Tuyển dụng nhân sự là một trong những phần không thể tách rời của chiến lược doanh nghiệp. Công việc này đòi hỏi sự quan tâm sát sao từ các cấp quản lý của doanh nghiệp từ Giám đốc Nhân sự cho tới CEO. Vì thế, việc cấp quản lý của doanh nghiệp nắm được các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động tuyển dụng vô cùng cần thiết.
Tuy nhiên, có một thực trạng hiện nay là người làm tuyển dụng và cấp quản lý của họ thường không đồng nhất với nhau trong việc đánh giá hiệu quả nhân sự. Cụ thể, những người trực tiếp triển khai hoạt động tuyển dụng thường thiếu đi tầm nhìn chiến lược của những người làm quản lý. Từ đó, báo cáo tuyển dụng nhân sự do nhân viên này thực hiện thiếu đi sự ăn khớp với mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến việc đánh giá và điều chỉnh chiến lược tuyển dụng của doanh nghiệp gặp nhiều thách thức.
Hiểu được những khó khăn doanh nghiệp gặp phải khi có mâu thuẫn giữa người làm tuyển dụng và cấp quản lý, trong bài viết này, TopHR sẽ giới thiệu chi tiết 12 chi số đo lường hiệu quả tuyển dụng dành cho các HR Manager và các cấp quản lý cao hơn trong doanh nghiệp.
Nhóm 1: Các chỉ số ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh báo cáo trực tiếp lên CEO
Chỉ số 1: Chất lượng tuyển dụng (Quality of hire)
Chỉ số chất lượng tuyển dụng (Quality of hire, viết tắt là QoH) là chỉ số quan trọng nhất trong toàn bộ chiến lược tuyển dụng, đo lường giá trị mà những nhân viên tuyển mới đem lại cho doanh nghiệp. Đây là một chỉ số phụ thuộc vào quan niệm chủ quan của mỗi doanh nghiệp, mỗi quản lý về khái niệm “giá trị”, từ đó xây những những công thức khác nhau
Một công thức cơ bản để đo lường chất lượng tuyển dụng của một nhân viên mới mà bạn có thể tham khảo:
QoH = (Hiệu quả công việc + Thời gian bắt kịp công việc để thể hiện hết năng lực của nhân viên + Mức độ hài lòng của nhân viên với công việc mới + Mức độ hòa hợp của nhân viên mới với văn hóa doanh nghiệp) / 4
Trong đó:
- Hiệu quả công việc được đo lường bằng các chỉ số khách quan hoặc bằng đánh giá của cấp trên
- Mức độ hài lòng của nhân viên mới với công việc mới do nhân viên tự đánh giá
- Mức độ phù hợp của nhân viên mới với văn hóa doanh nghiệp được đo lường dựa trong đánh giá của đồng nghiệp và cấp trên
Doanh nghiệp cũng có thể quy đổi chỉ số Chất lượng tuyển dụng theo tiền để theo dõi mức ảnh hưởng của việc tuyển dụng nhân viên mới đến doanh thu theo công thức:
(QoH của một nhân viên mới x Doanh thu trung bình trên 1 nhân viên) x Số nhân viên tuyển mới trong chiến dịch
Chỉ số 2: Tỷ lệ tuyển mới hỏng (New hires failure rate)
Tuyển hỏng là khi nhân viên mới chủ động nghỉ việc hoặc bị công ty cho nghỉ việc trong vòng 6 tháng từ khi nghỉ việc. Khi đó, không những mất chi phí, thời gian để tuyển nhân sự thay thế, doanh nghiệp còn có thể phải chịu những chi phí phát sinh mà nhân viên tuyển hỏng gây ra.
Một nghiên cứu cho thấy tỷ lệ thất bại trong việc tuyển dụng nhân sự mới có thể lên tới 40% và tổng thiệt hại doanh nghiệp gánh chịu có giá trị gấp 2 lần mức lương của vị trí tuyển hỏng, chưa kể thương hiệu của doanh nghiệp cũng chịu ảnh hưởng. Do đó, chỉ số này cần được liên tục theo dõi liên tục và cập nhật ngay khi một nhân viên tuyển mới nghỉ việc để có thể đưa ra những giải pháp khắc phục kịp thời.
Công thức tính:
Tỷ lệ tuyển mới hỏng = (Số lượng nhân viên mới nghỉ việc trong vòng 6 tháng/ Tổng số lượng nhân sự nghỉ việc) x 100%
Bên cạnh tính toán theo tỷ lệ %, bạn có thể phối hợp với đội ngũ tài chính/ kế toán để quy đổi từ tỷ lệ tuyển mới hỏng ra mức độ thiệt hại với doanh thu.
Để cải thiện tỷ lệ tuyển mới hỏng, doanh nghiệp cần tìm hiểu lý do khiến nhân viên muốn nghỉ việc hoặc không đáp ứng được yêu cầu công việc. Dưới đây là một số nguyên nhân khiến tỷ lệ tuyển mới hỏng cao được các chuyên gia nhân sự chia sẻ:
Vấn đề từ chính bản thân ứng viên
- Cảm thấy thiếu tự tin trong chuyên môn
- Khó hòa nhập với môi trường
- Thiếu động lực làm việc
- Bất mãn với công việc,…
Vấn đề từ phía doanh nghiệp
- Ứng viên chưa được đánh giá đúng trong quá trình tuyển dụng đầu vào
- Chưa thực hiện các cam kết về quyền lợi cho ứng viên
- Quy trình sau tuyển dụng chưa chuyên nghiệp
→ Tham khảo thêm bài viết Đánh giá đúng năng lực của nhân viên: Chìa khóa giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm
Chỉ số 3: Lượng tổn thất doanh thu trong số ngày trống của vị trí (Dollars of revenue lost due to position vacancy days)
Lượng tổn thất doanh thu trong số ngày trống của vị trí là chỉ số phản ánh tác động của tốc độ tuyển dụng tới doanh thu của doanh nghiệp. Rõ ràng khi một vị trí để trống, mức doanh thu và năng suất mà vị trí đó có thể tạo ra sẽ mất đi. Số ngày trống của vị trí càng dài, lượng doanh thu tổn thất càng lớn.
Công thức tính:
Lượng tổn thất doanh thu trong số ngày trống của vị trí = (Tổng lượng doanh thu trung bình năm của một nhân viên ở vị trí tuyển dụng/ Số ngày làm việc trong năm) x Số ngày trống của vị trí
Chỉ số phản ánh tốc độ tuyển dụng này sẽ đòi hỏi đội ngũ tuyển dụng xác định các khâu chưa hiệu quả để cải thiện quy trình tuyển dụng.
Chỉ số 4: Chi phí tuyển dụng/ người (Cost per hire)
Để tuyển dụng thành công một vị trí, doanh nghiệp cần bỏ ra nhiều loại chi phí khác nhau. Chi phí tuyển dụng/ người (Cost per hire) cung cấp một “thước đo”, một cái nhìn sâu sắc về hiệu quả của quá trình tuyển dụng. Đây cũng là yếu tố cốt lõi khi tính toán và quản lý ngân sách tuyển dụng.
Công thức tính:
CPH = Tổng chi phí tuyển dụng/ Tổng số lượng ứng viên tuyển được = (Tổng chi phí tuyển dụng nội bộ + Tổng chi phí tuyển dụng bên ngoài)/ Tổng số lượng ứng viên tuyển thành công
Để có thể đánh giá toàn diện và sâu sắc về chỉ số này, bạn phải sử dụng những dữ liệu chính xác và chi tiết nhất có thể. Trong đó:
- Chi phí tuyển dụng nội bộ bao gồm: Lương trả cho đội ngũ tìm kiếm ứng viên tài năng, Chi phí thời gian của việc thuê người quản lý, Chi phí học tập & phát triển cho nhóm tuyển dụng của doanh nghiệp.
- Chi phí tuyển dụng mua ngoài bao gồm: Phí trả cho các agency bên ngoài/ Headhunter, Phí đăng tin tuyển dụng, Đơn vị cung cấp bài kiểm tra năng lực nhân viên hay phí kiểm tra sức khoẻ nhân sự, Hoạt động xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng (ví dụ: hội chợ nghề nghiệp) hay Phí hệ thống quản lý quản lý hồ sơ ứng viên (ATS).
Doanh nghiệp nên làm gì để tối ưu Chi phí tuyển dụng/ người?
Dựa trên công thức tính CPH ở trên, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy, để tối ưu Chi phí tuyển dụng/ người, doanh nghiệp cần giảm tổng chi phí tuyển dụng (bao gồm Chi phí tuyển dụng nội bộ và Chi phí tuyển dụng mua ngoài), đồng thời tăng số lượng ứng viên tuyển thành công.
- Tận dụng các phương tiện truyền thông xã hội: Facebook, LinkedIn,…
- Tuyển dụng nội bộ
- Chọn lọc nền tảng tuyển dụng hiệu quả, phù hợp với ngân sách tuyển dụng
Với phương châm “lấy công nghệ làm nền tảng cốt lõi để phát triển sản phẩm, dịch vụ”, TopCV đang dần dẫn đầu thị trường tuyển dụng trực tuyến với những giải pháp thông minh, hiệu quả và tiết kiệm. Ứng dụng AI – Trí tuệ nhân tạo vào kênh đăng tin tuyển dụng và hệ thống tìm kiếm ứng viên, TopCV giúp kết nối thành công 180.000 ứng viên mỗi tháng cho doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm ứng viên có trên 3 năm kinh nghiệm. Với các giải pháp công nghệ của mình, TopCV đã giúp tăng 80% hiệu quả tuyển dụng trong doanh nghiệp.
Nhóm 2: Các chỉ số dự đoán – báo cáo tới CEO và HR Manager
Bằng việc đưa ra các chỉ số mang tính dự báo, nhân viên trực tiếp triển khai tuyển dụng sẽ cung cấp cho cấp trên cơ sở để ra quyết định thay đổi kế hoạch, dựa trên các cơ hội hoặc thách thức phân tích được.
Chỉ số 5: Dự báo độ sẵn có/ chất lượng của ứng viên (Level of candidate availability/quality forecast)
HR Manager hoặc CEO cần biết được rằng liệu có sự thay đổi nào trong nguồn cung ứng viên hay chất lượng của ứng viên trong khoảng thời gian 6 tháng tiếp theo để điều chỉnh kế hoạch tuyển dụng phù hợp.
Chỉ số 6: Dự báo mức độ cạnh tranh tuyển dụng (Level of recruiting competition forecast)
Rõ ràng khi các đối thủ cạnh tranh tổ chức chiến dịch tuyển dụng cùng một thời kì và có sự đầu tư kỹ lưỡng thì việc tuyển dụng cho bản thân doanh nghiệp sẽ trở nên khó khăn hơn. Chỉ số này sẽ giúp lãnh đạo của các doanh nghiệp vừa và nhỏ quyết định xem thời kì nào là hợp lý để mở đợt tuyển dụng, hạn chế tối đa mức cạnh tranh.
Chỉ số 7: Dự báo tỷ lệ thất nghiệp (Unemployment rate forecast)
Khi tỷ lệ thất nghiệp giảm, rõ ràng là mức sẵn có của ứng viên sẽ giảm xuống.
Chỉ số 8: Dự báo về chi phí nhân công (Labor costs forecast)
Nhà tuyển dụng cũng cần bổ sung vào báo cáo những dự đoán về sự thay đổi trong mức lương khởi điểm có thể có để điều chỉnh thời gian tuyển dụng phù hợp. Ví dụ, có thể đẩy sớm đợt tuyển dụng trong thời kỳ lương khởi điểm còn thấp.
Nhóm 3: Các chỉ số trong nội bộ nhóm tuyển dụng để nâng cao chất lượng tuyển dụng
Chỉ số 9: Tỷ lệ chuyển đổi của ứng viên qua các giai đoạn(Candidates conversion rate)
Tỷ lệ chuyển đổi của ứng viên qua các giai đoạn (Tỷ lệ từ tạo nguồn sang nộp đơn/ Tỷ lệ từ nộp đơn sang phỏng vấn/ Tỷ lệ từ phỏng vấn sang offer/ Tỷ lệ từ offer sang nhận việc) được tính bằng tỷ lệ ứng viên vượt qua mỗi giai đoạn trên tổng số ứng viên tham gia giai đoạn đó.
Chỉ số này sẽ cho biết liệu phễu tuyển dụng của bạn có vấn đề ở giai đoạn nào hay không và từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh.
→ Tham khảo Tài liệu Xây dựng Hiring Funnel hiệu quả cho doanh nghiệp
Nếu có quá ít ứng viên tham gia vào giai đoạn tiếp theo, có thể các tiêu chí đánh giá đang quá nghiêm ngặt. Việc quá thận trọng có thể khiến doanh nghiệp đánh mất các ứng viên tiềm năng. Tuy nhiên, nếu có nhiều ứng viên vượt qua để bước vào giai đoạn tiếp theo, có thể các tiêu chí tìm kiếm, đánh giá đang không đủ tính chọn lọc, hệ quả là bạn sẽ mất nhiều thời gian và chi phí hơn để sàng lọc ứng viên.
Chỉ số 10: Mức độ hiệu quả của kênh tuyển dụng (Source quality usage)
Đây là chỉ số cho biết kênh tuyển dụng nào đang hoạt động hiệu quả để có sự phân nguồn lực và chi phí hợp lý cho đội ngũ tuyển dụng.
Công thức tính:
Mức độ hiệu quả của kênh tuyển dụng A = (Số lượng ứng viên được tuyển dụng thành công từ nguồn kênh A / Tổng số ứng viên mang về từ nguồn kênh A) x 100%
Nếu tỷ lệ của kênh nào cao hơn thì kênh đó mang lại hiệu quả tuyển dụng tốt hơn.
Chỉ số 11: Tỷ lệ đáp ứng chỉ tiêu tuyển dụng (Vacancy fill rate)
Chỉ số này cho biết đội ngũ tuyển dụng đã đạt được bao nhiêu phần trăm chỉ tiêu tuyển dụng đặt ra ban đầu.
Công thức tính:
Tỷ lệ đáp ứng chỉ tiêu tuyển dụng = (Số lượng vị trí tuyển thành công/ Tổng số lượng vị trí cần tuyển) x 100%
Ví dụ: Chỉ tiêu tuyển dụng của vị trí Lập trình viên Android trong tháng 12 là 10 người, và nhóm tuyển dụng được 7 người, như vậy Tỷ lệ đáp ứng chỉ tiêu tuyển dụng là 70%.
Tỷ lệ này sẽ giúp bộ phận tuyển dụng có những đánh giá khách quan, điều chỉnh kịp thời để đạt chỉ tiêu tuyển dụng đặt ra.
Chỉ số 12: Điểm thương hiệu tuyển dụng (Employer Brand Strength)
Một thương hiệu tuyển dụng được đánh giá cao sẽ ảnh hưởng tích cực đến số lượng và chất lượng ứng viên. Tuy rằng không có một quy chuẩn đo về điểm thương hiệu tuyển dụng, bạn có thể tự xây dựng thang đo cho doanh nghiệp: dựa trên việc đánh giá phản hồi của ứng viên trong tuyển dụng hay qua các bình luận, tương tác trên mạng xã hội.
>> Tham khảo thêm: Cách HR tư duy như Marketer khi làm Employer Branding
Lời kết
12 chỉ số trên là những chỉ số quan trọng nhất để đánh giá hiệu quả tuyển dụng trong doanh nghiệp. Bên cạnh 12 chỉ số trên, còn rất nhiều chỉ số khác để đánh giá hiệu quả tuyển dụng tùy thuộc nhu cầu và cách thức tổ chức của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên tất cả, việc theo dõi và đánh giá hiệu quả là công việc không thể thiếu trong chiến lược tuyển dụng chung. Hi vọng qua bài viết trên, các CEO, HR Manager và đội ngũ tuyển dụng sẽ có thêm cơ sở để đánh giá hiệu quả và điều chỉnh chiến lược tuyển dụng.
