Sàng lọc ứng viên qua điện thoại là phương pháp rất nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay bởi tính hiệu quả, tiết kiệm mà nó mang lại. Nên lưu ý là mỗi cuộc gọi với ứng viên chỉ nên kéo dài tối đa 15 phút. Vậy trong 15 phút đó, nhà tuyển dụng nên chuẩn bị những gì để phân loại ứng viên thành công?

Xác định động lực tìm việc của ứng viên

Trước khi gọi điện cho ứng viên, bạn cần tìm hiểu động lực tìm việc của họ. Vì đang thất nghiệp? muốn tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp khác? Muốn thăng tiến trong sự nghiệp? Hay họ muốn chuyển sang lĩnh vực khác phù hợp hơn? “Mục tiêu nghề nghiệp” trong hồ sơ ứng viên có thể giúp bạn tìm hiểu thông tin này.

Đọc thêm: Không phải lương, đây mới là lý do khiến nhân sự trẻ nghỉ việc

Ngoài ra, bạn cần hiểu rõ vị trí đăng tuyển thuộc “phân khúc” nào để sàng lọc ứng viên phù hợp nhất. Bạn có thể phân chia ứng viên theo những “phân khúc” nhất định như Junior, Senior, địa điểm làm việc …Mỗi “phân khúc” có những tính chất khác nhau, vì vậy bạn cần nghĩ ra cách tiếp cận thích hợp để thu hút nhân tài ở mỗi phân khúc này.

Làm nổi bật sự hấp dẫn của công việc đang tuyển

Rất nhiều nhà tuyển dụng gọi điện đến cho ứng viên để trao đổi về công việc, mời phỏng vấn nhưng lại dùng tâm thế của người đi “cho” việc. Điều này hoàn toàn không nên.
Để gia tăng hiệu quả cho cuộc gọi điện này, bạn nên chuẩn bị sẵn kịch bản để khơi gợi sự tò mò khám phá ở ứng viên về những cơ hội hấp dẫn của vị trí cần tuyển. Nếu ứng viên quan tâm, bạn sẽ mời ứng viên tham gia một buổi phỏng vấn trực tiếp, qua đó bạn sẽ thuyết phục nhân tài này nhận lời làm việc với công ty bạn. Nếu ứng viên không quan tâm, bạn vẫn có thể gợi ý để họ giới thiệu ứng viên khác phù hợp hơn.

Bạn cần biết cách đặt câu hỏi để thu hút ứng viên, chẳng hạn “Bạn có ý định tìm một công việc khác tốt hơn công việc hiện nay không?” Bạn cần “hé mở” cho ứng viên thấy những điều hấp dẫn trong công việc mới này. Chẳng hạn, vị trí mới có gói lương bổng hậu hĩnh hơn so với các vị trí tương đương trên thị trường lao động hiện nay.

Điều quan trọng là bạn biết cách giới thiệu vị trí cần tuyển thật sinh động và hấp dẫn. Nhiều ứng viên không có ý định tìm việc mới, vì vậy họ chỉ tiếp tục trò chuyện với bạn nếu cảm thấy yêu thích cơ hội mới mà bạn mang đến cho họ.

Hiểu rõ giá trị thực của ứng viên

Sau cuộc gọi này, bạn cần sàng lọc ứng viên có những kinh nghiệm và kỹ năng nào đáp ứng được yêu cầu của vị trí cần tuyển? Có phù hợp với văn hoá công ty hay không?

Vậy nên, nếu bạn không chuẩn bị kỹ bản mô tả công việc, nắm rõ sứ mệnh, văn hoá doanh nghiệp, mục tiêu nghề nghiệp của ứng viên thì cuộc gọi sàng lọc này sẽ chỉ làm phí thời gian mà thôi. Ngoài ra, chỉ những nhà tuyển dụng nào hiểu rõ yêu cầu công việc liên quan như thế nào tới ứng viên, họ mới tự tin trong việc chuyển tải cơ hội đó đến với ứng viên.

Mở rộng mối quan hệ

Đừng vội từ chối hay cắt liên lạc với ứng viên không phù hợp bởi rất có thể người bạn của họ sẽ thích hợp hơn. Chủ động tạo mối quan hệ tốt với các ứng viên giỏi để mở rộng mạng lưới liên hệ với các ứng viên khác là điều nên làm. Bởi đây là cách giúp bạn mở rộng lượng ứng viên tiềm năng và “điền vào chỗ trống” khi một nhân viên ra đi. Các ứng viên giỏi thường không có ý định giới thiệu người khác, trừ phi họ hiểu rằng sự đam mê và mối quan tâm thật sự của họ không phù hợp với vị trí bạn cần tuyển.

Kịch bản gọi điện cho ứng viên

Chuẩn bị:
– Chuẩn bị danh sách câu hỏi sàng lọc và những gì bạn cần nói
– Chọn thời gian phỏng vấn thích hợp: 10:00 – 12:00 hoặc 15:00 – 17:00
– Độ dài của cuộc phỏng vấn chỉ nên kéo dài khoảng 15 phút.

Kịch bản mẫu: (Cách gọi bạn/ anh/ chị / em phụ thuộc vào tuổi tác của ứng viên. Trong trường hợp chưa biết cứ giữ phép lịch sự gọi anh chị xưng em).

1. Câu chào:

Xin chào bạn A. Mình là … gọi từ tập đoàn X. ( Gọi như vậy nghe tự tin & thân thiện hơn. Không cần phải “Xin lỗi A có phải A ko?” hay “Đây có phải số máy A ko?”)

  • Trường hợp không phải A, tiếp tục tự nhiên: Thành thật xin lỗi bạn vì cuộc gọi bất tiện này. Bên tập đoàn … đang có vị trí …. . Không biết bạn có đang làm cùng lĩnh vực không? . Sau khi trao đổi ngắn gọn các thông tin nếu không thấy phù hợp, kết thúc cuộc gọi và hẹn dịp gặp lại. Chuyển sang mục 7.
  • Trường hợp là A:

2. Tiếp theo:

Dạ, mình biết ….. bạn….. rất bận nhưng cuộc gọi này chỉ mất 2 phút và bên mình đang có nhu cầu tìm kiếm vị trí ..… (Đừng bao giờ nên hỏi “A có rỗi để nói chuyện ko?” hay “Mình xin A vài phút được ko?”… Không nên, vì chắc chắn ứng viên sẽ bảo ‘bận lắm’, ‘rất bận’. Nếu nói như vậy, tức là đã tạo ra cho Ứng viên một lý do hoàn hảo để cúp máy.)

3. Trao đổi về vị trí công việc …. Hỏi lại ứng viên: Không biết trao đổi về cơ hội này có tiện với bạn không?

  • Trường hợp Ứng viên trả lời đã có việc làm hoặc từ chối: Cám ơn bạn đã trao đổi và vui lòng cho mình xin thêm vài phút để “ khảo sát” mong muốn của ứng viên về chế độ, môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến… (Nếu phù hợp và công ty đáp ứng được nguyện vọng đó, hãy giới thiệu ngay với ứng viên và để lai liên hệ, khi quan tâm họ sẽ liên hệ lại. Hoặc sau khi khảo sát không đạt được mục đích, hãy kết thúc bằng một câu kết đẹp. Chuyển sang mục 7)
  • Trường hợp Ứng viên trả lời chưa có việc hoặc đồng ý trao đổi tiếp:

4. Phỏng vấn sơ bộ năng lực của ứng viên: Theo bạn …..(câu hỏi phỏng vấn theo vị trí)

  • Bạn nhớ gì về công việc này
  • Bạn có thể mô tả tóm tắt về công việc mà bạn đã ứng tuyển
  • Vì sao bạn muốn làm việc ở vị trí này
  • Với ứng viên có kinh nghiệm: Nhiệm vụ chính trong công việc trước đây của bạn là gì?
  • Với ứng viên chưa có kinh nghiệm: Vì sao bạn nghĩ rằng bạn phù hợp với vị trí này
  • Bạn muố trở thành người như thế nào trong suốt 3 năm tới
  • Mức lương mong muốn của bạn cho vị trí này?

Đọc thêm: Mẫu câu hỏi cho vòng phỏng vấn cuối cùng

Nếu ứng viên không thể trả lời những câu hỏi trên, không có định hướng cho hiện tại và tương lai cũng như chỉ quan tâm đến vấn đề tiền bạc hoặc thích nhảy việc thitfđó là dấu hiệu để nhận diện ứng viên không phù hợp.

5. Tìm hiểu nhu cầu của ứng viên:

Sử dụng các câu hỏi kiểu gợi chuyện. Cố gắng hỏi các câu hỏi có từ để hỏi như “cái gì”, “khi nào”, “ở đâu”, “như thế nào”. Ví dụ: Theo bạn thì công ty như thế nào sẽ hấp dẫn ứng viên?

Sau đó, sử dụng câu hỏi đóng để phân loại và xác nhận sự thấu hiểu đối với ứng viên. Câu hỏi đóng là dạng câu hỏi được trả lời có hay không, chẳng hạn:”Ý bạn nói là công ty nên có …. phải không?”

6. Chốt:

+ Nếu ứng viên phù hợp nhu cầu: đặt lịch hẹn phỏng vấn và lấy CV cập nhật. Không được chớp lấy cơ hội để bắt đầu giải thích rằng công ty có thể giải quyết nhu cầu như thế nào cho đến khi ta đã hỏi xong tất cả các câu hỏi và thu thập tất cả thông tin ta cần. (Trong bất kỳ trường hợp nào cũng không nên chen vào câu chuyện). Hỏi xong, giới thiêu với ứng viên những điểm phù hợp:

Mình thấy, ở công ty X có điểm này chắc bạn sẽ thích. Đó là ……. Không biết bạn có rảnh để lên công ty chúng ta cùng tra đổi thêm? Ngày…………..lúc nào phù hợp cho bạn? Vậy thì………………(xác nhận lại thời gian)………………

Bạn vui lòng gửi CV mới nhất vào email: [email protected]

+ Nếu ứng viên không phù hợp: Cám ơn ứng viên và hẹn sẽ liên hệ lại khi phù hợp với nhu cầu.

7. Xác nhận lại thông tin liên hệ của ứng viên: email, điện thoại, họ và tên.

Trước khi cúp máy, bạn vui lòng cho mình xác nhận lại thông tin 1 chút:

  • Họ tên:
  • Email :
  • Điện thoại:

8. Kết với ý mong muốn được gặp lại:

“Rất cảm ơn bạn đã bỏ chút thời gian để cùng trao đổi. Hi vọng chúng ta sẽ sớm có duyên gặp mặt …”

Bạn thấy đấy, mỗi cuộc gọi là một cơ hội để sàng lọc ứng viên cũng như thu hút người tài. Hãy tận dụng triệt để phương pháp truyền thống này. Không những bạn có thể chọn được ứng viên phù hợp, bạn còn có thể mở rộng mạng lưới liên hệ đến với các ứng viên khác để có một lực lượng nhân tài cho công ty khi có nhu cầu tuyển dụng.