Các cuộc họp vô cùng cần thiết cho sự tương tác và làm việc của cả nhóm, nói rộng ra là cả doanh nghiệp. Cuộc họp là nơi để các nhân viên cùng bàn bạc, thảo luận để đưa ra chiến lược, brainstorm cho các kế hoạch, đặt các mục tiêu mới hay báo cáo, tổng kết hoạt động của team hay doanh nghiệp trong tháng hay cả quý… Khi làm việc từ xa, chắc chắn các cuộc họp phải được thực hiện thông qua các công cụ trực tuyến. Tuy nhiên, đối với một số người, việc họp trực tuyến thường không mang lại hiệu quả cao do mất tập trung, gián đoạn bởi đường truyền…, điều này dẫn tới lãng phí về thời gian cũng như ảnh hưởng tới năng lượng làm việc của nhân viên.

Vậy làm thế nào để tổ chức họp trực tuyến cho các nhân viên làm việc từ xa một cách hiệu quả? Tham khảo ngay trong bài viết dưới đây!

Tầm quan trọng của việc họp trực tuyến khi nhân viên làm việc từ xa

Tổ chức họp trực tuyến hiệu quả cho doanh nghiệp khi làm việc từ xa

Họp trực tuyến đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận hành mô hình làm việc từ xa của doanh nghiệp với một số lợi thế nhất định. Trong thời điểm social distancing do dịch bệnh, thì việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến cũng là giải pháp hàng đầu hiện nay.

Việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại. Chi phí để tổ chức một cuộc họp trực tuyến dù lớn hay nhỏ đều rẻ và nhanh hơn so với các cuộc gặp mặt trực tiếp. Nó cũng cho phép các công ty tăng cường liên kết nội bộ với các nhân viên làm việc từ xa, nhanh chóng đưa ra các quyết định, cũng như là một công cụ tốt để các nhân viên brainstorm cho các ý tưởng, lên kế hoạch cho những chiến lược mới…

Đối với hoạt động ngoài nội bộ, họp trực tuyến cho phép các công ty tổ chức thảo luận, hợp tác, đàm phán thương mại với các đối tác hoặc phỏng vấn ứng tuyển với các ứng viên. Các cuộc họp trực tuyến có khả năng tiết kiệm lớn, giúp dễ dàng thực hiện các tiêu chí phát triển bền vững toàn cầu, chẳng hạn nhìn rộng ra, nó giúp giảm lượng khí thải carbon phát sinh trong quá trình đi lại để tổ chức các cuộc họp offline.

>> Xem thêm: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp khi nhân viên làm việc từ xa

Về mặt làm việc nhóm, khi tổ chức các cuộc trực tuyến, người tham gia có thể nói chuyện, chia sẻ các tài liệu, tập tin tức, thậm chí gửi và chia sẻ được cả những dữ liệu đồ họa. Một số ứng dụng như Zoom có thể cho phép người dùng chia sẻ màn hình giúp quá trình trao đổi thông tin của các nhân viên làm việc từ xa trở nên dễ dàng hơn. Ở góc độ cá nhân, khi họp trực tuyến theo dạng face-to-face cho phép những người tham gia có kết nối thân thuộc với nhau hơn, mặc dù có thể họ chưa bao giờ gặp nhau ở ngoài.

Hình thức họp trực tuyến có thể giúp nhân viên bảo đảm sức khỏe, cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn bởi tính linh hoạt của nó. Những người tham gia họp có thể ngồi ở bất cứ đâu từ trường học, nhà ở,… nó cũng có thể giúp tránh cho những người tham gia những ảnh hưởng của việc đi công tác như jet lag, xa cách với các thành viên trong doanh nghiệp hay gia đình…

Những cuộc họp trực tuyến có khả năng thúc đẩy các giúp quá trình làm việc từ xa bởi tính tối ưu hóa khả năng hợp tác. Trong khi hầu hết các nhân viên đều sử dụng điện thoại, email và nhắn tin tương tác thì 80% các tương tác giao tiếp đều cần dựa trên các tín hiệu thị giác. Các cuộc họp trực tuyến cho phép tương tác với chất lượng cao nhất bên cạnh những cuộc gặp mặt trực tiếp. Khi những nhân viên phải làm việc từ xa, khả năng hiểu nhầm khi giao tiếp hoặc giảm tương tác khi trao đổi thông tin có xu hướng tăng lên. Tham gia các cuộc họp trực tuyến người tham gia có thể dễ dàng nắm bắt được những biểu hiện của đồng nghiệp và gắn kết với họ hơn. Điều này cho phép họ đưa ra quyết định chính xác hơn khi làm việc từ xa.

>> Xem thêm: Quản lý đội ngũ nhân viên và đảm bảo năng suất khi làm việc từ xa

Sử dụng các cuộc họp trực tuyến đóng còn vai trò đặc biệt quan trọng cho bộ phận HR nếu doanh nghiệp phải vận hành mô hình làm việc từ xa. Bằng cách sử dụng các cuộc họp trực tuyến, nhân viên HR có thể dễ dàng thông báo các chính sách, quy trình mới, onboarding nhân viên mới… khi họ làm việc từ xa. HR có thể tiếp cận nhân viên mọi lúc mọi nơi. Tất cả điều này có thể được thực hiện mà không cần tốn kém, mất thời gian thông qua các cuộc họp trực tuyến.

Khi các công ty tăng cường tuyển dụng, những cuộc meeting trực tuyến có thể làm cho quá trình tuyển dụng hiệu quả hơn nhiều, mà không làm tăng chi phí tuyển dụng. Ứng viên từ xa có thể tham gia phỏng vấn với quản lý và đồng nghiệp, nhà tuyển dụng có thể trao đổi với nhau liệu ứng viên có phù hợp với tổ chức hay không. Sau khi trúng tuyển, nhân viên mới có thể sử dụng công cụ họp online để năm bắt các chính sách, quy trình trong công ty rất nhanh.

 Để tiến hành một cuộc họp trực tuyến khi doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả, cần có 3 nguyên tắc sau:

  • Tập trung: Các cuộc họp hiệu quả thường được tổ chức khi nó thực sự cần thiết để mọi người có thể cùng nhau giải quyết vấn đề
  • Cơ cấu buổi họp thật tốt: Hãy chắc chắn có một format rõ ràng cho buổi họp và đặt rõ ràng các mục tiêu phải đạt được trong buổi họp. Điều này cho phép người tham gia chuẩn bị kỹ lưỡng, nghĩ ra các tình huống có thể xảy ra và cuối cùng là đảm bảo rằng những người tham gia đều lắng nghe nhau.
  • Định hướng rõ ràng: Không ai muốn thời gian bị lãng phí. Không giống như các cuộc gặp mặt trực tiếp, họp trực tuyến gặp khó khăn trong việc sắp xếp các kế hoạch hoặc danh sách các hành động phải thực thi. Vì thế, cần đảm bảo định hướng rõ ràng cho những người tham gia cuộc họp, đặt mục tiêu nhất định khi cuộc họp kết thúc.  

Làm thế nào để tổ chức một buổi họp trực tuyến cho các nhân viên làm việc từ xa hiệu quả

Trên thực tế, việc sử dụng các cuộc họp trực tuyến yêu cầu rất lớn sự tập trung của người tham gia mới đạt hiệu quả như mong muốn. Vậy có những bí quyết nào giúp doanh nghiệp tổ chức một cuộc họp trực tuyến thành công?

1. Bổ nhiệm một người chủ trì

Một cuộc họp cần phải có người chủ trì. Khi bạn điều hành một cuộc họp thông thường, bạn có thể phải theo dõi mọi người, tuy nhiên bạn không cần nhất thiết phải điều phối cuộc họp theo cách như vậy. Nếu cuộc họp không có hoặc có rất ít sai sót kỹ thuật, những ai muốn tham gia phát biểu có thể biểu hiện bằng ngôn ngữ hình thể. Có rất nhiều tín hiệu tinh tế giúp chúng ta có thể nhận biết được những người tham gia đang cảm thấy gì.

Nếu bạn đang phải đảm nhiệm vị trí là người chủ trì cuộc họp, hãy cố gắng làm quen với nền tảng hoặc ứng dụng dùng để thực hiện videocall trước. Nếu bất cứ ai cần thuyết trình hay trình bày ý kiến bằng thiết bị của họ, hãy chắc chắn là bạn biết cách cài đặt videocall, cách thức hoạt động và hãy làm thử một vài bước. Đối với những lần đầu, bạn có thể liệt kê danh sách những bước cần làm để có một cuộc họp qua video đảm bảo kỹ thuật chuẩn. Đồng thời, bạn có thể dễ dàng hướng dẫn những người tham gia khác các bước này nếu cần.

2. Xây dựng cơ chế check-in đúng giờ cho nhân viên

Nhân viên làm việc từ xa tham gia các cuộc họp trực tuyến có xu hướng tập trung nghiêm ngặt vào các to-do list cần làm mỗi ngày. Trong khi điều này có thể khiến bạn nghĩ rằng năng suất làm việc tăng lên, tuy nhiên, nó khiến các nhân viên cảm thấy xa cách nhau, từ đó làm giảm đi sự hợp tác trong công việc.

Để thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhân viên, để nhân viên có cảm nhận đầy đủ về đồng nghiệp và làm việc hiệu quả, bạn có thể bắt đầu các cuộc họp từ xa bằng một câu hỏi có ý nghĩa. Bạn thậm chí nên tạo ra một mục riêng với kế hoạch rõ ràng để phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi nhân viên, giúp tất cả mọi người đều có thể được tham gia trả lời. Điều này giúp mang tới cho nhân viên không gian làm việc thoải mái, tránh bị căng thẳng và lo lắng. Việc giảm thời gian họp dành cho công việc là một bí quyết giúp bạn có một buổi họp trực tuyến hiệu quả với nhân viên. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng các cuộc họp ngắn thực sự tập trung hơn và mang lại hiệu quả cao hơn.

Thêm vào đó, đối với một cuộc họp trực tuyến, sẽ rất khó để bạn đánh giá cảm xúc của mọi người hay xác định xem ai là người muốn phát biểu. Thêm vào đó, một số người ngồi phía sau có thể bị khuất hoặc mờ khỏi khung hình. Điều này yêu cầu bạn phải chủ động hơn trong việc “điểm danh” mọi người đôi lúc để tất cả được tập trung và cuộc họp được tiếp tục một cách có trật tự.

Khuyến khích mọi người hầu như kiểu “giơ tay phát biểu” hoặc thậm chí tạo ra một số dấu hiệu bằng ngôn ngữ cơ thể khi muốn trình bày một vấn đề nào đó. Bạn có thể giữ danh sách những người cần phát biểu trong buổi họp ngày hôm đó và gọi lần lượt họ.

3. Cho phép công việc và việc cá nhân của nhân viên “hòa hợp”

Với nhân viên đã có gia đình, việc phải trông con hay có trẻ em ở nhà ngay khi họ làm việc để giúp các công ty vượt qua khủng hoảng trong giai đoạn này, sẽ rất bình thường nếu có những sự gián đoạn mang tính cá nhân trong các cuộc họp từ xa. Theo Andrea Summers – chuyên viên Nhân sự tại Công ty FMG Leading Mỹ, nhân viên của cô có thể thoải mái yêu cầu được nhắc lại nội dung cuộc họp nếu họ bị phân tán sự chú ý khi có gián đoạn do các nhân tố khách quan.

Hơn thế nữa, sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống gia đình có thể giúp các nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Nó tạo ra một không gian kết nối, khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, hỗ trợ lẫn nhau giữa các đồng nghiệp khi họ muốn đạt được các mục tiêu lớn của tập thể trong bối cảnh căng thẳng hiện nay.

4. Có kế hoạch rõ ràng và theo sát nó

Việc có kế hoạch sát sao và làm theo từng bước như kế hoạch có thể mang tới hiệu quả cao hơn cho các cuộc họp trực tuyến. Ví dụ, kế hoạch luôn cần xác định rõ mục tiêu của cuộc họp, có những gì cần phải hoàn thành trong cuộc họp, hoàn thành như thế nào và trong khung giờ nào. Chẳng hạn một nhiệm vụ mới có thể cần phải giải quyết sau khi các thành viên hội ý, brainstorm, hỏi đáp trong vòng 60 phút. Ngoài ra, cần có sự rõ ràng hoàn toàn về vai trò của từng thành viên phải chịu trách nhiệm khi làm việc, lên kế hoạch… Ngoài ra bạn cần đặt rõ kỳ vọng về khoảng thời gian để nhân viên hoàn thành đầy đủ các mục tiêu.

5. Ghi chép lại nội dung cuộc họp

Cuối mỗi cuộc họp, bạn bắt buộc phải xác định được các bước tiếp theo và lộ trình để đạt được những mục tiêu đã đặt ra. Việc tổng kết lại vấn đề có thể đóng vai trò tạo ra khuôn khổ cho một bản tóm tắt chính thức, toàn diện hơn dựa trên những ghi chú hay ý kiến được đưa ra bởi một trong các thành viên tham gia cuộc họp.

Điều quan trọng là trước khi bắt đầu các cuộc họp, mọi người cần biết ai đang viết ghi chú và ai sẽ chịu trách nhiệm gửi bản tóm tắt chính thức, bao gồm các bước làm việc tiếp theo ngắn hơi và dài hơi, các bên chịu trách nhiệm về công việc với mốc thời gian rõ ràng. Rõ ràng về những trách nhiệm này và có định hướng thực hiện theo kế hoạch rất quan trọng trong một môi trường làm việc từ xa.

Một vấn đề thường thấy trong các buổi họp online là những người tham gia khó nắm bắt được nội dung. Khi họp thì khá rối ý, nói chèn vào nhau, truyền đạt khiến nhân viên khó hình dung… Nếu tình trạng này kéo dài có thể khiến nhân viên sợ họp, lười họp.

Giải pháp ở đây có thể kể đến việc doanh nghiệp của bạn đồng thời yêu cầu nhân viên mở file Google Docs để cùng ghi chép. Tác dụng của việc làm này giúp nhân viên brainstorm dễ dàng khi ai cũng có thể ghi ý kiến của mình cùng lúc, note lại những nội dung quan trọng của cuộc họp đồng thời sắp xếp ý trao đổi một cách logic để mọi người theo được luồng tư duy.

6. Đảm bảo các thiết bị công nghệ hoạt động tốt

Bạn cần thông báo cho các nhân viên làm việc từ xa phải chuẩn bị thật tốt để đảm bảo các yếu tố liên quan tới công nghệ cá nhân không ảnh hưởng tới cuộc họp. Điều này có thể bao gồm việc các nhân viên chuẩn bị sẵn sàng mật khẩu, đảm bảo chất lượng tai nghe…

Bạn có thể tham khảo một số công cụ dưới đây để tổ chức họp trực tuyến cho các nhân viên làm việc từ xa.

MEET HANGOUT

Hangouts Meet là phần mềm họp trực tuyến cho phép người dùng tổ chức các cuộc họp, hội thảo từ xa được phát triển bởi Google, nhằm phục vụ đối tượng là các doanh nghiệp. Ngoài tính năng chat, gọi điện thoại, gọi video, Hangouts Meet còn cập nhật thêm nhiều tính năng mới như:

  • Cho phép chia sẻ link để nhiều người cùng tham gia vào cuộc họp mà -không cần tài khoản.
  • Có thể gọi khi đang di chuyển bằng thiết bị di động.
  • Số lượng người tham gia tối đa lên đến 100 người và không giới hạn thời gian cuộc gọi (ở nền tảng Hangout cũ chỉ có 25 người tham gia).
  • Dễ dàng lên lịch các cuộc họp trên Hangouts Meet và chia sẻ với những người khác
  • Người dùng có thể kết hợp với Google Calendar để không bị nhỡ các cuộc họp.

ALILANG

Đây là sản phẩm của Alibaba có liên kết với Dingtalk – Alimail – Teamlife (Bộ chat – mail – cloud). Khác với MEET HANGOUT dùng link share để mọi người tham gia họp, ALILANG sử dụng CODE là một dãy số gồm 6 số để tham gia. Ngay sau khi đặ cuộc họp, người chủ cuộc họp sẽ nhận được 1 code và gửi nó cho người muốn tham gia họp. Chất lượng của ALILANG đảm bảo, họp được khoảng 70 đầu máy khác nhau, livestream hơn 1000 người. Tool này còn có chức năng share màn hình.

Zoom

Zoom meeting là một phần mềm họp trực tuyến, có thể sử dụng trên máy tính, các thiết bị di động. Đặc điểm của Zoom Cloud Meetings là tham gia một cuộc họp tối đa 50 người với chất lượng rõ nét, mặt đối mặt, chia sẻ video màn hình chất lượng cao và nhắn tin nhanh.

Một tính năng nổi bật của Zoom là chức năng hội thảo trên web video. Quy mô của những người tham gia mà hội thảo trên web video có thể phục vụ có thể mở rộng từ 100 đến 10, 000 người tham dự chỉ xem và 100 người tham gia video tương tác. Với tính năng này, người dùng có thể mời những người tham gia khác tham gia hội thảo trên web vì liên kết URL được tạo bởi phần mềm có thể được sao chép và đăng lên các nền tảng truyền thông xã hội và trình nhắn tin tức thời. Họ cũng có thể mời họ thông qua email được thực hiện ngay lập tức thông qua tích hợp với ứng dụng email và phần mềm.

Phiên bản cơ bản của phần mềm hội họp dựa trên đám mây này miễn phí:

  • Người dùng có một loạt các công cụ khác nhau để chọn trong cuộc họp
  • Chức năng hội thảo trên web của Zoom giúp cải thiện quyền truy cập từ xa vào hội thảo trên web và chia sẻ nội dung và do đó tạo điều kiện phát sóng các cuộc thảo luận về giáo dục, doanh nghiệp hoặc tổ chức.

7. Lắng nghe mọi người

Để đảm bảo tất cả mọi người đều có thể tham gia thảo luận mà không bị bỏ rơi, bạn cần có một danh sách tất cả mọi người tham gia cuộc họp, đặc biệt trong trường hợp số lượng người lớn hơn rất nhiều so với màn hình cuộc gọi. Bạn có thể đánh dấu những ai đã phát biểu và ghi chú lại những ý kiến của họ. Cân nhắc gọi tên các thành viên để chắc chắn bạn không bỏ lỡ bất kỳ những đóng góp hay thông tin nào từ họ.

Người điều hành cuộc họp cũng cần đưa ra những lời nhắc nhở thường xuyên việc tắt tiếng nếu không phát biểu và bật mic khi muốn trình bày ý kiến và tham gia thảo luận. Việc này có thể trở thành thói quen. Tuy nhiên, có rất nhiều rắc rối có thể gây ra xao nhãng trong quá trình họp như tiếng ồn khi bạn ngồi ở nhà, tiếng trẻ con, thú cưng quậy phá, điều này vô tình gây gián đoạn cuộc họp một cách ngẫu nhiên.

8. Duy trì cuộc họp trong một khoảng thời gian nhất định

Bạn có thể tổ chức những cuộc họp qua video trong khoảng thời gian ngắn. Một lợi thế của các cuộc họp online là mọi người có thể tham gia dù đang ở bất kỳ đâu. Nó không tốn quá nhiều thời gian hay nỗ lực để mọi người cùng tham gia buổi họp. Vì thế, bạn cũng không cần phải cố nhồi nhét thông tin trong mỗi cuộc họp hoặc nhất nhất phải đi đến kết luận cuối cùng trong chỉ 1 cuộc họp.

Khi tập trung vào màn hình quá lâu cũng gây khó khăn cho người tham gia, vì vậy, bạn hãy đặt mục tiêu cuộc họp qua video của bạn được thực hiện trong khoảng 20-30 phút. Bạn sẽ ngạc nhiên về hiệu quả của phương pháp này đó.

Trên đây là các phương pháp giúp nhà lãnh đạo tổ chức, vận hành một cuộc học trực tuyến từ xa hiệu quả. Đón xem những bài viết tiếp theo của HR Insider 4.0 về chủ đề vận hành doanh nghiệp làm việc từ xa.


Đội ngũ TopCV đã nhanh chóng cho ra mắt chuyên trang việc làm Remote – Làm việc từ xa, kết nối các cơ hội làm việc từ xa của các doanh nghiệp tới ứng viên có nhu cầu tìm việc mùa dịch như: công việc freelance theo dự án, fulltime remote dành cho lập trình viên, cộng tác viên bán hàng online, việc làm quản lý/chuyên gia, các công việc part time khác không yêu cầu đến văn phòng… TopCV sẽ cùng đồng hành truyền thông lĩnh vực việc làm remote, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận gần 3 triệu ứng viên sẵn có hoàn toàn miễn phí, giúp doanh nghiệp:

✅Tận dụng được nguồn nhân lực do không có ràng buộc về địa lý hay không gian văn phòng
✅Tiếp cận được nguồn ứng viên đa dạng, chất lượng hơn do công việc linh hoạt
✅Giảm các chi phí cố định (thuê văn phòng, điện nước…)
✅Giảm chi phí trả lương so với nhân sự làm việc fulltime ngồi tại văn phòng

Đã đến lúc các doanh nghiệp cần linh hoạt không chỉ trong mô hình kinh doanh, mà còn cần cả trong cách tuyển dụng nhân sự kiểu mới, tăng cường khả năng kết nối và làm việc từ xa nhiều hơn.

👉Link website: https://www.topcv.vn/viec-lam-remote
👉Trải nghiệm tuyển dụng nhân sự làm việc từ xa: https://tuyendung.topcv.vn/lp/tuyen-dung-nhan-su-lam-viec-remote
👉Liên hệ với chúng tôi qua HOT LINE: (024) 710 79 799