Trên thực tế, có tới 90% các nhà quản lý cho rằng quy trình đánh giá nhân viên hiện tại trong doanh nghiệp không thể phản ánh được chính xác hiệu suất làm việc của người lao động. Tuy nhiên, phần lớn những nhà quản lý được khảo sát vẫn không hề có bước đi nào để cải thiện tình trạng này. Lý do thì nhiều, nhưng tựu chung lại vẫn ở chữ khó: Việc xây dựng quy trình đánh giá nhân viên là vô cùng phức tạp.
Thấu hiểu được sự khó khăn trong tiến trình đánh giá nhân viên của doanh nghiệp, TopHR tổng hợp và biên soạn bài viết sau nhằm cung cấp cho độc giả các thông tin chi tiết về phương pháp đánh giá nhân viên cùng 12 biểu mẫu đánh giá nhân sự tiện dụng nhất hiện nay.
5 sai lầm trong đánh giá nhân viên của nhà quản lý
Đánh giá nhân viên chưa bao giờ là việc đơn giản. Nếu đánh giá nhân viên không chính xác sẽ gây ra sự bất công và bất mãn trong nội bộ doanh nghiệp, nhà quản lý cũng không thể có phương án tối ưu hiệu suất cho nhân viên hợp lý. Theo khảo sát của Fast Company, 74% nhân viên trẻ rời khỏi công ty sau kỳ đánh giá cuối năm vì họ cho rằng những đánh giá từ nhà quản lý là không chính xác. Và 79% nhân viên trong công ty không nghĩ rằng performance review của công ty đạt được kết quả tốt như kỳ vọng.
Tại sao hoạt động đánh giá nhân viên của doanh nghiệp không đạt được kết quả như kỳ vọng? Rất có thể bạn đã mắc phải những sai lầm sau đây:
1. Đánh giá nhân viên một chiều
Có nhiều doanh nghiệp hiện nay đang tiến hành đánh giá nhân viên vô cùng đơn giản: người quản lý theo dõi kết quả làm việc của nhân viên và đưa ra kết luận. Tuy nhiên, sự đánh giá một chiều đến từ người quản lý, nhất là nếu đánh giá bằng quan sát chủ quan sẽ khó tránh khỏi sai sót, từ đó nảy sinh bất đồng quan điểm, mẫu thuẫn giữa quản lý với nhân viên.
→ Giải pháp
Hãy nhớ rằng, đừng kết thúc việc đánh giá trong sự ngạc nhiên của nhân viên. Một quá trình đánh giá có hiệu quả khi và chỉ khi nó được xây dựng từ nhiều phía. Hãy cho phép nhân viên tham gia vào quá trình đánh giá và sử dụng nhiều kênh khác nhau để hỗ trợ việc đánh giá toàn diện.
Bạn có thể thực hiện quy trình đánh giá như sau:
- Yêu cầu nhân viên tự đánh giá rồi đưa cho bạn xem xét. Lúc này. vai trò của bạn sẽ tương tự như một cố vấn nghề nghiệp để đưa ra lời khuyên chứ không phải là người nắm “quyền sinh quyền sát” đơn phương.
- Đánh giá lại dựa trên bản tự đánh giá của nhân viên, kèm theo các nhận xét, bổ sung và ý kiến cá nhân.
- Tổ chức cuộc họp đánh giá định kỳ và cho nhân viên xem bản đánh giá đã bổ sung trước khi đối thoại trực tiếp. Sử dụng các câu hỏi mở để nhân viên có cơ hội thể hiện suy nghĩ và quan điểm thực sự.
- Sử dụng bản đánh giá sau cuộc họp làm kết quả cuối cùng
Bạn cũng có thể sử dụng các kênh tham chiếu khác nhau để kết quả đánh giá khách quan và đa chiều hơn.
- Các đồng nghiệp khác trong công ty: Nhân viên thường có xu hướng tiếp xúc và chia sẻ với các đồng nghiệp khác thoải mái hơn là nhà quản lý. Chính vì vậy, nếu bạn muốn có những lời nhận xét chân thực và khách quan đến từ bên thứ ba, đừng quên những nhân viên còn lại và cả đồng nghiệp ở khác phòng ban.
- Các khách hàng làm việc trực tiếp với nhân viên: Dù việc liên hệ với khách hàng cho một bản đánh giá là khá bất tiện, nhưng trong nhiều trường hợp, khách hàng chính là kênh “review có tâm nhất” về thái độ, hành vi và hiệu quả làm việc của nhân viên.
2. Chờ đến kỳ đánh giá cuối năm mới đưa ra các phản hồi
Các phản hồi trong quá trình làm việc chỉ được đề xuất trong kỳ đánh giá cuối năm sẽ không mang lại lợi ích hay kết quả gì bởi nó đã mất đi tính cấp thiết.
→ Giải pháp
Elissa Tucker, trưởng nhóm nghiên cứu quản lý nguồn nhân lực chính tại Trung tâm Năng suất và Chất lượng Hoa Kỳ (APQC), một tổ chức nghiên cứu nguồn nhân lực phi lợi nhuận cho biết, bí quyết để có đánh giá cuối năm hiệu quả là đặt nền móng cho cả năm. Điều này bao gồm xác định rõ ràng các mục tiêu, thước đo và tiêu chí đánh giá hiệu suất, lên lịch các cuộc họp kiểm tra thường xuyên để cập nhật các mục tiêu hiệu suất, thảo luận về tiến độ và giải quyết các thách thức; liên tục thu thập phản hồi và các ví dụ về hiệu suất, trò chuyện thân mật với nhân viên hàng ngày hoặc thường xuyên nhất có thể để ghi nhận phản hồi một cách kịp thời.
3. Quy trình đánh giá không rõ ràng, thiếu tiêu chí đánh giá minh bạch
Không rõ ràng trong quy trình đánh giá, sự mơ hồ về các tiêu chí đánh giá có thể dẫn đến sự không thống nhất giữa quan điểm của nhà quản lý với nhân viên, dẫn đến hoạt động đánh giá sẽ không đạt được như kỳ vọng.
→ Giải pháp
Quy trình đánh giá sẽ đạt hiệu quả cao khi nhà quản lý có hệ thống lưu trữ toàn bộ dữ liệu một cách trực quan, để khi nhìn vào kỳ đánh giá đó, có thể dễ dàng nắm bắt được toàn bộ thông tin mà không phải tra cứu lại hoặc mất đi kết quả đánh giá đó. Đây là cơ sở phục vụ cho kỳ đánh giá của năm tiếp theo đạt hiệu quả tốt hơn và chính xác hơn.
Với tiêu chí đánh giá, doanh nghiệp nên thiết lập một chính sách đánh giá cho toàn doanh nghiệp, có thể là:
- Đánh giá nhân viên theo thang điểm năng lực: Mỗi vị trí có khung năng lực nhất định và từng nhân viên sẽ được đánh giá theo các mức độ từ 1 đến 5 theo các biểu hiện hành vì từ kém đến xuất sắc,
- Đánh giá nhiên viên theo % hoàn thành KPI (Key Performance Indicator): Dựa vào chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc (số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng,…)
- Đánh giá nhân viên theo phương pháp OKRs: Các mục tiêu làm việc (Objectives) được cụ thể hóa bằng các kết quả then chốt (Key Results)
4. Không đánh giá bao quát trong thời gian dài
Trong quá trình đánh giá của nhà quản lý dễ bị tác động bởi các sự kiện gần nhất và bỏ qua cả quá trình. Không khó để bắt gặp trường hợp nhân viên làm việc cả năm không đạt được thành tích nổi bật nhưng đến gần đến kỳ đánh giá lại mang về một hợp đồng mang lại giá trị cao. Ngược lại, có nhân viên làm việc cả năm một cách năng nổ nhưng đến khi kỳ đánh giá lại mắc một sai lầm nào đó. Với tư cách là nhà quản lý, nhiều người sẽ bị chi phối tâm lý bởi các trường hợp trong và khó đưa ra đánh giá mang tính khách quan cao.
→ Giải pháp
Nhà quản lý hoàn toàn có thể đánh giá nhân viên trên nhiều phương diện như khả năng ứng biến, kỹ năng chuyên môn,… qua các bài đánh giá để đưa ra xem xét và tiến hành đánh giá trong cả một năm. Bên cạnh đó, nhà quản lý có thể tạo những bản đánh giá không chính thức ngắn hạn hơn (theo tuần, theo từng dự án,…) để làm cơ sở cho đánh giá tổng hợp cuối quý.
5. Không có kế hoạch hành động được đưa ra khi kết thúc kỳ đánh giá
Một kỳ đánh giá sẽ không đạt được hiệu quả khi kết thúc quy trình đó, nhân viên của công ty không tự đánh giá được điểm mạnh điểm yếu cũng như là ưu thế của mình trong công việc. Họ không biết là mình phải làm gì để cải thiện và phát triển như thế nào trong các năm tiếp theo.
→ Giải pháp
Sử dụng các bài kiểm tra về chuyên môn không còn quá xa lạ tại các công ty lớn và tập đoàn trên thế giới. Các bài đánh giá được thiết kế theo lộ trình từ cơ bản đến nâng cao và chuyên gia. Khi nhân viên thực hiện các bài kiểm tra này, nhà quản lý hoàn toàn làm chủ và nắm bắt được tình trạng của nhân viên mình. Dựa vào kết quả của bài kiểm tra, nhân viên chủ động nhận thức được trình độ của mình và cần trau dồi thêm mảng kiến thức nào để có thể lên được vị trí mà mình mong muốn. Nhà quản lý cũng có thể dựa vào kết quả bài kiểm tra để xây dựng lộ trình thăng tiến phù hợp cho năm tiếp theo và lên kế hoạch tổ chức các buổi đào tạo để trang bị kiến thức cho nhân viên của mình. Khi bạn xây dựng đánh giá hiệu suất của mình xung quanh các số liệu này, nó cung cấp cho nhân viên thông tin mà họ cần để phát triển trong vị trí của họ và mang lại lợi ích cho toàn bộ doanh nghiệp.
Các tiêu chí xây dựng hệ thống đánh giá nhân viên
1. Tính liên tục/ thường xuyên
Nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hình thức đánh giá nhân viên định kỳ theo chu kỳ từng năm một, nơi họ sẽ tổng kết khen, chê, thưởng, phạt và góp ý trong duy nhất một buổi gặp mặt.Thực tế, muốn đánh giá nhân viên hiệu quả, bạn phải tiến hành hoạt động này theo chu kỳ liên tục và nhất quán. Một chu kỳ đánh giá được khuyến nghị tại các doanh nghiệp là:
- Thực hiện các cuộc họp cải thiện chất lượng công việc theo quý
- Xen kẽ là những buổi đánh giá hiệu suất làm việc chi tiết sau 6 tháng – 1 năm
- Ngoài ra, với các doanh nghiệp nhỏ, nhà quản lý có thể tổ chức các buổi họp 1 – 1 hàng tuần để góp ý về công việc cho nhân viên.
Với chu kỳ đánh giá thường xuyên này, nhân viên sẽ có thời gian để kiểm soát công việc, chủ động nhìn nhận cơ hội phát triển của mình, thay vì phải chờ đợi những bài đánh giá dông dài, thiếu tính thực tế vào mỗi dịp cuối năm
2. Thời gian
Tính liên tục, thường xuyên là quan trọng trong hoạt động đánh giá nhân viên, nhưng chúng nảy sinh ra một vấn đề – tiêu tốn thời gian. Theo Harvard Business Review, 2 triệu giờ mỗi năm là số lượng thời gian mà các doanh nghiệp đang tiêu tốn cho việc đánh giá nhân viên. Đây là một con số khổng lồ mà trong bối cảnh kinh doanh, thời gian là tiền bạc.
Không thể từ bỏ việc đánh giá thường xuyên, nhưng cũng mong muốn tiêu ít thời gian hơn cho hoạt động đánh giá nhân viên, vậy doanh nghiệp phải làm gì? Với câu hỏi này, công nghệ chính là lời giải không thể chính xác hơn.
Các hoạt động theo dõi kết quả công việc hay tiếp nhận, xem xét báo cáo của nhân viên đang chiếm không ít thời gian trong cả quá trình đánh giá. Tuy nhiên, đấy là khi bạn thực hiện chúng bằng những phương pháp, công cụ thủ công. Với các nền tảng đánh giá nhân sự online như TestCenter.vn, bạn sẽ sở hữu những dữ kiện đánh giá chính xác, giúp tiết kiệm được thời gian.
Với mong muốn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc đánh giá năng lực nhân viên chính xác, minh bạch và toàn diện, nền tảng Testcenter.vn được thiết kế và xây dựng với các tính năng nổi bật:
- Giao diện trực quan, thân thiện với người dùng
- Hơn 300 bộ đề test năng lực MBTI, DISC,.. được xây dựng từ những chuyên gia hàng đầu
- Tạo bài Test Online nhanh chóng với các tùy chỉnh đa dạng
- Hệ thống tổng hợp kết quả rõ ràng, trực quan, giúp đánh giá nhân viên chính xác dựa trên những con số cụ thể
- Không giới hạn số người tham gia dự thi cùng lúc
- Quản lý nhân viên làm bài kiểm tra đảm bảo công bằng, minh bạch, hạn chế tối đa gian lận
3. Tính chính xác
Nhà quản lý và ngay cả những quy trình, hệ thống đánh giá nhân viên đang bị tấn công bởi rất nhiều quan niệm, thiên kiến sai lệch. Chúng gây tổn hại đến tính chính xác của các kết quả đánh giá, khiến nhân viên cảm thấy thiếu công bằng, chán nản và mất đi động lực làm việc.
Để đảm bảo việc đánh giá nhân viên có thể diễn ra khách quan và minh bạch, bạn phải điểm mặt được những sai sót này, cũng như hóa giải được chúng. Dưới đây là bảng thống kê những quan niệm sai lầm có thể ảnh hưởng tới chính xác của hoạt động đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp và phương pháp giải quyết.
4. Mục tiêu
Hãy xác định mục tiêu rõ ràng của các bài đánh giá nhân viên là nhằm xác định điểm mạnh, điểm yếu của mỗi người, từ đó đưa ra những lộ trình phát triển phù hợp để họ thăng tiến trong tương lại. Thêm vào đó, bạn cần tách bạch yếu tố khen thưởng trong các bài đánh giá. Bởi khả năng học hỏi và phát triển của nhân viên phải được xuất phát từ chính động lực nội tại thì mới có thể đạt được những kết quả khách quan. Nếu ràng buộc các yếu tố thưởng phạt với hiệu suất làm việc, nhân viên sẽ đánh mất đi động lực làm việc thực sự để trau dồi bản thân. Lúc này, nhiều người sẵn sàng đánh đổi sự minh bạch và trung thực trong công việc thường lệ để đổi lấy những khoản thưởng từ công ty. Và rõ ràng khi đó, tính chính xác của các bài đánh giá cũng không còn nữa.
6 phương pháp đánh giá nhân viên
Phương pháp đánh giá nhân viên hiệu quả giúp bạn có thể nhìn nhận một cách trực quan, chính xác và khách quan nhất về hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó, bạn mới có thể đồng viên và phát triển nhân viên tốt hơn.
Có rất nhiều các phương pháp đánh giá nhân viên. Mỗi phương pháp đều có các ưu điểm và nhược điểm riêng, nhà quản lý cần dựa trong hình thái doanh nghiệp mình để lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp. Dưới đây là một vài phương pháp phổ biến và hữu ích mà TopHR tổng hợp được dành cho các nhà quản trị
1. Phương pháp theo dõi các sự việc quan trọng
Theo phương pháp này thì người quản trị nhân sự sẽ ghi chú lại các hành vi (cả tích cực và tiêu cực) của nhân viên trong công việc trong những khoảng thời gian nhất định. Những ghi chú này sau đó sẽ được tổng hợp để đưa vào báo cáo nghiệm thu cuối cùng.
Phương pháp này sẽ rất hữu dụng khi cần theo dõi sự tiến bộ của nhân viên dần dần qua thời gian. Ví dụ, hoạt động đào tạo nội bộ có thể được thể hiện rất rõ thông qua quá trình này. Đồng thời, người quản lý cũng có thể góp ý kịp thời với nhân viên nếu phát hiện có nhiều biểu hiện tiêu cực liên tục.
Tuy vậy, phương pháp theo dõi này cũng có một số khuyết điểm, đó là khả năng đôi khi việc ghi chú bị bỏ sót, ghi chú thiếu khách quan, hoặc có thể gây ra cảm giác không thoải mái cho nhân viên khi họ biết các sai lầm của họ đều bị ghi lại.
2. Phương pháp đánh giá 360 độ
Theo phương pháp này, mọi nhân viên sẽ được đánh giá dựa trên phản hồi của đồng thời cả quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, nhân viên từ phòng ban khác mà đối tượng đánh giá làm việc cùng thường xuyên, khách hàng,… Mỗi nhân viên sẽ được đưa một bảng hỏi, trong đó bao gồm danh sách tên của các đồng nghiệp cùng một loạt năng lực để đưa ra các đánh giá tương ứng.
Bằng cách này, nhân viên không chỉ được đánh giá về năng lực chuyên môn mà cả về thái độ và sự phù hợp. Đánh giá đa chiều sẽ đem lại sự khách quan, tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng nó có thể khiến kết quả trở nên phức tạp, khó kiểm soát.
3. Phương pháp checklist
Checklist này là một loạt các câu hỏi nhằm đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên do đội ngũ nhân sự đặt ra cho người quản lý trực tiếp. Các câu hỏi này sẽ được đặt dưới hình thức “có/ không”, nhằm thu thập ý kiến của người quản lý về năng lực của một nhân viên cụ thể nào đó.
Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, cô đọng; song cũng bao hàm nguy cơ thông tin thiếu khách quan, không chính xác.
4. Phương pháp tự đánh giá
Trong phần lớn các trường hợp, nhân viên không nhận thức được mình cần phải cải thiện ở yếu tố nào. Tự nhận thức được các khuyết điểm sẽ giúp cho họ chủ động hoàn thiện hơn. Phương pháp tự đánh giá này sẽ cho nhân viên biết rằng nhân viên đang tự nhận thức được khuyết điểm của họ đến đâu.
Tại đây, các nhân viên sẽ được yêu cầu đánh giá năng lực của chính họ thông qua một hệ thống câu hỏi nhiều đáp án. Qua đó, họ sẽ thể hiện được mình tự tin về năng lực của mình tới đâu. Với các kết quả này, nhân viên sẽ tiếp tục bước vào thảo luận cùng với quản lí trực tiếp. Buổi thảo luận này sẽ giúp làm rõ ràng hơn các khiếm khuyết còn ẩn giấu, và cả hai bên sẽ có phương án để khai thác ưu điểm cũng như hạn chế nhược điểm tốt hơn.
Nhìn chung, đây là một phương pháp có nhiều lợi ích, song chỉ thích hợp nếu kết hợp cùng các phương pháp đánh giá khác để có kết quả tham chiếu.
5. Phương pháp đánh giá theo thang điểm năng lực
Đây là một trong những phương pháp đánh giá phổ biến nhất. Mỗi vị trí sẽ có những bộ năng lực nhất định, và từng năng lực của nhân viên sẽ được đánh giá theo các thang điểm, từ xuất sắc đến rất tệ. Cách làm này cho phép nhà quản lý so sánh được giữa các nhân viên với nhau, đồng thời sẽ làm rõ những năng lực cần phát huy/cải thiện.
6. Phương pháp Quản trị theo mục tiêu (MBO)
Đây có thể là một trong những phương pháp phổ biến nhất – mà có thể bạn cũng đang triển khai qua các biến thể của nó như KPI hay OKR.
Trong phương pháp này, nhân viên cùng người quản lý trực tiếp sẽ cùng làm việc với nhau để xây dựng một danh sách mục tiêu cần đạt cho nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu được đặt ra cần phải thỏa mãn các tiêu chí SMART: cụ thể (specific), đo lường được (measurable), khả thi (attainable) , có liên quan (relevant) và có giới hạn về thời gian thực hiện (time-bound).
Sau đây là trình tự để thực hiện phương pháp MBO:
- Thảo luận đưa ra các mục tiêu lớn nhỏ có sự góp mặt của cả quản lý lẫn nhân viên.
- Chỉ dẫn cách thức thực hiện mục tiêu cho nhân viên
- Nhân viên tiến hành, đo đạc kết quả thường xuyên
- Nghiệm thu thường xuyên liên tục. Nhà quản lý góp ý hoàn thiện cho nhân viên
Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là đảm bảo mục tiêu chung của doanh nghiệp luôn đúng tiến độ. Đồng thời có sự tương tác, giúp đỡ giữa nhà quản trị với nhân viên. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là phụ thuộc rất nhiều vào ban quản trị.
12 biểu mẫu đánh giá năng lực nhân viên tiện dụng nhất
Sau khi đã hiểu rõ hơn về việc đánh giá năng lực nhân viên, đã đến lúc bạn sử dụng các biểu mẫu để hỗ trợ việc đánh giá đầy đủ, nhanh chóng, minh bạch và công bằng với mọi đối tượng.
- Biểu mẫu đánh giá hiệu suất đơn giản
- Biểu mẫu điểm danh nhân viên
- Biểu mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên
- Biểu mẫu đánh giá quản lý thường niên
- Biểu mẫu đánh giá theo nhóm
- Biểu mẫu đánh giá hiệu suất thường niên
- Biểu mẫu kế hoạch phát triển nghề nghiệp
- Biểu mẫu đánh giá nhân viên giữa năm
- Biểu mẫu đánh giá hiệu suất trong thời gian đầu
- Biểu mẫu tự đánh giá của nhân viên
- Biểu mẫu gửi phản hồi lên cấp trong
- Biểu mẫu gửi phản hồi lên cấp trên
