Cô Christine Trodella hiện đang làm việc cho nền tảng Workplace của Facebook lưu ý rằng chúng ta không thể dự đoán được những gì sẽ xảy ra trong vài tháng, vài tuần hoặc vài ngày; trong khi đó những người làm việc từ xa, làm freelance sẽ không đi đâu cả, họ vẫn ở đây. Và các công ty đang dần phải cần phải cạnh tranh hơn để có được họ cũng như có được họ để tăng tính cạnh tranh.
Những người làm việc từ xa đã xuất hiện từ rất lâu. Chúng tôi đã có hơn hai thập kỷ để tìm hiểu cách quản lý những nhân viên kiểu này. Tuy nhiên khi xu hướng làm việc từ xa ngày càng được ưa chuộng, rõ ràng việc quản lý hiệu quả một nhân viên có văn phòng là chính phòng ngủ của họ không đơn thuần là có một mối quan hệ cộng sinh giữa người quản lý và những nhân viên làm việc từ xa của họ. Nó phức tạp hơn như vậy rất nhiều.
Một cuộc khảo sát gần đây với hơn 2000 lao động làm việc từ xa và 2000 nhà quản lý Hoa Kỳ và Anh cho thấy: Có sự thiếu kết nối khá lớn giữa các nhà quản lý doanh nghiệp và người làm việc từ xa. Trên thực tế, gần 90% những nhân viên làm việc từ xa cảm thấy có sự kết nối với đồng nghiệp như họ, con số này giảm đi 15% khi họ nói về cán bộ ở trụ sở chính (Headquaters). Và tệ hơn, chỉ 3% trong số họ cảm thấy có sự kết nối với các cán bộ level C trong doanh nghiệp. Chính sự mất kết nối này làm ảnh hưởng không nhỏ tới sản xuất.
++ Tham khảo Tri thức quản trị doanh nghiệp 2020
Chưa đến một nửa số người lao động tham gia khảo sát cho biết họ chia sẻ những ý tưởng mới cho những thành viên cấp cao hơn trong team của họ, và hơn một nửa trong số này cảm thấy ý kiến hay tiếng nói của họ không có giá trị. Điều này có thể dẫn tới một môi trường làm việc không còn lý tưởng, nơi các idea sáng tạo bị kìm hãm.
Những con số này cho thấy một vấn đề cần phải suy nghĩ. Doanh nghiệp của bạn có đứng trước nguy cơ đánh mất đi những tài năng – những người làm việc từ xa chỉ vì không biết cách quản lý và giữ chân họ, đặc biệt là nếu chính sách được làm việc tại nhà của bạn kéo dài hơn dự tính? (Chúng ta đều biết tình trạng tồi tệ nhiều công ty đang phải đối mặt khi COVID-19 xuất hiện). Trong cuộc khủng hoảng này, hoặc nếu ai đó phải ở nhà cách ly, hay người thân của họ bị bệnh,… doanh nghiệp của bạn chắc chắn phải có chính sách làm việc linh hoạt hơn.
Vậy nhà quản lý cần phải làm gì để quản lý hiệu quả những nhân sự làm việc từ xa trong những ngày này? Tham khảo ngay bài viết dưới đây của HR Insider 4.0 để tìm câu trả lời nhé!
Onboarding, đào tạo, và quản lý những nhân sự làm việc từ xa
Đối với một nhân viên làm việc tại văn phòng, ngày đầu tiên đi làm thường đi kèm theo rất nhiều lời giới thiệu, làm quen với thiết bị mới, hay bữa ăn trưa đầu tiên đầy ngại ngùng. Tuy nhiên, ngày đầu tiên đi làm của những nhân sự làm việc từ xa sẽ rất khác.
Một nhân viên làm việc từ xa không có nghĩa là họ không xứng đáng được đào tạo, được giới thiệu hay onboarding như các nhân viên offline. Bạn có thể gửi một email chào mừng họ cùng với một số công cụ làm việc cần thiết (nếu có), kèm theo đó là lịch đào tạo cũng như một số hướng dẫn giới thiệu (chẳng hạn thông tin đăng nhập cho tài khoản công việc…). Sau đó, bạn có thể chỉ định một người làm mentor (cố vấn) cho nhân viên mới khi cần giúp đỡ và tư vấn.
>> Xem thêm: 4 bí quyết làm việc với freelancer mà nhà quản lý cần biết
Tốt hơn hết, bạn hãy tận dụng các công cụ làm việc theo ý của bạn. Chẳng hạn tạo ra một công cụ bot tự động chấm công hàng tháng hoặc tạo hộp thư trao đổi trực tiếp để bạn có thể giao tiếp hiệu quả cùng những nhân sự làm việc từ xa. Toàn bộ doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, thực tế ảo và hơn thế nữa…
Ngay từ đầu, các nhà quản lý nên đặt ra các câu hỏi về thứ tự những sự ưu tiên hay mong muốn của những nhân sự làm việc từ xa. Ví dụ họ muốn một cuộc họp video call hay là audio call? Họ muốn họp với team hay họp 1:1? Bạn có thể tạo ra một bảng khảo sát như “How I work” để yêu cầu ứng viên điền vào, nắm bắt lấy những thông tin quan trọng. Điều này sẽ cho những ứng viên làm việc từ xa cho thấy bạn là người tỉnh táo, biết suy nghĩ, chu đáo và luôn ưu tiên những điều phù hợp nhất dành cho họ.
Một điều quan trọng tiếp theo là bạn phải giao tiếp thường xuyên và kiểm tra tình trạng của nhân sự làm việc từ xa. Khi các team bị phân tán, sẽ rất khó để biết ai là người nắm rõ chuyên môn và thường xuyên cập nhật dự án. Vì thế việc củng cố bằng văn bản trong các cuộc họp 1:1 hay họp nhóm là vô cùng quan trọng.
Các nhà quản lý cũng nên lập một danh sách nơi các nhân viên làm việc từ xa có thể tìm thấy các tài nguyên, tài liệu hữu ích, từ các cập nhật quan trọng của công ty đến cách làm quen với công nghệ thông tin cho các vấn đề kỹ thuật. Đảm bảo tổ chức của bạn sử dụng các thiết bị có sẵn trên thiết bị di động và có ít rào cản khi gia nhập đối với nhân viên làm việc tại nhà.
Khuyến khích tính cam kết khi làm việc
Người ta thường nói: “Xa mặt, cách lòng”, điều này không ngoại lệ với những người làm việc từ xa, không ở văn phòng.
Để giải quyết sự thiếu kết nối này, doanh nghiệp cần đầu tư mạnh vào các công cụ cộng tác. Tuy nhiên, khảo sát cho thấy trong khi 95% các nhà quản lý doanh nghiệp nhận thấy tầm quan trọng của các công cụ làm việc thì chỉ 56% họ tìm ra các công cụ đó.
Nếu doanh nghiệp của bạn nghiêm túc muốn khai thác tiềm năng của những nhân sự làm việc từ xa, bạn sẽ cần đầu tư vào công nghệ thật nhiều để đạt đủ chất lượng, hiệu suất công việc, cũng như các quy trình làm việc được đảm bảo dù là làm việc tại văn phòng hay làm việc từ xa. Các đóng góp của nhân viên là như nhau, công bằng.
Những nhân viên làm việc từ xa cũng cần được tham gia các cuộc họp được tổ chức bởi CEO thông qua hệ thống video; cũng cần được giải đáp thắc mắc công khai, cũng có thể đánh dấu video cuộc họp online để xem sau phù hợp với các múi giờ khác nhau.
Thích nghi với văn hóa và môi trường làm việc thay đổi từng ngày
Khi các doanh nghiệp vươn ra toàn cầu và ngày càng mang tính linh hoạt hơn, các nhà lãnh đạo cần biết những cách thức mới để xây dựng, mở rộng quy mô và duy trì văn hóa nội bộ tại các doanh nghiệp của mình. Công nghệ chính là chìa khóa tạo ra một nền văn hóa cởi mở và minh bạch.
Sau tất cả, khi bạn kết nối mọi người và cấp cho họ quyền truy cập thông tin, bạn có thể thay đổi văn hóa và chuyển đổi (transform) doanh nghiệp của mình. Sẽ không có gì phải ngạc nhiên khi làm việc 1 mình có thể bị cô lập, do đó, việc tận dụng công nghệ là vô cùng quan trọng. Nó không chỉ giúp bạn kết nối với nhân sự làm việc từ xa mà còn giúp họ cảm thấy luôn được hiện diện trong doanh nghiệp của bạn.
Tuy nhiên, công nghệ chỉ ảnh hưởng một phần. Yếu tố con người mới đóng vai trò lớn nhất. Nếu doanh nghiệp của bạn có sứ mệnh và tầm nhìn được viết rõ trên website, hãy cho những người làm việc từ xa của bạn biết, bạn có thể gửi những ấn phẩm có chứa những thông tin đó cho những nhân sự không tới văn phòng như lịch, bình đựng nước, notepad… Những người làm việc từ xa đôi khi không tìm kiếm một sự kết nối với cá nhân nào đó, những họ có thể dễ dàng được kết nối và tin vào một giá trị cốt lõi của doanh nghiệp trong tương lai.
Thay đổi tư duy của các lãnh đạo cấp cao
Các nhà quản lý, CEO và lãnh đạo C level nên tập trung vào nơi có nhiều tài năng nhất và biết rằng những nhân viên này có thể không phải lúc nào cũng có mặt tại văn phòng. Điều này đề phòng khi có những sự thay đổi bất ngờ trong doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo sẽ có những biện pháp ứng phó hiệu quả.
Lãnh đạo cũng cần nắm rõ tình hình của những lao động không tới văn phòng, luôn khiến nhân viên ý thức được rằng chất lượng, hiệu quả công việc vẫn quan trọng hơn địa điểm mà họ làm việc. Khi lãnh đạo khuyến khích một môi trường làm việc mở, bạn sẽ dễ dàng thu hút và chiêu mộ được rất nhiều cộng sự làm việc từ xa mà năng suất vẫn tốt.
Khi có các cuộc họp quan trọng hàng năm, nhân viên làm việc trực tuyến được có mặt. Và nếu họ không thể tham dự, hãy đảm bảo họ không bị bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào. Hãy nhớ rằng tất cả các đặc quyền của một nhân viên tại văn phòng cũng cần được áp dụng cho các nhân viên làm việc từ xa.
>> Xem thêm: 8 công cụ online đắc lực của các nhà quản lý và nhân sự
Khi những nhân viên làm việc từ xa ngày một đông lên, lợi ích mang lại cho doanh nghiệp của bạn ngày càng lớn. Bí quyết ở đây là bạn cần phải có những công cụ quản lý tốt . Bạn cũng cần phải thay đổi tư duy của doanh nghiệp để công nhận năng lực của những nhân sự làm việc từ xa.
Các nhóm lãnh đạo và quản lý cũng cần đảm bảo luôn chủ động thu thập phản hồi của nhân viên. Điều đó sẽ đảm bảo rằng các doanh nghiệp nhận thức được các điểm hạn chế và cách kết hợp tốt nhất cũng như phản hồi kịp thời nhằm tạo ra một môi trường làm việc hợp tác, thống nhất, ưu tiên giao tiếp.
Mặc dù chúng ta không thể dự đoán được những gì sẽ xảy ra trong tương lai, nhưng những nhân sự làm việc không tại văn phòng sẽ vẫn ở đây. Điều này khiến các doanh nghiệp phải cạnh tranh nhiều hơn để có được họ, cũng như thuê họ để tăng tính cạnh tranh trên thị trường.
