Đo lường hiệu quả tuyển dụng đóng vai trò thiết yếu trong việc đánh giá và tối ưu hóa quá trình tuyển dụng của bất kì doanh nghiệp nào. Thế nhưng hiện nay, tại hầu hết các doanh nghiệp, các chỉ số này đang ở ngưỡng báo động về tính hiệu quả bởi chi phí quá cao cũng như thời gian quá dài trên mỗi ứng viên tuyển dụng được.
KPI trong tuyển dụng và thực trạng
1. Chi phí cho mỗi hồ sơ ứng viên
Chỉ số này đo lường chi phí phải trả cho mỗi cơ hội tuyển dụng (tức hồ sơ ứng viên có được). Công thức tính bằng tổng chi phí (quảng cáo, tìm kiếm, đăng tin tuyển dụng…) chia cho số hồ sơ ứng viên phù hợp và có chất lượng để sẵn sàng tuyển dụng.
Hiện nay, các doanh nghiệp thường lựa chọn hình thức đăng tin tuyển dụng. Và rồi mỗi tin tuyển dụng được đăng trong 1, 2 tuần đến 1 tháng mất đến vài triệu đồng. Kết quả là chỉ tìm được vài hồ sơ ứng viên phù hợp, thậm chí là không có. Khi đó, giá phải trả cho mỗi hồ sơ ứng viên có tiềm năng là vài triệu. Có nhiều công ty than phiền rằng họ bất lực với hoạt động tuyển dụng và đang tìm kiếm giải pháp thay thế những kênh đăng tuyển hiện tại.
Chúng tôi thường chia sẻ với các bạn làm nghề nhân sự, nhất là trực tiếp tham gia vào công tác tuyển dụng, thay vì lựa chọn hình thức đăng tin như trước, hãy chuyển qua các hình thức khác như lựa chọn gói lọc hồ sơ, search hồ sơ để chủ động tìm được ứng viên phù hợp, chi phí lại tiết kiệm hơn 5-6 lần.
2. Tỷ lệ tuyển dụng thành công trên số hồ sơ ứng viên
Chỉ số này đo lường chất lượng của các hồ sơ thu về, tính bằng tỷ lệ giữa số ứng viên tuyển dụng thành công trên tổng số hồ sơ ứng viên doanh nghiệp nhân được ban đầu.
Thực tế hiện nay, số hồ sơ không phù hợp về kinh nghiệm, kỹ năng, nội dung rất nhiều. Hồ sơ rác trên các website tuyển dụng cũng không ít. Điều này làm các nhà tuyển dụng mất nhiều thời gian để sàng lọc, hẹn gặp mà tỷ lệ tuyển dụng thành công rất thấp.
>> Đọc thêm: Bí quyết sàng lọc hồ sơ nhanh và hiệu quả cho nhà tuyển dụng
3. Thời gian tuyển dụng bình quân
Chỉ số này đo lường lượng thời gian kéo dài để tuyển dụng thành công một nhân viên, được tính bằng số ngày tính từ lúc nhu cầu tuyển dụng được duyệt đến thời điểm doanh nghiệp tiếp nhận thành công nhân sự.
Trên thực tế, thời gian tuyển dụng bình quân có thể là một yếu tố mang tính rang buộc về mặt trách nhiệm đối với các chuyên viên tuyển dụng hoặc cả bộ phận HR trong công tác tìm kiếm nhân sự phù hợp. Bên cạnh đó, chúng cũng là điều kiện cơ sở để hoạch định cho các phòng ban trong việc chủ động thiết lập các kế hoạch và chiến lược về nguồn nhân lực.
Trung bình, thời gian để tuyển dụng thành công một nhân sự ở cấp nhân viên rơi vào khoảng 1 tháng, còn nhân sự cấp Leader hay Manager sẽ mất thời gian lâu hơn. Mặc dù trước đó doanh nghiệp đã trả tiền triệu cho tin tuyển dụng, chuyên viên tuyển dụng cũng dành thời gian, nỗ lực miệt mài làm việc. Cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ, kế hoạch nhân sự bị đổ bể là điều khó tránh khỏi.
Tuy nhiên, ở một số tổ chức có thương hiệu tuyển dụng tốt, văn hoá doanh nghiệp mạnh thì thời gian tuyển dụng sẽ ngắn hơn, khoảng 1-2 tuần.
Giảm thời gian tuyển dụng là một trong những ưu tiên hàng đầu của bộ phận nhân sự, nhất là các doanh nghiệp phải tuyển dụng nhân sự số lượng lớn và liên tục (thường gọi là tuyển Mass). Và để giảm thời gian tuyển dụng, doanh nghiệp trước hết cần tối ưu quy trình tuyển dụng.
>> Đọc thêm bài viết: 9 bước thu về ứng viên tiềm năng với phễu tuyển dụng 4.0
4. Chi phí tuyển dụng bình quân nhân viên mới
Chỉ số này đo lường chi phí bình quân phải trả cho việc tuyển dụng mỗi nhân viên mới. Công thức tính sẽ bằng ngân sách tuyển dụng (bao gồm cả tiền lương cho nhân viên nhân sự) chia cho số nhân viên mới vào làm việc trong cùng kỳ. Nhà quản trị nhân sự nắm rõ chỉ số này sẽ biết phân bổ ngân sách và tính toán chi tiết cho từng kênh tuyển dụng để đánh giá hiệu quả của từng kênh.
Trên thực tế, doanh nghiệp sẽ tiêu tốn nhiều ngân sách hơn nếu thời gian tuyển dụng lâu hơn. Tất yếu, chúng sẽ dẫn đến một thực trạng rằng tổng chi phí tuyển dụng mỗi nhân viên, dù là ở cấp bậc cơ bản cũng sẽ trở nên tốn kém và đắt đỏ vô cùng.
Nhiều nhà tuyển dụng cũng có chia sẻ trên các diễn đàn rằng, chi phí bình quân mỗi nhân sự mới xấp xỉ 10 triệu đồng cho một nhân viên và gấp 3 lần cho một vị trí quản lý cấp trung. Và xu hướng hiện nay, để tiết kiệm chi phí, nhiều nhà tuyển dụng đã đành phải vận dụng hết tất cả các kênh tuyển dụng (từ online đến offline và qua các mối quan hệ) Việc này mất rất nhiều thời gian mà cũng không khả quan hơn.
>> Đọc thêm: 10 kênh tuyển dụng hiệu quả cho doanh nghiệp
5. Chi phí tuyển dụng bình quân nhân viên (cũ, mới)
Chỉ số này đo lường chi phí bình quân trên mỗi nhân viên (cũ, mới) trong toàn công ty. Được tính bằng ngân sách tuyển dụng (bao gồm cả tiền lương cho nhân viên nhân sự) chia cho tổng số nhân viên toàn công ty. Chỉ số này sẽ giúp nhà quản trị phân bổ ngân sách và tính toán chi tiết cho chi nhánh, đơn vị và/hoặc nhóm công việc.
Gia tăng hiệu quả hiệu tuyển dụng
Để tuyển dụng “Nhanh”
Để đẩy nhanh thời gian tuyển dụng, các doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ headhunt hoặc hiệu quả hơn là các gói dịch đẩy top tin đăng trên trang website việc làm, lọc CV ứng viên tiềm năng.
Bên cạnh đó, trên cơ sở nghiên cứu các công ty cùng ngành, cùng quy mô, doanh nghiệp cần cần sớm đề xuất mức chi phí để tuyển dụng phù hợp nhất. Phòng nhân sự được duyệt ngân sách tuyển dụng nhanh thì hồ sơ về càng sớm.
Tuy nhiên, có tiền mà không biết tiêu tiền hiệu quả sẽ là lãng phí. Để sử dụng ngân sách của công ty “chất đến từng đồng” thì hãy tiến hành nghiên cứu thị trường như phòng Marketing thường làm, đi tìm câu trả lời của những câu hỏi: Công ty đối thủ chi phí như thế nào cho tuyển dụng: họ thuê những dịch vụ gì? Có nhân viên chuyên tuyển dụng không hay mức độ nỗ lực tuyển dụng chiếm bao nhiêu % thời gian làm việc? Mức lương của những người tham gia công tác này? Mặt bằng chi trả lương của công ty có cạnh tranh không? …
Để tuyển dụng “Nhiều”
Tiêu chí này đã bao hàm số lượng và chất lượng. Nếu phỏng vấn quá nhiều ứng viên mà chỉ chọn được 1 rõ ràng là không hiệu quả. Có thể chất lượng CV không tốt, hoặc do vòng phỏng vấn quá gắt gao, thi tuyển khó. Trong trường hợp này, nhà tuyển dụng nên xem lại JD công việc, kênh đăng tuyển cũng như cách phỏng vấn của mình để điều chỉnh cho phù hợp, tránh lặp lại tình trạng tương tự.
Còn nếu “bách phát bách trúng” thì sao? Có thể chất lượng CV quá tốt hoặc có thể nguồn ít quá lại đang cần người gấp nên đành nhận vào người dưới chuẩn.
Nhiều nhân sự thường vì bị “dí” deadline nên sẽ cố gắng tuyển người, và không quan tâm đến sự phù hợp hay kỹ năng chuyên môn. Để rồi khoảng 1,2 tháng sau lại đăng tin tuyển người khác.
Để không rơi vào vòng luẩn quẩn, tuyển vào rồi nghỉ việc rồi lại đăng tuyển, nhà tuyển dụng hãy dành thời gian tìm thêm hồ sơ, nới rộng khoảng thời hạn nộp đơn nếu có thể để gia tăng cơ hội tìm được người phù hợp cho doanh nghiệp.
Để tuyển dụng “Rẻ”
Bộ phận nhân sự luôn cố gắng giảm chi phí dịch vụ ngoài, nhưng liệu điều này tốt cho công ty nếu anh/chị ấy hưởng lương và tốn rất nhiều thời gian cho tuyển dụng? Nhưng nếu sử dụng dịch vụ ngoài thì lấy gì đảm bảo rằng nhân sự bên trong và dịch vụ bên ngoài không có tý tiêu cực với nhau?
Để giảm chi phí tuyển dụng buộc nhà quản trị nhân sự phải đưa ra được những chiến lược tuyển dụng sáng tạo. Tuyển dụng qua mạng xã hội (facebook, linkedin); chương trình giới thiệu nhân viên; thăng chức hay luân chuyển nhân viên; sử dụng một đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng bên ngoài với giá tốt nhất… là những cách giúp bạn cắt giảm chi phí, nâng cao hiệu quả tuyển dụng.
Với phương châm “lấy công nghệ làm nền tảng cốt lõi để phát triển sản phẩm, dịch vụ”, TopCV luôn tiên phong ứng dụng công nghệ để tạo ra các giải pháp tuyển dụng tối ưu hơn từ nhu cầu thực tế. Ứng dụng AI – Trí tuệ nhân tạo vào kênh đăng tin tuyển dụng và hệ thống tìm kiếm ứng viên, TopCV giúp kết nối thành công 180.000 ứng viên mỗi tháng cho doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm ứng viên có trên 3 năm kinh nghiệm.
Theo đó, các dữ liệu người dùng điền trong CV đều được hệ thống thu thập và phân loại để bóc tách, xử lý. Dữ liệu có cấu trúc và thuật toán AI giúp TopCV đưa ra những phân tích chuẩn sát theo thời gian thực, thấu hiểu nhu cầu của người dùng và gợi ý ứng viên tiềm năng phù hợp với tiêu chí tuyển dụng. Với các giải pháp công nghệ của mình, TopCV đã giúp tăng 80% hiệu quả tuyển dụng trong doanh nghiệp.
Lời kết
Peter Drucker – “cha đẻ” của ngành Quản trị kinh doanh hiện đại từng nói: “Nếu chúng ta không biết đo lường, chúng ta sẽ không thể quản lý”. Trong lĩnh vực tuyển dụng, các chuyên gia nhân sự hàng đầu cũng đồng ý rằng cách hiệu quả nhất để cải thiện hiệu quả tuyển dụng là xây dựng KPI và chủ động theo dõi, đánh giá các con số. KPI đặt ra càng khoa học, chiến lược vạch ra để hoàn thành mục tiêu tuyển dụng càng cụ thể và hiệu quả hơn.
Hi vọng những chia sẻ trong bài viết trên có thể giúp bạn có sự đánh giá cụ thể, khách quan về hiệu quả tuyển dụng trong doanh nghiệp cũng như có những điều chỉnh kịp thời trong kế hoạch tuyển dụng sắp tới.
