Giảm 75% thời gian dư thừa của bộ phận tuyển dụng với Applicant Tracking System

Với sự ảnh hưởng của cuộc cách mạng 4.0, công nghệ đang đem tới những màn lột xác ấn tượng ở các doanh nghiệp nói chung và ngành tuyển dụng, nhân sự nói riêng. Các vấn đề trước đây từng được coi là khó khăn với phương thức tuyển dụng truyền thống thì hiện tại có thể giải quyết thuận tiện, nhanh chóng với sự hỗ trợ của công nghệ và các hệ thống thông minh/ tự động hóa. Applicant Tracking System (ATS) – Hệ thống quản lý CV & quy trình tuyển dụng chính là một trong những công cụ như thế.

Khảo sát của Bullhorn cho thấy sử dụng Applicant Tracking System giúp giảm 75% thời gian làm việc kém hiệu quả của đội ngũ nhân sự, và giúp giảm thời gian tuyển dụng một vị trí đi 15%.  Vậy Applicant Tracking System là gì và nó có thể tăng hiệu suất tuyển dụng cho doanh nghiệp bằng cách nào, hãy theo dõi trong bài viết sau.

Applicant Tracking System (ATS) là gì?

Applicant Tracking System (ATS) – Hệ thống quản lý CV và quy trình tuyển dụng là một dạng phần mềm ứng dụng công nghệ để xử lý các công việc tuyển dụng, giúp quản lý dữ liệu theo đúng quy trình của phễu Tuyển dụng từ bước đầu tiên đến khi trở thành nhân viên chính thức. Hiểu một cách đơn giản, ATS có nhiều nét tương tự với CRM (Customer Relationship Management) nhưng khác với CRM phục vụ cho hoạt động Marketing & Sales, ATS chỉ áp dụng trong lĩnh vực tuyển dụng.

Những ATS đời đầu ra đời với mục tiêu giải quyết các công việc giấy tờ cơ bản của hoạt động tuyển dụng và theo dõi tiến trình của ứng viên trong phễu Tuyển dụng. Tuy nhiên, với sự phát triển của các công nghệ như Trí tuệ nhân tạo (AI), Dữ liệu lớn (Big Data) hay Tự động hóa (Automation), ATS dần hoàn thiện hơn và có thể bao trọn phần lớn những nghiệp vụ của tuyển dụng từ Thu thập hồ sơ ứng viên, Sàng lọc CV, So sánh đánh giá tới báo cáo hiệu quả và đưa ra các phân tích, dự báo tuyển dụng. 

Các lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng Applicant Tracking System?

Theo khảo sát của Bullhorn về xu hướng tuyển dụng và sử dụng nhân sự tại khu vực Bắc Mỹ năm 2017 đã thể hiện nhiều con số ấn tượng như sau:

  • 87% doanh nghiệp quyết định đầu tư cho ATS đều dự kiến sẽ có tăng trưởng về lợi nhuận trong năm tiếp theo
  • 94% chuyên viên tuyển dụng công nhận rằng ATS đã tác động tích cực tới công việc của họ
  • ATS giúp giảm 75% thời gian dư thừa của đội ngũ nhân sự, tăng 70% tốc độ làm báo cáo và giảm 15% thời gian tuyển dụng

ATS cũng được sử dụng bởi 90% doanh nghiệp thuộc top Fortune 500. Về cơ bản, các phần mềm ATS giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán sau:

Quản lý quy trình tuyển dụng

Phễu Tuyển dụng giúp đơn giản hóa quá trình tuyển dụng thành các giai đoạn khác nhau và ở từng giai đoạn lại có những nhiệm vụ, mục tiêu riêng biệt. Và phần khó khăn chính là làm thế nào để quản lý hiệu quả của các giai đoạn này. Nếu thiếu đi một hệ thống quản lý khoa học, rất có thể bạn sẽ để lỡ, hoặc sai sót trong một công đoạn nào đó.

ATS tích hợp tất cả các hoạt động tuyển dụng trên cùng một hệ thống, với giao diện thân thiện sẽ giúp bạn quản lý quy trình tuyển dụng khoa học, hiệu quả và nhanh gọn. ATS giúp các nhà tuyển dụng nắm được chính xác được tỷ lệ chuyển đổi qua từng giai đoạn của phễu Tuyển dụng, biết được nên đầu tư vào khâu nào để đạt hiệu quả tốt hơn, và đặc biệt là lưu trữ dữ liệu cho mục đích lâu dài. 

Thu thập và lưu trữ hồ sơ ứng viên về một nguồn

ATS cho phép nhà tuyển dụng tìm kiếm và thu hút ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả Active Candidates và Passive Candidates. Bên cạnh đó, ATS tích hợp các trang tin việc làm, tự động ghi nhận các thông tin về ứng viên, các trao đổi với ứng viên cũng như tiến trình làm việc với ứng viên lên hệ thống.

Mọi thông tin hồ sơ ứng viên đều được thể hiện trên một màn hình của Applicant Tracking System
Mọi thông tin hồ sơ ứng viên đều được thể hiện trên một màn hình của Applicant Tracking System

Mọi thông tin hồ sơ ứng viên sẽ được thu về một nguồn, tự động cập nhật vào hệ thống, tạo nguồn hồ sơ dồi dào và chất lượng. Nhờ vậy, người làm tuyển dụng có thể tìm kiếm, sàng lọc và giữ liên lạc với ứng viên dễ dàng hơn, chủ động tạo nguồn ứng viên cho các kế hoạch tuyển dụng trong tương lai.

Quản lý hồ sơ ứng viên theo từng giai đoạn của phễu Tuyển dụng

Để tuyển được một nhân sự, cần đi qua nhiều giai đoạn, sàng lọc nộp CV đến kiểm tra năng lực, phỏng vấn lần 1, phỏng vấn lần 2, đưa offer,… Trên cả hành trình ấy, nếu không kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp có thể “bỏ lỡ” ứng viên bất cứ lúc nào. Ví dụ như quên liên hệ thông báo kết quả, không nhắc ứng viên về thời gian phỏng vấn,… Hệ thống ATS sẽ giúp người làm tuyển dụng năm rõ tình trạng ứng viên hiện tại, từ đó đưa ra những phương án tiếp theo.

ATS giúp doanh nghiệp nắm được tỷ lệ chuyển đổi ứng viên qua từng giai đoạn trong phễu Tuyển dụng
ATS giúp doanh nghiệp nắm được tỷ lệ chuyển đổi ứng viên qua từng giai đoạn trong phễu Tuyển dụng

Đồng thời, ATS giúp doanh nghiệp nắm được tỷ lệ chuyển đổi ứng viên qua từng giai đoạn trong phễu Tuyển dụng. Bằng cách này, bạn sẽ biết giai đoạn nào trong phễu đang gặp vấn đề và có thể nhanh chóng đưa ra giải pháp khắc phục để tuyển dụng hiệu quả hơn.

Applicant Tracking System giúp giảm thời gian tuyển dụng

Phần lớn thời gian hiện nay của các nhân viên tuyển dụng là để dành cho các công việc nhập liệu, thủ công thay vì tạo nguồn hay đánh giá ứng viên. Đây là một sự phân bố thời gian không hợp lí: nó làm tăng thời gian tuyển dụng và giảm chất lượng tuyển dụng. Với ATS và khả năng tích hợp không giới hạn với các website tuyển dụng, tất cả các thông tin về ứng viên, các trao đổi, liên hệ, tiến trình làm việc đều được hệ thống ghi nhận. Điều này giúp giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ công và đảm bảo dữ liệu không bị thất lạc.

Dữ liệu được lưu trữ trên một một hệ thống duy nhất cho phép nhà tuyển dụng tìm kiếm, sàng lọc và giữ liên lạc với ứng viên dễ dàng hơn. Các thành viên trong nhóm tuyển dụng cũng có thể nhanh chóng truy cập và truy xuất các thông tin ứng viên cần thiết.

ATS giúp giảm 75% thời gian dư thừa của đội ngũ nhân sự, giảm 15% thời gian tuyển dụng
ATS giúp giảm 75% thời gian dư thừa của đội ngũ nhân sự, giảm 15% thời gian tuyển dụng

Tăng hiệu suất tuyển dụng

ATS cung cấp các công cụ tự động trong việc lưu trữ thông tin, sàng lọc hồ sơ, đánh giá và xếp hạng ứng viên, lên lịch nhắc nhở, kết nối trang tin tuyển dụng, báo cáo hoạt động tuyển dụng,… Hiệu quả được nâng cao đồng thời thời gian tuyển dụng được rút ngắn. 

Nâng cao trải nghiệm ứng viên

Việc tiết kiệm thời gian cho đội ngũ tuyển dụng đồng nghĩa với việc họ có nhiều thời gian để chăm sóc ứng viên tốt hơn. Ngoài ra, ATS còn giúp việc ứng tuyển của ứng viên trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn, đồng thời hỗ trợ tương tác với ứng viên thông qua chatbot, email phản hồi,…

Hợp tác tuyển dụng

Với ATS, việc tuyển dụng trở nên minh bạch và thông suốt hơn. Những cá nhân liên quan trong nhóm tuyển dụng đều có thể truy cập vào toàn bộ thông tin và tham gia vào quá trình tuyển dụng. Nhiều cá nhân tham gia có thể đóng góp nhiều ý kiến cho quá trình tuyển chọn, đánh giá ứng viên, tránh các quyết định chủ quan, cảm tính. Hơn nữa, khi có bất kỳ một thay đổi nào về nhân sự tham gia, quy trình tuyển dụng cũng sẽ không bị gián đoạn khi toàn bộ thông tin đều được lưu trữ và sẵn.

Những cá nhân liên quan đều có thể truy cập toàn bộ thông tin của ATS và tham gia vào quá trình tuyển dụng
Những cá nhân liên quan đều có thể truy cập toàn bộ thông tin của ATS và tham gia vào quá trình tuyển dụng

Phân tích và đưa ra báo cáo

Khi dữ liệu được sắp xếp, xử lý và lưu trữ một cách khoa học, việc tạo báo cáo tuyển dụng sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Sau mỗi chiến dịch tuyển dụng, hệ thống sẽ tự phân tích và đưa ra những chỉ số quan trọng về hiệu quả tuyển dụng như số lượng hồ sơ gửi về, số người đi phỏng vấn, số lượng tuyển thành công, số lượng từ chối… 

Những dữ liệu được cập nhật real-time sẽ giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn toàn diện, bao quát về hoạt động của phễu Tuyển dụng. Từ đó doanh nghiệp sẽ nhanh chóng phát hiện các vấn đề hiện tại và đưa ra những điều chỉnh kịp thời, đồng thời lên kế hoạch để đảm bảo nguồn lực hợp lý, giúp duy trì tính hiệu quả của phễu Tuyển dụng.

Sau mỗi chiến dịch, hệ thống ATS sẽ phân tích và đưa ra những chỉ số quan trọng
Sau mỗi chiến dịch, hệ thống ATS sẽ phân tích và đưa ra những chỉ số quan trọng

Theo ông Trần Trung Hiếu, CEO TopCV – Nền tảng tuyển dụng hàng đầu Việt Nam, mặc dù các công cụ ATS đã ra đời từ lâu, nhưng doanh nghiệp Việt chưa áp dụng nhiều. Thông thường, doanh nghiệp Việt lưu trữ dữ liệu trên các file excel, việc nhập dữ liệu thủ công dễ dàng dẫn tới tình trạng thất lạc, sai sót dữ liệu đồng thời hao tốn thời gian của doanh nghiệp. Thấu hiểu vấn đề này, TopCV đã nghiên cứu, tích hợp công cụ quản lý CV & quy trình tuyển dụng (ATS) trong các gói dịch vụ tuyển dụng hiện tại, nhằm đồng hành cùng doanh nghiệp Việt tuyển dụng hiệu quả, phát triển bền vững.

Công cụ quản lý CV & quy trình tuyển dụng (ATS) của TopCV
Công cụ quản lý CV & quy trình tuyển dụng (ATS) của TopCV

Với hệ thống ATS của TopCV, bạn có thể xem lịch sử của ứng viên với công ty của mình, bao gồm việc họ đã nộp đơn cho vị trí nào trước đây, ứng viên đến từ nguồn nào và đang ở trạng thái nào trong quy trình tuyển dụng.

Bên cạnh các bài blog chất lượng, insider.tophr.vn còn đem tới nhiều chương trình ưu đãi, phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của những người làm tuyển dụng-nhân sự và quản lý doanh nghiệp.

Đăng tuyển miễn phí – không giới hạn số lượng chỉ với 1 click tại đây

Trải nghiệm tính năng Chiến dịch tìm kiếm ứng viên – Nâng tầm tuyển dụng hiện đại trong mùa tuyển dụng tại đây