Chủ doanh nghiệp hay người làm nhân sự chắc hẳn đã không còn thấy xa lạ với cụm “mẫu lập ngân sách nhân sự”. Đây là bản dự toán hàng năm về các chi phí liên quan đến vấn đề nguồn lực của tổ chức, một công cụ thiết yếu, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát các hoạt động liên quan đến vấn đề con người, để từ đó đưa ra được những chiến lược nhân sự phù hợp và luôn sẵn sàng đối mặt với các thử thách trong tương lai.
Mẫu lập ngân sách nhân sự tiếp lợi thế cho doanh nghiệp như thế nào?
Quản lý chi phí vốn nhân lực
Một bản mẫu lập ngân sách nhân sự rõ ràng và đầy đủ thông tin sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế việc tuyển dụng thừa thãi, dẫn đến lãng phí nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, bản ngân sách cũng hỗ trợ doanh nghiệp tránh khỏi tình trạng thiếu hụt nhân sự gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới tiến độ và hiệu quả công việc, đồng thời giúp người quản lý phân chia nguồn lực hiệu quả khi có sự thay đổi.
Đảm bảo tính hiệu quả cho hoạt động nhân sự
Với mẫu lập ngân sách, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn bao quát và rõ ràng hơn về những khoản cần chi, những khoản dư thừa… để từ đó điều chỉnh kế hoạch nhân sự phù hợp, giúp bộ máy hoạt động trơn tru hơn.
Tiếp lợi thế cho doanh nghiệp thành công
Qua mẫu lập kế hoạch nhân sự, doanh nghiệp có thể khai thác tối đa nguồn lực với mức chi phí hợp lý và tối ưu nhất. Từ đó hỗ trợ tổ chức đạt được hiệu suất kỳ vọng và dễ dàng vươn tới mục tiêu chung. Đặc biệt trong giai đoạn nửa cuối năm 2023 thị trường nhiều biến động, việc quản trị ngân sách nhân sự càng trở nên quan trọng và cần thiết hơn bao giờ hết.
Các thành phần chính của mẫu ngân sách nhân sự
Ngân sách lương và các khoản liên quan
Ngân sách này bao gồm các khoản như: thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, phụ cấp cho nhân sự (chi phí ăn trưa, chi phí di chuyển,…). Tuỳ theo quy chế và nhu cầu của từng doanh nghiệp mà sẽ có những phương pháp phân bổ quỹ lương khác nhau. Để xác định chính xác được ngân sách điều chỉnh dự kiến này, người hoạch định ngân sách còn phải nắm rõ về năng lực và hiệu suất làm việc của toàn bộ nhân sự để dự trù được những nhân sự nào có tiềm năng sẽ được điều chỉnh lương và những nhân sự nào lương có thể phải giữ nguyên hoặc thậm chí thuyên chuyển sang vị trí có mức lương thấp hơn.
Ngân sách thưởng
Có hai loại ngân sách thưởng là ngân sách gần như cố định và ngân sách mang tính linh hoạt. Đối với ngân sách cố định, rất dễ dàng để có thể xác định từ đầu năm như các khoản thưởng Tết Dương lịch, Quốc tế Lao động,… Ngân sách linh hoạt có thể bao gồm và không giới hạn trong các hạng mục như: thưởng doanh thu, thưởng theo hiệu quả công việc (KPI), thưởng theo dự án, thưởng thu hút nhân tài, thưởng thâm niên,…
Ngân sách đào tạo
Doanh nghiệp đào tạo nội bộ thì sẽ không tốn/ tốn ít chi phí cho việc đào tạo là một suy nghĩ thường thấy – và là một suy nghĩ sai lầm! Trên thực tế, chi phí đào tạo cũng là một phần ngân sách cần được doanh nghiệp dự trù, bao gồm các hạng mục như: chi phí giảng viên, chi phí vật liệu giảng dạy, …
Ngân sách tuyển dụng
Tương tự ngân sách đào tạo, ngân sách tuyển dụng gắn chặt với Kế hoạch tuyển dụng. Nếu kế hoạch tuyển dụng được xây dựng tốt, thì ngân sách tuyển dụng cũng sẽ được dự trù chính xác và ngược lại.
Ngân sách tuyển dụng bao gồm các hạng mục như: Chi phí đăng tải tin tuyển dụng lên các kênh việc làm, chi phí xây dựng thương hiệu tuyển dụng, chi phí chạy quảng cáo…
Quỹ phúc lợi & Dự trù phát sinh ngân sách
Phụ thuộc vào nhu cầu và điều kiện của từng doanh nghiệp mà Quỹ phúc lợi được sử dụng vào những mục đích khác nhau. Về cơ bản, phần ngân sách này được dành cho các hoạt động như: teambuilding, sự kiện hiếu hỉ, thai sản, chi phí khám sức khỏe định kỳ,…
Dự trù phát sinh ngân sách được thực hiện dựa trên đánh giá về ngân sách nhân sự của năm 2022. Tỷ lệ sai lệch sau khi loại trừ các yếu tố ngoài dự kiến có thể được dùng làm cơ sở để đưa ra tỷ lệ dự trù phát sinh ngân sách. Tuy nhiên, khuyến nghị tỷ lệ dự trù phát sinh này không nên vượt quá 10%.
4 bước xây dựng mẫu lập kế hoạch nhân sự chi tiết
1. Định hướng mục tiêu kinh doanh
Mục tiêu kinh doanh là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của công ty, bao gồm cả kế hoạch nhân sự. Doanh nghiệp cần xác định được những công việc ưu tiên trong tổ chức, từ đó có được cái nhìn rõ về hệ thống mục tiêu và thứ tự ưu tiên, giúp phân bổ nguồn lực hợp lý.
2. Xem xét tính hiệu quả của ngân sách năm trước, và nhận định thị trường năm 2023
Việc xem xét lại tính hiệu quả của ngân sách, chi tiêu và hiệu suất của bộ phận vào năm trước sẽ cung cấp cho doanh nghiệp cơ sở dự toán cho kế hoạch ngân sách mới. Thông qua các căn cứ từ quá khứ, doanh nghiệp cần cân nhắc và so sánh về cách sử dụng chi phí và hiệu quả mà nó mang lại, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hơn cho kế hoạch năm nay.
Bên cạnh việc xem xét dữ liệu từ quá khứ, doanh nghiệp cần đưa ra những nhận định thông qua việc phân tích thị trường lao động. Làm thế nào để vẫn duy trì được bộ máy nhân sự tinh gọn và năng suất nhất trong bối cảnh thị trường gặp khó khăn như hiện tại là một câu hỏi không dễ có được câu trả lời đúng nhất.
3. Lên kế hoạch dự phòng rủi ro
Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp luôn cần ở trong tâm thế sẵn sàng đối mặt với những tình huống khó khăn có thể xảy đến. Chính vì vậy, doanh nghiệp càng cần có một khoản chi phí vững chắc để gia tăng lợi thế trước những trường hợp không mong muốn.
4. Phê duyệt
Đây là bước cuối cùng trước khi triển khai ngân sách nhân sự. Ban lãnh đạo cần thấy được mẫu lập ngân sách của bạn phù hợp với định hướng của công ty và sẽ tạo lợi thế về tối ưu chi phí cho tổ chức để họ phê duyệt và đồng ý triển khai.
