Rất nhiều HR trong cuộc phỏng vấn tập trung khai thác kinh nghiệm chuyên môn mà quên tìm hiểu, đánh giá kỹ năng mềm hay thái độ làm việc của ứng viên. Kết quả là sau 45 ngày làm việc đầu tiên, về doanh nghiệp lẫn ứng viên buộc phải chia tay nhau.
Trong Báo cáo xu hướng tài năng toàn cầu năm 2019 của LinkedIn, 92% chuyên gia nhân sự đồng ý rằng kỹ năng mềm ngày càng quan trọng với thành công của công ty. 89% ứng viên không trúng tuyển là do thiếu kỹ năng mềm quan trọng. Theo Báo cáo thị trường tuyển dụng 2020 & xu hướng tuyển dụng 2021 của TopCV, Ứng viên chưa đáp ứng đủ yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm cũng là 1 trong top 3 nguyên nhân dẫn đến thiếu hụt nhân sự từ góc độ doanh nghiệp (tải đầy đủ báo cáo tại đây).
Tại sao kỹ năng mềm là yếu tố quan trọng để đánh giá ứng viên
Kỹ năng mềm là yếu tố rất quan trọng để đánh giá ứng viên – đó là điều mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng phải công nhận. Lý do là vì nếu kỹ năng cứng có thể giúp ứng viên bắt đầu sự nghiệp, thì kỹ năng mềm sẽ giúp họ nâng cao năng lực và thành công với sự nghiệp đó.
Ví dụ, ngoài nắm vững kiến thức về nhân sự ra, một giám đốc nhân sự cần phải có leadership (kỹ năng lãnh đạo), có tầm ảnh hưởng và có đầu óc tư duy chiến lược, tư duy logic. Lập trình viên cũng vậy, không thể chi biết ngồi code, mà còn phải biết tư duy sáng tạo và có đầu óc phân tích để giải quyết vấn đề.
Thế nhưng, những kỹ năng này được cho là khó đánh giá và dựa trên cảm nhận chủ quan của HR. Một số ý kiến lại cho rằng, cố gắng đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên trong buổi phỏng vấn đều sẽ vô ích bởi ứng viên sẽ có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đến đây gặp HR. Thêm vào đó, những người tham gia phỏng vấn chỉ đưa ra một số câu hỏi chung chung dẫn đến câu trả lời cũng sẽ chung chung không kém.
Với 4 cách đánh giá dưới đây, HR có thể tìm ra được đâu là ứng viên có kỹ năng phù hợp (những cách dễ nhất sẽ được liệt kê đầu tiên).
4 cách đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên
#1. Yêu cầu ứng viên đưa ra và tự đánh giá kỹ năng mềm của mình theo thang điểm
Trong buổi phỏng vấn, hãy yêu cầu ứng viên tự liệt kê những kỹ năng mềm mà họ cho rằng rất cần thiết để hoàn thành xuât sắc công việc. Sau đó, để họ đánh giá những kỹ năng của bản thân theo thang điểm (10 hay 100) để xem đâu là kỹ năng vượt trội nhất. Từ bảng xếp hạng đó, bạn có thể biết ứng viên này có thế mạnh về lãnh đạo, tư duy hay chỉ phù hợp làm chuyên viên.
Nếu ứng viên không liệt kê được những kỹ năng cần thiết cho công việc, bạn cần xem xét lại. Kiến thức chuyên môn có thể đào tạo nhưng kỹ năng là điều mà bản thân ứng viên phải nỗ lực rất nhiều để bồi đắp.
#2. Đưa ra các câu hỏi hành vi, tình huống
Các câu hỏi hành vi sẽ tập trung khai thác quan điểm, góc nhìn của ứng viên trong cuộc sống và quá trình làm việc, tương tác với mọi người. Thông qua bộ câu hỏi này, bạn sẽ biết được liệu ứng viên có chịu áp lực tốt không, khả năng giao tiếp kết nối với mọi người, có phù hợp với văn hoá làm việc ở công ty, có đạo đức nghề nghiệp hay không.
Song song với câu hỏi hành vi thì các câu hỏi tình huống sẽ giúp bạn khai thác kỹ năng giải quyết vấn đề, các ứng xử của ứng viên trước những tình huống giả định.
Một số câu hỏi hành vi HR có thể sử dụng:
- Bạn đã bao giờ mâu thuẫnvới cấp trên chưa? Bạn xử lý vấn đề như thế nào?
- Khi các thành viên trong nhóm xảy ra tranh cãi và không thể làm việc với nhau, Bạn đã giải quyết như thế nào?
- Hãy kể về người sếp tuyệt vời nhất mà bạn từng có cơ hội làm việc, tại sao bạn lại cảm thấy như vậy, và bạn đã học được những gì từ người đó
- Khi khách hàng phản ứng gay gắt với dịch vụ, bạn xử lý như thế nào?
- Gặp đồng nghiệp có quan điểm trái ngược mình, bạn sẽ xử lý như thế nào?
- Tình huống khó khăn nhất mà bạn từng gặp phải là gì?
#3. Đưa ra câu hỏi trắc nghiệm theo từng kỹ năng
Việc ứng viên tham gia câu lạc bộ hay tổ chức nào đó sẽ thể hiện được độ quảng giao và là minh chứng cho kỹ năng làm việc đội nhóm của họ. Những nhân viên như vậy sẽ có khả năng trở thành một thành viên tích cực trong nhóm. Bạn cũng có thể hỏi xem ứng viên có hay tham gia hoạt động ngoại khóa, như là thể thao, văn nghệ hay không. Điều này cũng phần nào thể hiện độ năng động và hòa đồng của họ.
Ngoài việc để cho ứng viên tự liệt kê và đánh giá kỹ năng mềm của mình, bạn cũng có thể đưa ra một số câu hỏi dạng trắc nghiệm theo từng kỹ năng và để ứng viên làm. Cách này sẽ giúp quy trình đánh giá của bạn linh hoạt và quy củ hơn.
#4. Dựa vào sự giới thiệu của nhân viên
Không ai muốn có một thành viên thiếu kỹ năng mềm gia nhập vào team của mình, mọi người sẽ có xu hướng giới thiệu những ứng viên có kinh nghiệm, kỹ năng cần thiết để gia tăng hiệu quả công việc. Do đó, thông qua chương trình giới thiệu nhân viên, HR có thể tìm hiểu thêm về những kỹ năng mà ứng viên có/còn thiếu.
10 kỹ năng mềm mà doanh nghiệp quan tâm khi tuyển nhân tài
- Đạo đức nghề nghiệp tốt – 73%
- Tính độc lập trong công việc – 73%
- Thái độ tích cực – 72%
- Sự năng động – 66%
- Tinh thần đội nhóm – 60%
- Khả năng tổ chức và đa nhiệm tốt – 57%
- Khả năng làm việc dưới áp lực cao – 57%
- Kỹ năng giao tiếp tốt – 56%
- Linh hoạt trong xử lý tình huống – 51%
- Tự tin – 46%
Để tìm ra ứng viên sở hữu những kỹ năng mềm trên, trong buổi phỏng vấn HR cần đặt ra những câu hỏi khai thác sâu nhát từng kỹ năng. Dưới đây là mẫu câu hỏi đánh giá cần thiết cho công ty của bạn.
Đọc thêm: 9 điều HR cần nắm rõ sau khi phỏng vấn ứng viên
Mẫu câu hỏi đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên
Kỹ năng giao tiếp
- Giới thiệu bản thân bạn trong vòng 2 câu.
- Đồng nghiệp không hợp tác với bạn, bạn sẽ làm gì?
- Các thành viên trong team phản hồi về cách giao tiếp của bạn, bạn sẽ ứng xử như thế nào?
- Trong công việc, bạn thích giao tiếp bằng lời nói hơn hay qua văn bản hơn?
- Bạn thuộc tuýp người lắng nghe tốt hay một người giao tiếp tốt?
Kỹ năng làm việc nhóm
- Bạn có khả năng làm việc độc lập không? Bạn nghĩ sao về sự cần thiết của đội nhóm?
- Nếu các thành viên trong nhóm không hòa thuận và kết quả làm việc đi xuống, bạn sẽ xử lý như thế nào?
- Tất cả thành viên trong nhóm đồng ý với phương án thực hiện công việc, ngoại trừ bạn, bạn sẽ xử lý như thế nào?
- Tinh thần đội nhóm quan trọng như thế nào và bạn sẽ làm gì để xây dựng nó?
- Nếu một thành viên trong nhóm không hoàn thành phần việc của mình, bạn sẽ xử lý như thế nào?
Kỹ năng lãnh đạo
- Khi bạn phát hiện ra sếp hoàn toàn sai trong việc gì đó, bạn sẽ làm gì?
- Thành viên trong nhóm của bạn lần lượt nghỉ việc. Bạn sẽ làm gì?
- Một người sếp lý tưởng trong mắt bạn là như thế nào?
- Công ty đang gặp khó khăn về tài chính và bạn phải cắt giảm chi phí nhân công. Bạn sẽ làm thế nào để quyết định ai là người bị sa thải?
Kỹ năng thích nghi
- Đâu là sự thay đổi khó khăn nhất mà bạn đã từng gặp trong sự nghiệp của mình?
- Bạn có thích những sự bất ngờ không?
- Bạn sẽ làm gì khi phải sắp xếp lại lịch trình do một sự cố ngoài kế hoạch xảy ra?
- Với những công việc hay yêu cầu mang tính cấp bách, bạn thường làm gì? Hãy cho ví dụ
- Bạn có thích những công việc lặp lại?
Kỹ năng xử lý và giải quyết vấn đề
- Hãy cho tôi một ví dụ khi bạn giải quyết trơn tru một vấn đề
- Hãy cho tôi một ví dụ khi bạn phải giải quyết vấn đề theo cách sáng tạo hoặc trái với những cách thông thường
- Bạn đã có lúc nào phải phân tích thông tin hãy dữ liệu liên quan để giải quyết vấn đề chưa?
- Bạn đã bao giờ phát hiện và giải quyết vấn đề ngay từ khi nó mới chớm phát triển chưa?
- Hãy kể ra một trường hợp mà bạn phải giải quyết vấn đề khi đang trong khủng hoảng
Kỹ năng sáng tạo
- Nếu cuộc đời bạn là một quyển sách, bạn sẽ đặt tên nó là gì?
- Bạn sẽ khuấy động cuộc họp như thế nào để thúc đẩy khả năng sáng tạo của các thành viên?
- Bạn đã tiếp động lực cho các thành viên trong nhóm bằng cách nào để họ liên tục đổi mới và sáng tạo?
Kỹ năng ứng xử và tạo lập mối quan hệ
- Đâu là yếu tố mấu chốt để xây dựng mối quan hệ tốt với người khác
- Khi xảy ra căng thẳng giữa bạn với đồng nghiệp, bạn xử lý như thế nào?
- Bạn sẽ trao đổi một thông tin khó nói hoặc ít phổ biến cho người khác như thế nào?
- Hãy kể một trường hợp mà bạn đã xây dựng được mối quan hệ tốt với người mà bạn đặc biệt không ưa
Kỹ năng tổ chức công việc
- Hãy kể một trường hợp khi kế hoạch bạn vạch ra đem đến hiệu quả
- Bạn tổ chức công việc như thế nào khi phải làm nhiều dự án khác nhau?
- Bạn theo dõi tiến trình công việc như thế nào phải làm nhiều dự án khác nhau?
- Bao lâu thì bạn dọn dẹp các file và tệp trong máy tính một lần?
Kỹ năng xử lý feedback
- Phê bình mang tính xây dựng có ý nghĩa như thế nào với bạn?
- Thành viên trong đội mà bạn quản lý phản ảnh rằng bạn làm việc rất tệ. Bạn phản ứng lại như thế nào?
- Hãy kể ra một trường hợp bạn tiếp thu feedback và nâng cao chất lượng công việc của mình
- Bạn muốn nhận được feedback từ sếp theo cách nào, thông qua email phản hồi về chất lượng công việc hay là trong các cuộc họp hàng ngày/tuần? Tại sao?
Kỹ năng quyết định
- Hãy kể ra trường hợp khi bạn phải đưa ra quyết định dưới áp lực cao. Bạn đã xử lý nó như thế nào?
- Bạn thường xuyên chịu trách nhiệm cho quyết định của mình hay đẩy nó sang cho người khác?
- Quyết định khó khăn nhất mà bạn từng phải đặt ra trong công việc là gì? Bạn đã quyết định như thế nào?
- Bạn sẽ làm gì khi nhận ra mình đã có một quyết định sai hoặc tồi tệ?
- Quyết định là quyết định mà bạn cảm thấy khó khăn nhất?
Kỹ năng thuyết trình
- Bạn chuẩn bị như thế nào trước ngày thuyết trình?
- Bạn sẽ làm gì khi thấy khán giả có vẻ chán nản trong cuộc họp?
- Hãy kể một trường hợp khi bạn phải thông báo tin không hay cho cả đội
- Bạn thấy khi nào nên tạo tiếng cười trong một buổi thuyết trình?
Đọc thêm: Gạt bỏ sự nhàm chán của những câu hỏi phỏng vấn thông thường
Howard Schultz – Chủ tịch điều hành của Starbucks từng nói: “Tuyển nhân viên là một nghệ thuật, không phải là một khoa học và sơ yếu lý lịch không thể cho bạn biết liệu ai đó có phù hợp với văn hóa của công ty hay không. Chính vì vậy quan sát và đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên sẽ giúp bạn chọn được yếu tố phù hợp cho công ty”. Do đó, việc HR chuẩn bị kỹ những câu hỏi khai thác kỹ năng mềm sẽ giúp công ty tránh tối đa việc tuyển dụng sai người.
