Đâu là cách quản lý nhân viên mới hiệu quả? Làm sao để họ không rời bỏ công ty sau 45 ngày làm việc đầu tiên? Nhà quản lý cần những chiến lược gì để thiết lập cho sự hợp tác lâu dài giữa công ty và nhân viên mới?
Sau khi tham khảo các chuyên gia nhân sự, bài viết này đã tổng hợp được 9 bước quản lý nhân viên mới tốt nhất.
#1.Giảm thiểu thủ tục hành chính
Đừng để việc phải xử lý hàng đống giấy tờ trở thành ký ức đáng nhớ nhất trong ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới. Thay vào đó, HR hãy gửi tất cả các loại tờ khai hồ sơ nhân sự cũng như yêu cầu bổ sung giấy tờ cần thiết trước qua email cho người mới để họ tự chuẩn bị và hoàn tất sẵn tại nhà nếu có thể. Nếu không hãy để deadline hoàn thành hồ sơ nhân sự từ 2 tuần đến 1 tháng. Bởi lý do đơn giản: Họ đến đây để làm việc chứ không phải đi làm giấy tờ.
HR có thể gửi luôn thông tin về các quy định công ty, thoả thuận làm việc, sổ tay nhân viên… cho họ đọc trước. Thành viên mới gia nhập này sẽ rất cảm kích vì công ty đã không đặt họ vào tình thế bị động hay phải hoàn thiện giấy tờ với thời hạn như đang rơi vào tình huống khẩn cấp.
#2.Gửi email giới thiệu nhân viên mới
Sau khi “chốt deal” thành công, người phụ trách nhân sự hoặc quản lý phòng ban nên gửi thêm email chào mừng và giới thiệu nhân sự mới này với các thành viên trong nhóm. Khuyến khích mọi người tự giới thiệu và chào hỏi lẫn nhau cũng là một gợi ý hay. Điều này sẽ giúp cho nhân viên mới giảm căng thẳng và có cảm giác an toàn hơn một chút.
Đọc thêm: Mẫu email giới thiệu nhân viên mới
#3.Nhắc nhở và chỉ dẫn “đường đi nước bước”
Trước ngày làm việc một ngày, HR nên dành cho nhân viên mới một cuộc gọi để nhắc nhở lại lịch hẹn đi làm, bày tỏ sự chào đón hay cung cấp thông tin cần biết và trả lời vài thắc mắc cuối cùng cho họ… đều tạo ra cảm giác rất tốt. Đừng quên hướng dẫn nhân viên về chỗ gửi xe và các “đường đi nước bước” liên quan đến văn phòng khác. Hành động này sẽ giúp nhân sự mới càng tự tin vào sự lựa chọn đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn cũng như tính chuyên nghiệp của một HR.
#4.Sắp xếp sẵn không gian làm việc
Đừng để nhân viên mới đang trong tâm trạng hào hứng của bạn cảm thấy lẻ loi hay bơ vơ như một vị khách không mời ngay ngày đầu tiên. Chuẩn bị một góc làm việc đầy đủ máy móc, sổ tay, bút và những vật dụng cần thiết cho công việc. Nếu có khả năng, bạn cũng có thể tạo sự bất ngờ đầy ngọt ngào với một gói kẹo socola hoặc là một ly café thật ngon trên bàn làm việc.
#5.Dẫn nhân viên mới đi giới thiệu với các phòng ban
Tuỳ vào cách tổ chức, phân bổ phòng ban của công ty mà HR linh hoạt trong cách giới thiệu nhân viên mới. Nếu công ty thuê văn phòng tại một co-working, HR nên dẫn nhân viên mới đi “ra mắt” với mọi người.
Ngoài mục đích chào hỏi đồng nghiệp và biết vị trí các thiết bị của công ty như máy photocopy, máy fax, máy scan… thì một chuyến “tham quan nội bộ” còn có tác dụng giúp nhân viên tận mắt nhìn thấy các hoạt động thực tế sôi nổi và bận rộn đang diễn ra tại công ty. Điều này có thể xây dựng cho nhân viên một ý tưởng rõ ràng về mục đích và trách nhiệm, nhấn mạnh vai trò của họ trong tổ chức.
Nếu công ty chia nhiều phòng khác nhau, không cùng một địa điểm, HR có thể giới thiệu nhân viên mới trên mạng xã hội của công ty, gửi email thông báo…
#6.Giới thiệu người hướng dẫn/cố vấn
Lần đầu tiên làm việc tại môi trường mới, chúng ta dù tự tin đến đâu cũng sẽ có sự ngần ngại và e dè. Vì vậy hãy phân công một người có tính cách thân thiện, giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm và rành rẽ các hoạt động tại công ty lãnh trọng trách làm “người bạn thân thiết” nhằm hướng dẫn và hỗ trợ người mới hoàn thành nhiệm vụ một cách thuận lợi, tránh tình trạng bỡ ngỡ và mất phương hướng.
Thực tế cho thấy, đôi khi người cố vấn này còn phải trả lời cả những câu hỏi linh tinh nhỏ nhặt (nhưng đôi khi lại rất quan trọng) mà nhân viên ngại hỏi vì không dám làm phiền đến sếp.
#7.Bắt đầu training
Đừng bao giờ để nhân viên nhàn rỗi khi công ty của bạn có rất nhiều việc phải làm. Hãy thật kiên nhẫn, chi tiết khi hướng dẫn công việc cho người còn “chân ướt chân ráo”, khi được đảm nhận các công việc họ sẽ dần dần xây dựng được sự tự tin.
Mục tiêu ưu tiên của việc đào tạo định hướng cho thành viên mới không phải là cung cấp kiến thức và kỹ năng làm việc chuyên môn, mà là giúp họ hiểu rõ về tổ chức, biết tổ chức mong đợi gì ở họ, nắm bắt được cách thức phối hợp với các thành viên khác trong công việc và hòa nhập vào văn hóa của tổ chức. Hãy làm cho họ cảm thấy được chào đón và trở thành một bộ phận của tổ chức ngay từ ngày đầu tiên.
#8.Lên kế hoạch làm việc trong tuần đầu tiên
Sau khi định hướng cho nhân viên mới, HR cùng quản lý phòng ban nên ngồi lại với nhau để cùng vạch ra một kế hoạch làm việc và giới hạn trách nhiệm để người mới nhanh chóng bắt kịp guồng làm việc với tập thể. Một kế hoạch làm việc rõ ràng và kịp thời còn giải toả cho nhân viên mới các suy nghĩ, thắc mắc về công việc sắp tới.
#9.Đánh giá lại tuần làm việc đầu tiên
Cuối cùng, hãy cho nhân viên và công ty có cơ hội được kịp thời cung cấp cho nhau những phản hồi. Lắng nghe và giải đáp các thắc mắc giúp nhân viên làm việc đúng định hướng và mục tiêu của công ty.
Nhân dịp này bạn có thể khen ngợi họ vì những biểu hiện tốt, khuyến khích những công việc đang triển khai đúng hướng và ngăn chặn những nguy cơ tiềm ẩn có thể phát triển thành thói quen xấu. Tập trung vào việc giao tiếp sớm với nhân viên nghĩa là doanh nghiệp bạn đang được xây dựng dựa sự tin cậy chứ không phải khả năng đọc suy nghĩ người đối diện.
Kết lại
Để nhân sự mới có tinh thần làm việc và động lực gắn bó với công ty lâu dài, HR cần:
- Làm cho nhân viên mới đến cảm thấy thoải mái và được chào đón
- Tạo được ấn tượng tốt và thái độ tích cực của nhân viên mới đối với đcông ty
- Giảm thiếu mọi tình huống dẫn đến mọi sự hiểu nhầm hay những quan niệm sai về chính sách sản phẩm, dịch vụ và chế độ đãi ngộ.
- Tăng cường việc trao đổi thông tin giữa các nhân viên
- Review, cải thiện năng suất thực hiện công việc
Với 9 bước cơ bản này, hi vọng sẽ giúp bạn phần nào cảm thấy yên tâm hơn với sự hỗ trợ hướng dẫn bước đầu cho những nhân viên mới.
