Chi phí ẩn chính là yếu tố làm giảm quá trình tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải nhà quản lý nào cũng nhìn ra được các loại chi phí ẩn này.
Hiện nay, các nhà lãnh đạo đang phải đối mặt với những thách thức từ cuộc khủng hoảng kinh tế, theo đó, mọi hoạt động của doanh nghiệp cũng cần được tối ưu. Một trong những hình thức tối ưu mạnh mẽ trong thời điểm này chính là tối ưu chi phí, cắt giảm mọi nguồn chi không cần thiết tại doanh nghiệp. Chi phí ẩn là điều doanh nghiệp cần phải xem xét lại ngay lập tức.
Chi phí ẩn là gì?
Chi phí ẩn tên tiếng Anh là hidden cost, imputed cost, implied cost, implicit cost hay notional cost được định nghĩa là bất kỳ chi phí nào đã phát sinh không rõ ràng, không cần nhất thiết phải được báo cáo dưới dạng một khoản chi phí riêng biệt.
Trong các quyết định tài chính của doanh nghiệp, loại chi phí này luôn được xem xét khi đi tới quyết định về cách phân bổ nguồn lực của công ty. Chi phí ẩn tăng đồng nghĩa với việc sử dụng nguồn lực kém hiệu quả khiến doanh nghiệp tiêu hao, gặp nhiều rắc rối.
Dưới góc nhìn kinh tế, chi phí ẩn giúp các nhà quản lý tính toán lợi nhuận kinh tế tổng thể, trong khi “chi phí hiện” được sử dụng cho mục đích lợi nhuận kế toán. Do không được hạch toán như chi phí hiện vì thế nhiều doanh nghiệp chưa nhìn nhận ra nhiều rủi ro từ chi phí ẩn.
Khi chi phí ẩn có xu hướng tăng lên đồng nghĩa với việc sử dụng nguồn lực đang kém hiệu quả. Nếu không phát hiện và xử lý kịp thời sẽ trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp khiến doanh thu sụt giảm nghiêm trọng.
++ Đăng ký nhận báo cáo xu hướng tuyển dụng sau COVID-19
6 loại chi phí ẩn trong doanh nghiệp
Chi phí tổ chức các cuộc họp
Họp hành có thể nói là hoạt động quen thuộc của doanh nghiệp. Những buổi họp là nơi nhân sự cùng ngồi lại để giải quyết các vấn đề hoặc thảo luận dự án mới hay thông báo quyết định quan trọng nào đó của công ty. Đặc trưng của hầu hết các cuộc họp là hoạt động gồm sự tham gia của nhiều người. Khoảng thời gian của một cuộc họp đem nhân với số lượng người tham gia và giá trị lao động của họ sẽ phản ánh sự đầu tư vào cuộc họp đó.
Theo khảo sát của Doodle, các cuộc họp gây ra lãng phí 58 tỷ đô ở anh và 499 tỷ đô ở Hoa Kỳ năm 2019. Dễ dàng nhận thấy rằng những cuộc họp vô nghĩa thường liên quan đến việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong cách hoạt động của doanh nghiệp. Mà rõ ràng việc phát sinh nhiều vấn đề chứng tỏ các quy trình của doanh nghiệp đang tồn tại nhiều khúc mặt và nút thắt.
Chi phí cho việc sắp xếp sai vị trí công việc
Nếu doanh nghiệp của bạn có một quy trình nhân sự hiệu quả, đồng nghĩa với quá trình tuyển dụng chính xác và đặt đúng người vào đúng vai trò. Nếu nhà quản lý đặt nhân viên vào vị trí công việc không phù hợp với các kỹ năng của họ, nhiều hệ luỵ xấu sẽ xảy ra.
Khi nhân viên không làm việc đúng vị trí của họ, hiệu suất làm việc kém khiến chất lượng công việc giảm sút. Bên cạnh đó, việc mất đi một nhân viên kéo theo những nguy cơ bảo mật thông tin, rò rỉ dữ liệu, đồng thời khiến doanh nghiệp mất đi một lượng chi phí đáng kể bao gồm: chi phí tuyển dụng, chi phí onboarding, chi phí tìm nhân sự thay thế,…
Theo khảo sát của Hiệp hội Quản lý nguồn nhân lực Mỹ, chi phí trung bình để thay thế một nhân viên nghỉ việc là 6-9 tháng tiền lương. Bởi vậy điều quan trọng đối với một nhà quản lý là phải biết cách xác định điểm mạnh và điểm yếu của đội ngũ nhân viên, đồng thời, giao cho họ những công việc thuộc khả năng phù hợp. Việc đánh giá nhân viên lúc này là vô cùng quan trọng.
>> Xem thêm: Chi phí ẩn của quy trình onboarding nhân viên mới bao gồm những gì?
Chi phí làm thêm giờ (OT)
Có thể bạn sẽ thấy khi nhân viên làm việc quá giờ dường như là dấu hiệu đáng mừng cho sự chăm chỉ và trách nhiệm. Tuy nhiên, đó cũng chưa chắc là điều tuyệt vời.
Bởi lý do đầu tiên, khi làm việc thêm giờ chưa chắc đã đồng nghĩa với việc khối lượng công việc nặng, mà có thể là do năng suất của nhân viên thấp, khả năng làm việc không hiệu quả hoặc quy trình làm việc của doanh nghiệp còn thiếu sót.
Bên cạnh đó, việc OT quá nhiều sẽ đòi hỏi nhân viên nhiều năng lượng cũng như nỗ lực. Về lâu dài, sẽ hạn chế hiệu suất của nhân viên bởi việc làm thêm giờ chắc chắn mang lại những tiêu cực cho sức khỏe.
Tiếp theo, bạn có chắc nhân viên của bạn làm thêm là làm việc của công ty bạn hay không? Họ hoàn toàn có thể đang lợi dụng tài nguyên để làm những việc cá nhân trong khi bản thân báo cáo làm OT.
Việc các doanh nghiệp cần cắt bỏ những chi phí không cần thiết cho nhưng kiểu làm việc tăng ca vô ích là điều vô cùng quan trọng. Và bản chất của việc đánh giá nhân viên làm thêm có chất lượng hay không là do nhà quản lý chưa nắm được hiệu suất hoặc quy trình làm việc của nhân viên đúng hay sai.
Chi phí gây ra do quy trình làm việc thiếu hiệu quả
Quy trình doanh nghiệp là một chuỗi các bước được liên kết với nhau được chỉ định cho mọi bên liên quan cho một công việc cụ thể để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng.
Mỗi phòng ban đội nhóm liên quan thực hiện một nhiệm vụ cụ thể mà họ chuyên môn để đạt được một mục tiêu cụ thể. Các bước này thường được lặp lại nhiều lần bởi nhiều người dùng theo cách được tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa. Theo thời gian, quy mô của doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với sự tăng lên tương ứng của bộ máy nhân sự và khối lượng công việc.
Nếu các quy trình làm việc không được tối ưu hiệu quả thì có rất nhiều tác vụ công việc không cần thiết phát sinh, dẫn tới lãng phí nhân sự, xảy ra xung đột trong các công đoạn,… Đây chính là nguyên nhân gây nên chi phí phát sinh và sẽ trở thành chi phí ẩn.
Chẳng hạn, khi bạn giao sản phẩm tới khách hàng bị chậm, đã dẫn tới trải nghiệm của khách hàng bị kéo xuống mức 0, thậm chí là “âm”. Bạn không thể lấy lý do rằng bên cung gặp sự cố hay nhân viên bị ốm, bởi chính sự sai sót của doanh nghiệp bạn gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của đối tác. Điều này có thể khiến bạn mất đi khách hàng tiềm năng, danh tiếng bị ảnh hưởng hoặc sụt giảm doanh thu nghiêm trọng…
Chi phí tài nguyên nhàn rỗi
Có thể nói trong doanh nghiệp, chi phí ẩn phổ biến nhất có thể kể đến tài nguyên nhàn rỗi bao gồm cả thiết bị và nhân lực. Theo một nghiên cứu, các nhân viên văn phòng dành tới 22% thời gian làm việc cho các tác vụ tay chân, lặp lại nhàm chán và gây lãng phí.
Mặc dù không hề tiêu thụ tài nguyên của doanh nghiệp nhưng chúng vẫn là tài sản. Trong doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho nhân viên và trả các chi phí khấu hao cũng như chi phí bảo trì cho các thiết bị.
Số lượng tài nguyên nhàn rỗi phản ánh doanh nghiệp sử dụng tài nguyên có hiệu quả hay không, đặc biệt là nhân lực. Đây cũng là biểu hiện của nhà quản lý thiếu đi sự đo lường, kiểm soát và phân bổ công việc hợp lý cho các đầu nhân sự.
Chi phí ẩn từ các bộ phận “khó kiểm soát”
Khi nói tới việc tối ưu chi phí kinh doanh, các nhà lãnh đạo thường nghĩ đến những gì trước mắt như tìm nhà cung cấp rẻ hơn, thuê văn phòng giá thấp hơn hoặc giảm chi phí nhân công. Tuy nhiên, điều mà nhiều người không tính đến đó là những bộ phận không KPIs/OKR cụ thể, như admin hay back office tại nhiều doanh nghiệp.
Cũng bởi không có con số đo lường cụ thể nào cho hiệu quả công việc của đội ngũ này (như KPI hay OKR), nhiều vấn đề tiêu cực có thể dễ dàng xảy ra với doanh nghiệp, gây ảnh hưởng tới bộ phận khác, kéo theo một lượng chi phí đáng kể mà tổ chức không nhận ra để kiểm soát.
Trong doanh nghiệp, mặc dù các vị trí này vô cùng quan trọng, nhưng các tổ chức thường chỉ quy định đầu việc chứ không thiết kế một quy trình làm việc cho mỗi nhiệm vụ, từ đó là nguyên nhân sinh ra nhiều loại chi phí ẩn.
Trên đây là 6 kiểu chi phí ẩn có thể ảnh hưởng trực tiếp tới bộ máy vận hành, quy trình làm việc, thậm chí doanh thu của toàn bộ doanh nghiệp. Đặc biệt khoảng thời gian sau dịch, các doanh nghiệp đang phải chật vật quay trở lại đường đua thì việc nhận biết và tối ưu được các chi phí ẩn này có thể đóng vai trò then chốt trong việc giúp doanh nghiệp bỏ bớt “gánh nặng”, tăng khả năng cạnh tranh, doanh thu khả quan, duy trì thành công lâu dài.
