Cùng với cách mạng công nghiệp 4.0, Chuyển đổi số là từ khóa được nhắc đến nhiều nhất trong năm 2019 và tiếp tục là chủ đề được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu trong năm 2020. Các chủ doanh nghiệp/ CEO giờ đây không thể thờ ơ với những tác động của chuyển đổi số. Họ hiểu rằng nếu đứng ngoài xu hướng, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng thất bại trong cuộc cạnh tranh.
Vậy Chuyển đổi số là gì và tầm quan trọng của nó như thế nào? Tại sao Chuyển đổi số là xu hướng không thể đi ngược với doanh nghiệp Việt Nam, hãy cùng HR Insider 4.0 tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Chuyển đổi số là gì? Khái niệm chuyển đổi số
Chuyển đổi số (Digital Transformation) là khái niệm ra đời trong thời đại internet bùng nổ, đang trở nên phổ biến trong thời gian gần đây với nhiều định nghĩa, cách hiểu khác nhau.
Theo Công ty Nghiên cứu và Tư vấn công nghệ thông tin Garner, Chuyển đổi số là việc ứng dụng công nghệ để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội và giá trị mới, giúp doanh nghiệp đạt doanh số tốt hơn và gia tăng tốc độ tăng trưởng.
Theo Microsoft, Chuyển đổi số là việc tái cấu trúc tư duy về việc phối hợp giữa dữ liệu, quy trình và con người nhằm tạo ra nhiều giá trị mới.
Tại Việt Nam, Chuyển đổi số thường được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi từ mô hình doanh nghiệp truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet cho vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… nhằm thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.
Tổng quan lại, Chuyển đổi số nói đến quá trình ứng dụng công nghệ (digitalize) vào tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp. Nếu đạt hiệu quả, hoạt động này sẽ thay đổi toàn diện (transformation) cách thức mà một doanh nghiệp hoạt động, tăng hiệu quả hợp tác, tối ưu hóa năng suất làm việc và mang lại giá trị cho khách hàng.
Sự khác nhau giữa Số hóa (Digitization), Ứng dụng số hóa (Digitalization) và Chuyển đổi số (Digital Transformation)
Digitization – Số hóa là bước chuyển mọi thông tin sang dạng kỹ thuật số
Cách đây không lâu, hầu hết các doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ trên giấy, yêu cầu bạn phải xử lý các tài liệu cứng – giấy tờ và các con dấu, máy in và fax nếu muốn thu thập hay chia sẻ thông tin.
Sau đó, máy tính trở thành xu hướng và hầu hết các doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi tất cả các bản lưu trữ trên giấy sang các tệp máy tính kỹ thuật số.
Đây được gọi là Số hóa: quá trình chuyển đổi thông tin từ analog ở thế giới thực sang kỹ thuật số. Và đây cũng có thể coi là bước tin học hóa, một phần bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tham gia vào chuyển đổi số.
Digitalization – Ứng dụng số hóa để đơn giản hóa cách bạn làm việc và thay đổi cách làm việc của tổ chức
Quá trình sử dụng thông tin số hóa để làm cho các cách thức hoạt động đơn giản và hiệu quả hơn được gọi là Digitalization.
Ứng dụng số hóa không phải là về việc thay đổi cách bạn kinh doanh hoặc tạo ra các loại hình doanh nghiệp mới. Đó là về việc vẫn tiếp tục cách thức làm việc đó nhưng nhanh hơn và tốt hơn – bằng khả năng truy cập dữ liệu ngay lập tức mà không cần phải tìm kiếm ở những tủ tệp nằm đâu đó trong kho lưu trữ đầy bụi bặm.
Khi công nghệ kỹ thuật số phát triển, mọi người bắt đầu tạo ra ý tưởng sử dụng công nghệ kinh doanh theo những cách mới. Đây là khi ý tưởng về Chuyển đổi số – Digital Transformation bắt đầu hình thành với các công nghệ mới và cách thức mới.
Digital Transformation – Chuyển đổi số là sự thay đổi toàn diện của mô hình và tổ chức kinh doanh
Chuyển đổi số – digital transformation đang thay đổi cách thức kinh doanh hiện tại và trong một số trường hợp, nó tạo ra các lớp doanh nghiệp hoàn toàn mới, ví dụ như: Facebook, Shopify, Netflix,…
Với chuyển đổi số, các doanh nghiệp bắt buộc phải lùi lại một bước và xem xét toàn bộ mọi thứ họ đang làm, để trả lời câu hỏi lớn:
Liệu doanh nghiệp có thể thay đổi quy trình làm việc để ra các quyết định tốt hơn, thay đổi cuộc chơi hiệu quả hơn hay trải nghiệm khách hàng được nâng cao lên với nhiều tính cá nhân hóa hơn không?
5 trụ cột quan trọng của chuyển đổi số
Mô hình kinh doanh (Business model)
Việc chuyển đổi quy trình nội bộ hay các quy trình hoạt động của một doanh nghiệp rất quan trọng trong quá trình chuyển đổi số:
Số hóa quy trình (Process digitization): Các doanh nghiệp hiện đang vượt xa việc sử dụng tự động hóa để cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn. Giờ đây, nó vượt ra ngoài hiệu quả – kỹ thuật số thường làm giảm nhu cầu vận chuyển các nguyên mẫu vật lý theo cả hai hướng, do đó giảm vòng đời phát triển sản phẩm.
Hỗ trợ nhân viên (Worker enablement): Với việc sử dụng ngày càng nhiều các công cụ cộng tác, email, họp trực tuyến,… giờ đây nhân viên có thể giữ liên lạc với khách hàng mà họ chưa bao giờ gặp hoặc ở những khu vực họ không bao giờ ghé thăm. Chuyển đổi số thay thế các phương tiện truyền thông một chiều sang các phương thức liên lạc đa chiều và kết nối từ xa
Quản lý hiệu suất (Performance management): Các hệ thống giao dịch kỹ thuật số cung cấp cho các nhà điều hành doanh nghiệp nhiều kiến thức hơn về khu vực, khách hàng và sản phẩm, do đó có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực chứ không chỉ là các giả định.
–> Tham khảo: Quản trị hiệu suất (Performance Management): Bài học nào cho các lãnh đạo doanh nghiệp Việt
Cách tiếp cận để đổi mới (Approach to innovation)
Không ngừng cải tiến quy trình sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả, tăng năng suất làm việc và lợi thế cạnh tranh cốt lõi cho doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh đầy biến động ngày nay. Theo dự đoán của McKinsey, cho đến năm 2020, 5% công việc sẽ bị tự động hóa hoàn toàn, 30% của 60 loại công việc hiện hữu sẽ áp dụng tự động hóa.
Công nghệ (Technology)
Nếu thế giới “phẳng” nhờ vào cách mạng công nghiệp, thì thế giới còn “tức thì” trong thời đại thông tin, tất cả là nhờ công nghệ. Với 2 tỷ người sử dụng internet băng thông cao và 51.9% dân số thế giới sở hữu điện thoại thông minh, công nghệ là một trụ cột không thể thiếu cho doanh nghiệp muốn chuyển đổi số thành công.
Sự phát triển của công nghệ đã đặt ra những thách thức chưa từng có về lưu trữ, phân tích và sử dụng dữ liệu. Doanh nghiệp giờ đây cần đến những “Big Data Analyst” để có khả năng chuyển đổi dữ liệu thành tài sản vốn, biến những con số vô tri thành con số “biết nói”.
Vấn đề thật sự không nằm ở việc bạn thu thập dữ liệu, thay vào đó, là bạn dùng dữ liệu để làm gì. Chỉ cần doanh nghiệp biết khai thác một cách có hiệu quả thì Big Data sẽ trở thành một khối tài sản vô giá, từ đó giúp cắt giảm chi phí, tăng thời gian phát triển và tối ưu hóa sản phẩm, đồng thời hỗ trợ con người đưa ra những quyết định đúng và hợp lý hơn.
Gắn kết và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng (Customer Engagement)
Theo khảo sát, 86% người mua sẽ chi trả nhiều hơn cho 1 trải nghiệm khách hàng tốt, nhưng chỉ 1% khách hàng cảm thấy rằng các nhà cung cấp đáp ứng được sự kỳ vọng của họ. Theo báo cáo khảo sát của PWC toàn cầu về trải nghiệm khách hàng 2017-2018, 32% người tiêu dùng nó rằng họ sẽ rời khỏi thương hiệu mà họ yêu thích chỉ sau một trải nghiệm tồi tệ
Do đó, doanh nghiệp muốn chuyển đổi số thành công cần xây dựng hành trình khách hàng, gắn kết những trải nghiệm này thành một chuỗi liên tục trong mọi giai đoạn trước, trong và sau khi mua hàng, từ đó ghi lại mọi điểm tiếp xúc giữa khách hàng tiềm năng với doanh nghiệp. Điều doanh nghiệp cần làm tiếp theo là lên chương trình tại mỗi điểm tiếp xúc để chủ động mang lại cho khách hàng tiềm năng những cảm xúc tích cực khiến họ muốn bước tiếp trong hành trình khách hàng.
Văn hóa và tổ chức (Culture & Organization)
Theo khảo sát của trung tâm Nghiên cứu Toàn cầu Katzenbach đối với 2.219 nhà lãnh đạo trên khắp thế giới. Kết quả cho thấy:
- 86% đồng ý rằng văn hóa kém sẽ tác động tiêu cực đến tổ chức và dẫn tới năng suất thấp
- 51% tin rằng doanh nghiệp của họ cần phải có một cuộc “Đại tu” về văn hóa tổ chức
- 48% nhà lãnh đạo khẳng định họ chưa được trang bị đủ công cụ và phương pháp để tạo ra những thay đổi về văn hóa mang tính bền vững và lâu dài.
Ở Việt Nam, câu chuyện về chiến lược và văn hoá doanh nghiệp vẫn luôn là một đề tài hết sức nóng bỏng. Dễ thấy nhất là những trăn trở của rất nhiều doanh nghiệp như: “Tại sao đã làm đủ mọi cách, đã đào tạo đủ các thứ mà thái độ làm việc của nhân viên vẫn chưa tốt và hiệu quả làm việc vẫn chưa cao?”, “Làm sao để nhân viên nhiệt huyết hơn, gắn bó hơn?”, “Làm thế nào để hạn chế những mâu thuẫn?”,…
–> Tham khảo: 6 bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững chắc
Vậy, đâu là lời giải cho bài toán này? Hãy cùng xem xét một vài bước cơ bản để xây dựng lên một chiến lược văn hoá hiệu quả.
- Bước 1: Xác định Nhiệm vụ – Tầm nhìn – Giá trị cốt lõi của công ty và đưa chúng vào thực tiễn
- Bước 2: Tuyển dụng và tạo điều kiện để các nhân viên có khả năng bổ sung lẫn nhau làm việc trong cùng một nhóm
- Bước 3: Sử dụng các công cụ đo lường, đánh giá kết quả để tiếp tục đưa ra hướng đi phù hợp trong tương lai
Tác động của chuyển đổi số đến nền kinh tế và hoạt động của các doanh nghiệp
Theo nghiên cứu từ năm 2017 của Microsoft tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương, tác động mà chuyển đổi số mang lại cho GDP năm 2017 là khoảng 6%, năm 2019 được dự đoán là 25% và tới năm 2021 là 60%. Chuyển đổi số cũng làm tăng năng suất lao động 15% trong năm 2017, dự kiến 2020 là 21%; 85% công việc trong khu vực sẽ bị biến đổi trong ba năm tiếp theo.
Kết quả nghiên cứu của McKensey chỉ ra rằng, vào năm 2025, mức độ tác động của chuyển đổi số tới GDP của nước Mỹ là khoảng 25%, với đất nước Brazil là 35% còn ở các nước châu Âu là khoảng 36%.
Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế (IDC) dự báo tổng số tiền đầu tư cho công nghệ và chuyển đổi số trên toàn thế giới sẽ đạt 1,97 nghìn tỷ USD vào năm 2022, trở thành một trong những xu hướng có khả năng thay đổi cán cân thương mại thế giới.
Từ đây, có thể thấy tác động của chuyển đổi số đối với nền kinh tế và tăng trưởng GDP là rất lớn.
Vậy tác động của chuyển đổi số đối với từng doanh nghiệp như thế nào? Tại sao chuyển đổi số là xu hướng không thể đi ngược của doanh nghiệp Việt Nam? Dưới đây là những lợi ích không thể bỏ qua mà chuyển đổi số mang lại cho doanh nghiệp:
Kết nối, thu ngắn khoảng cách của các bộ phận trong doanh nghiệp
- Với doanh nghiệp truyền thống, các phòng ban thường hoạt động riêng rẽ với nhau. Luồng xử lý công việc theo đó cũng thường chậm trễ và rắc rối do phải qua nhiều “cửa”, dẫn đến ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, cách tiếp cận khách hàng và doanh số công ty.
- Ứng dụng chuyển đổi số giúp doanh nghiệp phá bỏ bức tường ngăn cách giữa các phòng ban nhờ nền tảng kết nối số hóa đa chiều, đa chức năng giữa các bộ phận. Từ đó, cải thiện hoạt động, luồng công việc diễn ra trôi chảy, trơn chu, ít bị phụ thuộc vào nguồn nhân lực do hầu hết công việc đã được tự động hóa hoặc bán tự động.
Thúc đẩy quản trị doanh nghiệp hiệu quả, minh bạch
- Chủ doanh nghiệp/ CEO hoàn toàn chủ động trong việc theo dõi các báo cáo, đánh giá hoạt động của doanh nghiệp, hiệu suất làm việc của nhân viên bất cứ lúc nào mà không cần đợi nhân viên ngồi làm báo cáo qua email hay thống kê số liệu qua bản cứng.
- Ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời
- Mọi thông tin, số hóa về hoạt động của doanh nghiệp đều được thể hiện minh bạch, cụ thể, chi tiết bằng con số rõ ràng, xóa bỏ những vùng tối, kém minh bạch trong quản trị doanh nghiệp.
Tối ưu năng suất làm việc của nhân viên
- Chuyển đổi số cho phép doanh nghiệp cộng hưởng và tối ưu năng suất làm việc của nhân viên giúp tạo ra giá trị cao hơn nữa.
- Bên cạnh đó, hệ thống tự động của chuyển đổi số cũng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tự động thao tác những công việc tạo ra giá thấp. Thay vào đó, nhân lực quý sẽ được tập trung phát triển và tham dự vào những công việc tạo ra giá trị cao hơn.
Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
- Các giải pháp quản trị và vận hành số hóa sẽ tăng tính hiệu quả và chính xác trong các quyết định của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp sở hữu nền tảng số hóa sẽ có thể triển khai và vận hành hiệu quả, chính xác và chất lượng.
- Chuyển đổi số cũng giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong việc tương tác nhanh chóng với khách hàng, các chính sách chăm sóc và phục vụ khách hàng.
Chuyển đổi số – xu hướng tất yếu của doanh nghiệp trong cách mạng công nghiệp 4.0
Theo khảo sát năm 2018 của IDC, chuyển đổi số đang trở thành chiến lược tại các doanh nghiệp, tổ chức trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Gần 90% doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển đổi số với các bước khác nhau từ tìm hiểu, nghiên cứu, cho tới bắt đầu triển khai, thực hiện. Hơn 30% lãnh đạo doanh nghiệp được khảo sát xem chuyển đổi số là vấn đề sống còn, xác nhận hiệu quả trên nhiều khía cạnh như thấu hiểu khách hàng, tăng năng suất lao động, tăng tốc sáng tạo.
Tuy nhiên, theo báo cáo phân tích năm 2016 của Forrester, trong số những doanh nghiệp được khảo sát, chỉ có 11% thành công trong quá trình chuyển đổi số.
Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đang đặt các doanh nghiệp vào một cuộc đua sinh tử. Chuyển đổi số có thể coi là một quá trình tất yếu mà mọi doanh nghiệp phải trải qua trong bối cảnh công nghệ thông tin và internet ngày càng đóng vai trò quan trọng. Các doanh nghiệp theo mô hình truyền thống cần có sự thay đổi mạnh mẽ để tiếp tục tồn tại và phát triển. Doanh nghiệp của bạn đã, đang và sẽ làm gì để không bị tụt hậu trong cuộc cạnh tranh thời kỳ số hóa?
Tổng hợp
