cả trong cách tuyển dụng nhân sự kiểu mới, tăng cường khả năng kết nối và làm việc từ xa nhiều hơn.

👉Link website: https://www.topcv.vn/viec-lam-remote
👉Trải nghiệm tuyển dụng nhân sự làm việc từ xa: https://tuyendung.topcv.vn/lp/tuyen-dung-nhan-su-lam-viec-remote
👉Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: (024) 710 79 799

Bên cạnh các bài blog chất lượng, insider.tophr.vn còn đem tới nhiều chương trình ưu đãi, phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của những người làm tuyển dụng – nhân sự và quản lý doanh nghiệp.

Đăng tuyển miễn phí – không giới hạn số lượng chỉ với 1 click tại đây

Trải nghiệm tính năng Chiến dịch tìm kiếm ứng viên – Nâng tầm tuyển dụng hiện đại trong mùa tuyển dụng tại đây