Rất nhiều thứ có thể làm hỏng một cuộc họp qua video. Dưới đây là bí quyết giúp bạn tổ chức một cuộc họp qua video hiệu quả.
Bài viết được tổng hợp bởi ông Art Markman, chuyên gia Tâm lý học và Marketing tại trường Đại học Texas; Giám đốc sáng lập của chương trình Human Dimensions of Organizations. Ông cũng là tác giả của loạt sách như Smart Thinking, Habits of Leadership, Smart Change, Brain Briefs và gần đây nhất là Bring Your Brain to Work:
Một đồng nghiệp của tôi đã đăng một ảnh chế gọi virus corona là “đại dịch zombie” sau khi chúng tôi quyết định sử dụng các ứng dụng gọi video trực tuyến để họp từ lúc mọi người bắt đầu làm việc tại nhà để hạn chế sự lây lan của dịch bệnh.
>> Xem thêm: 4 cách quản lý nhân viên làm việc từ xa dành cho nhà lãnh đạo mùa COVID-19
Một mặt, những ứng dụng như Zoom, Skype và Google Hangouts đã giúp các nhân sự cảm thấy dễ dàng hơn trong việc tham gia họp từ xa ngay trong không gian riêng của họ. Mặt khác, các cuộc họp online khá hỗn loạn, đặc biệt là trong trường hợp có ai đó quên tự tắt tiếng. Dưới đây là một vài bí quyết giúp bạn tổ chức các cuộc họp qua video hiệu quả hơn.
Bổ nhiệm một người chủ trì
Một cuộc họp cần phải có người chủ trì. Khi bạn điều hành một cuộc họp thông thường, bạn có thể phải theo dõi mọi người, tuy nhiên bạn không cần nhất thiết phải điều phối cuộc họp theo cách như vậy. Nếu cuộc họp không có hoặc có rất ít sai sót kỹ thuật, những ai muốn tham gia phát biểu có thể biểu hiện bằng ngôn ngữ hình thể. Có rất nhiều tín hiệu tinh tế giúp chúng ta có thể nhận biết được những người tham gia đang cảm thấy gì.
Nếu bạn đang phải đảm nhiệm vị trí là người chủ trì cuộc họp, hãy cố gắng làm quen với nền tảng hoặc ứng dụng dùng để thực hiện videocall trước. Nếu bất cứ ai cần thuyết trình hay trình bày ý kiến bằng thiết bị của họ, hãy chắc chắn là bạn biết cách cài đặt videocall, cách thức hoạt động và hãy làm thử một vài bước. Đối với những lần đầu, bạn có thể liệt kê danh sách những bước cần làm để có một cuộc họp qua video đảm bảo kỹ thuật chuẩn. Đồng thời, bạn có thể dễ dàng hướng dẫn những người tham gia khác các bước này nếu cần.
Thỉnh thoảng “điểm danh” người tham gia
Đối với một cuộc họp trực tuyến, sẽ rất khó để bạn đánh giá cảm xúc của mọi người hay xác định xem ai là người muốn phát biểu. Thêm vào đó, một số người ngồi phía sau có thể bị khuất hoặc mờ khỏi khung hình. Điều này yêu cầu bạn phải chủ động hơn trong việc “điểm danh” mọi người đôi lúc để tất cả được tập trung và cuộc họp được tiếp tục một cách có trật tự.
Khuyến khích mọi người hầu như kiểu “giơ tay phát biểu” hoặc thậm chí tạo ra một số dấu hiệu bằng ngôn ngữ cơ thể khi muốn trình bày một vấn đề nào đó. Bạn có thể giữ danh sách những người cần phát biểu trong buổi họp ngày hôm đó và gọi lần lượt họ.
>> Xem thêm: Các Giám đốc Nhân sự đang xoay sở ra sao trước COVID-19?
Lắng nghe mọi người
Để đảm bảo tất cả mọi người đều có thể tham gia thảo luận mà không bị bỏ rơi, bạn cần có một danh sách tất cả mọi người tham gia cuộc họp, đặc biệt trong trường hợp số lượng người lớn hơn rất nhiều so với màn hình cuộc gọi. Bạn có thể đánh dấu những ai đã phát biểu và ghi chú lại những ý kiến của họ. Cân nhắc gọi tên các thành viên để chắc chắn bạn không bỏ lỡ bất kỳ những đóng góp hay thông tin nào từ họ.
Người điều hành cuộc họp cũng cần đưa ra những lời nhắc nhở thường xuyên việc tắt tiếng nếu không phát biểu và bật mic khi muốn trình bày ý kiến và tham gia thảo luận. Việc này có thể trở thành thói quen. Tuy nhiên, có rất nhiều rắc rối có thể gây ra xao nhãng trong quá trình họp như tiếng ồn khi bạn ngồi ở nhà, tiếng trẻ con, thú cưng quậy phá, điều này vô tình gây gián đoạn cuộc họp một cách ngẫu nhiên.
Duy trì cuộc họp trong một khoảng thời gian nhất định
Bạn có thể tổ chức những cuộc họp qua video trong khoảng thời gian ngắn. Một lợi thế của các cuộc họp online là mọi người có thể tham gia dù đang ở bất kỳ đâu. Nó không tốn quá nhiều thời gian hay nỗ lực để mọi người cùng tham gia buổi họp. Vì thế, bạn cũng không cần phải cố nhồi nhét thông tin trong mỗi cuộc họp hoặc nhất nhất phải đi đến kết luận cuối cùng trong chỉ 1 cuộc họp.
Khi tập trung vào màn hình quá lâu cũng gây khó khăn cho người tham gia, vì vậy, bạn hãy đặt mục tiêu cuộc họp qua video của bạn được thực hiện trong khoảng 20-30 phút. Bạn sẽ ngạc nhiên về hiệu quả của phương pháp này đó.
Theo Fast Company
