Chúng ta dành quá nhiều thời gian để tổ chức cuộc họp, thế nhưng có bao nhiêu % trong đó là có hiệu quả? bao nhiêu % buổi họp là vô ích? Có khi nào bạn rời phòng họp mà cảm thấy lãng phí khi ngoài kia còn bao nhiêu việc phải làm?

Khi Google bắt đầu hoạt động cũng rơi vào tình trạng như vậy, nhưng rất may với bộ óc thông minh nhất thế giới, họ đã tìm ra cách để cải thiện tình hình. Các nhà lãnh đạo nhanh chóng đưa ra một guideline dành riêng cho các buổi họp để xoá sổ thời gian lãng phí và tạo động lực cho nhân viên làm việc. Dưới đây là 9 điều bạn có thể học hỏi “Gã khổng lồ” này để tổ chức các cuộc họp hiệu quả.

1. Không tổ chức các cuộc họp trừ khi cần thiết

Một trong những nguyên tắc đầu tiên là chỉ họp khi thấy hoàn toàn cần thiết. Nhân viên được khuyến khích không tổ chức các cuộc họp mà không có mục đích rõ ràng. Bạn có thể áp dụng điều này cho doanh nghiệp của bạn bằng cách trả lời các câu hỏi sau mỗi lần có một lịch họp:

  • Mục đích của cuộc họp là gì?
  • Mục đích đó có thể đạt được bằng việc gọi điện thoại hoặc gửi email không?
  • Vấn đề có khẩn cấp không?
  • Vấn đề có quan trọng không?
  • Có còn cách nào khác không?

2. Có agenda rõ ràng cho mọi cuộc họp

Thảo luận với một mục đích mơ hồ, một vấn đề thiếu rõ ràng, đặc biệt là khi có idea mới nảy ra thì hiếm khi có kết thúc hiệu quả. Thay vào đó, hãy chuẩn bị agenda rõ ràng và gửi đi cho những người tham gia ít nhất 24h trước khi cuộc họp bắt đầu để có thể chuẩn bị tốt và chắt lọc những đóng góp tích cực.

Một tấm gương tuyệt vời để bạn có thể noi theo là bà Marissa Mayer, cựu Giám đốc Điều hành của Google và là Giám đốc Điều hành của Yahoo.

Tại Google, Marissa Mayer đã tổ chức gần 70 cuộc họp/tuần và được coi là một trong những người ra quyết định sáng tạo và xuất sắc nhất. Một trong những yêu cầu quan trọng của bà đối với bất kỳ cuộc họp nào là phải có sẵn một agenda tốt. Bất kỳ nhân viên nào muốn gặp Marissa đều phải đưa ra agenda trước. Cách tiếp cận này đã giúp bà và các Giám đốc điều hành khác của Google giảm thiểu đáng kể số lượng các cuộc họp không quan trọng.

3. Giới hạn người tham dự cuộc họp

Kristen Gill, Phó Chủ tịch hoạt động kinh doanh của Google, tin rằng có rất nhiều người được mời tham gia họp chỉ vì chức danh chứ không hề có đóng góp gì cuộc họp cả. Để thay đổi lối tư duy này, ông đã ban hành quy tắc 10 người tại Google, chủ trương rằng các cuộc họp không có càng ít người tham dự càng tốt, và con số không nên vượt quá 10 người.

Quả thực, nghiên cứu cho thấy các cuộc họp với ít hơn 10 người thường hiệu quả và thuyết phục hơn. Bởi những người trong phòng họp có thể tạo ra hoặc phá vỡ hiệu suất của bạn. Đã có nhiều cuộc họp mà những người quan trọng – như quản lý hoặc giám đốc điều hành – không có mặt. Hệ quả là không có quyết định quan trọng nào có thể được đưa ra.

Cách đơn giản để giới hạn số lượng người tham gia là đặt câu hỏi: Tại sao anh A phải tham gia cuộc họp? Tại sao anh B nên được mời?…

4. Chọn ra người chủ trì cuộc họp

Bạn có lẽ đã từng tham gia những cuộc họp mà tại đó, mọi người đều có quyền ngang nhau, tranh luận về một vấn đề khiến cho cuộc họp đi vào bế tắc. Thực tế tại các doanh nghiệp tình trạng này diễn ra rất phổ biến.

Đó chính là lý do tại sao Google yêu cầu mọi cuộc họp bắt buộc phải có một người chủ trì để đưa ra quyết định sau cùng. Đó là người chịu trách nhiệm về chất lượng cuộc họp, kiểm soát tình hình, đặt ra agenda và quyết định thành phần tham dự. Nhờ vậy, ngay cả khi có rất nhiều tranh luận và bất đồng trong một cuộc họp, quyết định sau cùng vẫn được đưa ra để đảm bảo hướng đi tiếp theo cho công việc.

Bạn có thể áp dụng quy tắc này cho các cuộc họp ở mọi cấp độ. Ngay cả với cuộc họp nhóm nhỏ chỉ để brainstorm, hãy chắc chắn rằng bạn có một người làm chủ để cuộc họp diễn ra suôn sẻ.

5. Bắt đầu và kết thúc đúng giờ

Các cuộc họp của bạn rất dễ bị kéo dài bởi những tranh luận nóng hay thảo luận về sản phẩm sáng tạo. Bạn là người chủ trì hoặc tham dự cuộc họp, hãy giữ cho mọi thứ đi đúng agenda đã đưa ra.

Jake Knapp, Đối tác thiết kế tại GV (nhánh đầu tư của Google), đã đạt được điều này với một bộ hẹn giờ đơn giản. Đối với các cuộc họp 30 phút, Jack sẽ thiết lập bộ hẹn giờ và đặt nó ở một nơi mà tất cả những người tham gia có thể nhìn thấy. Quy tắc rất đơn giản – ngay khi bộ hẹn giờ đổ chuông thì cuộc họp kết thúc. Nếu ai đó được phép nói chuyện trong vòng 5 phút và vượt quá thời gian của mình, bộ hẹn giờ đảm bảo mọi người đều biết ai sẽ phải chịu trách nhiệm cho việc cuộc họp bị kéo dài.

6. Giữ các cuộc họp không vượt quá 15 phút

15 phút là khoảng thời gian lý tưởng cho các cuộc họp của công ty – Theo luật Parkinson. Tất nhiên, không phải tất cả các cuộc họp đều có thể kết thúc nhanh chóng, nên bạn cần linh hoạt nếu có nhu cầu chính đáng để kéo dài thời gian.

Marissa Mayer thường tổ chức các cuộc họp 10 phút với thành viên trong nhóm của mình tại Google. Theo cách nói của bà, các cuộc họp ngắn khiến bạn tập trung hơn và được nhiều hơn.

Thời gian 15 phút cũng mang ý nghĩa khoa học. Theo người phụ trách TED Chris Anderson, 18 phút là cột mốc thú vị để thu hút sự chú ý của mọi người. Bất kỳ thứ gì xung quanh con số này đều dẫn đến năng suất và sự chú ý cao hơn. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi hầu hết các bài diễn thuyết của TED đều kéo dài từ 15-18 phút.

7. Tính toán chi phí và ghi lại chi phí sau mỗi cuộc họp

Trung bình để một nhân viên tập trung vào công việc sau khi tham gia họp hành khoảng 25 phút. Hầu hết cả nhà quản lý và lãnh đạo không nhận ra được những chi phí chìm cho mỗi cuộc họp. Nếu có, chắc chắn họ sẽ nhận thức tốt hơn về cách dành thời gian làm việc.

Bạn có thể thực hiện đơn giản bằng cách ghi lại chi phí các cuộc họp và chia sẻ với nhân viên vào cuối tháng. Khi các con số nói lên rằng nhân viên đã dành 30-35 giờ cho các cuộc họp cùng với chi phí của nó, chắc hẳn nhân viên của bạn sẽ cẩn thận hơn trong tương lai.

8. Loại bỏ những phiền nhiễu không cần thiết: Email, smartphone, social…

Việc nghe điện thoại, check mail trong cuộc họp nhanh sẽ khiến mọi người không thể tập trung , thậm chí gây phiền nhiễu đến những người khác. Điều này càng tồi tệ hơn nếu công ty cho phép uống trà và ăn nhẹ giữa mỗi cuộc họp.

Những thói quen này là một phần của văn hóa doanh nghiệp, để loại bỏ ngay hoàn toàn là điều không dễ. Chính Eric Schmidt đã thừa nhận rằng rất khó để thuyết phục nhân viên đóng laptop lại trong các cuộc họp, tuy nhiên Google vẫn cố gắng thay đổi.

Bạn có thể lấy thêm cảm hứng từ cách nhân viên của Nhà Trắng thực hiện điều này trong cuộc họp. Họ đều được yêu cầu dán tên của mình lên smartphone và để chúng trong một chiếc giỏ ở bên ngoài phòng họp.

9. Tổng kết ý tưởng và hoạt động sau mỗi cuộc họp

Đừng bao giờ đóng lại một cuộc họp khi chưa tổng kết những nội dung vừa thảo luận và đề ra hướng đi. Cũng đừng kết thúc buổi họp mà không có văn bản nào ghi chép lại những hoạt động chính. Một cuộc họp không đưa ra được quyết định cuối cùng hoặc tổng kết được những điều cần làm sắp tới là một cuộc họp vô nghĩa.

Khả năng tệ nhất là sau cuộc họp mọi người bối rối không biết phải làm gì và thông tin chẳng ngã ngũ, để rồi khi bạn tổ chức cuộc họp tiếp theo mọi người bắt đầu nêu lại những điều đã từng nói. Hãy chỉ định thư ký cuộc họp để ghi biên bản họp ( người tham dự, những vấn đề được thảo luận, những quyết định quan trọng được đưa ra).

Tổ chức các cuộc họp là việc quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Nhưng tổ chức như thế nào để chất lượng cuộc họp cao nhất, đi đến những chiến lược thành công nhất thì còn phụ thuộc vào người chủ trì, agenda cũng như tất cả mọi người tham dự. Từ ví dụ của Google, việc tổ chức cuộc họp hiệu quả hoàn toàn thực hiện được.

Theo TopHR