Trong kỷ nguyên số hóa, khi dữ liệu chính là sức mạnh, doanh nghiệp của bạn đã và đang làm gì để nâng cao hiệu quả tuyển dụng? Cùng tìm hiểu về Data-driven Recruiting, xu hướng tuyển dụng dựa trên dữ liệu đã được nhiều doanh nghiệp trên thế giới ứng dụng thành công, tạo nên cuộc cách mạng dữ liệu trong tuyển dụng thời đại số.
Các nhà quản lý cũng nhận định: con người với bộ “gen” phù hợp về năng lực và giá trị là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Do đó, tuyển dụng đúng người là yếu tố cốt lõi trong chiến lược nhân sự của mọi tổ chức. Tuy nhiên, thực tế hiện nay, từ bộ phận tuyển dụng của các tập đoàn lớn đến phòng nhân sự của các doanh nghiệp vừa, công ty nhỏ đều phải đối mặt với cùng một vấn đề: tìm kiếm và thu hút những tài năng phù hợp.
Theo Matthew Jeffrey – Giám đốc toàn cầu về Tạo nguồn và Thương hiệu tuyển dụng tại SAP, công ty hàng đầu thế giới về cung cấp các giải pháp công nghệ quản trị doanh nghiệp: “Tuyển dụng là một dạng Marketing”. Và tương tự như hoạt động Marketing đang chuyển đổi mạnh mẽ sang hướng dữ liệu (Data-driven), hoạt động tuyển dụng nói riêng và nhân sự nói chung sẽ phụ thuộc ngày càng nhiều vào các dữ liệu. Mỗi bước của quy trình tuyển dụng hiện có thể được theo dõi và đo lường.
Điều này dẫn đến một xu hướng tất yếu trong tuyển dụng: Data-driven Recruiting, hay còn được gọi là tuyển dụng dựa trên dữ liệu hoặc tuyển dụng theo hướng dữ liệu.
Data-driven Recruiting (tuyển dụng dựa trên dữ liệu) là gì?
Theo Techopedia, data-driven là một tính từ được sử dụng để chỉ một quá trình hoặc hoạt động được thúc đẩy bởi dữ liệu, trái ngược với việc được điều khiển bởi trực giác hoặc kinh nghiệm cá nhân. Nói cách khác, data-driven ám chỉ các quyết định được đưa ra với bằng chứng thực nghiệm cụ thể và không dựa trên các suy đoán hoặc suy luận nhất thời không có lý do hợp lý. Trong hoạt động thực tiễn, data-driven đang được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, nhưng phổ biến nhất trong lĩnh vực công nghệ và kinh doanh.
Từ đó, có thể hiểu đơn giản: Data-driven Recruiting là việc ứng dụng nền tảng và phân tích cơ sở dữ liệu đối với quy trình tuyển dụng, từ đó đưa ra các quyết định tuyển dụng.
Data-driven Recruiting bắt đầu từ việc thu thập và phân tích dữ liệu của quy trình tuyển dụng hiện tại để tìm kiếm insight, lập kế hoạch tuyển dụng phù hợp với thực trạng và ứng dụng insight đó tiếp tục triển khai quy trình tuyển dụng. Khi đó, các quyết định tuyển dụng, từ việc lựa chọn ứng viên đến xây dựng kế hoạch tuyển dụng sẽ dựa trên việc khai thác, phân tích từ kho dữ liệu tuyển dụng của doanh nghiệp.
Dữ liệu này không chỉ được lấy từ lịch sử tuyển dụng mà còn có thể từ nguồn dữ liệu nội bộ của công ty. Những dữ liệu như: nguồn ứng tuyển của ứng viên, chi phí trên một đơn ứng tuyển, thời gian để tuyển được người cho một vị trí… sẽ là cơ sở quan trọng để cải thiện chiến lược tuyển dụng và đưa ra các quyết định tuyển dụng đúng đắn.
Những lợi ích không thể phủ nhận của việc tuyển dụng dựa trên dữ liệu
Chúng ta đang trải qua cuộc cách mạng số hóa, với cốt lõi là việc sử dụng dữ liệu. Dữ liệu là cơ sở cho phân tích, dự đoán và ra quyết định. Doanh nghiệp nào biết tận dụng sức mạnh của dữ liệu sẽ có được một lợi thế cạnh tranh to lớn để sẵn sàng bứt phá, đi tắt đón đầu. Với lĩnh vực tuyển dụng, nhận định này cũng không phải ngoại lệ. Tuyển dụng dựa trên dữ liệu (Data-driven Recruiting) được chứng minh là giúp cải thiện các chỉ số quan trọng như thời gian tuyển dụng (time to hire), chi phí tuyển dụng (cost per hire) và chất lượng tuyển dụng (quality of hire). Theo khảo sát của LinkedIn, sử dụng dữ liệu sẽ giúp nâng cao hiệu quả tuyển dụng lên đến 200% và giảm chi phí xuống còn 1/3. Tuy nhiên, theo khảo sát của Beamery.com, chỉ có khoảng 31% nhà tuyển dụng đang thực hiện hiệu quả quy trình tuyển dụng dựa trên nền tảng dữ liệu.
Data-driven Recruiting sẽ tái thiết lại toàn bộ quy trình tuyển dụng một cách chiến lược với 5 lợi ích cụ thể dưới đây:
1. Đưa ra các quyết định tuyển dụng chính xác và khách quan
Bất kì ai cũng mắc sai lầm – chỉ có dữ liệu là luôn đúng. Cái giá phải trả của một quyết định tuyển dụng sai lầm có thể còn đắt hơn chi phí bỏ ra khi để lỡ một nhân tài. Tuyển dụng sai người không chỉ khiến doanh nghiệp lãng phí thời gian, tiền bạc, công sức, mà còn khiến nhà tuyển dụng vất vả khi phải tìm ứng viên thay thế. Do đó, đánh giá đúng năng lực ứng viên luôn là công việc ưu tiên hàng đầu của nhà tuyển dụng, giúp doanh nghiệp tuyển đúng người từ đầu vào. Đây cũng là lý do chúng ta phải dựa vào dữ liệu và con số khi đánh giá ứng viên, hơn là tin tưởng vào những thứ “trực giác” chủ quan của con người.
Bằng cách thu thập và phân tích các dữ liệu trong đánh giá ứng viên (điểm đánh giá dựa trên khung năng lực, kết quả phỏng vấn có cấu trúc, kết quả bài test online, v.v), bạn sẽ có cho mình cái nhìn toàn diện hơn chân dung từng ứng viên, cho phép bạn trở nên khách quan hơn trong việc ra quyết định tuyển dụng.
Một công cụ mà bạn có thể sử dụng ngay hôm nay để bắt nhịp xu hướng Data-driven Recruiting là TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự hàng đầu Việt Nam.
Với hơn 500 khách hàng doanh nghiệp như Honda, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB), Đại học FPT… đã trải nghiệm TestCenter.vn đều nhận định rằng: TestCenter.vn là công cụ đánh giá năng lực nhân sự không thể thiếu đối với mọi mô hình doanh nghiệp. Không chỉ là công cụ tạo bài test online và tổ chức các kỳ thi nhân sự với quy mô lên tới hàng nghìn nhân sự, đây còn là một bước “nhảy vọt” trong đánh giá nhân sự toàn diện và chính xác nhất.
- Sàng lọc và đánh giá chất lượng ứng viên toàn diện, trên nhiều khía cạnh thông qua các bài test online tính cách và chuyên môn.
- Tạo test online trong 5 phút với các tùy chỉnh đa dạng, phù hợp với mọi vị trí trong hầu hết các ngành nghề.
- Ngân hàng 300++ đề thi mẫu theo từng lĩnh vực được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn quốc tế.
- Tổ chức thi tuyển dễ dàng, quản lý ứng viên làm bài kiểm tra khoa học theo từng đợt thi.
- Hệ thống bảo mật tuyệt đối bằng mã truy cập giúp kỳ thi diễn ra bảo mật, minh bạch, công bằng, hạn chế tối đa gian lận.
- Tự động thống kế và tổng hợp kết quả rõ ràng, trực quan. Báo cáo toàn diện, đa chiều và cập nhật real-time, hỗ trợ ra quyết định tuyển dụng chính xác dựa trên các con số cụ thể.
- Tiết kiệm 50% thời gian & giảm 30% chi phí cho doanh nghiệp.
2. Nâng cao chất lượng tuyển dụng
Việc tuyển dụng những nhân viên tốt nhất sẽ cải thiện đáng kể hoạt động của doanh nghiệp bạn trong cả ngắn hạn và dài hạn. Tuy nhiên, với cách thức tuyển dụng truyền thống, điều này khó có thể được thực hiện. Một ứng viên thể hiện tốt trong buổi phỏng vấn không phải lúc nào cũng làm việc hiệu quả khi chính thức đảm nhiệm vị trí.
Với Data-driven Recruiting, bạn có thể tăng đáng kể cơ hội tìm được những ứng viên phù hợp với nhiều cách tiếp cận khác nhau, tùy thuộc vào dữ liệu bạn đang sử dụng và cách bạn sử dụng dữ liệu đó. Dưới đây là một gợi ý:
Các dữ liệu bạn cần thu thập là:
- Tỷ lệ ứng viên được tuyển dụng đạt kết quả tốt: Trong một bộ phận cụ thể, bao nhiêu phần trăm ứng viên được tuyển dụng của bạn đạt kết quả tốt?
- Tỷ lệ nghỉ việc sớm: Tỷ lệ nhân viên mới rời bỏ công việc trong thời gian đầu (dưới 3 tháng) là bao nhiêu?
- Thời gian để một ứng viên được tuyển dụng thành công bắt đầu làm việc hiệu quả như yêu cầu của vị trị?
- Nguồn ứng tuyển của ứng viên.
Sau khi có dữ liệu, bạn so sánh ba chỉ số đầu giữa các nguồn khác nhau. Bằng cách này, bạn có thể hiểu kênh tuyển dụng nào đang hoạt động hiệu quả nhất.
Ví dụ: Bạn có thể thấy rằng các Nhân viên kinh doanh/Sales được tuyển dụng thông qua nền tảng TopCV có tỷ lệ nghỉ việc thấp và năng suất làm việc cao, thời gian bắt kịp công việc nhanh. Trong trường hợp này, bạn nên tiếp tục gia tăng ngân sách cho kênh tuyển dụng này.
3. Giảm thời gian và chi phí tuyển dụng
Các dữ liệu có được trong quá trình tuyển dụng như một “bức tranh” về chân dung ứng viên (Candidate Personas). Từ đó, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về tập ứng viên mà mình đang có, trên cơ sở so sánh với hình mẫu ứng viên lý tưởng mà bạn đang tìm kiếm. Nhờ việc tập trung vào những yếu tố quan trọng, đem lại hiệu quả tuyển dụng cao nhất và loại bỏ các quy trình hiệu suất kém hoặc không cần thiết, tổng chi phí tuyển dụng sẽ giảm đi đáng kể.
Ví dụ: Đối với tuyển dụng vị trí Sales/Nhân viên kinh doanh, dựa vào dữ liệu tuyển dụng, bạn biết rằng TopCV là nền tảng đem về nhiều hồ sơ ứng viên với chất lượng phù hợp, bạn sẽ phân bổ ngân sách nhiều hơn vào kênh tuyển dụng này để đem về kết quả tốt nhất. Việc chi tiêu ngân sách một cách khôn ngoan và tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí phí lớn cho hoạt động tuyển dụng.
Cùng với chi phí tuyển dụng, bạn cũng có thể làm cho quy trình tuyển dụng của mình nhanh chóng hơn bằng cách sử dụng đúng dữ liệu.
4. Cải thiện trải nghiệm ứng viên
Phân tích và thử nghiệm các cách khác nhau để cải thiện chất lượng của quy trình tuyển dụng của bạn sẽ giúp cải thiện trải nghiệm ứng viên. Nếu các số liệu xung quanh quy trình tuyển dụng của bạn cho thấy ứng viên đều gặp vấn đề trong một thời điểm/giai đoạn nào đó tại phễu tuyển dụng, có lẽ bạn nên thử để tâm vấn đề này. Bằng cách xác định các điểm dữ liệu này, bạn có thể loại bỏ các rào cản có thể ngăn các ứng cử viên xuất sắc nhất hoàn thành quy trình ứng tuyển.
→ Tham khảo bài viết Các chỉ số đo lường trải nghiệm ứng viên nhà tuyển dụng cần nắm rõ
5. Đưa ra các dự báo về nhu cầu tuyển dụng
Càng dành nhiều thời gian để phân tích dữ liệu của mình, bạn càng dễ dàng nhận ra các dấu hiệu và đưa ra phán đoán cho các tình huống trong tương lai. Hiểu được những biến động trong môi trường tuyển dụng và nhân sự của công ty sẽ giúp dự báo các vị trí sắp trống và các chi phí liên quan đến việc tuyển dụng ứng viên thay thế. Những dữ liệu này sẽ trở nên cực kỳ giá trị khi chuẩn bị đội ngũ tuyển dụng và đề xuất dự trù kinh phí tuyển dụng cho cấp trên.
Làm thế nào để cải thiện quy trình tuyển dụng với nền tảng dữ liệu?
Dưới đây là những việc doanh nghiệp cần làm để chuyển hướng hoạt động tuyển dụng sang Data-driven Recruiting:
Chọn dữ liệu phù hợp
Bước đầu tiên để bắt đầu cải thiện quy trình tuyển dụng với nền tảng dữ liệu là lựa chọn các chỉ số, dữ liệu quan trọng mà bạn sẽ theo dõi và đo lường. Tùy thuộc vào khả năng của công ty và ngân sách mà bạn muốn đầu tư vào việc theo dõi dữ liệu, bạn có thể lựa chọn các chỉ số khác nhau, ví dụ:
- Chi phí mỗi lần thuê (cost per hire)
- Thời gian thuê (time to hire)
- Nguồn ứng viên (source of hire)
- Tỷ lệ chấp nhận lời đề nghị làm việc (job offer acceptance rates)
Các công ty khác nhau có thể quan tâm đến các nhóm dữ liệu tuyển dụng khác nhau. Để xác định đâu là dữ liệu quan trọng nhất, hãy trao đổi với trưởng nhóm tuyển dụng/trưởng phòng thuê nhân lực các vấn đề như:
- Bạn muốn biết thêm những thông tin gì về quy trình tuyển dụng hiện tại?
- Dữ liệu nào bạn đang sử dụng (hoặc muốn sử dụng) để hoạt động tuyển dụng trở nên hiệu quả hơn?
- Bạn thường thấy những vấn đề/trở ngại nào trong quy trình tuyển dụng hiện tại?
- Bạn thấy kênh tuyển dụng/phương pháp tuyển dụng nào hiệu quả (hoặc không hiệu quả) nhưng chưa có dữ liệu để chứng minh?
- Dữ liệu nào giúp bạn xây dựng báo cáo tuyển dụng?
- Đối với bạn, như thế nào là một quy trình tuyển dụng hiệu quả?
→ Tham khảo bài viết 12 chỉ số đo lường hiệu quả tuyển dụng mà nhà quản trị nhân sự cần nắm rõ
Thu thập dữ liệu
Sau khi đã xác định được dữ liệu muốn theo dõi, bạn cần phải có kế hoạch để thu thập dữ liệu – một công việc thường yêu cầu rất nhiều thời gian, chi phí và công sức.
Một trong những giải pháp giúp việc thu thập dữ liệu trở nên đơn giản và tối ưu hơn là sử dụng các công cụ Applicant Tracking System (ATS) để quản lý thông tin ứng viên và quy trình tuyển dụng.
→ Tham khảo bài viết Giảm 75% thời gian dư thừa của bộ phận tuyển dụng với Applicant Tracking System
Theo ông Trần Trung Hiếu, CEO TopCV – Nền tảng công tuyển dụng hàng đầu Việt Nam, mặc dù các công cụ ATS đã ra đời từ lâu, nhưng doanh nghiệp Việt chưa áp dụng nhiều. Hiện nay, nhiều chuyên viên nhân sự và nhà quản lý sử dụng các file Excel hoặc Google Sheets thay thế cho công việc giấy tờ để số hóa dữ liệu ứng viên. Tuy nhiên, với sự phát triển không ngừng của công nghệ trong kỷ nguyên 4.0, Excel và Google Sheets ngày càng lộ rõ nhiều hạn chế, đặc biệt nếu doanh nghiệp muốn chuyển hướng sang Data-driven Recruiting. Điểm dễ nhận thấy nhất là việc nhập dữ liệu thủ công có thể dẫn tới tình trạng thất lạc, sai sót dữ liệu đồng thời hao tốn thời gian của doanh nghiệp.
Đưa ra quyết định, hành động dựa trên dữ liệu
Một khi bạn đã dành thời gian, chi phí và công sức để thu thập dữ liệu, hãy xác định những gì bạn sẽ làm với những thông tin có được, bao gồm cả việc đánh giá kết quả trong quá khứ và lập kế hoạch cho tương lai.
Dữ liệu sẽ giúp nhà tuyển dụng biết điều gì hiệu quả và chưa hiệu quả trong các quy trình tuyển dụng trước đây, từ đó cải thiện các quyết định tuyển dụng trong tương lai. Có nhiều cách để bạn đưa ra hành động dựa trên dữ liệu thu thập được, quan trọng là các hành động điều chỉnh này phải đem lại giá trị cho công ty và công việc tuyển dụng của bạn.
Bắt nhịp xu hướng Data-driven Recruiting với TopCV Smart Recruitment Platform – Nền tảng công nghệ tuyển dụng ứng dụng sâu AI và Recruitment Platform
Với nguyên lý vận hành lõi là công nghệ cũng kho dữ liệu hơn 5,5 triệu người dùng, 150.000 doanh nghiệp, TopCV Smart Recruitment Platform kế thừa những hiệu quả hiện tại và mang đến trải nghiệm một cách hoàn toàn khác biệt, giúp doanh nghiệp tuyển dụng hiệu quả trong thời đại số.
Khi nhà tuyển dụng đến với TopCV, thay vì đội ngũ Salesman (Nhân viên tư vấn dịch vụ), AI sẽ tự động đề xuất các giải pháp tuyển dụng dựa trên Big data (kho dữ liệu ứng viên 5,5 triệu hồ sơ), HR Experts (kinh nghiệm từ các chuyên gia nhân sự đa lĩnh vực) và Recruitment Consultant (thông tin từ đội ngũ tư vấn được đào tạo bài bản) để cải thiện hiệu quả tuyển dụng. Các đề xuất có thể thuộc một trong các nhóm Services, HR Know how, Do the right thing.
Dưới sự thu thập và phân tích dữ liệu của AI, các giải pháp đề xuất sẽ mang tính đa chiều, có cơ sở rõ ràng và tối ưu nhất, hoàn toàn loại bỏ yếu tố cảm tính từ con người – Điều mà cách thức truyền thống khó có được.
Đồng thời, TopCV Smart Recruitment Platform hỗ trợ doanh nghiệp chuyển hướng hoạt động dữ liệu sang Data-driven Recruiting với các tính năng nổi bật:
- Chiến dịch tuyển dụng: Quản lý tất cả các hoạt động tạo ra hiệu quả cho mỗi vị trí tuyển dụng, giúp doanh nghiệp hoàn thiện được cấu trúc cơ bản của quá trình tuyển dụng và quản lý được các nguồn mang lại hiệu quả cho hoạt động tuyển dụng đó. Từ đó, nhà tuyển dụng có thể tối ưu các phương pháp tìm nguồn ứng viên và tuyển dụng hiệu quả hơn.
- Chấm dứt dữ liệu phân mảnh, quản lý hồ sơ ứng viên với Tính năng quản lý CV: Giúp nhà tuyển dụng quản lý kho CV ứng viên của mình một cách đầy đủ, có tính hệ thống và không bị mất mát dữ liệu.
- Hệ thống báo cáo tuyển dụng: Giúp nhà tuyển dụng biết được chính xác số lượng CV ứng viên qua từng vòng từ vòng nhận CV đến đi làm. Đồng thời cũng đo lường chi phí tuyển dụng theo giá trị thực tế mà doanh nghiệp đã chi trả để tìm kiếm ứng viên.
Lời kết
Tương lai của hoạt động tuyển dụng chính là dữ liệu. Nhà tuyển dụng và chủ doanh nghiệp cần sẵn sàng chuyển đổi tư duy, chuyển đổi hệ thống để tiếp cận và thích ứng. Nếu bạn là “người làm HR”, đã đến lúc bạn phải cần nắm chắc về dữ liệu tuyển dụng và ứng dụng data-driven recruiting trong công việc hàng ngày của mình. Chúc bạn thành công!
Tổng hợp
