Khi nhắc tới mô hình làm việc từ xa, văn hóa doanh nghiệp là một chủ đề đáng được quan tâm. Những kiến thức phổ biến về quản trị doanh nghiệp thường bàn về cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp làm việc tại không gian văn phòng nhiều hơn là làm việc từ xa.
Trên thực tế, đôi khi người ta vẫn nói với nhau rằng các vấn đề về văn hóa doanh nghiệp làm việc tại văn phòng được giải quyết bằng một giải pháp khá đơn giản như mua 1 bàn bi-a hay tổ chức sinh nhật cùng nhau. Tuy nhiên, văn hóa doanh nghiệp không đơn giản và được giải quyết nhanh chóng đến vậy. Văn hóa doanh nghiệp khi sử dụng mô hình làm việc từ xa cũng không phải là ngoại lệ.
Khi các nhân viên làm việc cùng nhau tại văn phòng, người ta có thể dễ dàng xem nhẹ việc xây dựng văn hóa nội bộ bởi suy nghĩ điều này sẽ xảy ra một cách tự nhiên. Trong 99% trường hợp (số giả định), điều này hoàn toàn không đúng. Tuy nhiên, để tới khi nhân viên nhận ra những trục trặc về văn hóa doanh nghiệp thì cũng đã muộn để khắc phục nó.
>> Xem thêm: Quản lý đội ngũ nhân viên và đảm bảo năng suất khi làm việc từ xa
Với mô hình làm việc từ xa, việc xây dựng văn hóa nội bộ còn gặp khó khăn hơn. Khi bạn xây dựng một đội ngũ nhân viên làm việc từ xa, dù bạn có đặt ra những quy tắc làm việc hay gia tăng cường độ công việc tới đâu, nhân viên vẫn là yếu tố quyết định tới hiệu quả công việc và năng suất lao động của chính họ. Lúc này, tinh thần cống hiến, tự giác của nhân viên chính là chìa khóa then chốt để tăng năng suất làm việc.
Một trong những nhân tố tác động trực tiếp tới tinh thần làm việc của nhân viên khi không tới văn phòng đó chính là văn hóa doanh nghiệp, truyền thông nội bộ và quan tâm nhiều hơn tới nhân viên. Với suy nghĩ này, làm thế nào để bạn xây dựng văn hóa doanh nghiệp khi các nhân viên không có tương tác trực tiếp và nơi làm việc cách xa nhau cả nghìn dặm?
Gắn kết nhân viên với sứ mệnh của doanh nghiệp
Không giống nhân viên làm việc tại văn phòng, đội ngũ nhân viên làm việc từ xa thường không có nhiều thời gian gặp gỡ và kết nối với văn hóa hay tương tác trực tiếp với các đồng nghiệp trong công ty. Điều này đặt ra bài toán cho các nhà lãnh đạo phải tìm ra các hình thức mới kết nối tầm nhìn, giá trị cốt lõi và sứ mệnh của doanh nghiệp với nhân viên làm việc từ xa.
Tuy tầm nhìn, sứ mệnh hay các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp luôn được ban hành rộng rãi trong nội bộ nhưng đối với những nhân sự làm việc từ xa điều đó dường như chưa đủ. Bởi họ có thể không nhìn thấy biển hiệu hay các proposal bản cứng hàng ngày bạn vẫn để tại công ty. Bạn cần phải có những không gian để mang những giá trị cốt lõi này hiển thị và tiếp cận họ với tần suất dày hơn.
Chẳng hạn nếu là trang fanpage của công ty hoặc trong group riêng tư cho toàn thể cán bộ, bạn có thể sử dụng phần mô tả cho fanpage hoặc viết 1 bài đăng ghim trên cùng của group. Nếu là nhóm chat, bạn cũng có thể ghim tin nhắn để tất cả nhân viên đều nhìn thấy dù là nhân viên mới hay cũ.
Bạn cũng có thể tạo một dòng kết trong toàn bộ email nội bộ. Nếu là mạng truyền thông nội bộ có sẵn không gian để điền các đầu mục tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, hãy tối ưu nội dung để người đọc dễ nắm bắt nhất. Bạn cũng có thể cập nhật các thông tin khác như tình hình kinh doanh của công ty, chính sách dịch vụ khách hàng, chào đón nhân viên mới,… cho các nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp.
Để thông tin mang tính xác thực và có độ tin cậy cao, bạn nên set quyền đăng tin chính thống cho các vị trí như CEO, những cán bộ C-level, chuyên viên nhân sự. Những nhân viên khác muốn đăng bài hay thông tin nào đó, đều phải được sự đồng ý của những người làm quản trị viên này.
Tạo tâm lý tin tưởng nơi nhân viên vào doanh nghiệp
Tạo tâm lý an toàn và tin tưởng cho nhân viên là một vấn đề khá lớn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Một doanh nghiệp có văn hóa nội bộ tuyệt vời có thể mang đến một bầu không khí đặc trưng tràn đầy sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Tâm lý an toàn là gì? Giáo sư Amy Edmondson từ Trường Harvard Business đã định nghĩa đây là “cảm giác của sự tự tin, không sợ bị người khác đánh giá, từ chối thậm chí trừng phạt bởi các ý kiến cá nhân”. Đây không hề là một điều tầm thường, mà đây chính là cách để cải thiện tâm lý của nhân viên rất tốt.
“Những doanh nghiệp có nội bộ liên kết với nhau một cách cảm xúc có thể dễ làm nhau tổn thương bởi có những mối quan hệ này đều có sự tin tưởng và cảm giác an toàn nhất định. Điều này có nghĩa là những nhân viên này cũng rất sẵn lòng chia sẻ những ý tưởng điên rồ nào đó hoặc dễ dàng không đồng ý với những điều gì mà họ thấy không phải.” – Jesse James Garrett, Giám đốc sáng tạo tại Pathive Path.
Anh Phạm Kim Hùng, Founder & CEO của Base chia sẻ để xây dựng được văn hóa làm việc từ xa rất cần tới niềm tin của cả doanh nghiệp và nhân viên.
“Yếu tố quan trọng nhất chính là niềm tin, công ty tin rằng các bạn thực sự hiểu những khó khăn mà chúng ta đang phải đối mặt, cũng luôn tin rằng các bạn sẽ cố gắng để mọi thứ trở nên tốt hơn. Vì trong hoàn cảnh này chỉ có 2 trường hợp hoặc là chúng ta sẽ cùng cố gắng gấp nhiều lần so với trước kia hoặc là mọi thứ sẽ đi xuống”, anh Hùng chia sẻ.
Làm thế nào một công ty có thể tạo ra một môi trường an toàn và có sự tin tưởng từ những nhân viên làm việc từ xa? Bạn có thể tham khảo 2 cách sau.
>> Xem thêm: Đưa doanh nghiệp đi qua thời kỳ khủng hoảng COVID-19
Hành vi
Tất cả nên được bắt đầu từ những vị trí cao nhất trong doanh nghiệp. Điều quan trọng là các nhà lãnh đạo trong công ty thể hiện mình là người khiêm tốn, thích khám phá đôi khi tò mò, thú vị. các nhà lãnh đạo nên đặt ra kỳ vọng cho nhân viên rằng phạm sai lầm là điều bình thường, họ cần chủ động hơn và thúc đẩy sự tham gia nhiều hơn từ nhân viên trong các hoạt động của doanh nghiệp. Với cương vị của người lãnh đạo, hãy hỏi ý kiến phản hồi từ các nhân viên làm việc từ xa thông qua các cuộc họp, hoặc thông qua những cuộc khảo sát nội bộ hay trò chuyện 1:1. Từ đó, yêu cầu những phòng ban khác cũng thực hiện điều tương tự với nhân viên cấp dưới của họ.
Cấu trúc
Hướng dẫn nhân viên đưa ra phản hồi có tính xây dựng trách đổ lỗi hay biến mọi thứ trở nên cá nhân hóa. Sau đó, bạn phải đảm bảo phản hồi của nhân viên được đón nhận, và cải thiện từng ngày qua cách làm việc với nhau. Thiết lập các cuộc họp và phiên họp tại đây sẵn sàng đưa ra và tiếp nhận những phản hồi thẳng thắn, thậm chí phê bình từ công việc. Bạn cần đảm bảo rằng phản hồi được thực hiện thông qua các cuộc gọi trực tuyến để nhân viên làm việc từ xa có thể tham gia trực tiếp để tránh hiểu nhầm.
Thiết lập một số quy tắc nhất định trong làm việc và tương tác
Chúng tôi có một số nghi thức nhất định theo định hướng nhóm (đứng lên, hồi tưởng, v.v.) và chúng giúp các đội tự chủ và lặp đi lặp lại trong quá trình.
Aloka Penmetcha, Giám đốc Sản phẩm tại Pivotal Software tại Mỹ cho biết, “Chúng ta cần có những quy tắc nhất định theo định hướng nhóm. Những quy tắc này sẽ giúp nhân viên làm việc từ xa chủ động và xem chúng như một thói quen khi làm việc.”
Xác định rõ cách làm việc cùng nhau
Những nhân viên trong doanh nghiệp có thể có những ý tưởng, nguyện vọng khác nhau về một môi trường làm việc linh hoạt. Bạn cần tổ chức một buổi nói chuyện với nhóm những nhân viên làm việc từ xa để đánh giá nhu cầu, kỳ vọng và xem xét những điều gì là hợp lý cho doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, nghiên cứu chỉ ra rằng các nhân viên có kết nối cảm xúc và tương tác với nhau nhiều hơn sẽ làm việc hiệu quả hơn. Bạn cần chắc chắn thiết lập một quy trình rõ ràng khi làm việc và giao tiếp.
Đừng quên rằng luôn tồn tại những điểm khác biệt trong cách mọi người làm việc và học tập. Đây là nguyên nhân để bạn cho nhân viên làm việc từ xa thực hiện một số những bài đánh giá như 16Personality cũng như thể hiện những phương châm rõ ràng khi làm việc để đồng nghiệp có thể nắm bắt được.
Lên lịch những buổi gặp mặt
Việc gặp mặt trực tiếp là yếu tố rất quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ giữa nhân viên với nhân viên và cách nhà quản lý. Nếu có thể, hãy tận dụng cho cả team làm việc từ xa gặp gỡ trong quá trình onboarding. hoặc bạn có thể lên lịch gặp mặt trực tiếp. Đây là một tip dành cho doanh nghiệp đang có ngân sách giới hạn và không thể tổ chức gặp mặt các nhân viên remote tại một thành phố đắt đỏ: Lên kế hoạch gặp mặt tại 1 địa điểm ít tốn kém hơn như một quán cà phê.
Có một vài lựa chọn để set up những buổi gặp mặt và hoàn toàn phụ thuộc vào những nhân viên làm việc từ xa của bạn. Dưới đây là một số tình huống có thể xảy ra:
- Không gặp mặt/gặp mặt theo yêu cầu
- Cuộc gặp mặt được lên lịch trình 1 tuần/tháng/quý một lần
- Cuộc họp ngắn hàng ngày online
Bên cạnh việc lựa chọn ra lịch trình nào phù hợp với team của bạn, bạn cần cấu trúc được những lần meeting. Bởi những nhân viên làm việc từ xa không thể có thời gian để uống nước cùng nhau hay đi ăn như nhân viên làm việc tại văn phòng, vì thế sẽ tốt hơn nếu bạn biết giữ cân bằng giữa việc dành thời gian cho các chủ đề liên quan tới công việc và những câu chuyện bên lề về cuộc sống…
>> Xem thêm: 7 câu hỏi nên được nhà quản lý đặt ra trong mùa dịch COVID-19
Những lần nói chuyện 1:1
Bên cạnh những lần họp cả nhóm, nhà quản lý cần quan tâm tới các thành viên khi làm việc từ xa về các chủ đề liên quan đến công việc và cuộc sống cá nhân.
Theo Alex Turnbull từ Groove, điều này rất quan trọng: “TRong một số trường hợp, chúng tôi có thể xử lý các vấn đề mới manh nha xuất hiện thông qua những lần nói chuyện 1:1. Điều này có thể trở thành một vấn đề tồi tệ với chúng tôi trong quá khứ. Khi nhân viên của bạn nói rằng có điều gì đó thực sự làm phiền họ, có lẽ họ đã nghĩ về điều này khá lâu. Tuy nhiên khi những vấn đề không được giải quyết hoặc cách chúng tôi xử lý không làm họ thấy thoải mái, thì vấn đề sẽ không được giải quyết và ngày càng trầm trọng hơn.”
Một doanh nghiệp có văn hóa nội bộ tốt sẽ không có bất kỳ rào cản giao tiếp nào giữa các nhân viên, bất kể vị trí công việc của họ khác nhau thế nào. Và điều này còn đặc biệt quan trọng hơn nữa đối với những nhân viên làm việc từ xa.
Khen thưởng và ghi nhận thành tích của nhân viên
Nếu nhân viên làm việc tại văn phòng thường có hình thức khen thường bằng giấy chứng nhận, hay hiện vật cụ thể, đối với những người làm việc từ xa, họ sẽ không nhận được ưu đãi này. Vì thế nếu muốn nhấn mạnh văn hóa doanh nghiệp luôn bình đẳng và tôn trọng những đóng góp của nhân viên, nhà lãnh đạo cần có những hình thức và ngân sách chi trả cho việc ghi nhận những thành tích của họ.
Thông thường, tâm lý nhân viên luôn muốn được công nhận những đóng góp cho công ty. Nhân viên từ xa không phải là ngoại lệ, thậm chí còn mong muốn hơn nữa bởi đây chính là sự công nhận cho hiệu quả làm việc tại nhà của họ. Lời công nhận và trân trọng từ nhà quản lý có thể rất dễ dàng thực hiện từ những hành động nhỏ nhất.
Chẳng hạn như nhân viên làm xong báo cáo và gửi cho bạn, hay hoàn thành bất kỳ một task nào, hãy trao cho họ những lời ghi nhận đơn giản như “Anh nhận được báo cáo rồi, cảm ơn em nhé.” hay “Thiết kế ổn lắm em”….
Với những thành tích nổi bật, bạn có thể dành lời khen tặng trực tiếp cho nhân viên remote trên các kênh giao tiếp chung của công ty. Đây cũng là cơ hội để nhân viên đó truyền đạt lại kinh nghiệm có được cho đồng nghiệp, nâng cao chất lượng nhân sự của doanh nghiệp.
Nhân viên từ xa không thể nhận các hình thức khen thưởng truyền thống như giấy khen, cúp,… bạn có thể dành một bài đăng nêu rõ cá nhân đạt thành tích xuất sắc trước toàn công ty thông qua email nội bộ, trang fanpage hoặc nhóm Facebook, hoặc chuyên nghiệp hơn nữa là mạng truyền thông nội bộ của công ty. Các hình thức này cho phép gửi thông báo tới toàn bộ nhân viên và cho phép các nhân viên tương tác với nhau.
Lắng nghe những góp ý từ nhân viên và có điều chỉnh phù hợp
Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc vận hành mô hình làm việc từ xa, rất có thể bạn sẽ chưa thể thành công ngay từ lần đầu tiên. Bạn có thể yêu cầu những nhân viên làm việc từ xa chú ý tới quy trình và hãy thông báo cho bạn những điều gì đang được tiến hành tốt và có những trục trặc nào trong bộ máy làm việc hay không. Điều này cho phép bạn liên tục cải thiện quy trình làm việc cho nhân viên từ xa trong tương lai.
Bạn vẫn nên đón nhận những lời phản hồi từ nhân viên ngay cả khi họ đã onboarding xong. Hãy đặt một ngưỡng kỳ vọng (expectation) về thông tin phản hồi thường xuyên. Yêu cầu nhân viên làm việc từ xa phản hồi thường xuyên, lắng nghe nhân viên và điều chỉnh nếu thấy cần thiết. Văn hóa feedback này sẽ giúp bạn và giúp nhân viên của bạn cảm thấy an toàn, thoải mái khi được nói lên suy nghĩ và luôn được cấp trên lắng nghe.
Hơn ai hết, khi có sự thay đổi lớn trong mô hình vận hành, nhân viên của bạn sẽ luôn có những câu hỏi và góp ý hơn trước. Để có thể thu thập những phản hồi từ nhân viên một cách hiệu quả, bạn có thể tạo đồng thời một hòm thư góp ý cho công ty chẳng hạn [email protected] và Google Biểu mẫu để nhân viên lựa chọn hình thức gửi email công khai danh tính hoặc góp ý ẩn danh.
Người phụ trách thu thập và xử lý các phản hồi này có thể là nhân viên hành chính nhân sự hoặc chuyên viên nhân sự hay chuyên viên truyền thông nội bộ.
Bạn cũng có thể khuyến khích nhân viên trao đổi thẳng thắn với quản lý trực tiếp hay thậm chí là CEO, khi mọi vấn đề đều minh bạch thì việc vận hành từ xa của công ty càng dễ thực hiện.
>> Xem thêm: 4 cách quản lý nhân viên làm việc từ xa dành cho nhà lãnh đạo mùa COVID-19
Tạo cảm giác cá nhân hóa cho từng nhân viên
Mục đích của việc tạo cảm giác cá nhân hóa cho từng nhân viên chính là khiến họ cảm thấy chính là một phần của doanh nghiệp. Làm việc từ xa khiến việc nhận diện từng cá nhân khó hơn thực tế. Nhân viên làm việc từ xa có thể dễ dàng cảm thấy lạc lõng trong tập thể doanh nghiệp nếu họ ít được quan tâm hay nhắc tới.
Ngay cả với những nhân viên ít tham gia ý kiến, và có vẻ trầm lặng, bằng cách nào nhà quản lý có thể giúp họ cảm thấy mình thuộc về doanh nghiệp và cũng là một ghép quan trọng?
Bạn có thể, đặt tên cho các nhân viên có thể kèm biệt danh để không bị trùng với khác. Chẳng hạn Linh nhỏ, Hoàng Design, Thành Content,… Hoặc có thể in tặng một nhân viên một quyển lịch để bàn kèm theo những câu slogan khác nhau.
Trong cách thông báo đến với tập thể, các team leader hoặc quản lý có thể vào nhắc từng cá nhân vào đọc và xác nhận. Bạn hãy cố gắng nhớ những điểm dễ nhớ của từng người về tính cách, hay địa điểm lưu trú… của họ. Chẳng hạn như “@linhnho ơi, anh mới gửi cho em hợp đồng bên A, em check sớm nhé”, hay “@hoangdesign ơi nhà em ở khu vực dịch Tây Hồ, đã khai báo y tế chưa để anh lấy tờ khai cho em?”
Bạn cũng có thể sử dụng những mẫu câu cảm thán ngợi khen và hãy nói lời cảm ơn tới nhân viên của mình. “Cảm ơn em Thành đã thống kê danh sách kênh seeding giúp anh nhé!”, “Anh thấy Thành viết bài này đầu tư đó, mọi người cùng đọc rồi cho Thành một ít feedback nhé!”
Nếu quy mô công ty của bạn lớn, bạn có thể tách thành các bộ phận để các trưởng các bộ phận thực hiện dễ hơn. Một leader có thể hoạt động sát sao hơn vì số lượng nhân viên không nhiều.
Quan tâm đời sống cá nhân của nhân viên
Khi đột ngột chuyển đổi sang làm việc từ xa, các quản lý cần thấu hiểu nỗi lo lắng và bận tâm của nhân viên trong môi trường làm việc mới. Đây có thể là một số câu hỏi giúp bạn khơi gợi một số thông tin từ nhân viên:
- Bạn đang làm việc gì?
- Bạn cảm thấy như thế nào khi làm việc tại nhà?
- Bạn cần gì để cảm thấy được công ty hỗ trợ nhiều hơn?
Từ đây các nhà quản lý có thể kịp thời nắm bắt, trấn an và cá nhân hóa cũng giúp tạo kết nối hơn với nhân viên.
Khi ở văn phòng, việc thăm hỏi hay gặp mặt rồi nói dăm ba câu chuyện phiếm trong thang máy hay hành lang là chuyện bình thường. Tuy nhiên, khi mọi người tương tác với nhau chỉ thông qua màn hình máy tính, việc hỏi han nhau những vấn đề cá nhân ngoài lề bằng tin nhắn có thể gây bất tiện với nhiều người.
Một giải pháp được đưa ra là bạn có thể tổ chức những bữa ăn hay cà phê “ảo”. Vào 1 khung giờ nhất định nào đó trong tuần, bạn có thể tổ chức cho nhân viên một cuộc gọi video, vừa ngồi uống cà phê hoặc trà với thiết bị di động hoặc máy tính rồi trò chuyện với nhau một cách thoải mái.
Trên đây là các bức giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa doanh nghiệp khi chuyển đổi qua mô hình làm việc từ xa. Bài viết nằm trong chuỗi bài giúp doanh nghiệp Xây dựng, quản lý, vận hành doanh nghiệp khi cho nhân viên làm việc từ xa của HR Insider 4.0. Đón đọc bài tiếp theo “TỔ CHỨC HỌP TỪ XA HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP”.
Đội ngũ TopCV đã nhanh chóng cho ra mắt chuyên trang việc làm Remote – Làm việc từ xa, kết nối các cơ hội làm việc từ xa của các doanh nghiệp tới ứng viên có nhu cầu tìm việc mùa dịch như: công việc freelance theo dự án, fulltime remote dành cho lập trình viên, cộng tác viên bán hàng online, việc làm quản lý/chuyên gia, các công việc part time khác không yêu cầu đến văn phòng…
TopCV sẽ cùng đồng hành truyền thông lĩnh vực việc làm remote, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận gần 3 triệu ứng viên sẵn có hoàn toàn miễn phí, giúp doanh nghiệp:
✅Tận dụng được nguồn nhân lực do không có ràng buộc về địa lý hay không gian văn phòng
✅Tiếp cận được nguồn ứng viên đa dạng, chất lượng hơn do công việc linh hoạt
✅Giảm các chi phí cố định (thuê văn phòng, điện nước…)
✅Giảm chi phí trả lương so với nhân sự làm việc fulltime ngồi tại văn phòng
Đã đến lúc các doanh nghiệp cần linh hoạt không chỉ trong mô hình kinh doanh, mà còn cần cả trong cách tuyển dụng nhân sự kiểu mới, tăng cường khả năng kết nối và làm việc từ xa nhiều hơn.
👉Link website: http://remote.topcv.vn
👉Trải nghiệm tuyển dụng nhân sự làm việc từ xa: https://tuyendung.topcv.vn/lp/tuyen-dung-nhan-su-lam-viec-remote
👉Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: (024) 710 79 799
Bên cạnh các bài blog chất lượng, insider.tophr.vn còn đem tới nhiều chương trình ưu đãi, phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của những người làm tuyển dụng – nhân sự và quản lý doanh nghiệp.
