4 bí quyết làm việc với freelancer mà nhà quản lý cần biết

Trước khi bước vào chủ đề ngày hôm nay, hãy cùng lắng nghe câu chuyện của ông Yoni Leitersdoorf – CEO kiêm Founder của Indeni, một công ty phát triển phần mềm của Israel chuyên phát triển phần mềm tự động hóa Mạng.

“Team của tôi tại Indeni cộng tác với rất nhiều nhân viên freelance. Vào một ngày nọ, một freelancer cứng của chúng tôi biến mất. Anh ta dần ít liên lạc, phần công việc được thực hiện một cách rời rạc và không đầy đủ.

Chúng tôi quyết định đàm phán với cậu ấy mỗi ngày một lần. Chúng tôi nhắc lại những kỳ vọng của chúng tôi và sẵn sàng để anh ta đi trong trường hợp anh ấy muốn tạm dừng hoặc cắt đứt hoàn toàn mối quan hệ công việc này. Tình hình đã chuyển sang hướng tích cực hơn, giờ đây anh ấy đã trở thành một trong những người làm freelance linh hoạt và độc lập nhất của chúng tôi.”

Những câu chuyện tương tự như trên cho chúng ta thấy nhanh bối cảnh sự tiến hóa hiện tại đang diễn ra trong nền kinh tế GIG. Những công việc có thể thực hiện bởi freelancer dần vượt qua các ngành dịch vụ khác, để trở thành những lựa chọn khả thi cho người lao động trí thức cũng như các ngành công nghiệp thích hợp. Một nghiên cứu của Deloitte trong 2019 đưa ra dự đoán rằng 42 triệu người sẽ trở thành một lao động tự chủ (self-employed), những công nhân viên làm việc trong nền kinh tế GIG đang trở thành tiêu chuẩn.

Sự tăng trưởng về số lượng nhân sự trong nền kinh tế GIG có ý nghĩa gì cho các nhà quản lý doanh nghiệp

Sự thay đổi trong nền kinh tế GIG đồng nghĩa với việc những nhân sự sẽ đòi hỏi những hướng dẫn và hỗ trợ mà các doanh nghiệp trước nay chỉ áp dụng cho những nhân sự full-time. Đồng thời, những nhân sự thời GIG được hưởng (yêu cầu) sự thoải mái để dành ưu tiên cho việc sắp xếp thời gian và công sức của họ – những điều mà các công ty thường không dành cho nhân viên full-time.

Các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải thiết lập uy tín và mối quan hệ tương tự như những gì họ đã làm với các nhân viên truyền thống trước đây khi muốn người làm freelancer cam kết thời gian và công sức cho những dự án của họ. Dưới đây là một số bí quyết tốt nhất mà quản lý doanh nghiệp có thể làm theo để tạo ra những mối quan hệ cùng có lợi với freelancer.

1. Tính thống nhất

Nghe có vẻ trái ngược khi thêm cấu trúc và tính đồng nhất vào công việc dựa vào mức độ linh hoạt để xem xét như một selling point. Tuy nhiên, tần suất lặp lại chính xác là bí quyết làm cho nền kinh tế GIG phát triển ổn định. Chẳng hạn mọi tài xế Uber đều biết quy trình làm việc của mình: Đón khách hàng, di chuyển và thả khách tại các điểm đến họ đã đặt.

Tính nhất quán chính là chìa khóa. Quá trình làm việc ban đầu với những freelancer của công ty Indeni có cấu trúc khá lỏng lẻo. Họ sớm nhận ra rằng điều này gây nhầm lẫn cho những nhân sự freelancer, khiến chất lượng lao động không ổn định. Từ đó thôi thúc họ tạo ra một quy trình cụ thể cho từng đối tượng nhân sự. Các quy trình này đã giúp ổn định chất lượng và cho phép Indeni quản lý những người làm freelancer hiệu quả hơn.

Tất nhiên điều này không có nghĩa là bạn phải quản lý mọi thứ đến từng chi tiết nhỏ nhất. Thay vào đó, bạn hãy chắc chắn rằng mỗi bước của quy trình đều đơn giản, được xác định rõ ràng và nhân sự freelance dễ theo dõi. Có như vậy, tất cả mọi người mới không cảm thấy khó hiểu về những kỳ vọng của doanh nghiệp.

2. Đầu tư nguồn lực

Nếu không có các công cụ phù hợp để hoàn thành công việc, ngay cả những freelancer có khả năng nhất cũng sẽ cảm thấy lạc lõng trong công việc. Hãy luôn đầu tư từ thời gian hay những nguồn lực, cơ sở vật chất để đảm bảo rằng bạn đã thực hiện đúng quy trình và cung cấp đầy đủ công cụ cho các đầu việc của freelancer.

Công ty Indeni ban đầu sử dụng các công cụ hoạt động tốt cho quản lý nhưng không tốt cho các nhân sự freelance của họ. Tình hình ngày càng nghiêm trọng đến mức một số nhân sự freelance đe dọa sẽ ngừng làm việc cho Indeni. Ban quản lý của Indeni đã yêu cầu họ liệt kê các vấn đề gặp phải, bao gồm cả những gì họ muốn mà chưa có được để từ đó tìm cách khắc phục nhiều nhất có thể. Ngày nay, đội ngũ kỹ thuật của Indeni luôn làm việc chặt chẽ với nhân sự freelance để cung cấp các công cụ làm việc tốt nhất giúp họ hoàn thành công việc.

Thật vô nghĩa khi yêu cầu freelancer làm một công việc nhưng không cung cấp các công cụ họ cần để thực hiện nó. Hãy nhớ rằng, họ có thể có kỹ năng tốt nhưng không có nghĩa là họ có các công cụ chính xác và cần thiết để hoàn thành công việc.

3. Thanh toán lương đúng thời hạn

Đối với hầu hết freelancers, họ kiếm sống dựa trên những công việc này. Vì thế, hãy chắc chắn rằng bạn có một cơ chế thanh toán chính xác, đáng tin cậy và kịp thời. Điều này có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp, nhất là trong trường hợp bạn phải tìm người trên toàn thế giới, nhưng nhất định phải được thực hiện.

Quy trình thanh toán cho các freelancer có thể bị xao nhãng bởi họ không phải là nhân sự chính thức của doanh nghiệp. Bộ phận nhân sự hay tài chính cũng có nhiều vấn đề để giải quyết, vì vậy, sẽ phụ thuộc rất nhiều vào các nhà quản lý có cách thức phù hợp để hỗ trợ cho những lao động freelance. Nhà quản lý có thể đào tạo, training cho bộ phận tài chính về tầm quan trọng của việc thanh toán kịp thời; giúp mọi người hiểu được những tác động của việc thanh toán trễ đối với những nhân sự GIG của bạn.

4. Duy trì giao tiếp hiệu quả

Với lực lượng lao chủ yếu là freelancer, có khả năng ban lãnh đạo cũng cần xuất hiện khắp cả nước (hoặc thậm chí cả thế giới). Điều này có thể làm cho quá trình giao tiếp cực kỳ khó khăn mà không có giao thức được thiết lập tại chỗ. Nhà quản lý có thể phát triển các quy trình quản trị cho nhân viên GIG thông qua giao tiếp bằng văn bản thay vì chờ đợi mọi người sẵn sàng cho cuộc họp trực tiếp hoặc hội nghị.

Mặc dù vậy, đừng hy vọng email sẽ thực hiện được tất cả vai trò của giao tiếp. Email sẽ là một công cụ giao tiếp chậm, dòng thời gian khó theo dõi (dễ rẽ nhánh, khó hợp nhất). Nhà quản lý có thể kết hợp các giải pháp theo dõi dự án, chẳng hạn như Jira và các công cụ truyền thông, như Slack, để tạo ra một sự kết hợp hiệu quả trong giao tiếp.

Khi nhiều nhân viên bị thu hút bởi nền kinh tế GIG, các nhà quản lý phải tìm cách theo kịp xu hướng này. Cung cấp sự nhất quán, hỗ trợ tận tình và cải thiện giao tiếp tương tự như dành cho các nhân viên full-time truyền thông không chỉ giúp thúc đẩy tinh thần nhân viên mà còn làm tăng năng suất của họ.

Bên cạnh các bài blog chất lượng, insier.tophr.vn còn đem tới nhiều chương trình ưu đãi, phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của những người làm tuyển dụng – nhân sự và quản lý doanh nghiệp.

Đăng tuyển miễn phí – không giới hạn số lượng chỉ với 1 click tại đây

Trải nghiệm tính năng Chiến dịch tìm kiếm ứng viên – Nâng tầm tuyển dụng hiện đại tại đây