Mặc dù đã dùng nhiều biện pháp để giữ chân nhưng nhân viên của bạn vẫn quyết định ra đi, theo đổi lý tưởng mới. Dù muốn hay không, HR cũng cần phải đối mặt với quyết định không lấy làm vui vẻ này. Trước khi tuyển dụng nhân viên khác thay thế, bạn nên có buổi phỏng vấn thôi việc với nhân viên đó để tìm hiểu các thông tin quan trọng nhằm rút kinh nghiệm cho những lần sau.

Thông thường chúng ta hay nghe đến phỏng vấn xin việc chứ ít khi nghe đến phỏng vấn thôi việc. Tuy vậy, trong ngành nhân sự, đây lại là một dịp để các doanh nghiệp giải mã được nhu cầu của nhân viên, những suy nghĩ của họ về công ty. 

Tại sao Doanh nghiệp nên tiến hành phỏng vấn nghỉ việc

Chúng ta thường nghe đến phỏng vấn xin việc chứ ít khi nghe đến phỏng vấn thôi việc. Tuy vậy, trong ngành nhân sự, đây lại là một công cụ hữu hiệu để các doanh nghiệp:

  • Giải mã được cách nhân viên nghĩ về văn hóa công ty và liệu họ có cảm thấy được đồng nghiệp và sếp trân trọng và tôn trọng hay không
  • Tìm ra những cách để đánh giá nhân viên tốt hơn và tăng cường mối quan hệ giữa nhân viên với nhau
  • Thấu hiểu nhu cầu phát triển và được đào tạo của nhân viên
  • Thu thập thông tin về mức lương phù hợp (nếu nhân viên nhảy việc do công ty kia có mức lương hấp dẫn hoặc đãi ngộ tốt hơn)
  • Tìm ra được động lực thúc đẩy nhân viên ở lại công ty bạn
  • Giúp bạn nâng cao uy tín của mình bằng cách thể hiện bạn quan tâm đến ý kiến của cả nhân viên đang làm việc lẫn đã nghỉ việc
  • Tìm ra các vấn đề mà khiến nhân viên không thoải mái khi nói ra trước khi nghỉ việc (như là không được chỉ bảo, hướng dẫn, bị đối xử không ra gì, hay là hay bị các đồng nghiệp khác ghen tị, chơi xấu)

Lựa chọn thời điểm để phỏng vấn

Les McKeown, Giám đốc điều hành của Công ty Tư vấn Marblehead (Mỹ), tác giả của cuốn sách “Giữ chân các nhân viên xuất sắc” (Retaining Top Employees), cho rằng doanh nghiệp nên chờ đợi một vài tuần sau khi nhân viên đã có việc làm mới. Lúc này nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái, yên tâm và khách quan hơn, nhờ đó thông tin từ cuộc phỏng vấn sẽ dễ dàng và có chất lượng cao hơn. 

Tuy nhiên, cũng có ý kiến cho rằng nên tổ chức phỏng vấn với nhân viên khi họ nộp đơn xin nghỉ việc. Bởi ngay lúc đó sẽ là những cảm xúc thật nhất của nhân viên khi họ quyết định nghỉ việc.

Bộ câu hỏi phỏng vấn thôi việc

Lưu ý: Chỉ cần đưa ra các câu hỏi để họ trả lời ( không khí thật thoải mái, không nghi thức)

  1. Vì sao Anh/Chị quyết định nghỉ việc tại …?
  2. Điều gì đã khiến anh/chị bắt đầu tìm kiếm (tiếp nhận) cơ hội việc làm mới?
  3. Công ty có trang bị đủ điều kiện để anh/chị làm việc tốt nhất khả năng không?
  4. Công ty mới có điểm nào ưu việt hơn công ty đang làm.
  5. Anh/Chị thích và không thích công ty ở điểm nào?
  6. Nhận xét về người quản lý trực tiếp & ban lãnh đạo công ty của anh/chị.
  7. Nếu anh/chị có thể thay đổi một điều gì đó ở công việc hay công ty chúng ta, anh/em sẽ thay đổi điều gì?
  8. Anh/Chị sẽ giới thiệu (đề xuất) cơ hội nghề nghiệp tại công ty với bạn bè chứ? Vì sao?
  9. Bạn cảm thấy thành quả của mình đã được nhận ra và trân trọng ở mức nào
  10. Bạn thấy mình đã được đào tạo và hỗ trợ đúng như mong muốn chưa?
  11. Có điều gì mà bạn ước là mình đã biết sớm hơn không?

Để buổi phỏng vấn nghỉ việc thành công 

  • Nên tổ chức thành nhóm hai người để phỏng vấn một nhân viên nhằm đảm bảo mọi thông tin đều được nắm bắt khách quan. 
  • Nên hỏi gói gọn trong khoảng 10 câu và không quá dài.
  • HR nên làm cho không khí buổi phỏng vấn thân thiện, thoải mái nhất cỏ thể, và mang tính trò chuyện, thân mật. 
  • Nói chuyện với nhân viên sắp nghỉ việc như là một người tư vấn cho công ty bạn, một người có cách nhìn khách quan với công ty. 
  • Cho người được phỏng vấn biết những phản hồi, thông tin của họ sẽ được thiết lập thành các kế hoạch hành động cụ thể cho doanh nghiệp. Đây là một kỹ thuật hay bởi vì phần lớn nhân viên dù ra đi vẫn còn cảm giác gắn kết với công ty thông qua các đồng nghiệp cũ và họ cũng còn muốn nhìn thấy công ty phát triển và lớn mạnh. 

Kết quả phỏng vấn sẽ được dùng ra sao?

Dù thời gian làm việc của nhân viên có ngắn hoặc dài thì mỗi suy nghĩ của nhân viên đều là cơ sở dữ liệu của công ty. Doanh nghiệp sẽ có được một cơ sở dữ liệu những thông tin, giúp bạn tìm ra được những nhân sự phù hợp với công ty hơn trong tương lai. Hơn nữa bạn có thể nghiên cứu và đề xuất để cải thiện, thay đổi một số vấn đề được góp ý thay đổi nhiều về công ty. 

Đọc thêm: Nhân viên giỏi xin nghỉ việc: Nên giữ chân hay duyệt đơn?

Tạm kết

Kết quả phỏng vấn sẽ thực sự hữu ích nếu nhân sự nghỉ việc thực lòng chia sẻ ra. Khó có thể tránh được trường hợp nhân sự chỉ nói qua loa để khỏi phá hỏng mối quan hệ. Do vậy, không chỉ dựa trên kết quả của một, hai cuộc phỏng vấn để quyết định thay đổi một vấn đề nào đó. Các trường hợp sa thải, kết thúc hợp đồng thì không cần cuộc phỏng vấn này.

Cuối cùng, dù hiện tại họ thôi không làm việc tại công ty nhưng không có nghĩa sau này họ không quay về, thậm chí giới thiệu thêm nhiều ứng viên tiềm năng khác. Do đó, HR nên giữ quan hệ với những nhân sự xuất sắc. Cách tuyển người này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí và thời gian tuyển dụng nhất.