Một mình “quán xuyến” công việc cho cả bộ phận nhân sự vừa là cơ hội cũng như thách thức của bạn. Bạn phải thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc cho đến đáp ứng một loạt các quy tắc và luật lệ khác nhau. Tuy nhiên, bạn không cần lo lắng gì nữa về việc tuân thủ cấu trúc phòng ban truyền thống và hoàn toàn có thể thiết lập hệ thống riêng theo ý mình. Dẫu vậy, ngay cả với các chuyên gia nhân sự đôi lúc vẫn cần sự hỗ trợ.
Dưới đây là một vài lời khuyên sẽ giúp bạn có thể thành công trong vai trò “người duy nhất” của phòng.
1. Lên kế hoạch, danh sách mục tiêu cụ thể
Trước tiên, để kiểm soát được mọi việc, hãy lên kế hoạch về những gì bạn muốn hoàn thành với thời gian cụ thể, như báo cáo tình hình sử dụng lao động, theo dõi phép và tính lương tháng, đóng bảo hiểm định kỳ hoặc ký lại hợp đồng cho nhân viên, và các thời hạn quan trọng khác.
Tiếp đến, tạo nên danh sách các mục tiêu ngắn và dài hạn. Duy trì danh sách này cùng phương án thực hiện sẽ giúp bạn giữ vững nhịp bước trong guồng quay công việc.
2. Tìm người đáng tin cậy về pháp lý
Khi bạn là người duy nhất thuộc bộ phận HR thì chắc chắn bạn phải thực hiện các thủ tục về luật lao động, bảo hiểm, y tế, bảo hộ lao động… cho nhân viên. Nếu bên cạnh bạn có một người rành về pháp luật, đủ để tin tưởng thì bạn sẽ không phải loay hoay tìm hiểu luật, thậm chí có thể tư vấn cho đội ngũ lãnh đạo về một số điều khoản có lợi trong hợp đồng.
Hiện nay, có nhiều công ty ưu tiên tuyển chuyên viên pháp lý về làm trong bộ phận HR để hỗ trợ các vấn đề như khi cần điều tra về hành chính, kiểm toán, chuẩn bị và xem lại giấy tờ, kiểm tra tính pháp lý của các hợp đồng cũng như vấn đề lương bổng, nhất là về khoản lương tháng thứ 13…
3. Liên tục cập nhật thông tin về nhân sự
Để có thể làm chủ tình hình, những thông tin mới nhất về nhân sự bạn phải là người nắm đầu tiên. Hãy theo dõi các bản tin định kỳ để đọc các bài viết chuyên ngành trên các blog về nhân sự; đăng ký tham gia các hội thảo, sự kiện trực tuyến và tìm cách kết nối với các sự kiện networking mà ở đó bạn có thể gặp gỡ chuyên gia nhân sự hàng đầu, những người có thể cho lời khuyên và ý kiến. Nếu có khả năng tài chính, bạn còn có thể đăng ký các hội nghị nổi bật của ngành để học hỏi và mở rộng mối quan hệ hơn nữa.
4. Tận dụng mạng xã hội (social media)
Hiện nay nhiều công ty đã sử dụng social media để làm truyền thông nội bộ và gắn kết nhân viên, thậm chí là dùng để tìm kiếm ứng viên. Một số chuyên gia nhân sự còn sử dụng truyền thông xã hội để xây dựng thương hiệu cá nhân. Vậy nên là người làm nhân sự, bạn không thể bỏ qua social media để nâng cao kỹ năng làm nghề, cập nhật các xu hướng quản lý nhân sự quan trọng và có nhiều lời khuyên sâu sắc nhờ theo dõi các blogger/influencer trong ngành.
5. Nắm rõ mục tiêu của tổ chức
Nhiều nhà quản lý nhân sự cho rằng công việc của mình không liên quan nhiều đến mục tiêu tổ chức, không liên quan đến doanh số hay tăng trưởng công ty. Do đó, những cuộc họp leader hay đề ra mục tiêu chiến lược, bản thân HR không phải tham gia. Điều này hoàn toàn không chính xác.
Việc tiếp cận gần gũi để hiểu biết về nhân viên từ cấp cao đến cấp thấp là hết sức cần thiết. Hãy lên lịch gặp gỡ với các trưởng bộ phận và tất cả những ai có liên quan đến quy trình tuyển dụng, sa thải và đánh giá hiệu suất nhân viên. Tìm hiểu các mục tiêu của tổ chức và nghiên cứu cách để bạn có thể đáp ứng nó. Thường xuyên giao tiếp với các quản lý sẽ giúp bạn nắm bắt kịp thời những thay đổi đường hướng kinh doanh sắp tới có ảnh hưởng đến người lao động để điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
6. Hiểu biết công nghệ
Đầu tư vào công nghệ có lẽ là chiến lược thông minh nhất khi bạn quản lý phòng nhân sự. Nếu hiểu biết về công nghệ, lựa chọn đúng phần mềm phục vụ công việc thì thời gian bạn dành cho hoạt động nhân sự có thể giảm đến 40% – 50%. Nó không chỉ tiết kiệm thời gian hoàn thành các công việc như tính lương, chi trả phúc lợi, báo cáo hoạt đông mà còn giúp giảm thiểu sai sót. Triển khai các công nghệ về nhân sự yêu cầu phải đầu tư cho cả thời gian và tiền bạc, về lâu dài nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được cả hai, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn và giảm thiểu tình trạng tuyển chọn nhầm người.
Tham khảo tool quản lý CV của TopCV để quản lý quy trình tuyển dụng hiệu quả.
Chúc bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ mà lãnh đạo đã giao phó!
Theo TopHR
