Là HR, thật thiếu sót nếu bạn không nằm lòng những loại báo cáo nhân sự quan trọng mà cuối tháng, cuối Quý chúng ta phải hoàn thành. Dựa vào những số liệu trên báo cáo, ban quản trị sẽ sẽ có thêm cơ sở để phân tích hiệu quả, tính ổn định của công tác quản trị, tìm ra các nguyên nhân yếu kém, các chỉ số yếu kém để kịp thời đưa ra các giải pháp cụ thể để cải tiến giải quyết.
Dưới đây là 4 loại báo cáo quan trọng trong công tác quản trị nhân sự mà một HR cần chuẩn bị.
1. Báo cáo về biến động nhân sự
Mục đích của báo cáo này là để theo dõi sự thay đổi về số lượng nhân sự của công ty dựa trên các tiêu chí như thâm niên, thời gian, vị trí công việc từ đó biết được lượng tăng giảm của nhân viên chính thức, thử việc.
Cụ thể:
Báo cáo biến động theo thâm niên
Để xác định nhóm nhân viên có thâm niên bao nhiêu có tỉ lệ biến động lớn nhất, nhỏ nhất. Từ đó, ban quản trị có thể tìm ra những nguyên nhân căn bản và có đối sách xử lý. Loại báo cáo này thường chia các nhóm thâm niên (nhóm nhân viên có thâm niên nhỏ hơn 01 tháng, nhỏ hơn 03 tháng, nhỏ hơn 06 tháng, nhỏ hơn 12 tháng, nhỏ hơn 24 tháng, nhỏ hơn 36 tháng và lớn hơn 36 tháng.
Ví dụ:
Báo cáo biến động nhân sự theo thâm niên
Từ báo cáo này có thể thấy, nhóm nhân viên có thâm niên nhỏ hơn 01 tháng có tỉ lệ nghỉ việc cao hơn hẳn. Kết hợp với những dữ liệu khác của doanh nghiệp có thể tìm ra nguyên nhân như:
- Công tác tuyển dụng chưa tốt: Vấn đề có thể nằm ở khâu phỏng vấn, đánh giá, sàng lọc hồ sơ chưa kỹ lưỡng.
- Công tác chào đón, training nhân sự mới chưa tốt, để họ bỡ ngỡ, không có điểm tựa dẫn đến nghỉ việc.
- Kỹ năng quản lý còn yếu kém, chưa biết cách động viên, khích lệ và giữ chân nhân sự.
Đọc thêm: Quản lý nhân viên mới: 9 điều HR cần làm trong tuần đầu tiên
Báo cáo biến động theo thời gian
Báo cáo này sẽ giúp ban lãnh đạo nhìn ra được thời gian nào là lúc nhân viên chuyển việc nhiều nhất. Thường thì vào khoảng T1,T2 năm dương lịch, công ty sẽ có sự biến động nhân sự lớn khi nhân viên vừa được nhận lương thưởng tết xong. Trên cơ sở đó, phòng Nhân sự sẽ ngồi lại với nhau để tìm ra những yếu tố tác động đến quyết định nghỉ việc của người lao động, đồng thời chuẩn bị nguồn ứng viên kịp thời. Loại báo cáo này thường chia tỉ lệ theo tháng/năm.
Ví dụ 2
Báo cáo biến động theo thời gian
Nhìn vào báo cáo này chúng ta thấy từ tháng 01 đến tháng 08 tỉ lệ biến động nghỉ việc tăng dần. Từ đây chúng ta kết hợp các dữ liệu thực tế của công ty sẽ xác định được các nguyên nhân tác động đến yếu tố nghỉ việc. Qua đây chúng ta cũng sẽ đưa được ra các giải pháp cải tiến.
Báo cáo biến động theo vị trí công việc
Sẽ mang đến cái nhìn tổng quan & khách quan nhóm nhân viên nào có tỉ lệ biến động lớn. Từ đó, trưởng bộ phận các phòng ban cần tìm nguyên nhân và các giải pháp cải tiến. Báo cáo này thường chia thành các nhóm có vị trí chức vụ gần giống nhau.
Đọc thêm: 4 sai lầm của sếp khiến nhân viên nghỉ việc nhiều
2. Báo cáo về chấp hành qui định về công, ca
Mục đích của báo cáo này là để phòng nhân sự có cái nhìn tổng quan về sự tuân thủ thời gian làm việc, chấp hành quy định của từng bộ phận, và cả công ty. Từ đó, HR có cơ sở phân tích và chỉ ra những vấn đề vi phạm qui trình một cách có dẫn chứng và chứng minh được công tác quản lý của công ty, các cấp lãnh đạo cũng như ý thức của cán bộ nhân viên.
Ví dụ:
Báo cáo chấp hành quy định về công, ca
Nhìn vào báo cáo này có thể thấy các đơn vị có chỉ số vi phạm khác nhau. Từ đó, phòng HR có thể yêu cầu trưởng bộ phận giải thích về tình hình tuân thủ quy định, nguyên nhân của sự sai phạm, đồng thời đánh giá xem năng lực quản lý của trưởng bộ phận đó như thế nào.
Ví dụ 2:
Báo cáo tỷ lệ sai phạm khi chấm công
Nhìn vào báo cáo này, có thể thấy những sai phạm không có lý do chính đáng sau khi giải trình cũng khác nhau. Báo cáo sẽ củng cố thêm dẫn chứng cho công tác quản lý ở một số bộ phận kém.
3. Báo cáo hiệu quả sử dụng lao động
Đây là một loại báo cáo vô cùng quan trọng giúp ban lãnh đạo nhìn ra được hiệu suất của nhân sự tác động đến hiệu quả kinh doanh như thế nào, đồng thời cũng trả lời câu hỏi liệu cơ cấu vị trí chức vụ, cơ cấu lương, cơ cấu trình độ năng lực nhân viên của đơn vị có phù hợp hay chưa.
Đặc điểm của báo cáo này:
- Có nhiều biến thể khác nhau tùy theo mục tiêu, đặc thù từng loại hình sản xuất kinh doanh.
- Thường được phân tích, so sánh chính bộ phận nào đó hoặc doanh nghiệp nào đó với chính họ theo thời gian tháng/ quí/năm.
- Dùng để so sánh hiệu suất giữa bộ phận, đơn vị này với bộ phận đơn vị khác (có cùng chức năng như nhau)
Thông thường báo cáo này được thiết lập dựa trên các chỉ tiêu:
- Số số lượng sản phẩm / định biên nhân sự;
- Số lượng sản phẩm / chi phí tiền lương.
- Tuy nhiên để làm được báo cáo này, bộ phận nhân sự cần được chia sẻ kết quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị, bộ phận và của toàn công ty.
Ví dụ:
Báo cáo hiệu quả sử dụng lao động
Nhìn vào báo trên cho ta thấy, nếu các đơn vị trên có cùng chức năng như nhau (cùng sản xuất hoặc cùng bán hàng) thì hiệu quả sử dụng lao động của đơn vị E, D rất cao, còn đơn vị A thấp nhất.
Đọc thêm: 9 lầm tưởng trong quản trị hiệu suất doanh nghiệp
4. Báo cáo hiệu quả tuyển dụng
Nhắc đến các loại báo cáo quan trọng của nhân sự không thể không nhắc đến báo cáo hiệu quả tuyển dụng. Với báo cáo này, phòng nhân sự sẽ phải trình bày hiệu quả của công tác tuyển dụng cũng như so sánh các kênh mang lại nguồn ứng viên cho doanh nghiệp.
Báo cáo hiệu quả công tác tuyển dụng
Ví dụ:
Đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng
Nhìn vào báo cáo, có thể thấy lượng ứng viên ứng tuyển khá lớn nhưng tỷ lệ tham gia phỏng vấn thấp. Kéo theo tỷ lệ ứng viên qua vòng phỏng vấn cũng “down”. Trên cơ sở đó có thể nhận định khâu tuyển dụng của doanh nghiệp đang có vấn đề. Có thể ở phần JD, tin đăng tuyển, kênh đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ…
Tương tự ta có thể phân tích các kế hoạch 2,3,4….để biết vấn đề nào cần cải tiến trong công tác tuyển dụng.
Đọc thêm: Bí quyết sàng lọc hồ sơ ứng viên nhanh và hiệu quả
Báo cáo đánh giá hiệu quả nguồn tuyển dụng:
Chỉ cho ta thấy những nhóm nhân viên nào thì nên vận dụng nguồn tuyển dụng nào cho hiệu quả
Ví dụ:
Đánh giá hiệu quả nguồn tuyển dụng
Ngoài ra ta cũng có thế thiết lập báo cáo về chi phí tuyển dụng, báo cáo về tỉ lệ biến động trong giai đoạn thử việc để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên tuyển dụng.
Đọc thêm: Báo cáo thị trường tuyển dụng 2020 & xu hướng tuyển dụng 2021 từ TopCV
Trên đây là những báo cáo quan trọng mà bất kỳ nhân sự nào cũng cần phải biết. Trong quá trình làm báo cáo, bạn sẽ gặp một số khó khăn khi thu thập dữ liệu, đưa ra phân tích cũng như đề xuất giải pháp. Nếu bạn muốn nhận được những lời khuyên, tài liệu liên quan đến HR Report, hãy đăng ký tài khoản tại TopCV.
