Hiệu suất làm việc của nhân viên đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc đưa doanh nghiệp phát triển theo chiều hướng tích cực. Vậy hiệu suất làm việc là gì, công thức tính chỉ số này như thế nào và nhà quản lý cần làm gì để tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, hãy cùng TopHR tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Hiệu suất làm việc là gì?
Theo Wikipedia, hiệu suất (thường có thể đo được) là khả năng tránh lãng phí vật liệu, năng lượng, nỗ lực, tiền bạc và thời gian để làm một việc gì đó hay tạo ra kết quả mong muốn. Nói chung, đó là khả năng làm tốt một việc mà không có lãng phí.
Từ đó, có thể hiểu, hiệu suất làm việc là cách một nhân viên/phòng ban hoàn thành nhiệm vụ công việc được yêu cầu. Nó đề cập đến chất lượng và hiệu quả đầu ra của nhân viên/phòng ban đó, thể hiện sự hoàn thành mục tiêu công việc đặt ra với chi phí là thấp nhất có thể.
Công thức tính hiệu suất làm việc của nhân viên
Hiệu suất làm việc được tính dựa vào kết quả làm việc đạt được trên cách thức, chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó.
Hiệu suất làm việc = Kết quả đạt được/Chi phí bỏ ra
Hiệu suất làm việc là một chỉ số hữu ích giúp đánh giá một nhân sự, phòng ban/bộ phận có đang thực hiện tốt công việc hay không và giúp nhà quản lý có thể đo lường được các nguồn lực trong doanh nghiệp đang được sử dụng như thế nào để đạt được mục tiêu công việc. Nhân viên của bạn càng mất nhiều công sức, thời gian, chi phí để hoàn thành mục tiêu thì hiệu suất làm việc càng thấp. Ngược lại, mục tiêu công việc được hoàn thành với công sức, thời gian, chi phí thấp nhất, tối ưu thì tương ứng với hiệu suất làm việc cao.
Có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng, tác động đến hiệu suất làm việc. Trong đó có thể kể đến 8 yếu tố cơ bản, bao gồm: nhiệm vụ công việc, các hành vi phi nhiệm vụ, thành tích cá nhân, giao tiếp trong công việc, tính kỷ luật, hiệu quả làm việc nhóm, khả năng lãnh đạo và khả năng hỗ trợ.
→ Tham khảo Đo lường hiệu suất theo OKR – KPI: Lựa chọn nào cho doanh nghiệp?
Sự khác nhau giữa hiệu suất làm việc và hiệu quả làm việc
Hiệu suất (Efficiency) và Hiệu quả (Effectiveness) là hai khái niệm phổ biến trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp thường bị nhầm lẫn với nhau. Để hiểu rõ bản chất và phân biệt hai khái niệm này, hãy cùng so sánh một số điểm khác nhau giữa chúng.
| Hiệu suất công việc | Hiệu quả công việc | |
| Khái niệm | Chỉ sự hoàn thành mục tiêu công việc đặt ra với mức chi phí thấp nhất có thể | Chỉ việc hoàn thành đúng việc và tạo ra nhiều giá trị nhất so với mục tiêu đề ra. |
| Vai trò | Giúp đo lường các nguồn lực đang được sử dụng như thế nào để đạt đến mục tiêu công việc đề ra. | Đo lường mức độ thực hiện của công việc xét trên những mục tiêu đề ra. |
| Yếu tố quan trọng nhất | Làm việc đúng cách, đúng phương pháp. (Do things right) | Làm đúng việc. (Do the right things) |
| Công thức tính | Hiệu suất = Kết quả đạt được/Chi phí | Hiệu quả = Kết quả đạt được/Mục tiêu đặt ra |
Như vậy, nếu so sánh giữa hai khái niệm này, chúng ta có thể thấy hiệu quả phản ánh tỷ lệ giữa kết quả đạt được so với mục tiêu ban đầu và thường gắn với kết quả cuối cùng của các hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện. Trong khi hiệu suất lại phản ánh nguồn lực và chi phí đầu vào bỏ ra để đạt được kết quả mong muốn.
Tầm quan trọng của hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp
Hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên, phòng ban/bộ phận tác động trực tiếp và là đòn bẩy cho sự phát triển của mọi doanh nghiệp trong cả ngắn hạn, trung và dài hạn.
1. Tiết kiệm và sử dụng tối ưu các nguồn lực cho doanh nghiệp
Với hiệu suất công việc cao, nhân viên của bạn có thể đạt được chính xác những mục tiêu doanh nghiệp đặt ra trong một khoảng thời gian hạn định. Như vậy, họ đã tiết kiệm được được đáng kể nguồn lực về nhân sự, tài chính, thời gian cho doanh nghiệp. Ngược lại, việc nhân viên liên tục mắc lỗi, chậm deadline, hiệu suất công việc kém sẽ khiến công ty lãng phí những nguồn lực không cần thiết.
Đồng thời, nhân viên có hiệu suất thấp không chỉ khiến họ có kết quả công việc giảm mà còn kéo lùi tiến độ của toàn bộ phận, ảnh hưởng đến tiến độ, hiệu suất làm việc của các phòng ban khác. Vì vậy, việc đánh giá và cải thiện hiệu suất công việc về bản chất sẽ góp phần giúp công ty của bạn tiết kiệm, tận dụng được đáng kể nguồn lực.
2. Giúp doanh nghiệp phát triển, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường
Doanh nghiệp của bạn có thể có sản phẩm chất lượng, dịch vụ tuyệt vời, nguồn lực tài chính mạnh nhưng nó sẽ không thể phát triển bền vững được nếu thiếu đi một đội ngũ nhân viên làm việc với hiệu suất cao. Sự phát triển của công ty thường tỷ lệ thuận với hiệu suất công việc đạt được. Nhân viên có hiệu suất làm việc cao sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thuận lợi phát triển. Ngược lại, với hiệu suất công việc thấp, nhân viên của bạn sẽ kìm hãm sự phát triển của cả tập thể.
Một doanh nghiệp có hiệu suất công việc tốt chưa chắc đã là doanh nghiệp tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, để tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường thì đó phải là một doanh nghiệp có hiệu suất công việc tốt.
3. Đem đến trải nghiệm và giá trị tốt nhất cho khách hàng
Không phải nhà quản lý, nhân viên mới là người làm việc trực tiếp với khách hàng. Do đó, trải nghiệm của khách hàng tốt hay xấu phụ thuộc rất nhiều vào hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhân viên với hiệu suất công việc thấp có thể khiến khách hàng thất vọng, quay lưng với sản phẩm, dịch vụ của công ty.
4. Góp phần xây dựng văn hóa làm việc tích cực cho doanh nghiệp
Hiệu suất làm việc của nhân viên cũng ảnh hưởng đến văn hóa công ty. Đồng thời, văn hóa làm việc tích cực sẽ là nền tảng vững chắc để nhân viên tiếp tục đạt hiệu suất công việc tốt hơn. Mỗi nhân viên làm việc không tốt không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của riêng nhân viên đó mà còn ảnh hưởng đến tinh thần làm việc chung của cả đội nhóm.
Ngược lại, từng nhân viên xuất sắc, làm việc với hiệu suất cao sẽ là những mắt xích quan trọng tạo nên sự chuyển biến, xu hướng làm việc tích cực trong toàn bộ phận/phòng ban.
Các đề xuất giúp cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên
Mỗi nhân viên là một khoản đầu tư nghiêm túc của doanh nghiệp và bất cứ nhà quản lý nào cũng mong khoản đầu tư này đem về lợi nhuận cao nhất có thể. Nâng cao hiệu suất công việc của nhân viên sẽ giúp tối ưu nguồn lực, đưa doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và bền vững trong dài hạn.
Để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, nhà quản lý có thể thực hiện nhiều cách khác nhau, phù hợp với đặc thù riêng của tổ chức, doanh nghiệp. Dưới đây là một số đề xuất thực tế nhà quản lý có thể áp dụng để cải thiện hiệu suất công việc của nhân viên.
1. Đặt mục tiêu cụ thể và rõ ràng ngay từ đầu
Bạn không thể mong đợi nhân viên làm việc với hiệu suất cao nhất nếu họ không có một mục tiêu cụ thể. Hãy đảm bảo nhân viên của bạn nắm chắc những gì bạn đang mong đợi ở họ, không chỉ với vị trí của họ nói chung mà còn trong từ dự án, nhiệm vụ cụ thể. Khi giao mục tiêu, nhiệm vụ, bạn hãy hỏi lại nhân viên đã hiểu rõ chưa và phản hồi lại rõ ràng các thắc mắc của nhân viên. Chỉ khi bạn chỉ rõ cho nhân viên điểm mục tiêu mà họ cần đạt được thì nhân viên của bạn mới có thể tập trung nguồn lực để đạt được mục tiêu đó, theo cách mà bạn kỳ vọng.
Việc đặt ra những kỳ vọng, mục tiêu cụ thể ngay từ đầu cũng sẽ giúp hạn chế được tình trạng nhầm lẫn, hội chứng “em tưởng” trong làm việc. Bên cạnh đó, nhà quản lý cần thiết lập mục tiêu một cách công khai để đảm bảo môi trường làm việc công bằng, giúp nhân viên gia tăng động lực làm việc.
Lưu ý, nhà quản lý cần thiết lập mục tiêu dựa trên các nguyên tắc rõ ràng để hoạch định công việc cho nhân viên một cách tinh gọn, đúng hướng, đúng cách, phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của mình. Đồng thời, cần lưu ý thiết lập mục tiêu cho các bộ phận/phòng ban, cá nhân đều cần bám sát theo chiến lược, định hướng phát triển của công ty.
2. Thiết lập đòn bẩy tạo động lực nâng cao hiệu suất làm việc
Động lực làm việc là yếu tố cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất của nhân viên. Nhân viên không có động lực sẽ rất khó để đạt được hiệu suất như kỳ vọng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi nhân viên sẽ có những nhu cầu, động lực làm việc khác nhau. Nhà quản lý cần tìm hiểu động thực sự trong công việc của nhân viên là gì để từ đó có hình thức khen thưởng mang tính cá nhân hóa. Đồng thời, nhà quản lý nên đồng thời tạo ra nhiều động lực cùng lúc để thúc đẩy hiệu suất của nhân viên một cách mạnh mẽ.
Ví dụ: Tôn trọng là một động lực đơn giản nhưng mạnh mẽ. Khi nhân viên thấy được sự tôn trọng và những nỗ lực của mình được công nhân, họ sẽ luôn cố gắng tiến xa hơn, bứt phá giới hạn và nỗ lực đạt hiệu suất công việc cao nhất.
Cơ chế lương thưởng cũng là một động lực kinh tế có sự tác động lớn đến hiệu suất công việc của nhân viên. Doanh nghiệp bạn có thể ban hành về việc tăng lương, thưởng theo hiệu suất của nhân viên và đảm bảo cơ chế nhất quán, xuyên suốt, được thực hiện theo quy định chung. Điều này sẽ giúp nhân viên có thêm động lực, sự tin tưởng để gia tăng hiệu suất công việc.
3. Thường xuyên trao đổi với nhân viên và cung cấp các phản hồi mang tính xây dựng
Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả là điều cần thiết để cải thiện hiệu suất làm việc. Nhân viên của bạn sẽ không thể cải thiện hiệu suất việc nếu họ không biết mình đang làm tốt như kỳ vọng của doanh nghiệp hay chưa. Nhận được phản hồi tiêu cực có thể là một thách thức và không dễ dàng đối với cả người quản lý và nhân viên, nhưng điều quan trọng là phải thúc đẩy một môi trường minh bạch và khuyến khích giao tiếp liên tục.
Thay vì phê phán, chỉ trích, việc cung cấp những phản hồi hữu ích cho nhân viên trên tinh thần khuyến khích, mang tính xây dựng sẽ giúp họ có định hướng đúng để cải thiện hiệu suất công việc và phát triển năng lực.vĐiều này thậm chí còn củng cố mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên, nâng cao tinh thần trách nhiệm và sự gắn bó của họ với công việc. Thường xuyên gặp gỡ, trao đổi cũng sẽ khiến nhân viên cảm thấy họ có giá trị hơn và duy trì động lực làm việc.
4. Đào tạo và phát triển
Giúp nhân viên phát triển kiến thức và kỹ năng chính là giải pháp dài hạn và cốt lõi để tăng hiệu suất làm việc. Theo Udemy for Business, 71% chuyên gia nhân sự tin rằng nhân viên trong doanh nghiệp không có đủ kỹ năng cần thiết cho công việc hiện tại. Đương nhiên, điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Để chấm dứt từng trạng trên và biến nguồn nhân lực thành lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, xây dựng một quy trình đào tạo phù hợp và hiệu quả sẽ là giải pháp cần thiết.
Thực tế chỉ ra rằng, phần lớn các doanh nghiệp thành công đều rất chú trọng đến việc phát triển năng lực của nhân sự các cấp. Theo Báo cáo về Đào tạo và Phát triển trong doanh nghiệp năm 2021, 82% ý kiến của doanh nghiệp cho rằng đào tạo sẽ giúp nâng cao hiệu suất lao động của đội ngũ nhân viên, 49% ý kiến đồng tình cho rằng đào tạo hiệu quả sẽ giúp thu hút và giữ chân nhân tài.
Tuy nhiên, chỉ có 25% nhân sự cảm thấy rằng các chương trình đào tạo giúp cải thiện kết quả công việc và chỉ có 12% nhân viên có thể áp dụng các kỹ năng mới học được qua đào tạo vào công việc thực tế. Hệ quả là doanh nghiệp mất chi phí cơ hội khi đào tạo nhân viên “không ăn khớp” với nhu cầu thực tế công việc; đánh giá không chuẩn năng lực của nhân viên đương nhiệm, gây nhàm chán, thiếu động lực, từ đó không giữ chân được nhân sự.
Triển khai chương trình đào tạo nhân sự nhưng không hiệu quả, nguyên nhân phần lớn đến từ việc doanh nghiệp chưa hiểu năng lực của nhân viên. Để nâng cao hiệu quả đào tạo và phát triển nhân sự trong doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự hàng đầu Việt Nam:
- Hiểu năng lực của nhân viên, xác định đúng nhu cầu đào tạo với từng nhân sự
- Xây dựng lộ trình, phương pháp đào tạo phù hợp, tối ưu nguồn lực
- Đo lường hiệu quả của hoạt động đào tạo thông qua các bài test đánh giá năng lực trước, trong và sau đào tạo
- Tiết kiệm 50% thời gian và giảm 30% chi phí
5. Quản trị hiệu suất liên tục
Quản trị hiệu suất làm việc là một tiến trình mà tại đó các nhà quản lý xây dựng mục tiêu, theo dõi, giám sát, lên kế hoạch và cuối cùng là đánh giá hiệu suất của nhân viên cũng như đóng góp của nó trong mục tiêu chung của doanh nghiệp. Quản trị hiệu suất liên tục là chìa khóa giúp tăng hiệu suất làm việc, đưa cá nhân/bộ phận/phòng ban đi đúng hướng
Thay vì đánh giá, quản trị hiệu suất theo chu kỳ 1 – 2 lần/năm, bạn nên quản trị hiệu suất liên tục định kỳ, liên tục theo hàng quý, hàng tháng và thậm chí là hàng tuần. Tần suất đánh giá hiệu suất thường xuyên sẽ giúp nhân viên của bạn nỗ lực cải tiến hiệu suất công việc. Lưu ý bạn có thể tiến hành quản trị hiệu suất liên tục nhưng ứng dụng các nền tảng công nghệ để triển khai nhanh gọn, đơn giản, không gây tốn nhiều thời gian của nhân viên. Nếu việc quản trị hiệu suất quá “cồng kềnh” thì chính điều này sẽ gây áp lực và suy giảm hiệu suất của nhân viên.
→ Tham khảo thêm: Quản trị hiệu suất (Performance Management): Bài học nào cho các lãnh đạo doanh nghiệp Việt
Lời kết
Hiệu suất làm việc là bài toán đặt ra với mọi doanh nghiệp. Ở vị trí người quản lý nhân sự, bạn cần phải tìm ra phương pháp để đánh giá chính xác, công bằng với hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó có giải pháp để tối ưu hiệu suất làm việc, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Tổng hợp
