8 bí quyết dưới đây sẽ giúp HR làm việc hiệu qủa hơn, luôn chủ động trong công việc, hoàn thành các KPI đặt ra mà không lãng phí thời gian vào những việc “không tên” khác.
Để làm việc hiệu quả, hãy dành 5 phút chuẩn bị tinh thần
“Sau khi thở sâu, hãy dành cho mình 5 phút để chuẩn bị tinh thần. Đây là cách tốt nhất để HR thiết lập nhịp điệu cho cả ngày. Đừng cho phép mình bị cuốn ngay vào sự điên cuồng công việc của các đồng nghiệp”, tiến sỹ Micheal “Dr. Woody” Woodward, nhà tư vấn tâm lý cho các tổ chức và tác giả cuốn The YOU Plan, nói.
Danh sách email dài đang chờ hồi âm, những bản hợp đồng chồng cao đang chờ ký trước mắt như là đang kêu gọi sự chú ý của bạn, nhưng trước khi cắm đầu vào giải quyết, trước tiên bạn cần phải tìm thấy khoảnh khắc cho bản thân.
Đi làm sớm hoặc đúng giờ
“Đi làm sớm là thói quen của mình chứ không phải sợ chế tài. Đến công ty sớm sẽ có thêm thời gian check mail, lướt Facebook hay ‘chém gió’ với đồng nghiệp”, anh Trần Thanh Luận, HR thuộc một công ty công nghệ, chia sẻ.
Điều này khá rõ ràng, tuy nhiên một số HR lại không nhận thức được đến muộn không chỉ gây ấn tượng xấu với công ty, mà còn làm tinh thần cả ngày hôm đó đi xuống. “Đến đúng giờ hoặc sớm hơn một chút giúp bạn tạo cảm giác hài lòng và có thời gian chuẩn bị tư duy cho ngày mới”, Lynn Taylor, chuyên gia nhân sự và tác giả cuốn sách Tame Your Terrible Office Tyrant, nhấn mạnh.
Thở sâu để bắt đầu ngày làm việc hiệu quả
Bàn về tác dụng của việc thở sâu, Micheal Kerr, diễn giả về kinh doanh quốc tế và chủ tịch Humor at Work, chia sẻ: “Nhiều người đến làm việc với tâm trạng khó chịu vì chưa hoàn thành các công việc ở nhà, sau đó lại phải trải qua quãng đường kinh khủng đến công ty, và rồi lại bị cuốn vào áp lực công việc. Thở sâu, nắm chặt hai bàn tay để tập trung trí não.”
Vậy nên, nếu bạn cần “xốc” lại tinh thần, tập trung giải quyết công việc, hãy tìm thời điểm để hít thở sâu, và bạn sẽ thấy việc này có thể tạo ra những điều kỳ diệu.
Mỗi ngày là một sự bắt đầu mới
David Shindler, chuyên gia tuyển dụng và tác giả cuốn sách Learing to Leap, đưa ra lời khuyên:“Hãy để lại tàn dư từ ngày hôm trước ở phía sau, hãy sẵn sàng bắt nhịp và đạt hiệu quả cao với những gì đang xảy ra ngay khi khởi đầu ngày mới.” Vậy nên nếu bạn đang có dự án hay cuộc trao đổi dở dang từ chiều hôm trước, nhưng hãy cố gắng xem mỗi ngày là sự bắt đầu mới.
Đến văn phòng với thái độ tích cực
Giờ làm việc đầu tiên sẽ thiết lập mức tinh thần còn lại cho cả ngày, tinh thần tốt thì khả năng xử lý công việc tốt và ngược lại. Nếu như bạn có thói quen rầu rĩ vào buổi sáng, hãy rũ bỏ nó đi và đến văn phòng với một thái độ tích cực, có thể dùng 1-2 cốc café nếu cần thiết. của ngày, thế nên từ quan điểm cảm xúc, đó là thời điểm quan trọng nhất trong ngày. Một dấu hiệu tiêu cực có thể ảnh hưởng đến toàn đội và làm cho mọi người có cảm giác như đi nhầm giày trong suốt cả ngày hôm đó
Lập danh sách công việc trong ngày (to do list)
Thời điểm tốt nhất để đánh giá mức ưu tiên các đầu việc và tập trung vào những việc mà bạn nhất thiết phải hoàn thành là giờ làm việc đầu tiên. Kerr nói: “Rất nhiều người bị phân tán vào đầu buổi sáng với những hoạt động không quan trọng như sa vào ma trận email, lướt mạng xã hội trong khi có nhiều việc quan trọng khác phải làm”.
Đừng để mình cũng rơi vào ma trận đó, HR hãy tạo danh sách đầu việc (to-do list), hoặc là cập nhật danh sách bạn đã chuẩn bị vào ngày hôm trước, và cố gắng hoàn thành nó vào cuối mỗi ngày. Nếu sếp bạn có yêu cầu cấp bách, hãy sắp xếp lại mức độ ưu tiên của các đầu việc trong danh sách.
Anita Attridge, chuyên gia huấn luyện của Five O’clock Club, tổ chức chuyên về đào tạo phát triển sự nghiệp, nói, khi chuẩn bị to-do list, hãy xác định việc nào cần phải hoàn thành ngày hôm nay và việc nào có thể hoàn thành vào hôm sau và đặt mức ưu tiên cho từng việc. Ngoài ra xác định thời điểm làm việc hiệu quả nhất của bản thân và xếp lịch dựa vào đó. Hãy dành giờ cao điểm để làm những việc quan trọng nhất.
Hoạt bát
Buổi sáng khi đến công ty, bạn cần phải hoạt bát, cả về đầu óc lẫn thể chất, đặc biệt là nếu bạn giữ vị trí lãnh đạo trong công ty. “Một trong những lời than phiền nhiều nhất tôi nghe thấy từ phía các học viên là sếp đi lướt qua họ vào buổi sáng mà không có lấy một nụ cười”, Kerr nói. “Dành thời gian để kết nối với các nhân viên của mình là rất cần thiết, và làm những việc tưởng chừng nhỏ nhặt như giao tiếp bằng mắt, mỉm cười, hỏi thăm, và tìm hiểu xem họ cần giúp đỡ gì – giúp bạn nắm bắt được tâm trạng, và thiết lập nhịp điệu cho cả đội”.
Họp nhanh với đồng nghiệp sẽ giúp team làm việc hiệu quả hơn
Họp nhanh trong 5-10 phút với cả đội cũng có thể là cách hữu hiệu cho nhiều người để bắt đầu ngày mới. Tất cả có thể đứng trao đổi, chia sẻ những thông tin quan trọng mà mọi người trong team cần phải biết. Việc trao đổi nhanh này sẽ giúp mọi người tập trung và quan trọng hơn, giúp xây dựng sự kết nối. Đồng thời, công khai những việc cần làm trong ngày thì xác suất đạt được nó sẽ tăng lên đáng kể.
Hi vọng với 8 bí quyết này, các HR của chúng ta sẽ có một ngày làm việc tràn đầy năng lượng, hiệu quả và năng suất.
Theo TopHR
